張瑜

在信息知識(shí)時(shí)代，社會(huì)對(duì)信息，尤其是經(jīng)過(guò)加工的優(yōu)質(zhì)信息的需求，要比物質(zhì)、能源更為迫切，更為重要。綜合世界各國(guó)開發(fā)檔案信息資源的目標(biāo)和意義可以看出：一切檔案信息資源開發(fā)活動(dòng)的目標(biāo)都是獲取檔案信息資源的價(jià)值，提升檔案信息資源的價(jià)值。具體來(lái)說(shuō)，檔案信息資源開發(fā)的意義與作用可概括為以下幾點(diǎn)：

一、為科學(xué)研究服務(wù)，促進(jìn)科技發(fā)展

檔案館雖然不直接從事創(chuàng)造發(fā)明，但他們?cè)诖龠M(jìn)社會(huì)、生產(chǎn)發(fā)展中的作用與從事創(chuàng)造性的科學(xué)研究工作一樣，具有重要意義。它可以使人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄——檔案發(fā)揮更大的作用，就像交通運(yùn)輸事業(yè)那樣，雖然不直接生產(chǎn)物質(zhì)，但在某種意義上，其作用更為重要。

科學(xué)研究是認(rèn)識(shí)世界、對(duì)客觀事物發(fā)展規(guī)律的探索；技術(shù)革新則是改造世界，為發(fā)展生產(chǎn)提供更有效的活動(dòng)方法和手段。二者都具有很強(qiáng)的連續(xù)性，在科技發(fā)展的過(guò)程中，人們都需要借鑒他人，繼承前人的研究成果，要在已有成果的基礎(chǔ)上繼續(xù)前進(jìn)。而要解決借鑒什么、繼承什么以及如何借鑒、繼承的問(wèn)題，就需要進(jìn)行一系列深入的調(diào)查研究工作。檔案館可以避免科技人員的重復(fù)勞動(dòng)，少走彎路。通過(guò)檔案館的工作，科研人員可以從相關(guān)的科技檔案中了解這個(gè)課題是否已經(jīng)有人做過(guò)，是否還值得進(jìn)一步研究，從而可以在別人研究的基礎(chǔ)之上繼續(xù)研究。

二、實(shí)現(xiàn)檔案資源的增值價(jià)值

檔案信息資源作為信息資源的一種，與其他物質(zhì)資源相比，有一種特別的價(jià)值，這種價(jià)值就是它的效用價(jià)值，它需要和其他資源相結(jié)合才可以發(fā)揮，而且這種價(jià)值放大了檔案信息資源本身的價(jià)值。換句話說(shuō)，就是通過(guò)檔案館的開發(fā)工作，使檔案信息通過(guò)利用從而為用戶帶來(lái)更大的價(jià)值，而在這個(gè)過(guò)程中，檔案信息資源的價(jià)值也得到體現(xiàn)。例如對(duì)公共檔案館來(lái)講，館藏的一些災(zāi)情檔案，經(jīng)檔案館的開發(fā)整理，形成系統(tǒng)的災(zāi)情檔案信息，這些災(zāi)情檔案信息可幫助國(guó)家地震總局等一些職能部門研究自然災(zāi)害的規(guī)律，從而使國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)能夠提前實(shí)施危機(jī)預(yù)案，減少損失，實(shí)現(xiàn)災(zāi)情檔案信息的增值作用，倘或這些災(zāi)情檔案信息未經(jīng)開發(fā)，其蘊(yùn)含的信息也不過(guò)是一些死信息，不具備任何增值功能；一些國(guó)際型的大企業(yè)來(lái)講，其在日常管理活動(dòng)中形成的市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，經(jīng)過(guò)檔案館的整理開發(fā)，再經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及營(yíng)銷人員的分析利用，能夠從銷售檔案上發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)差異，從而開拓新興市場(chǎng)，提升企業(yè)的利潤(rùn)水平。

三、促進(jìn)檔案信息資源價(jià)值的及時(shí)轉(zhuǎn)化

根據(jù)檔案價(jià)值的時(shí)效率，檔案對(duì)社會(huì)的有用性是有時(shí)限的，某些檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)利用者是有價(jià)值的，超過(guò)了這個(gè)時(shí)間限制后則降低或喪失了價(jià)值。不同類型檔案的時(shí)效性有不同的特點(diǎn)，文書檔案的時(shí)效性具有不確定性，彈性較大，它取決于人們對(duì)其內(nèi)容的認(rèn)知和需求程度，其中一些檔案的時(shí)效性較長(zhǎng)，諸如歷史檔案，它已經(jīng)成為歷史記憶的一部分，其價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的增加而愈加彰顯；而另一些檔案如一般事務(wù)性通知?jiǎng)t在其執(zhí)行價(jià)值完結(jié)之后即失去效用；對(duì)于合同、協(xié)議的文書檔案，其效用和檔案的有效期直接相關(guān)?？萍紮n案的時(shí)效期因其門類不同，其價(jià)值亦不相同，基建檔案效用期相對(duì)較長(zhǎng)，但一般建筑物形成的檔案會(huì)隨著實(shí)體的消失而使該基建檔案效用大大降低；但對(duì)于天文、地理、氣象等檔案，其效用期很長(zhǎng)，它要通過(guò)長(zhǎng)期的歷史積累才能體現(xiàn)出對(duì)象的規(guī)律性。

檔案信息資源的時(shí)效性非常強(qiáng)，當(dāng)然檔案信息資源具有時(shí)效性并不意味著開發(fā)出來(lái)的檔案信息資源越早投入利用就越好，這中間沒有必然的因果關(guān)系。早投入利用固然可能易于實(shí)現(xiàn)其使用價(jià)值，但相反的情況亦屢見不鮮。

四、促進(jìn)用戶有效選擇檔案信息

人類社會(huì)發(fā)展到今天，我們積累了大量的檔案信息資源，對(duì)用戶而言，如何在檔案信息的汪洋大海中找到自己所需要的檔案信息，并充分利用這些信息，將是一個(gè)十分困難的工程。用戶不了解檔案館的情況，即使對(duì)檔案館有所了解，對(duì)檔案館內(nèi)館藏檔案的分布、內(nèi)容、特點(diǎn)多數(shù)用戶也是所知了了；對(duì)于一些歷史檔案，由于其豎排繁體的文字書寫習(xí)慣、晦澀的用語(yǔ)、特殊的公文行文格式，造成了檔案十分難于閱讀利用。鑒于以上種種情況，檔案館在幫助用戶有效選擇檔案信息方面具有十分重要的作用，檔案館通過(guò)編定全宗介紹、檔案館介紹、檔案館沿革等幫助用戶了解檔案信息；通過(guò)編制各種檢索工具、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)等為用戶提供不同的途徑快速查找利用檔案；檔案館通過(guò)自己的研究，按照一些專題編纂公布檔案，既使檔案內(nèi)容便于閱讀，也方便了用戶全面利用某一專題檔案，大大節(jié)約了用戶的搜尋成本，提高了用戶的檔案利用效率。

五、為領(lǐng)導(dǎo)作決策、制定計(jì)劃提供科學(xué)依據(jù)

決策是人類最基本、最普遍的活動(dòng)。信息在人類決策活動(dòng)中可以發(fā)揮預(yù)見性功能，信息是人類認(rèn)識(shí)過(guò)去的依據(jù)，是通向未來(lái)的橋梁，人類的決策活動(dòng)實(shí)際上就是處在不斷利用信息并對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)之中的。預(yù)測(cè)不是先知先覺，也不是胡思亂想，而是在周密研究、系統(tǒng)占有信息的基礎(chǔ)上對(duì)客觀事物發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識(shí)。而任何社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄――檔案，是該社會(huì)組織或個(gè)人最真實(shí)面貌的反映，如果該社會(huì)組織完全不依靠其形成的檔案而隨意決策，那么這樣的決策是無(wú)本之木，無(wú)水之源，這樣的決策是盲目的，很難實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，成功的可能性極小。檔案館通過(guò)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)，可以為領(lǐng)導(dǎo)作決策、制定計(jì)劃提供科學(xué)的依據(jù)和參考。領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)，利用檔案機(jī)構(gòu)提供的檔案信息，結(jié)合人們的經(jīng)驗(yàn)，并運(yùn)用科學(xué)方法，經(jīng)過(guò)推理和邏輯判斷，可以把被決策對(duì)象的不確定性極小化，對(duì)未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)和可能性做出預(yù)計(jì)、推斷和設(shè)想，從而做出科學(xué)決策。

六、為人們的生活提供便利，提高社會(huì)文化水平

檔案館的一切活動(dòng)，其最終目的都是為了滿足人們?nèi)粘Ｉ?、娛樂、工作過(guò)程中對(duì)檔案信息的使用，不管檔案信息資源開發(fā)的形式為何，編制檔案檢索工具、舉辦檔案展覽、發(fā)行檔案出版物等等，最終的受益者都將是社會(huì)公眾。檔案館根據(jù)人們對(duì)檔案信息的需求，開發(fā)各種類型的檔案信息，諸如檔案館實(shí)行的政府現(xiàn)行文件公開服務(wù)，正是出于滿足公眾日常生活對(duì)知情權(quán)的渴望，這不僅增加了政府機(jī)構(gòu)工作的透明度，提升了政府的形象，同時(shí)也方便了人們的工作和生活。舉辦大型的檔案展覽，通過(guò)觀看珍貴的檔案，容易普及社會(huì)歷史知識(shí)，人們會(huì)對(duì)該組織歷史的發(fā)展有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，增加人們的自豪感和對(duì)組織的認(rèn)同感，諸如對(duì)民國(guó)汪偽政權(quán)檔案的展覽，可以揭露日本侵華的罪證以及汪偽的賣國(guó)行為，激起人們的愛國(guó)熱情以及對(duì)中華民族的認(rèn)同感。檔案館通過(guò)自己的檔案信息開發(fā)活動(dòng)，促進(jìn)了檔案信息的利用，提高了社會(huì)的檔案意識(shí)以及檔案的社會(huì)意識(shí)，使得社會(huì)文化水平得以提升。