王勝榮,陳 京

(武鋼股份有限公司 計(jì)財(cái)部,湖北武漢 430080)

低成本策略是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的有力武器,對(duì)于鋼鐵企業(yè)而言,其高物流特性決定了采購是其實(shí)現(xiàn)低成本策略的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是企業(yè)贏取競爭優(yōu)勢的命門。武鋼股份有限公司在謀求發(fā)展、增強(qiáng)競爭實(shí)力的進(jìn)程中,致力于采購管理的探索與創(chuàng)新。特別是近幾年來,在整個(gè)行業(yè)處于效益低迷、前景不明朗的形勢下,武鋼股份有限公司探索、實(shí)踐項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在采購環(huán)節(jié)的作用,改善企業(yè)經(jīng)營狀況,有效提升企業(yè)競爭力。

一、項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式產(chǎn)生的背景

(一)采購管理的重要性日益顯現(xiàn)

采購管理是企業(yè)最基本,也是最主要的管理之一,其重要性不斷提升。一是隨著鐵礦石和煤炭價(jià)格不斷上升,鋼鐵企業(yè)原燃料成本在產(chǎn)品成本中的占比大幅度上升,對(duì)企業(yè)成本的影響愈加顯著(如圖1所示,進(jìn)口礦自2009年以來一直保持著高位運(yùn)行態(tài)勢);二是近幾年鋼鐵行業(yè)競爭加劇,對(duì)成本優(yōu)勢的依賴性越來越強(qiáng),采購在企業(yè)經(jīng)營中的作用愈加突出。企業(yè)若要取得成本優(yōu)勢,必須加強(qiáng)采購管理,提高物資供應(yīng)鏈的科學(xué)性。

圖1 2009～2012年63%鐵礦石CFR價(jià)格走勢圖(美元/千噸)

(二)傳統(tǒng)采購管理模式不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求

傳統(tǒng)采購管理模式是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物,其功能僅定位于為企業(yè)提供采購服務(wù),制度嚴(yán)格、層級(jí)分明,但是隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,其不適應(yīng)性日益顯現(xiàn)出來:

第一,各部門專注于做好內(nèi)部工作,容易缺乏共同的價(jià)值目標(biāo),不利于公司效益提高和整體發(fā)展。第二,經(jīng)驗(yàn)性采購,具體表現(xiàn)為與企業(yè)的生產(chǎn)管理不夠協(xié)調(diào),常出現(xiàn)要用的材料沒采購,不用的材料大量采購;與企業(yè)的成本管理脫鉤,難以達(dá)到采購成本最小化。第三,機(jī)制存在弊端,缺乏一套客觀的考核評(píng)價(jià)體系,難以對(duì)采購主體實(shí)施有效制約。第四,為完成任務(wù)而實(shí)施采購行為,缺乏主動(dòng)性,市場機(jī)遇把握能力很弱。

(三)項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式的實(shí)施意義

針對(duì)傳統(tǒng)采購管理模式存在的問題,武鋼積極探索,在實(shí)踐中摸索出項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式。這一模式的出現(xiàn),促進(jìn)了武鋼管理的提升。

1.確立各部門的共同目標(biāo)

項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式使采購業(yè)務(wù)由傳統(tǒng)的“任務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)榇砦滗撝卮罄娴摹绊?xiàng)目”,由各部門精英組成的采購項(xiàng)目組圍繞著共同目標(biāo),及時(shí)有效地溝通,將信息進(jìn)行整合利用。這種跨部門溝通方式不僅清除了部門間的溝通障礙,還能拓寬視野,不再局限于以部門業(yè)績?yōu)榭剂?從本質(zhì)上做到以公司整體利益為優(yōu)先。

2.實(shí)現(xiàn)采購與成本效率的緊密結(jié)合

項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式的實(shí)施改變了傳統(tǒng)“經(jīng)驗(yàn)性采購”的做法,找到了適應(yīng)于市場經(jīng)濟(jì)體制的“按效采購”這一重要規(guī)律。即以原燃料需求單位的生產(chǎn)需求為起點(diǎn),嚴(yán)格按成本效率驅(qū)動(dòng)采購計(jì)劃,再以采購計(jì)劃指導(dǎo)實(shí)際采購業(yè)務(wù)。其核心是運(yùn)用“線性規(guī)劃模型”制定采購計(jì)劃,最大程度地減少庫存和資金占用。

3.完善采購管理績效考核制度

項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式引進(jìn)“‘對(duì)標(biāo)-普氏'雙重評(píng)價(jià)”來完善采購績效考核制度。依據(jù)鋼鐵行業(yè)發(fā)布的對(duì)標(biāo)和國際公認(rèn)的普氏指數(shù),形成有財(cái)務(wù)信息支撐的雙重評(píng)價(jià)機(jī)制,納入采購績效考核體系?？陀^科學(xué)的績效考核手段使得采購過程可控、結(jié)果可溯,使采購管理的科學(xué)性、有效性進(jìn)一步提升。

4.提升把握市場機(jī)遇的能力

項(xiàng)目導(dǎo)向型采購的核心是成立采購項(xiàng)目組,打通部門之間的溝通阻礙,實(shí)現(xiàn)信息共享,其中既包括公司內(nèi)部的采購需求信息,又包括外部原燃料市場和鋼鐵市場的資源信息。對(duì)內(nèi)、外部信息的搜集、整合和利用,有助于采購項(xiàng)目組結(jié)合公司自身特點(diǎn),發(fā)現(xiàn)并抓住機(jī)遇,實(shí)現(xiàn)錯(cuò)峰采購,從整體上提升企業(yè)應(yīng)對(duì)市場變化和競爭的能力。

二、項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式

項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式是從采購的具體任務(wù)出發(fā),集結(jié)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、采購、儲(chǔ)存、計(jì)量、質(zhì)檢等部門的專業(yè)人員組建項(xiàng)目組,綜合利用各部門信息,以成本最小化為目的,實(shí)現(xiàn)整體利益最大化的采購行為。項(xiàng)目導(dǎo)向型采購業(yè)務(wù)流程見圖2。

三、實(shí)施項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式的主要步驟

武鋼實(shí)施項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式,既保障了物資供應(yīng),又創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益,還提升了企業(yè)的管理水平,主要做法如下:

(一)組建采購項(xiàng)目組

接受采購任務(wù)之后,各部門挑選一至兩名專業(yè)人員組建項(xiàng)目組,各成員代表各自部門行使責(zé)任。項(xiàng)目組是一種直接對(duì)公司負(fù)責(zé)的矩陣型、臨時(shí)性采購管理組織,能夠在采購項(xiàng)目運(yùn)行時(shí)間內(nèi)快速組建、獨(dú)立運(yùn)行、自由決策,充分展示出“縱向分工”和“橫向合作”的優(yōu)越性,在整個(gè)采購過程中取得責(zé)任共擔(dān)、信息共享、優(yōu)勢互補(bǔ)的成效(見圖3)。

其內(nèi)部分工為:采購部門負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商、物流商信息,公司實(shí)物庫存信息、實(shí)施采購行為;生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)審核需求任務(wù),審查、核準(zhǔn)采購方案、對(duì)采購結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核;財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)建模、提供采購預(yù)案供審核、結(jié)算付款、對(duì)采購結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核等;原燃料儲(chǔ)存部門提供實(shí)物庫存管理信息;計(jì)量和質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)提供采購數(shù)量和質(zhì)量信息。

圖2 項(xiàng)目導(dǎo)向型采購業(yè)務(wù)流程圖

圖3 采購項(xiàng)目組構(gòu)架圖

(二)制定采購計(jì)劃

1.確定需求量

采購不僅要效益優(yōu)先,還要服務(wù)于生產(chǎn)。項(xiàng)目組在現(xiàn)有資源條件下,圍繞配煤配礦、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品成本最優(yōu)來開展工作。月度配煤配礦會(huì)上,根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃,相關(guān)單位就分管內(nèi)容充分發(fā)表意見,匯集各原燃料需求部門的需求量,合理取舍,結(jié)合采購預(yù)計(jì)價(jià)格,反復(fù)測算配煤配礦成本,達(dá)到原燃料供需平衡。

2.確定采購量

項(xiàng)目組確定生產(chǎn)需求量后,還應(yīng)綜合考慮物流、質(zhì)量要求等方面的特殊性,結(jié)合庫存量確定采購量。

物流方面,武鋼地處中原,原燃料運(yùn)輸方式多樣,有水路、鐵路和汽運(yùn)。國內(nèi)礦主要采用水運(yùn)、汽運(yùn);燃料煤主要采用鐵路運(yùn)輸;進(jìn)口礦主要靠水路運(yùn)輸,且環(huán)節(jié)復(fù)雜。進(jìn)口礦先海運(yùn)至中國海港,再分二程船至內(nèi)陸沿江港口,分三程船運(yùn)至武鋼原燃料儲(chǔ)存部門。由于水運(yùn)是原燃料物流運(yùn)輸?shù)闹匾侄?且易受環(huán)境、季節(jié)的影響,因此武鋼制定采購計(jì)劃前要根據(jù)季節(jié)調(diào)整采購需求量。質(zhì)量方面:原燃料需求部門可根據(jù)特殊需求在會(huì)議上對(duì)采購物資的質(zhì)量提出要求和建議;還可在日常生產(chǎn)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),找出最少鐵料消耗的原燃料,提出采購建議。最后經(jīng)項(xiàng)目組共同商討形成一致意見,確定當(dāng)月采購量。

3.制定采購方案

(1)建模。將線性規(guī)劃方法應(yīng)用于采購成本,建立數(shù)學(xué)模型。該模型由兩部分組成:目標(biāo)函數(shù)和約束矩陣。目標(biāo)函數(shù)是使原燃料到廠總成本最小化,包括采購成本、運(yùn)輸成本和庫存成本;約束矩陣包括需求約束和資源約束,即:采購量等于生產(chǎn)需求量減庫存量;每種原燃料的采購量不大于市場供應(yīng)量。模型如下:

設(shè)定成本函數(shù):

期望成本最小的目標(biāo)函數(shù):

模型的約束條件:

一是每月庫存和采購量等于需求量:

二是每月采購量小于等于采購部門在市場上能購入的數(shù)量:

Qi≤Ui

其中,Qi為第i種原燃料的采購量;

vi為第i種原燃料的采購價(jià)格;

ui為第i種原燃料的單位運(yùn)輸成本;

Ci為第i種原燃料的庫存費(fèi)用;

Ni為第i種原燃料的需求量;

Ii為第i種原燃料的庫存量;

Ui為第i種原燃料的市場供應(yīng)量;

Q*為使原燃料總成本最小的采購計(jì)劃量。

(2)求解。原燃料采購成本函數(shù)是多元函數(shù),計(jì)算過程較為復(fù)雜,在日常工作中難以運(yùn)用圖解或手算求解,通常利用計(jì)算機(jī)工具軟件(如LINGO軟件)求解,得出能使原燃料總成本最小的采購計(jì)劃量Q*,制作采購“預(yù)案”。

(3)形成采購計(jì)劃確認(rèn)聯(lián)簽表。為保證采購計(jì)劃合理有效、強(qiáng)化內(nèi)控、減少風(fēng)險(xiǎn),采購預(yù)案制訂后,項(xiàng)目組對(duì)其可行性進(jìn)行集體審議。達(dá)成一致后,項(xiàng)目組成員代表其所屬部門對(duì)最終的采購計(jì)劃進(jìn)行確認(rèn)、聯(lián)簽,形成正式的采購計(jì)劃確認(rèn)聯(lián)簽表。項(xiàng)目組成員所代表的各部門為該表負(fù)責(zé)。采購部門必須嚴(yán)格根據(jù)采購計(jì)劃確認(rèn)聯(lián)簽表中具體反映出的原燃料品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息開展采購業(yè)務(wù)。

(三)執(zhí)行采購計(jì)劃

1.與供應(yīng)商簽訂采購合同

采購部門根據(jù)制定的采購計(jì)劃選擇潛在或者關(guān)系穩(wěn)定的供應(yīng)商,對(duì)多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和還價(jià),從中選出最滿意的供應(yīng)商,并與之簽訂采購合同。

2.組織物流

針對(duì)鋼鐵企業(yè)物流管理的特點(diǎn),采購部門在組織物流的過程中,應(yīng)選取最優(yōu)的運(yùn)距組合、品種組合,最大限度地降低鋼鐵企業(yè)物流成本。同時(shí),不斷強(qiáng)化物流管理,保證配送、倉儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的物流順暢,縮短物流耗用時(shí)間。

3.物資到貨入庫

原燃料在合同有效期內(nèi)送達(dá)指定儲(chǔ)存地點(diǎn),驗(yàn)收后,原燃料儲(chǔ)存部門填寫入庫清單。計(jì)量部門針對(duì)不同原燃料采取對(duì)應(yīng)的計(jì)量方式,嚴(yán)格計(jì)量,保證數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確;質(zhì)檢部門對(duì)原燃料的質(zhì)量、成分指標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)。當(dāng)?shù)截洉r(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量等信息全部符合合同條款時(shí),進(jìn)入財(cái)務(wù)結(jié)算階段。

4.財(cái)務(wù)結(jié)算

財(cái)務(wù)人員審核全套單據(jù)(包括發(fā)票、計(jì)量單、驗(yàn)收單和質(zhì)檢單等),比照合同條款進(jìn)行加扣款,計(jì)算結(jié)算量和結(jié)算額。如果數(shù)量、金額與供貨商所提供的發(fā)票一致,則予以結(jié)算。

(四)評(píng)價(jià)與考核

1.評(píng)價(jià)原則

對(duì)標(biāo)管理是成本管理、控制的有效手段,全方位開展對(duì)標(biāo)挖潛工作有助于公司最佳經(jīng)營方案的選擇。行業(yè)對(duì)標(biāo)方面,武鋼采用中國鋼鐵行業(yè)每月統(tǒng)計(jì)、發(fā)布的全行業(yè)各種原燃料的采購價(jià)格作為基礎(chǔ)指標(biāo),將武鋼每月采購成本與行業(yè)平均采購成本相比較,根據(jù)比較結(jié)果來分析、評(píng)價(jià)采購情況。以下以進(jìn)口礦采購評(píng)價(jià)為例進(jìn)行闡述。

2.評(píng)價(jià)過程

(1)制作進(jìn)口礦分船資料明細(xì)表。每月財(cái)務(wù)部門根據(jù)擬結(jié)算進(jìn)口礦的整套單據(jù)制作分船資料明細(xì)表,其涵蓋進(jìn)口礦采購的重要信息,包括種類、船名、合同號(hào) 、匯率、品位、濕量 、干量 、水分 、貨款、尾款、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、滯期費(fèi)、提單時(shí)間及供應(yīng)商等。

(2)制作行業(yè)對(duì)標(biāo)和普氏指數(shù)比較表。根據(jù)每月預(yù)結(jié)算的進(jìn)口礦分船資料明細(xì)表,計(jì)算每月進(jìn)口塊礦、粉礦和進(jìn)口礦總體品位,制作行業(yè)對(duì)標(biāo)和普氏指數(shù)比較表。

(3)與同行業(yè)對(duì)標(biāo)。

A.選取參照品位

行業(yè)對(duì)標(biāo)方面,中國鋼鐵行業(yè)加權(quán)平均值中僅有采購成本,無對(duì)應(yīng)品位。由于2011年武鋼采購成本與鋼協(xié)品均值最為相近,因此鎖定2011年武鋼進(jìn)口礦平均品位為鋼協(xié)固定平均品位。

B.具體算法

將2012年鋼協(xié)平均采購成本對(duì)應(yīng)2011年武鋼進(jìn)口礦平均品位,推算武鋼實(shí)際品位對(duì)應(yīng)控制目標(biāo)。再將武鋼當(dāng)月進(jìn)口礦實(shí)際采購成本與其對(duì)應(yīng)的控制目標(biāo)進(jìn)行比較,衡量采購成本高低,尋找差距,改善采購工作。

(4)與普氏指數(shù)比較。將2012年普氏指數(shù)62%CFR推算武鋼實(shí)際品位對(duì)應(yīng)普氏到廠成本。再將武鋼的當(dāng)月進(jìn)口礦實(shí)際采購成本與其對(duì)應(yīng)的普氏到廠成本進(jìn)行比較,衡量采購成本高低,尋找差距,改善采購工作。

(5)根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行考核。財(cái)務(wù)部門將已結(jié)算的進(jìn)口礦財(cái)務(wù)信息交給項(xiàng)目組及各部門領(lǐng)導(dǎo)審閱。具體考核辦法參照“對(duì)標(biāo)-普氏”的評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)獎(jiǎng)懲:當(dāng)采購情況良好,則根據(jù)業(yè)績對(duì)采購相關(guān)部門予以獎(jiǎng)勵(lì);如果采購情況無法達(dá)到公司預(yù)期目標(biāo),則由采購項(xiàng)目組組織會(huì)議,分析、研究采購業(yè)務(wù)中的“癥結(jié)”所在,根據(jù)具體問題確定相關(guān)責(zé)任部門,予以考核。

四、項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式的成效

(一)經(jīng)濟(jì)效益

項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式的應(yīng)用,使武鋼在后金融危機(jī)時(shí)代找到扭轉(zhuǎn)局勢的突破口,在采購源頭上為公司降低采購成本近億元,取得了顯著的成績。

(二)社會(huì)效益

1.避免國有資產(chǎn)流失

采購環(huán)節(jié)的反腐倡廉工作一直是央企懲防體系建設(shè)的重點(diǎn),由于央企采購數(shù)額巨大,一旦采購出現(xiàn)問題往往會(huì)造成巨大的國有資產(chǎn)損失。武鋼通過完善采購管理體制,建立多部門相互制約機(jī)制,實(shí)現(xiàn)陽光采購、透明采購,不僅能規(guī)范采購行為,降低采購成本,還能有效防止腐敗,確保從制度上實(shí)現(xiàn)反腐倡廉。

2.推進(jìn)綠色低碳采購

發(fā)展綠色低碳循環(huán)經(jīng)濟(jì)是國家構(gòu)建和諧社會(huì)的主題之一。武鋼堅(jiān)持履行所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任,大力推進(jìn)綠色低碳采購。主要措施有:在招標(biāo)、質(zhì)檢環(huán)節(jié)制定低碳標(biāo)準(zhǔn)、并嚴(yán)格把關(guān),堅(jiān)決不采購指標(biāo)超標(biāo)或質(zhì)量不合格的原燃料;運(yùn)用“再生資源綜合循環(huán)利用”的理念,加強(qiáng)對(duì)二次資源的回收、利用。武鋼雙管齊下,致力于資源節(jié)約、環(huán)境友好型社會(huì)的建設(shè)。

五、結(jié)束語

任何管理模式的發(fā)展都是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程,在今后的工作中武鋼將結(jié)合實(shí)際情況,不斷總結(jié)和改進(jìn),為項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式制定切實(shí)可行的提升舉措,扎扎實(shí)實(shí)做好采購管理提升工作,并將項(xiàng)目導(dǎo)向型采購管理模式中適用性強(qiáng)的先進(jìn)管理方法推廣到公司管理的各個(gè)方面去。

[1]姚艷環(huán).鋼鐵企業(yè)基于項(xiàng)目導(dǎo)向型的原材料采購管理模式探究[J].大觀周刊,2011,(46).

[2]王林濤.鋼鐵企業(yè)項(xiàng)目導(dǎo)向型原材料采購管理模式研究[J].項(xiàng)目管理技術(shù),2008,(S1).

[3]杜永蓮.企業(yè)對(duì)標(biāo)管理的實(shí)踐[J].商情,2012,(33).