吳雙言

[摘 要]合同管理是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益，控制合同風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，也是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制的重要內(nèi)容之一。本文從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，對企業(yè)的合同管理對策進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；內(nèi)部控制；合同管理

[中圖分類號]F274 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）2-0051-02

在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來的主要形式，企業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展離不開合同，能否有效地維護(hù)自身權(quán)益，對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理與內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。通常，企業(yè)會制定與建立符合自身實(shí)際的內(nèi)部控制體系，其中會涉及與合同管理相關(guān)的內(nèi)容，同時(shí)也會制定相應(yīng)的執(zhí)行監(jiān)督體系。而內(nèi)控體系不僅是合同管理的有效方法，也是對合同管理工作進(jìn)行評價(jià)考核的主要依據(jù)，尤其要強(qiáng)調(diào)的是內(nèi)控體系從根本上保障了合同雙方的共同利益。

1 企業(yè)合同內(nèi)部控制的目標(biāo)

企業(yè)的合同管理工作主要是指企業(yè)依法對以自身為當(dāng)事人的合同進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及監(jiān)督、審查等方面的管理與控制。其中合同的訂立、履行、變更、解除與轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的主要內(nèi)容，而審查、監(jiān)督與控制則是管理的主要手段。進(jìn)行全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的管理是合同管理的必要條件。合同管理制度可以說是企業(yè)的重要內(nèi)部控制內(nèi)容，企業(yè)通過對合同的內(nèi)部控制，能夠有效保證合同內(nèi)容與條款的完整性與嚴(yán)謹(jǐn)性，從而對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。企業(yè)對合同進(jìn)行內(nèi)部控制的目標(biāo)主要包括以下三個(gè)方面：

1.1 運(yùn)營目標(biāo)

企業(yè)結(jié)合自身的經(jīng)營范圍及業(yè)務(wù)需求，在時(shí)間、技術(shù)、質(zhì)量等要求都滿足的情況下，對合同約定的事項(xiàng)進(jìn)行履行，對合同的可靠性及執(zhí)行力進(jìn)行保證，以保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的順利完成。

1.2 財(cái)務(wù)目標(biāo)

對資金的安全問題進(jìn)行明確，并在預(yù)算范圍內(nèi)對成本進(jìn)行有效的控制，同時(shí)對資金進(jìn)行合理安排。

1.3 合規(guī)目標(biāo)

首先要對國家的相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格遵守，對合同審批的程序及相關(guān)流程認(rèn)真執(zhí)行，全面防范合同簽訂及執(zhí)行過程中出現(xiàn)違法、違規(guī)等行為。

2 企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)分析

企業(yè)在合同簽訂與履行的過程中，都會潛伏著各類風(fēng)險(xiǎn)因素。總體來講導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的既有外部因素，又有企業(yè)內(nèi)部因素。只有通過全面的分析與評估，并采取有效的預(yù)防措施，才能將風(fēng)險(xiǎn)控制在預(yù)期范圍內(nèi)。通常企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

2.1 營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)

這類風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中，如果在合同管理過程中出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的管理失誤或缺失，所引起的預(yù)期目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)或產(chǎn)生重要經(jīng)濟(jì)損失。通常營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)的主要原因有，業(yè)務(wù)評價(jià)不完整、不正確，導(dǎo)致決策失誤，這一點(diǎn)主要表現(xiàn)在合同需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)不一致，合同審核不當(dāng)以及定價(jià)策略失誤等方面；在合同制定時(shí)，如果存在合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)、不合理，合同雙方權(quán)利及義務(wù)表述不清，違約責(zé)任劃分不明確等問題，所導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失及糾紛等；在合同履行過程中，合同雙方溝通不及時(shí)或相關(guān)信息缺失，也會帶來一定的營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)；另外，如果合同一方無法履行合同約定的義務(wù)，進(jìn)而造成對方經(jīng)濟(jì)損失，或者自身違約需要承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償?shù)冗`約風(fēng)險(xiǎn)也隨時(shí)存在。

2.2 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在簽訂與執(zhí)行合同的過程中，如果由于合同條款或合同方信用等原因而產(chǎn)生收益偏差、經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)。導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的主要原因?yàn)椋簺]能合理的對預(yù)算進(jìn)行制定，不能對成本進(jìn)行有效的控制；合同的支付條件、付款進(jìn)度、結(jié)算審核等不合理、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致資金占用增加或產(chǎn)生資金損失；合同雙方在約定各方的權(quán)利及義務(wù)時(shí)，如果約定不清，有可能產(chǎn)生額外的費(fèi)用，進(jìn)而導(dǎo)致成本控制失利；另外，在稅收方面對可能產(chǎn)生的稅費(fèi)沒有考慮全面，對哪一方該承擔(dān)哪部分的稅款沒有約定清楚所導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失。

2.3 合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)是指，企業(yè)在訂閱與履行合同的過程中，不能夠全面考慮到相關(guān)的法律法規(guī)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)以及行業(yè)規(guī)范等，所受到的法律制裁或處罰，甚至引發(fā)重大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損失。在合同管理方面主要存在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)有：在訂立合同時(shí)，違反了相關(guān)的法律法規(guī)，合同有可能被確認(rèn)為無效，同時(shí)還需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任；在對合同主體進(jìn)行選擇時(shí)，并不具備合同所需要的資質(zhì)，因此項(xiàng)目質(zhì)量或產(chǎn)品質(zhì)量不能得到有效的保證；在合同審核期間不能認(rèn)真審核，審核流程或?qū)徍斯ぷ鞑荒車?yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致企業(yè)利益受損；另外，一些人員違反制度、徇私舞弊，甚至侵吞公款、接受賄賂等現(xiàn)象也會造成合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

3 合同的內(nèi)部控制對策

企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，相關(guān)的制度與管理流程應(yīng)該覆蓋到合同管理的全過程當(dāng)中，實(shí)施精細(xì)化管理，尤其要對可能產(chǎn)生較大風(fēng)險(xiǎn)的因素進(jìn)行重點(diǎn)控制。筆者結(jié)合多年合同管理經(jīng)驗(yàn)，對合同管理過程中的具體控制措施提出相應(yīng)看法：

3.1 準(zhǔn)備階段的合同管理及控制措施

在準(zhǔn)備階段首先需要建立起系統(tǒng)的合同需求申請制度，對未經(jīng)批準(zhǔn)的需求進(jìn)行嚴(yán)格控制，以保證合同需求能夠符合企業(yè)的實(shí)際；對市場行情、行業(yè)信息等相關(guān)情況進(jìn)行深入調(diào)查，對合同主體的合法性、履約能力及資質(zhì)等情況進(jìn)行核實(shí)，并對相關(guān)信息進(jìn)行分析、比選，對合同的談判策略進(jìn)行擬訂。并建立起信用資料庫以及一系列的評價(jià)機(jī)制與管理制度；將合同資金納入到全面的預(yù)算管理之內(nèi)，在進(jìn)行合同談判定價(jià)時(shí)，合同預(yù)算是基礎(chǔ)，也是成本控制的依據(jù)；另外，還需要建立起相應(yīng)的合同文本示范文庫，針對合同類型的不同，編寫出標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本格式，合同文本的建立必須在合法、公平、合理的基礎(chǔ)之上。在進(jìn)行合同談判前，主動向?qū)Ψ教峁┍締挝坏暮贤谋?，并爭取讓對方接受，對于存在分歧或事?xiàng)不明確的條款，應(yīng)該留待談判階段進(jìn)行協(xié)商。

3.2 簽訂階段的合同管理及控制措施

對于重要、重大的項(xiàng)目合同，應(yīng)該由技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門以及法律部門等組成談判小組，對合同價(jià)格、付款方式、技術(shù)要求、違約責(zé)任、變更處理等主要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)解決；談判小組應(yīng)該對權(quán)限范圍內(nèi)的各類事項(xiàng)作出合理決策；對談判的過程及結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由談判各方統(tǒng)一簽字；在合同文本形成之后，應(yīng)該由企業(yè)的相關(guān)職能部門或管理人員進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核的內(nèi)部不僅要包括合同的合法性及可行性，還需要考慮合同的經(jīng)濟(jì)性；建立健全合同的分級授權(quán)等管理制度，在限額范圍內(nèi)批準(zhǔn)簽訂合同，但限額范圍外的合同，需要經(jīng)過有管理權(quán)限的上級部門進(jìn)行審核。當(dāng)法人代表或授權(quán)代表簽字以后，相關(guān)管理人員應(yīng)該根據(jù)相關(guān)條例對合同審批文件、合同編號等進(jìn)行核對與確認(rèn)；另外，還應(yīng)該建立完善的合同檔案管理體系，對合同檔案進(jìn)行妥善保管。在合同簽訂之后，應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將合同正本移交給檔案管理人員進(jìn)行歸檔，其中如果有涉及財(cái)務(wù)收支的合同，必須保存一份原件，作為財(cái)務(wù)記賬依據(jù)。

3.3 履行階段的合同管理及控制措施

在合同履行期間，需要建立起相應(yīng)的合同管理臺賬，對合同內(nèi)容、金額、付款方式以及執(zhí)行重點(diǎn)等情況進(jìn)行記錄。并對合同雙方的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。近年來，隨著合同管理工作越來越龐大化、復(fù)雜化，很多企業(yè)都會請一些有資質(zhì)的軟件公司結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，來定制開發(fā)一套有效的合同財(cái)務(wù)管理軟件，以便提高合同管理、審查及協(xié)調(diào)等工作的效率；在合同簽訂之后，合同主管部門還需要組織相關(guān)部門及人員，對合同的相關(guān)條款進(jìn)行進(jìn)一步的分析，以便及時(shí)對合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測及防范；如果出現(xiàn)重大環(huán)境變化，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行時(shí)，應(yīng)該及時(shí)與合同單位進(jìn)行有效溝通與協(xié)商，同時(shí)，根據(jù)變更條款，簽訂變更補(bǔ)充合同或解除合同；另外，還需要建立起相應(yīng)的合同糾紛處理機(jī)制，在協(xié)商無法進(jìn)行時(shí)，由法律部門根據(jù)合同糾紛進(jìn)行依法處理，并在處理完后，對相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。

4 結(jié) 論

對于企業(yè)來講，合同管理的主要內(nèi)容包括合同起草、合同談判、合同審核、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同變更、組織設(shè)置、管理權(quán)限以及常見問題處理預(yù)案等。在合同管理方面，企業(yè)不僅需要在合同準(zhǔn)備、簽訂以及履行階段進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部控制，還需要建立科學(xué)的合同履行評估機(jī)制，從而通過分析評估來不斷豐富和總結(jié)合同管理經(jīng)驗(yàn)。

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