費小平 周海英 戴 艷

(1.常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇常州 213164;2.常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇常州 213164)

0 引言

在高校的運行體系中，辦公室工作起著十分重要的作用。與其它部門相區(qū)別的是，辦公室直接以領(lǐng)導(dǎo)為圓心，承上啟下、綜合協(xié)調(diào)開展各項工作。辦公室的工作水平、工作作風(fēng)和工作效率如何，會直接影響高校的正常運轉(zhuǎn)和有序運行，進(jìn)而影響到整個學(xué)校的教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)等工作。因此，如何更好地發(fā)揮高校辦公室的作用，不斷提升辦公室的工作水平，是一個值得認(rèn)真探討的重要課題。

1 高校辦公室工作職能

目前，高校辦公室通常都是黨委與行政一體，包括黨委辦公室和院長辦公室。雖然各校辦公室可能由于歷史傳統(tǒng)不同而存在著機(jī)構(gòu)設(shè)置的不同，但基本職能和作用都是大同小異的，高校辦公室的主要職能體現(xiàn)為參謀與助手、綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)管理和督查督辦這四項職能。

1)參謀與助手職能。高校辦公室應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。領(lǐng)導(dǎo)最重要的職能是決策，但領(lǐng)導(dǎo)往往是一人分管多項工作，難以對每項事務(wù)、每個方面都有非常細(xì)致詳盡的了解，所以在對學(xué)校重大事項作決策時，就需要有一批站得高、看得遠(yuǎn)、熟悉政策、了解情況與善于謀斷的人作參謀與助手，高校辦公室就承擔(dān)了其中重要的參謀助手職能。這就要求高校辦公室能及時準(zhǔn)確地獲知并把握上級部門的政策與精神，全面了解學(xué)校在某個階段的中心工作，并根據(jù)國家方針政策和學(xué)校實際情況定期調(diào)查研究學(xué)校的未來發(fā)展契機(jī)，提供全面真實的信息給領(lǐng)導(dǎo)參考，并提出相應(yīng)的對策和預(yù)案。

2)綜合協(xié)調(diào)職能。高校辦公室是高校對內(nèi)對外進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通的紐帶和橋梁。辦公室要協(xié)調(diào)好學(xué)校與各上級部門、各兄弟院校、社會各屆人士及相關(guān)部門間的錯綜復(fù)雜的關(guān)系，為學(xué)校的更好發(fā)展建立一個良好的外部環(huán)境。辦公室作為學(xué)校的中樞部門，要承上啟下、溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)一思想、形成合力、團(tuán)結(jié)一致，共同實現(xiàn)學(xué)校各部門之間的相互配合與工作銜接，促進(jìn)各項工作的順利進(jìn)展。只有在綜合協(xié)調(diào)好各種縱向、橫向關(guān)系的基礎(chǔ)上，才能保證學(xué)校整體目標(biāo)的圓滿實現(xiàn)。

3)服務(wù)管理職能。管理即服務(wù)。辦公室的管理范圍和服務(wù)范圍非常之廣，它是一個綜合管理和綜合服務(wù)部門，又稱“全都管”部門［1］，只要與學(xué)校有關(guān)的事，辦公室都脫離不了關(guān)系，都要進(jìn)行管理、進(jìn)行服務(wù)。全校的會議組織、公文管理、用車用印、來信來訪、公務(wù)接待等這些事關(guān)全體師生的事宜，辦公室都要盡最大努力幫助解決或協(xié)調(diào)解決。

4)督查督辦職能。督查督辦就是抓落實工作，方式可分對下級的督促、對上級的督促、對同事的督促、對領(lǐng)導(dǎo)的督促等。高校督查督辦的工作主要包括上級來文的督辦、學(xué)校規(guī)劃制度會議決議等的貫徹落實、上級主管部門和領(lǐng)導(dǎo)的指示以及交辦事項的落實等。辦公室在對其它職能部門進(jìn)行督查督辦時，要站在學(xué)校整體利益的角度，全面了解工作進(jìn)展總體情況，邊總結(jié)經(jīng)驗和成績，邊收集來自各方的意見建議，并注意及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)如實反饋決策方案在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各類問題，以便于領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況調(diào)整決策。如果只注重布置、不注重督查，各項決策部署就難以落實到實處;而好的督查督辦則可以實現(xiàn)日常管理的事半功倍效果。

2 高校辦公室工作中常見問題

1)管理觀念落后。高校辦公室在處理工作和任務(wù)時，常常會依賴于原有的老方法，堅持傳統(tǒng)的經(jīng)驗主義辦事，不重視研究工作中的新情況和新變化。由于管理觀念的落后，在面對領(lǐng)導(dǎo)的要求和任務(wù)時，很多辦公室往往只是全盤照搬領(lǐng)導(dǎo)的要求機(jī)械性地開展工作，而不進(jìn)行新的思考和整合。在這種情況下，辦公室的整個工作狀態(tài)往往會處于低水平處理瑣事的繁忙狀態(tài)，而不知探索事務(wù)規(guī)律和解決途徑。這種觀念極大地制約了高校辦公室職能的發(fā)揮。如在規(guī)劃與方案的執(zhí)行過程中，辦公室的督查督辦不到位，導(dǎo)致工作任務(wù)走形走樣，貫徹執(zhí)行不到位;在規(guī)劃與方案的決策過程中，辦公室的參謀作用不到位，以致淪為簡單執(zhí)行的從屬部門。

2)職能定位與執(zhí)行不到位。隨著高職教育的迅猛發(fā)展，高校辦公室的職能也在不斷地拓展與變化。職能的定位不是靜態(tài)而是一個動態(tài)的過程，工作職能定位或執(zhí)行不到位，就會出現(xiàn)許多缺位或越位的情況。當(dāng)前，許多高校辦公室在面對繁瑣的工作任務(wù)時，所履行的多數(shù)職能都有所缺失甚至完全不能到位。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，有些辦公室比較注重或只做到領(lǐng)導(dǎo)衣食住行的助手而沒有履行參謀的職能;在綜合協(xié)調(diào)中，有些辦公室注重對外聯(lián)絡(luò)而忽視內(nèi)部溝通，對內(nèi)綜合統(tǒng)籌時又常常因部門之間的利益矛盾而放棄協(xié)調(diào)職能;在服務(wù)管理職能中，有些辦公室重視小服務(wù)而忽視大服務(wù)，重視服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)而忽視服務(wù)基層、服務(wù)師生;重視抓管理抓控制卻不講究科學(xué)管理、統(tǒng)籌管理;很多辦公室疲于奔忙雜事，卻沒有精力和時間來履行其督查督辦職能。

3)管理制度不健全。高校辦公室是一個承上啟下、協(xié)調(diào)左右、疏通內(nèi)外的樞紐部門，工作頭緒多、事務(wù)雜、任務(wù)重、要求高、時間緊［2］。在這種情況下，辦公室如果不制定出一套科學(xué)合理的管理制度，以其規(guī)范有效、穩(wěn)定可行的辦事流程來提升工作效率和效能，就可能會出現(xiàn)重要事件走形走樣甚至辦砸事的可能。目前，許多高校的辦公室都忙于各種事務(wù)性的解決，而疏于從理性層次上梳理內(nèi)部管理制度。在辦文、辦事、辦會等諸多事務(wù)上，辦公室大多存在制度缺失、管理不規(guī)范的類似問題，或有章不循或執(zhí)行不力的情況，給工作效率和工作效能帶來極大的負(fù)面影響。如考核和評價標(biāo)準(zhǔn)的不健全會導(dǎo)致辦公室人員職責(zé)不清與工作推諉，工作流程化的缺乏帶來辦事人員工作步驟的模糊和混亂。

4)機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。目前，許多高校辦公室的機(jī)構(gòu)設(shè)置都不盡相同。有些是沿襲以前中專升高職前的體例機(jī)構(gòu);有些是創(chuàng)新學(xué)習(xí)本科院校的機(jī)構(gòu)設(shè)置;有些是按類分設(shè)秘書科、綜合科、檔案科等科室;有些不設(shè)科而僅設(shè)崗;既存在因人設(shè)崗導(dǎo)致機(jī)構(gòu)臃腫龐雜、工作人員眾多分工過于明確以致出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象;也存在因編制問題而人員過少導(dǎo)致辦公室工作不能完全開展的情況等?？傊?，許多辦公室并不能根據(jù)自身職能的定位，把具體職能和任務(wù)科學(xué)分解到各個崗位，明確各個崗位的具體職責(zé)和任務(wù)，再按職責(zé)和任務(wù)的要求來按崗設(shè)人，分層次進(jìn)行規(guī)范管理。

5)工作人員素質(zhì)能力不達(dá)標(biāo)。辦公室是高校管理工作的中樞，工作人員的工作能力會直接影響到整個學(xué)校的形象，所以工作人員一定要具備較高的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力才能勝任辦公室的工作。但實際上辦公室的行政人員大多來自機(jī)關(guān)各部門、院系輔導(dǎo)員或任課教師等，沒有辦公室相關(guān)工作經(jīng)歷與經(jīng)驗，沒有接受過相關(guān)的培訓(xùn)。并且辦公室人員平時忙于事務(wù)性工作，往往忽略政治理論與業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與提高。相較于辦公室管理中工作人員應(yīng)具備熟悉學(xué)校的整體情況、了解各部門運轉(zhuǎn)管理現(xiàn)狀和彼此工作職責(zé)等諸多工作要求，現(xiàn)有的高校辦公室人員還有較大一部分素質(zhì)尚不能達(dá)標(biāo)。

3 提升高校辦公室工作水平建議

1)高度重視，全面關(guān)注辦公室工作。隨著當(dāng)前高職教育的發(fā)展，高校辦公室正凸顯出越來越重要的地位與作用［3］。作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層，一定要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視，全面關(guān)注辦公室的優(yōu)先建設(shè)和發(fā)展。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到辦公室工作對學(xué)校發(fā)展的重要性，將辦公室工作擺在首要位置，敢于讓辦公室挑重?fù)?dān)、任牽頭工作，全面強(qiáng)調(diào)其綜合性與全面性;其次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對辦公室工作的指導(dǎo)和引導(dǎo)，對辦公室人員盡量多提意見和建議，多指導(dǎo)工作方法，以利于優(yōu)秀人才的鍛煉和辦公室工作的順利開展;再次，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要理解和體諒辦公室人員工作的復(fù)雜性和辛苦性，當(dāng)辦公室人員不慎失誤時，一定要多鼓勵、少批評，多指點、少責(zé)難，多理解、少埋怨，尤其是辦公室人員在遇到工作、生活等方面的問題時，要盡力多關(guān)心多幫助，讓他們體會到來自組織和領(lǐng)導(dǎo)的溫暖與關(guān)懷，從而激勵和調(diào)動他們的工作積極性;同時，面對行政人員在學(xué)校中地位低、待遇低、職稱評聘難、積極性不高等情況，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)行政人員不同崗位的不同情況，建立起學(xué)校所有人員不同層次的考核標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)規(guī)范、行之有效，并將辦公室人員的考核結(jié)果與干部培養(yǎng)與選拔、內(nèi)部利益分配、職稱評聘等結(jié)合起來，以此作為激勵。

2)理清工作思路，明確辦公室職責(zé)。在當(dāng)前多數(shù)高校辦公室工作參而不謀、注重小服務(wù)忽視大服務(wù)、督而不辦等職能混亂的情況下，辦公室一定要理清工作思路，準(zhǔn)確定位，科學(xué)明確工作職責(zé)。在高校中，辦公室是處于領(lǐng)導(dǎo)與職能部門、二級院系之間的樞紐位置，處于聯(lián)接上下層及內(nèi)外部關(guān)系的重要地位，起著下情上達(dá)、上情下達(dá)、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁作用。辦公室人員的精神面貌、業(yè)務(wù)能力和工作效率等，對學(xué)校整個形象的樹立及對學(xué)校內(nèi)部各職能部門的仿效學(xué)習(xí)和任務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)等都有著直接的影響。因此，辦公室必須明確自身參謀與助手、綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)管理和督查督辦等四大職能，在工作職能界定清楚的基礎(chǔ)上制定出工作職責(zé):①起草學(xué)校規(guī)劃、計劃、總結(jié)等文件，組織擬定學(xué)校各類規(guī)章制度;②負(fù)責(zé)學(xué)校黨政公文的收發(fā)、處理與管理;③負(fù)責(zé)組織檢查各部門對學(xué)校決定事項的落實并督查督辦;④溝通、協(xié)調(diào)上下、內(nèi)外、左右間的聯(lián)系，安排公務(wù)接待、會議和活動等;⑤做好來信來訪工作，開展機(jī)關(guān)管理和后勤服務(wù)工作;⑥ 加強(qiáng)制度化建設(shè)，做好學(xué)校維穩(wěn)、安全、保密和校園和諧工作;⑦完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)等。

3)完善制度建設(shè)，規(guī)范工作流程?？茖W(xué)的管理制度是每一項工作得以順利開展并圓滿實現(xiàn)的前提與基礎(chǔ)。高校辦公室事務(wù)雜、頭緒多、工作面廣，還經(jīng)常會遇到許多突發(fā)性和臨時性的工作。只有靠科學(xué)完善的制度來管理約束，才能在忙亂雜的工作中真正做到管理有序、雜而不亂、全而不漏。不管是辦事、辦文、辦會還是請示報告、督查督辦等，都要制定一整套完整的辦事規(guī)程和工作流程，同時以條文制度的形式確定并對外發(fā)布，以利于內(nèi)部自我管理與外部他人監(jiān)督。只有建立了科學(xué)的規(guī)章制度，才能使各項文會事工作都有章可循、有法可依，辦公室工作才能規(guī)范有序、高效運轉(zhuǎn)［4］。要注意在維護(hù)各項制度穩(wěn)定性的同時，適時根據(jù)新情況新變化加強(qiáng)工作的創(chuàng)新性，根據(jù)實際需要不斷調(diào)整、補(bǔ)充和完善。

4)按需設(shè)崗，分層管理，機(jī)構(gòu)設(shè)置實行規(guī)范化。辦公室通常包括黨委辦公室和院長辦公室，有時還會與其它部門如國際合作交流處一起合署辦公。由于部門的綜合性與多樣性，辦公室人員往往會身兼數(shù)職，尤其是在面對一系列突發(fā)性、臨時性的工作時，往往會出現(xiàn)一邊干著會務(wù)接待的活、一邊還要負(fù)責(zé)文件的督轉(zhuǎn)辦以及來信來訪，或者還要處理公文寫作等文字工作等，多重身份、職責(zé)不清往往會帶來分工的混亂與相互推諉，以致出現(xiàn)事務(wù)落空無人做或重復(fù)撞車做的情況。所以，辦公室要按需設(shè)崗，進(jìn)行分層管理，實行規(guī)范化的機(jī)構(gòu)設(shè)置與分工。有些學(xué)校設(shè)綜合科、文秘科、國際交流科等，在科里再設(shè)若干崗位;有些學(xué)校不設(shè)科，直接設(shè)文字秘書、綜合秘書、會務(wù)秘書、外辦秘書等。但不管實行哪種設(shè)置，都要注意在按需合理設(shè)崗的同時，一定要明確每個崗位的工作職責(zé)，確定每個崗位的具體責(zé)任，做到權(quán)與責(zé)相對應(yīng)、事與人相結(jié)合［5］。唯有這樣，才能真正避免辦公室內(nèi)因權(quán)責(zé)不清、任務(wù)不明而出現(xiàn)的推矮、撞車等現(xiàn)象，才能真正提高辦公室的工作效率與工作效能。

5)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，實現(xiàn)工作人員能力專精尖。辦公室是高校對內(nèi)對外展示形象的窗口，辦公室工作人員的工作態(tài)度、工作能力與工作效率直接展示出辦公室乃至學(xué)校管理水平與辦學(xué)水平的高低。因此，辦公室工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，實現(xiàn)自身各項能力的專精尖。辦公室要形成勤學(xué)習(xí)、善學(xué)習(xí)的氛圍和制度，定期組織學(xué)習(xí)活動，學(xué)政治理論、學(xué)政策法規(guī)、學(xué)業(yè)務(wù)知識等，并使辦公室人員的學(xué)習(xí)常態(tài)化、科學(xué)化、規(guī)范化。同時辦公室人員還要制定學(xué)習(xí)方向、學(xué)習(xí)計劃，并定期檢查學(xué)習(xí)效果，通過集體學(xué)、培訓(xùn)學(xué)或自學(xué)等多種方式，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，確保自己能站得高、看得遠(yuǎn)、一專多能。既能很好地掌握國家各類教育方針政策，站在高點掌握學(xué)校的整體辦學(xué)情況，熟悉了解學(xué)校遠(yuǎn)期發(fā)展目標(biāo)和近期工作中心，又能全面提高自己的辦會、辦文、辦事業(yè)務(wù)水平的綜合能力［6］，成為一個既能熟練掌握本崗位知識和技能的專家，又是全面發(fā)展、兼?zhèn)涓鞣矫嬷R和技能的雜家。

4 結(jié)束語

總之，高校辦公室整體工作水平的提升取決于高校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室及辦公室工作人員這三重層面的改革與實踐。領(lǐng)導(dǎo)層面一定要高度重視、明確規(guī)范辦公室的職責(zé)與義務(wù);辦公室層面一定要逐層完善制度建設(shè)，按需設(shè)崗，規(guī)范管理;而辦公室工作人員層面則必須不斷加強(qiáng)理論與實踐的結(jié)合，實現(xiàn)辦會、辦文、辦事等各項能力的專精尖。唯有如此，才能全面提升高校辦公室的工作效率與工作效能，從而為高校人才培養(yǎng)工作發(fā)揮更大作用。

［1］耿建.推進(jìn)新時期高等學(xué)校辦公室建設(shè)的思考［J］.黑龍江高教研究，2006(5):74-75.

［2］馬樹超.對職業(yè)教育未來30年的展望［J］.教育與職業(yè)，2008(27):9-10.

［3］李英.新時期高校辦公室管理職能的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新［J］.江蘇教育學(xué)院學(xué)報:社會科學(xué)版，2009(6):48-49.

［4］谷午，王琦.高校辦公室管理要踐行科學(xué)的發(fā)展觀［J］.鞍山師范學(xué)院學(xué)報，2009(5):106-108.

［5］李瓊.扎實推進(jìn)目標(biāo)管理 構(gòu)建和諧高職校園［J］.常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011(3):4-6.

［6］李秀英.管理創(chuàng)新:提升高校管理干部競爭力［J］.江蘇工業(yè)學(xué)院學(xué)報:社會科學(xué)版，2007(3):64-66.