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校園一卡通在高校財務(wù)管理信息化中的作用

2014-07-02 22:06高磊
現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) 2014年9期
關(guān)鍵詞:校園一卡通財務(wù)管理信息化高校

高磊

摘 要:針對教育信息化的發(fā)展,提出了校園一卡通建設(shè)應(yīng)重視的方面,同時探討了校園一卡通的應(yīng)用給高校財務(wù)管理信息化造成的重大影響。

關(guān)鍵詞:高校;校園一卡通;財務(wù)管理信息化

中圖分類號:F49

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2014)09-0166-02

校園一卡通是以卡片為媒介的一種校園網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng),它集學(xué)習(xí)、商務(wù)消費、身份認證、社會應(yīng)用等功能與一身,為在校師生的學(xué)習(xí)、生活、工作提供了便利。一卡通即智能卡,從二十世紀九十年代開始美國的大學(xué)就在校園中發(fā)行智能卡。智能卡不僅有消費功能,而且可以通過智能卡為學(xué)生發(fā)放獎助學(xué)金等。目前,我國的中山大學(xué)、清華大學(xué)、東南大學(xué)等很多高校都加大了校園一卡通建設(shè)的投入,校園一卡通的應(yīng)用在高校財務(wù)管理信息化建設(shè)中的作用也越來越明顯。

1 校園一卡通的發(fā)展階段

隨著科技的進步,校園一卡通經(jīng)歷了從單功能到多功能、從簡單功能到復(fù)雜功能的發(fā)展階段,正日漸成為高校實現(xiàn)財務(wù)管理信息化提升的重要工具。

(1)校園“單功能卡”階段:校園一卡通早期的雛形是食堂就餐卡,自20世紀90年代開始,許多高校從食堂消費的后勤管理入手,引入了食堂就餐卡。之后,卡片的功能逐漸擴展到校內(nèi)超市消費、浴室洗浴等。最初的校園消費卡應(yīng)用單一,卡片設(shè)計簡單。

(2)校園“多功能卡”階段:隨著電子軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,校內(nèi)各部門的獨立系統(tǒng)越來越多,比如圖書管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等,但這些系統(tǒng)之間并沒有實現(xiàn)及時的數(shù)據(jù)共享,信息不能及時的更新,給學(xué)校相關(guān)部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計造成了不必要的損失。

2 校園一卡通的主要功能

通過對眾多高校的調(diào)研,筆者發(fā)現(xiàn)校園一卡通系統(tǒng)的運行軟件和運營模式在各高校不盡相同,但其功能主要為以下幾點:

(1)金融消費功能:通過校園卡介質(zhì)中電子錢包的使用,持卡師生可以通過校內(nèi)的任意一個一卡通終端機進行各種消費,如就餐、超市購物、上機、醫(yī)療等,滿足師生員工的校內(nèi)消費和費用繳納需要,實現(xiàn)非現(xiàn)金式的電子化貨幣支付。

(2)身份管理功能:一卡通介質(zhì)的表面印有持卡人的身份標識,如所屬院系或單位、學(xué)號或工號、姓名以及照片等,可方便視覺上的身份驗證;卡內(nèi)的芯片中存儲的持卡人的電子信息,也可以形成電子檔案;一卡通可以替換學(xué)校的學(xué)生證、工作證、借書證等各種證件。

(3)金融服務(wù)功能:銀行卡和校園卡有機結(jié)合,通過自助圈存、卡內(nèi)扣費等方式實現(xiàn)銀行相關(guān)的部分功能,如轉(zhuǎn)賬、銀行代發(fā)補貼,扣收學(xué)費等。

(4)學(xué)校管理功能:高??梢酝ㄟ^數(shù)字化校園把教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)和門禁系統(tǒng)等校內(nèi)各系統(tǒng)整合到信息平臺上以實現(xiàn)對接,也可以和校園一卡通系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),通過統(tǒng)一身份認證實現(xiàn)各種信息共享、查詢分析,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供技術(shù)支持。

3 校園一卡通建設(shè)的重點方面

目前校園一卡通是高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的重要工具,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件的成熟也進一步推動了校園一卡通在各高校的建設(shè)。然而,各高校都有自己的特殊需求,眾多建設(shè)單位資質(zhì)參差不齊,也引發(fā)了實際建設(shè)中的眾多問題。筆者認為,在校園一卡通建設(shè)的過程中應(yīng)重點關(guān)注以下幾個方面。

3.1 設(shè)立專門的管理機構(gòu)

在校園一卡通建設(shè)之前,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)站在較高的角度上統(tǒng)籌全局,協(xié)調(diào)校內(nèi)各相關(guān)部門的關(guān)系,成立專門的協(xié)調(diào)工作組和技術(shù)工作組,并選配合適的管理人員。在前期調(diào)研過程中,應(yīng)該對其使用功能有比較全面的了解,并考慮部門工作的實際情況,對軟件提供商提出符合本校要求的需求報告。高校應(yīng)設(shè)立專門機構(gòu)——校園一卡通管理中心,并培訓(xùn)一批專業(yè)的管理人員。在校園一卡通運行過程中,由一卡通管理中心安排專人負責(zé)校園卡的發(fā)行,資金的流轉(zhuǎn),部門間的協(xié)調(diào)以及系統(tǒng)維護等。各高校可以從自身需求出發(fā),探索合適的管理模式。

3.2 加大人才隊伍的培養(yǎng)

校園一卡通系統(tǒng)是兼具計算機知識和財務(wù)知識的系統(tǒng),要求復(fù)合型的人才來操作使用,進而要求會計人員要從“核算型”轉(zhuǎn)變成為“管理型”,這就對高校人才隊伍建設(shè)提出了更高的要求。財務(wù)部門要加強對內(nèi)部人員的培訓(xùn),定期進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),讓財務(wù)人員緊跟高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的步伐。財務(wù)部門可以協(xié)同一卡通部門定期短時間地對相關(guān)人員進行相關(guān)計算機培訓(xùn),同時選派優(yōu)秀骨干到其他高校交流,吸收其他高校的先進經(jīng)驗,以應(yīng)對新系統(tǒng)的高要求和挑戰(zhàn)。

3.3 保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和網(wǎng)絡(luò)安全

校園一卡通系統(tǒng)涉及面較廣、規(guī)模非常大、網(wǎng)絡(luò)接入點很多,因此保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和網(wǎng)絡(luò)安全就顯得尤為重要。校園一卡通系統(tǒng)涉及財務(wù)人員、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員、職能管理人員、終端操作人員等。校園一卡通系統(tǒng)涉及廣大師生的切實利益,如若出現(xiàn)問題,將引起相當大的惡劣影響。所以,各應(yīng)用單位都要劃分好各部門職責(zé),制定合理的應(yīng)急預(yù)案。在建設(shè)施工單位的選擇過程中,更要嚴格謹慎。校園一卡通的建設(shè)必須以相關(guān)技術(shù)、知識為依托,避免網(wǎng)絡(luò)運行不穩(wěn)定、消費數(shù)據(jù)重復(fù)上傳、記錄丟失等數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全問題。

3.4 加強與銀行和系統(tǒng)開發(fā)公司的合作

校園一卡通在建設(shè)過程中可以將銀行引入作為合作單位,通過以一卡通為基礎(chǔ)的校銀合作實現(xiàn)雙贏。一方面,高校為銀行提供穩(wěn)定的客戶群體和消費群體,提高銀行的市場占有率。另一方面,高校因為有了銀行的贊助,節(jié)約了大量的建設(shè)資金。在與系統(tǒng)開發(fā)公司的合作中,高校應(yīng)積極爭取軟件密鑰,掌握一卡通系統(tǒng)運行后的主動權(quán),維護學(xué)校的核心利益。系統(tǒng)開發(fā)公司對系統(tǒng)的開發(fā)是標準化的,但是在不同高校,存在系統(tǒng)的個性化定制問題。高校要聯(lián)合系統(tǒng)開發(fā)公司進行系統(tǒng)軟件的二次開發(fā),一卡通管理部門要對一卡通系統(tǒng)提出更切合實際、個性化的應(yīng)用需求。

3.5 校園一卡通的功能擴展

校園一卡通系統(tǒng)在成熟穩(wěn)定的運行以后,管理部門還要考慮其功能的進一步擴展。高校電子商務(wù)需求具有較大的市場潛力,如果以校園一卡通的支付功能為基礎(chǔ)打造更高層次的校園電子商務(wù)平臺,并在技術(shù)上實現(xiàn)兩系統(tǒng)的有機結(jié)合,那么校園電子商務(wù)將獲得新的市場機遇和發(fā)展空間。在校園一卡通建設(shè)的過程中可以引入市民卡公司作為合作伙伴,把市民卡的功能和校園一卡通相融合,在校學(xué)生持校園一卡通可以在校外實現(xiàn)乘坐公交、地鐵、繳納水電費、商場超市購物等市民卡的功能。校園一卡通與市民卡的結(jié)合擴大了校園一卡通的適用范圍,實現(xiàn)了校內(nèi)校外一卡通,解決了校園一卡通在學(xué)生畢業(yè)走上社會后不能再繼續(xù)使用的矛盾。

4 校園一卡通對高校財務(wù)管理信息化的影響

高校的教學(xué)、科研、對師生服務(wù)等各個環(huán)節(jié)都涵蓋在高校財務(wù)管理中,校園一卡通把整個校園的各類業(yè)務(wù)有機的整合起來,真正實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化管理。

4.1 實現(xiàn)資金信息共享

高校各部門的系統(tǒng)各自為政,都有各自的統(tǒng)計口徑,勢必會影響財務(wù)信息的真實性和統(tǒng)一性,造成不必要的重復(fù)統(tǒng)計分析。校園一卡通系統(tǒng)按照教育部的《教育管理信息化標準》進行設(shè)計實施,將會整合全校各部門的相關(guān)資源,統(tǒng)一各部門提供數(shù)據(jù)的格式,使信息來源的口徑保持一致,保證了財務(wù)資料的統(tǒng)一性、準確性,同時也能夠使會計信息披露更為充分及時。借助數(shù)字化校園平臺上的統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息,財務(wù)決策的準確性和及時性也會得到極大地提高。

4.2 改善財務(wù)服務(wù)的質(zhì)量

利用數(shù)字化校園平臺的優(yōu)勢,校園一卡通系統(tǒng)實現(xiàn)了統(tǒng)一的身份管理功能,這一功能極大地保障了財務(wù)信息的交互共享,促進了財務(wù)信息化建設(shè)。財務(wù)信息化建設(shè)的目的最終的落腳點在改善財務(wù)服務(wù)質(zhì)量上。校園一卡通的自助服務(wù)為師生員工的日常生活帶來了極大的方便,學(xué)生可以在任何時間到校園的自助機上繳納網(wǎng)費、四六級報名費以及其他費用,也可通過圈存功能從銀行賬戶向一卡通校內(nèi)電子賬戶充值。校園一卡通的24小時不間斷服務(wù),正是提高和改善財務(wù)服務(wù)質(zhì)量的重大舉措。

4.3 突破時間空間的局限

校園一卡通系統(tǒng)的實時扣費功能提高了學(xué)生收費工作的效率,節(jié)省了大量的人力。財務(wù)部門通過一卡通系統(tǒng)向銀行發(fā)送扣費指令,銀行實現(xiàn)實時扣費后,財務(wù)人員就可以通過一卡通系統(tǒng)查詢到學(xué)生的交費和欠費情況。校園一卡通極大地拓寬了財務(wù)管理的時間、空間范圍。校園一卡通使學(xué)生只要通過自助終端機和網(wǎng)絡(luò),就能夠在任何時候查詢自己的欠費信息和繳納學(xué)費,實現(xiàn)了學(xué)生從被動扣費到主動繳費的轉(zhuǎn)變,拓寬了學(xué)生的繳費渠道,減輕了財務(wù)人員的工作強度,減少了部門設(shè)置及人員配備。

4.4 加強收費管理

在各高校中普遍存在學(xué)生惡意欠費問題。校園一卡通系統(tǒng)可以將財務(wù)與學(xué)生工作、教務(wù)等相關(guān)部門整合在一個數(shù)字化校園的平臺上,方便了校內(nèi)各部門之間的溝通協(xié)調(diào)。學(xué)校可以及時了解學(xué)生信息,對學(xué)生各年繳費情況進行記錄、跟蹤和統(tǒng)計,甄別是否存在惡意欠費的情況,并及時進行欠費催繳。校園一卡通的實施使校園內(nèi)的消費模式從現(xiàn)金消費轉(zhuǎn)變?yōu)橐豢ㄍǖ碾娮踊M,各個商戶都要在一卡通管理中心設(shè)立結(jié)算賬戶,財務(wù)部門按月給各個商戶進行賬務(wù)結(jié)算。在規(guī)范了校內(nèi)收費管理的同時,也便利了學(xué)校相關(guān)部門對各服務(wù)機構(gòu)經(jīng)營狀況的監(jiān)管。而且,學(xué)生的現(xiàn)金充值、圈存充值、獎學(xué)金等都屬于一卡通賬戶的沉淀資金,也便于學(xué)校對資金的統(tǒng)籌安排。

4.5 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持

財務(wù)信息化不僅是進行業(yè)務(wù)核算,更重要的是進行財務(wù)信息管理和決策分析。校園一卡通系統(tǒng)的應(yīng)用對會計信息的收集、處理、加工、披露,突破了傳統(tǒng)意義上會計系統(tǒng)的局限,擴大了財務(wù)管理信息化的范圍。由于每位學(xué)生、職工和有償服務(wù)部門在一卡通系統(tǒng)中都有賬戶,學(xué)校財務(wù)部門可以及時掌握一卡通系統(tǒng)的資金流動情況,不僅有利于統(tǒng)一調(diào)度資金,還可以通過各種數(shù)據(jù)分析,從中發(fā)現(xiàn)存在的問題,為領(lǐng)導(dǎo)全局掌握學(xué)校資金情況,做出正確決策提供必要的支持。

總之,校園一卡通是信息化網(wǎng)絡(luò)時代迅速發(fā)展的重要產(chǎn)物,隨著科技的逐步發(fā)展,其將會更加完善。隨著校園一卡通系統(tǒng)功能多樣化、社會化,未來的校園卡將伴隨使用者一生,成為一個內(nèi)容豐富的個人電子系統(tǒng)。校園一卡通對高校的財務(wù)管理信息化建設(shè)起著至關(guān)重要的作用,其能幫助高??焖僮哌M信息化的發(fā)展時代,同時對高校的科學(xué)決策產(chǎn)生重大影響,是提高高校財務(wù)管理水平的明智選擇。

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