呂進(jìn)

摘要：近些年，隨著信息技術(shù)的日趨發(fā)達(dá)，成熟的信息和電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案的管理工作中，電子文件的出現(xiàn)與應(yīng)用，也促使著管理理念的更新和管理視角的轉(zhuǎn)變，數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)進(jìn)一步凸顯出電子文件管理的重要性。

關(guān)鍵詞：科技檔案工作；電子文件；管理

隨著電子商務(wù)及各類電子業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，電子文件以其優(yōu)越的記錄方式和傳遞方式成為全社會(huì)的最基本記錄形式，重要的信息資源和法律依據(jù)，現(xiàn)已在全世界范圍內(nèi)廣泛普及應(yīng)用，因而，電子文件的管理也隨之成為信息時(shí)代科技檔案工作的重點(diǎn)課題。

一、電子文件概述

（一）電子文件的內(nèi)涵

所謂的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備和環(huán)境中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等文件，電子文件是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的產(chǎn)物，就目前而言，其應(yīng)用范圍極廣，大到政府部門(mén)、商業(yè)機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等，小到普通個(gè)人，都在大量生成電子文件，尤其是隨著企業(yè)數(shù)字化設(shè)計(jì)、數(shù)字化制造等應(yīng)用系統(tǒng)的推進(jìn)，更促使了電子文件的海量產(chǎn)生，這對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，加強(qiáng)電子文件管理變得尤為重要。

（二）電子文件的分類

1.以載體的不同而劃分為：光盤(pán)文件、硬盤(pán)文件、軟盤(pán)文件和磁帶文件；光盤(pán)文件是通過(guò)光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀；硬盤(pán)文件通過(guò)硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，軟盤(pán)文件是要通過(guò)軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，磁帶文件通過(guò)磁帶機(jī)識(shí)讀，人們?cè)诓僮髦幸鶕?jù)不同的需求，通過(guò)一定的設(shè)備將這一載體文件移動(dòng)到另一個(gè)載體上。

2.以信息的存在形式可劃分為：文本文件、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、音頻文件、程序文件、多媒體文件。

3.以用途不同可劃分為：光盤(pán)文件、硬盤(pán)文件、軟盤(pán)文件、磁帶文件分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類，程序文件主要功能是管理設(shè)備、生成數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)文件是加工的數(shù)據(jù)信息的集合。

（三）電子文件的獨(dú)特性

與傳統(tǒng)直觀的紙質(zhì)文件相比，電子文件的獨(dú)特性主要表現(xiàn)為：

1.操作過(guò)程簡(jiǎn)便，管理靈活。傳統(tǒng)的檔案管理模式是在文件使用完畢后移交檔案部門(mén)，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)接收、整理、組卷、編目。這種檔案管理模式相對(duì)滯后，容易造成文件的散亂、流失，也需要用更多的時(shí)間和精力；而電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同，電子文件依賴于計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，并且業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員在共同的辦公信息管理系統(tǒng)中辦公，因而它可以在產(chǎn)生之初即時(shí)歸檔，使檔案從末端管理延伸到前端控制，實(shí)現(xiàn)科技檔案一體化管理，改變了檔案管理方式。

2.電子文件信息存儲(chǔ)具有高密度性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是以實(shí)體的形式進(jìn)行歸檔保存的，離不開(kāi)大型庫(kù)房作為存儲(chǔ)空間，而電子文件是依附于各種載體存在的，這些載體的信息容量大，并且電子文件不需要依賴于巨大的庫(kù)房和裝具，只需要對(duì)環(huán)境有一定的要求，即實(shí)現(xiàn)了“機(jī)房即庫(kù)房”，既節(jié)省存儲(chǔ)空間，又減少了人力、物力和財(cái)力。

3.可操作性強(qiáng)，便于檢索和利用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案如果要借閱檔案，就必須到檔案室或檔案館辦理手續(xù)，查閱后假如需要檔案復(fù)制件，還需進(jìn)一步申請(qǐng)。在電子文件管理信息系統(tǒng)中，由于檔案管理部門(mén)和辦公室業(yè)務(wù)部門(mén)共同使用一個(gè)儲(chǔ)存電子文件信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶無(wú)需親自到檔案館，直接利用辦公室電腦連接檔案部門(mén)網(wǎng)站即可查找并利用所需檔案，并可方便快捷地進(jìn)行復(fù)制和存儲(chǔ)。

二、電子文件對(duì)科技檔案工作的影響

（一）電子文件的廣泛應(yīng)用標(biāo)志著檔案信息數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)

檔案技術(shù)由傳統(tǒng)技術(shù)向現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)方面的發(fā)展，標(biāo)志著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案工作之中。數(shù)字技術(shù)是一種決定性的力量，它使得檔案信息的形成發(fā)生了根本性的變革。數(shù)字技術(shù)可以使檔案發(fā)生質(zhì)的變化，因?yàn)閿?shù)字技術(shù)首先改變了檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，使其發(fā)生了質(zhì)的改變，并在此基礎(chǔ)上應(yīng)用相關(guān)技術(shù)設(shè)施，順利地實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化檢索、數(shù)字化傳遞和數(shù)字化服務(wù)。

（二）電子文件的使用，促進(jìn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)相互滲透、不斷發(fā)展的新產(chǎn)物，數(shù)字化檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，能夠高效、充分地實(shí)現(xiàn)價(jià)值。由于網(wǎng)絡(luò)具有資源共享性和操作靈活性等優(yōu)勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)已成為檔案工作現(xiàn)代化管理的發(fā)展重點(diǎn)。檔案的網(wǎng)絡(luò)化是指充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，綜合了各種數(shù)字化檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行識(shí)讀、管理、傳輸、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，檔案網(wǎng)絡(luò)化一直是檔案界多年追求的資源共享和提供社會(huì)化檔案信息服務(wù)的目標(biāo)，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案信息化最重要的標(biāo)志。

（三）電子文件的普及推動(dòng)了檔案工作的全面信息化

就目前而言，信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，并在逐步改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。在這種大趨勢(shì)下， 檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等過(guò)程中也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化、檔案的網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展為檔案信息化提供了必要的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)，促使了數(shù)字檔案館建設(shè)的提出和深入實(shí)踐。

三、加強(qiáng)科技檔案工作中的電子文件管理策略研究

（一）加強(qiáng)電子文件的保管和長(zhǎng)期保存工作。電子檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容容易受到外界環(huán)境和病毒、電腦黑客的破壞，具有較強(qiáng)的不穩(wěn)定性，因而要建立專用的庫(kù)檔案柜來(lái)存放檔案；同時(shí)要采用“雙軌制”的歸檔法，根據(jù)電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，要須將中央的電子文件制成硬拷貝存檔，確保數(shù)據(jù)安全；同時(shí)充分發(fā)揮紙質(zhì)文檔獨(dú)立安全使用的優(yōu)點(diǎn)，彌補(bǔ)電子文件過(guò)分依賴計(jì)算機(jī)等外部設(shè)施的缺陷。

（二）加強(qiáng)電子文件網(wǎng)絡(luò)的安全管理。首先立法部門(mén)要加大立法執(zhí)法的力度，用法律的手段來(lái)確保重要電子文件從產(chǎn)生之初到作為檔案保存的安全性；其次檔案工作者要加強(qiáng)電子文件檔案保護(hù)意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，掌握一定的信息保護(hù)和防病毒入侵的技術(shù)，保障電子檔案管理的安全運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理者的操作能力和創(chuàng)新能力。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的不斷進(jìn)步和現(xiàn)代檔案事業(yè)的不斷改革發(fā)展，對(duì)檔案管理者提出了更高的工作要求，因而，加強(qiáng)對(duì)檔案管理者責(zé)任意識(shí)和技術(shù)能力的培養(yǎng)變得尤為重要，這就要求檔案工作人員熟練掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，并定期參加培訓(xùn)，相互交流和學(xué)習(xí)檔案管理過(guò)程中的新生事物，勇于探索，敢于創(chuàng)新，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作的需要。

（四）完善電子文件相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案的記憶屬性和憑證屬性是檔案的特質(zhì)，電子文件相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，因其易于修改的特點(diǎn)而在憑證屬性方面還有所欠缺，加強(qiáng)和維護(hù)電子文件的真實(shí)性、有效性、安全性，從而確保電子文件的憑證地位得到廣泛認(rèn)可，還需要制定細(xì)致完善的標(biāo)準(zhǔn)及制度。

綜上所述，電子文件管理是信息時(shí)代背景下檔案工作者面臨的新的工作方式的變革，是檔案工作流程從“末端收集”到“前端控制”創(chuàng)新，是檔案工作模式從單一文件管理到數(shù)據(jù)管理、信息管理的變革，加強(qiáng)電子文件管理的深入研究，探討并解決電子文件的歸檔、存儲(chǔ)、備份、遷移及容災(zāi)機(jī)制等瓶頸問(wèn)題，保證檔案工作有效介入電子文件的形成過(guò)程，對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程實(shí)施全面系統(tǒng)個(gè)管理，使之更加合理高效，有利于提高檔案工作對(duì)科研生產(chǎn)服務(wù)的水平，有利于提升檔案工作的信息化水平，對(duì)檔案工作意義深遠(yuǎn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]舒媛.紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（02）