中國(guó)一冶海外公司 潘秀琴

次貸危機(jī)、歐債危機(jī)、人民幣升值、勞動(dòng)力成本上升等等，中國(guó)的國(guó)際工程承包企業(yè)已經(jīng)面臨巨大的生存挑戰(zhàn)，如何開源節(jié)流？是中國(guó)企業(yè)時(shí)時(shí)思考的問題。而做好境外項(xiàng)目的物資采購(gòu)成本管理工作，是實(shí)現(xiàn)國(guó)際工程承包項(xiàng)目盈利的重點(diǎn)工作之一。

我們?cè)O(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)成本管理流程如下：

編制物資采購(gòu)計(jì)劃 （境外項(xiàng)目部）——>下達(dá)計(jì)劃成本 （經(jīng)營(yíng)部）——>訂立采購(gòu)合同（采購(gòu)部）——>采購(gòu)合同執(zhí)行（采購(gòu)部）——>采購(gòu)成本核算（經(jīng)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部）——>采購(gòu)成本評(píng)審（公司主管經(jīng)理、各部門）

一、編制物資采購(gòu)計(jì)劃

國(guó)際工程項(xiàng)目物資采購(gòu)計(jì)劃必須包括材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨方式和包裝倉(cāng)儲(chǔ)條件等。

結(jié)合境外工程采購(gòu)的特點(diǎn)，在編制計(jì)劃時(shí)還應(yīng)注意：

根據(jù)實(shí)際工程進(jìn)度及工程資金狀況，確定哪些需要在工程所在國(guó)采購(gòu)，哪些可以由國(guó)內(nèi)采購(gòu)，哪些必須從第三國(guó)采購(gòu)，以及哪些是可以從其他工地調(diào)運(yùn)的；

明確采購(gòu)物資的品種、規(guī)格和質(zhì)量要求及數(shù)量（包括備品及備件），尤其是對(duì)于那些需在非工程所在國(guó)采購(gòu)的物資，其規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、性能要求及所需數(shù)量都必須相當(dāng)準(zhǔn)確，否則的話，可能會(huì)延誤工期，影響整個(gè)工程的實(shí)施而使工程遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

確定所需物資的進(jìn)度。根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)和工程進(jìn)度計(jì)劃確定材料設(shè)備的需用時(shí)間，對(duì)于需境外采購(gòu)的物資在時(shí)間上應(yīng)考慮得更充分一些，因境外采購(gòu)的物資供應(yīng)時(shí)間受多方面的影響，諸如各國(guó)海關(guān)工作效率、港口的吞吐量、所選擇的運(yùn)輸方式、資金的籌備等都不同程度地影響著到貨時(shí)間，故應(yīng)充分考慮上述各種因素，制定合理的時(shí)間進(jìn)度，從而做到即不延誤工期，又不會(huì)過多地占用資金。

二、下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃成本

下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃成本是采購(gòu)成本管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，采購(gòu)成本的下達(dá)應(yīng)由公司計(jì)劃管理部門來完成，如公司的經(jīng)營(yíng)部門負(fù)責(zé)投標(biāo)及預(yù)決算，則由公司的經(jīng)營(yíng)部門結(jié)合投標(biāo)報(bào)價(jià)及實(shí)際詢價(jià)來下達(dá)采購(gòu)成本。對(duì)價(jià)值高的大宗設(shè)備材料還要進(jìn)行二次詢價(jià)。若投標(biāo)報(bào)價(jià)階段與合同執(zhí)行階段的設(shè)備、材料的價(jià)格波動(dòng)幅度相當(dāng)大時(shí)，應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行階段時(shí)的市場(chǎng)行情下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃成本，從而避免采購(gòu)環(huán)節(jié)關(guān)系價(jià)的產(chǎn)生，有效地降低采購(gòu)成本。

三、訂立采購(gòu)合同

訂立合同必須選擇最具競(jìng)爭(zhēng)力的供貨商，供貨商的選擇至少應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：無論何種材料，必須有詢價(jià)單，不允許口頭詢價(jià)，詢價(jià)單要存檔備查；機(jī)械產(chǎn)品、水泵、閥門、電氣、儀表、電纜等大宗采購(gòu)，應(yīng)向廠家直接詢價(jià)，如不能實(shí)現(xiàn)，則必須找駐地辦事處或一級(jí)經(jīng)銷商詢價(jià)；沒有采購(gòu)過的材料必須詢價(jià)四家以上；采購(gòu)過的穩(wěn)定供應(yīng)商必須爭(zhēng)取優(yōu)惠與降價(jià)，并通過向同類的廠家詢價(jià)了解市場(chǎng)的價(jià)格變化；大宗采購(gòu)必須招標(biāo)選擇。

在簽訂境外物資采購(gòu)合同之前，還應(yīng)充分了解工程所在國(guó)的有關(guān)商品進(jìn)出口要求及規(guī)定、許可證管理及相關(guān)稅務(wù)優(yōu)惠政策等等。需要由賣方提供的諸如：優(yōu)惠原產(chǎn)地證書、商業(yè)發(fā)票的使領(lǐng)館認(rèn)證、裝運(yùn)前檢驗(yàn)等都必須在采購(gòu)合同中明確，以便商品到港后能及時(shí)、順利地辦理通關(guān)手續(xù)，減少不必要的額外開支。

訂立采購(gòu)合同時(shí)要充分考慮到服務(wù)于境外工程的特點(diǎn)，相對(duì)于國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目物資采購(gòu)來說，對(duì)采購(gòu)人員的要求更高，要求采購(gòu)人員不但熟悉所采購(gòu)的材料、設(shè)備的性能及規(guī)格要求，產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系等，同時(shí)還需掌握一定的國(guó)際貿(mào)易知識(shí)，比如如何對(duì)外方業(yè)主實(shí)施后期的質(zhì)量保證，如何負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的安裝指導(dǎo)等，要避免因合同簽訂的不嚴(yán)格而造成損失。

境外物資的采購(gòu)合同應(yīng)參照標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)際貿(mào)易合同格式來起草并結(jié)合工程所在國(guó)的有關(guān)商品進(jìn)口規(guī)定及政策。采購(gòu)合同至少包括以下條款：貨物的品名、型號(hào)、規(guī)格或主要性能、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)；交貨日期、地點(diǎn)和交貨方式；付款方式。是否有訂金或預(yù)付款？若有預(yù)付款，則要求賣方提供金額等于預(yù)付款的銀行保函。其余貨款是否采用信用證支付，對(duì)于信用證方式支付的，必須寫明各種議付的跟單文件；運(yùn)輸及包裝要求；保險(xiǎn)要求；質(zhì)量檢驗(yàn)；罰款和索賠條款；仲裁條款等。其中有關(guān)價(jià)格術(shù)語、交貨時(shí)間及發(fā)運(yùn)批次、質(zhì)量檢驗(yàn)、付款及運(yùn)輸方式等條款是非常關(guān)鍵的，也是容易產(chǎn)生糾紛和問題的地方，必須慎重審核這些條款。

四、采購(gòu)合同執(zhí)行

除了對(duì)材料采購(gòu)質(zhì)量、貨期進(jìn)度實(shí)施跟蹤控制之外，對(duì)于向境外提供的采購(gòu)物資還應(yīng)從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行成本控制：控制好發(fā)貨時(shí)間，做好船貨銜接工作，及時(shí)辦理貨物出關(guān)手續(xù)；在保證供貨質(zhì)量及船期的前提下，合理地安排每批發(fā)貨量，并根據(jù)貨物量及商品特性、體積重量比來安排合適的運(yùn)輸方式以減少運(yùn)輸成本；做好商品裝船前的質(zhì)量檢驗(yàn)、數(shù)量清點(diǎn)等工作，從而最大限度地避免商品的漏發(fā)以及商品質(zhì)量上的缺陷，以保證商品到達(dá)目的地后能如期地投入使用；貨物到達(dá)目的港前10天，境外物資采購(gòu)部應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的進(jìn)口清關(guān)單據(jù)、相關(guān)稅費(fèi)資金，以確保貨物到港后能及時(shí)、順利通關(guān)以避免產(chǎn)生額外的港口倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、滯納金及滯期費(fèi)。

五、采購(gòu)成本核算

采購(gòu)成本的核算工作應(yīng)由采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部及經(jīng)營(yíng)部共同完成。采購(gòu)部負(fù)責(zé)收集、整理好各種相關(guān)費(fèi)用單據(jù)、合同資料；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將對(duì)應(yīng)批次及項(xiàng)目的采購(gòu)成本進(jìn)行歸集，包括直接采購(gòu)成本、各類運(yùn)輸費(fèi)用、各項(xiàng)稅費(fèi)、分?jǐn)偟墓芾碣M(fèi)用及其他開支，由經(jīng)營(yíng)部根據(jù)財(cái)務(wù)部提交的成本統(tǒng)計(jì)表編制項(xiàng)目的成本分析對(duì)照表。

六、采購(gòu)成本評(píng)審

采購(gòu)成本評(píng)審工作能否有效地開展并實(shí)施是采購(gòu)成本控制的核心。企業(yè)應(yīng)于每個(gè)月月底就全部境外項(xiàng)目的采購(gòu)成本計(jì)劃執(zhí)行情況召開評(píng)審會(huì)，由公司主管經(jīng)理、經(jīng)營(yíng)部、采購(gòu)部、審計(jì)督察部及財(cái)務(wù)部參加。評(píng)審工作必須做到：明確國(guó)外項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的采購(gòu)成本收益或虧損情況，并找出造成虧損的原因。根據(jù)評(píng)審結(jié)果對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，必要時(shí)還需對(duì)相關(guān)人員的工作做出調(diào)整。

我們相信，通過全過程動(dòng)態(tài)的成本控制，一方面能夠促進(jìn)采購(gòu)管理工作的持續(xù)改進(jìn)，同時(shí)，通過獎(jiǎng)懲制度在員工中形成節(jié)約就是效益的理念，讓每一位員工自發(fā)地養(yǎng)成節(jié)省開支的良好習(xí)慣。