崔莉莉 雷蕾

0 引言

隨著當(dāng)前人們對電子文件認(rèn)識的不斷深化以及電子文件管理的不斷擴(kuò)展，電子文件管理的重要性也越來越突出。但當(dāng)前我國對電子文件管理中核心概念認(rèn)識的隨意性比較大、概念上存在著比較模糊的缺陷，導(dǎo)致電子文件認(rèn)識上存在使用不統(tǒng)一、使用混亂以及使用不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙電子文件管理的交流與發(fā)展。因此，筆者認(rèn)為，在當(dāng)前背景下，對“電子文件”的概念、“電子文件管理”的概念以及“電子文件管理系統(tǒng)”的概念等電子文件管理的相關(guān)核心概念進(jìn)行探討具有非常重要的實際意義。

1“電子文件”的概念

電子文件也叫“數(shù)字文件”“機(jī)讀文件”“數(shù)字文檔”“計算機(jī)文檔”等，當(dāng)前我國關(guān)于電子文件的概念的表述如下顯示：

①電子文件指的是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在處理相關(guān)事務(wù)、履行法定職責(zé)的過程中，通過計算機(jī)來完成各種形式的信息記錄的形成、辦理以及傳輸、存儲。

②電子文件指的是在數(shù)字設(shè)備的環(huán)境中，將文件通過數(shù)碼的形式在磁盤、光盤以及磁帶等載體上存儲，在數(shù)字設(shè)備上進(jìn)行文字的閱讀、處理以及傳送。

③電子文件指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體以及企事業(yè)單位及其他的單位組織通過計算機(jī)以及其他的電子設(shè)備來對文字、圖像、視頻、音頻等信息的記錄進(jìn)行辦理、傳輸與存儲。

④電子文件指的通過代碼的形式來將信息記錄于磁盤、光盤、磁帶，且依賴于計算機(jī)的系統(tǒng)來將文件在通信網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行存儲和傳輸。

綜合各電子文件概念的相關(guān)概述，對電子文件的完整概述表達(dá)如下：電子文件指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等相關(guān)的組織與個人在履行法定職責(zé)或者處理相關(guān)的事務(wù)的過程中，通過計算機(jī)以及其他電子設(shè)備的形成、利用、辦理和存儲，通過通信網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行各種形式的信息記錄的交換與傳輸。

2“電子文件管理”的概念

當(dāng)前國外對“電子文件管理”的相關(guān)表述為：根據(jù)文件管理的方法與原理，通過計算機(jī)軟件和設(shè)備來對電子信息系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行相應(yīng)的電子化管理。而我國對“電子文件管理”的表述主要強(qiáng)調(diào)覆蓋電子文件管理的整體過程，表述為：電子文件管理主要指的是對電子文件生命周期的整個過程進(jìn)行有效的控制與管理。在這個過程中需要對以下兩點進(jìn)行重點的掌握：

①對電子文件的整體運動進(jìn)行全面的理解。電子文件的運動主要可以分為形成、交換、辦理、歸檔、移交以及利用、傳輸、處置等，我國對“電子文件管理”的概念的闡述可以更好地說明電子文件的跨時空運動的特點。

②對電子文件生命周期進(jìn)行重點的強(qiáng)調(diào)。對電子文件生命周期進(jìn)行重點的強(qiáng)調(diào)是電子文件管理的基礎(chǔ)，電子文件的生命周期的整體過程包括“電子文件的形成、電子文件的處理、電子文件的最終處置?！?/p>

③對電子文件管理的法規(guī)進(jìn)行深入的理解。在我國當(dāng)前的《電子文件管理暫行辦法》中，電子文件的運動主要是分為“形成與辦理、歸檔和移交以及保管和利用”等幾個基本的階段，在對《電子文件管理暫行辦法》進(jìn)行深入了解的基礎(chǔ)上，我們將電子文件的管理明確的分為交換、傳輸以及處置三個主要的環(huán)節(jié)。

3 “電子文件管理系統(tǒng)”的概念

在當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的環(huán)境下，“電子文件管理系統(tǒng)”主要分為以下兩種：“電子文件處理系統(tǒng)”“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”，具體的概念表述如下顯示：

3.1“電子文件處理系統(tǒng)”的相關(guān)概念

結(jié)合相關(guān)的理論背景以及我國電子文件處理的現(xiàn)狀，“電子文件處理系統(tǒng)”一般表述為機(jī)關(guān)以及相關(guān)的企事業(yè)單位用來形成、辦理、傳輸以及交換的計算機(jī)信息系統(tǒng)，主要注重的是電子文件的版本固定、業(yè)務(wù)流傳以及現(xiàn)行的效力，主要包括的是辦公自動化系統(tǒng)以及各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。具體來說，對“電子文件處理系統(tǒng)”解析如下：

①用來支持創(chuàng)建、使用以及維護(hù)電子文檔的自動化系統(tǒng)，目的主要是提高相關(guān)組織的工作流程。

②根據(jù)相關(guān)的政策與程序，并結(jié)合相應(yīng)的自動化技術(shù)，將以數(shù)字格式存儲的信息通過軟件進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆峙?、存儲、檢索以及使用。

③電子文件處理系統(tǒng)主要是由硬件、軟件以及策略、流程組成，可以有效實現(xiàn)電子文件的起草、分發(fā)以及追蹤。

3.2“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的相關(guān)概念

“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的概念表述為“為了滿足相關(guān)的企業(yè)、機(jī)關(guān)等組織對電子文件實行管理的需要而設(shè)計的計算機(jī)管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理過程中對具有價值的文件實行捕獲、維護(hù)以及保存?！?/p>

①這種計算機(jī)管理系統(tǒng)建立在信息數(shù)據(jù)庫與局域網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，可以對電子文件的錄入、審核以及數(shù)字化加工等相關(guān)的流程進(jìn)行管理，以實現(xiàn)紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。

②這個管理系統(tǒng)的功能包括文件使用者以及檔案工作者；政策聲明、用戶指南以及其他相關(guān)的文件；專門資料與文件系統(tǒng)的控制與記錄；相關(guān)的責(zé)任分配、權(quán)力授予以及程序和做法；系統(tǒng)所必需的硬件、軟件以及其他的設(shè)備和工具。

4 結(jié)語

由以上可以看到，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步以及辦公自動化水平的不斷提高，電子文件管理的重要性也越來越突出。筆者認(rèn)為，當(dāng)前我國電子文件管理的進(jìn)一步發(fā)展，需要我們進(jìn)一步加強(qiáng)對“電子文件”“電子文件管理”等相關(guān)概念的認(rèn)識，進(jìn)一步完善“電子文件處理系統(tǒng)”“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”等相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)，以促進(jìn)我國電子文件管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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