孫玉凌
摘要:本文著重闡述了企業(yè)管理中溝通交流的重要性和內(nèi)部交流不暢導(dǎo)致的后果,提出了解決問題的途徑。
關(guān)鍵詞:溝通管理;企業(yè)管理;信息化
一、企業(yè)溝通管理的重要意義
溝通是人與人之間的思想和信息的交換,是將信息由一個人傳達(dá)給另一個人,逐漸廣泛傳播的過程。沒有溝通,就沒有管理。溝通不良幾乎是每個企業(yè)都存在的老毛病,企業(yè)的機(jī)構(gòu)越是復(fù)雜,其溝通越是困難。往往基層的許多建設(shè)性意見未及反饋至高層決策者,便已被層層扼殺,而高層決策的傳達(dá),常常也無法以原貌展現(xiàn)在所有人員之前。
溝通管理是企業(yè)組織的生命線。通過了解客戶的需求,整合各種資源,創(chuàng)造出好的產(chǎn)品和服務(wù)來滿足客戶,從而為企業(yè)和社會創(chuàng)造價值和財富。企業(yè)是個有生命的有機(jī)體,而溝通則是機(jī)體內(nèi)的血管,通過流動來給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分,實(shí)現(xiàn)機(jī)體的良性循環(huán)。溝通管理是企業(yè)管理的核心內(nèi)容和實(shí)質(zhì)。
二、溝通在企業(yè)人力資源管理中的作用
(一)促進(jìn)合作,提高效率。員工的工作動機(jī)不僅是為了金錢或物質(zhì)利益方面的滿足,還有精神方面或心理上的需要和滿足,這決定了組織對員工的重視程度。它對員工的情緒影響極大,而有效的溝通正是為了滿足員工參與感的強(qiáng)烈需要。組織內(nèi)部溝通渠道順暢,可以使各種管理信息得以及時地傳達(dá)和反饋,促進(jìn)內(nèi)部成員之間加強(qiáng)合作,培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神,提高組織內(nèi)部的運(yùn)行效率。
(二)人格尊重,有效激勵。組織內(nèi)部激勵的整個過程都要依靠溝通來完成。 對組織成員的出色工作給予及時的肯定、獎勵或獎賞,可以調(diào)動員工工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性,激發(fā)員工的斗志,而這一切的完成離不開順暢的溝通渠道。
(三)有效溝通,解決沖突?,F(xiàn)代分工日益細(xì)密,每個人的工作只是整個組織體系中的一環(huán),都與其他員工的工作緊密相連。 所以,整個組織應(yīng)該建立和保持一個有效的組織溝通網(wǎng),以保證工作的協(xié)調(diào)和目標(biāo)的完成。
(四)協(xié)調(diào)關(guān)系,便于領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)者為了執(zhí)行某個決策或者推行某項(xiàng)改革,必須說服、激勵和領(lǐng)導(dǎo)別人,以影響和改變他人的態(tài)度和行為,博得上級的支持和下屬的合作,為了這一點(diǎn),就必須進(jìn)行有效的溝通。 它同時還可以增進(jìn)彼此的了解,消除人們之間的隔閡,加深彼此之間的感情,產(chǎn)生共鳴,改善人際關(guān)系,便于進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。
三、溝通管理存在的問題
(一)對溝通管理的認(rèn)識不夠深入。很多管理者沒有認(rèn)識到溝通管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性,同時也沒有認(rèn)識到溝通能力已經(jīng)成為管理者所具備的基本能力。一方面,部分管理者認(rèn)為企業(yè)的投資者、供應(yīng)商、政府機(jī)構(gòu)、客戶以及競爭對手對于企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重大影響,因此把大部分精力都花在這方面上,覺得只要做好外部溝通就可以了;另一方面,在企業(yè)的內(nèi)部管理層面上,決策是由管理者所制定的,由于溝通不暢通,很多決策都無法與員工進(jìn)行及時、有效的溝通,這就降低了決策的可執(zhí)行性,達(dá)不到?jīng)Q策預(yù)期的效果。
(二)企業(yè)缺乏有效的溝通戰(zhàn)略。企業(yè)的溝通需要管理者將其提升到戰(zhàn)略高度,需要根據(jù)企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)來制定溝通戰(zhàn)略目標(biāo)與戰(zhàn)略規(guī)劃,這樣才能夠按部就班的加以實(shí)施。戰(zhàn)略規(guī)劃在實(shí)施的過程中,如果遇到問題,需要對其進(jìn)行調(diào)整,使溝通管理進(jìn)入一種良性循環(huán)的狀態(tài)。
(三)溝通渠道不暢通。管理者能夠全面獲取一項(xiàng)信息最重要的就是溝通的范圍。而管理者能夠在多大的范圍內(nèi)來獲取一項(xiàng)信息,主要是取決于溝通渠道是否暢通。目前,我國企業(yè)在這方面存在著很多問題,比如縱向多、橫向少;正式多、非正式少;間接多、直接少等,這些問題存在的一個重要原因,就是許多企業(yè)的管理者不能深入到員工中去了解情況,員工對于企業(yè)的滿意程度很低,并且內(nèi)心有很嚴(yán)重的離職傾向。
(四)缺少專門的溝通管理機(jī)構(gòu)。溝通對于企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理職能的實(shí)現(xiàn)以及各個組織機(jī)構(gòu)之間的機(jī)構(gòu)管理的協(xié)調(diào)有著無可替代的巨大作用,因此,企業(yè)有必要設(shè)立一個專門的組織機(jī)構(gòu),并且配備專門人員負(fù)責(zé)企業(yè)的內(nèi)部、外部溝通工作。目前,我國受思想觀念、資金、人才等方面的共同影響,多數(shù)企業(yè)都沒有專門的組織機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)工作,這也是企業(yè)溝通管理工作無法有效進(jìn)行的一個重要原因。
四、溝通管理中出現(xiàn)問題的原因分析
(一)管理者與下屬員工地位不一樣,需要就不同,利害不一,所以形成了觀念的不一致。在溝通過程中雙方都出于這樣或那樣的考慮,所以在溝通時不能做到暢所欲言。被動的、敵意的情緒都是不適合團(tuán)隊(duì)、不利于有效溝通的。另外,男女有別,性別的差異使得溝通風(fēng)格也存在一些差異。
(二)人的經(jīng)歷、知識結(jié)構(gòu)的差異難免會出現(xiàn)溝通障礙。語言文字是溝通的基礎(chǔ),有時口齒不清、鄉(xiāng)音過重、詞不達(dá)意、誤傳以及不能以有限的文字表達(dá)無限的意思,這些都會造成溝通受阻。
(三)一般組織內(nèi)部都實(shí)行的是金字塔型的結(jié)構(gòu)。這種金字塔型的結(jié)構(gòu)過于龐大,層次過多,使信息溝通輾轉(zhuǎn)相承,傳遞緩慢,嚴(yán)重影響了組織效率,另外,傳遞資料大量重復(fù),使組織流程和傳遞的信息被人為地分割支離破碎。
五、提高企業(yè)溝通管理水平的措施
(一)強(qiáng)化企業(yè)溝通知識的培訓(xùn)。管理人員要通過專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí),充分認(rèn)識溝通在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位和作用,掌握企業(yè)溝通的基本知識和方法,不斷提高自身的溝通能力和管理能力。企業(yè)管理者的溝通意識,直接關(guān)系到企業(yè)溝通是否能夠卓有成效的開展。管理者要率先改變觀念,樹立溝通意識,提高思考層次,倡導(dǎo)開放、自由的溝通方式,應(yīng)有主動的溝通態(tài)度,讓下屬員工有充分表達(dá)意見的機(jī)會。
(二)借鑒創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織的理念。在企業(yè)中推廣以形成系統(tǒng)思考、追求自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、開展團(tuán)體學(xué)習(xí)為核心內(nèi)容的學(xué)習(xí)型組織。在信息化的今天,形成溝通障礙的主要因素不再是溝通媒介,而是溝通主體的主觀方面,包括溝通主體的思維方式、工作態(tài)度、知識與技能、文化與價值觀等等。通過變革使溝通主體自覺克服自身缺陷,消除不良情緒影響,拋棄妨礙相互之間坦誠交流的假設(shè)思維模式,建立和堅(jiān)持更高境界的價值觀、人生觀,強(qiáng)化整體使命感和集體歸屬感,通過倡導(dǎo)深度會談和討論等方式增強(qiáng)部門、員工之間奉獻(xiàn)和合作精神,從企業(yè)發(fā)展全局的角度來認(rèn)識溝通的重要性,積極分析影響溝通效果的各種因素,尋找改善溝通的有效方法。
(三)充分掌握和挖掘現(xiàn)代科技手段,不斷提高企業(yè)溝通的技術(shù)含量,使企業(yè)溝通的效率實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為使企業(yè)溝通被有效地管理起來,為企業(yè)快速、有效地部署溝通管理系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的工具,要盡快在管理中實(shí)現(xiàn)ERP (企業(yè)資源配置)、
CRM(客戶關(guān)系管理)和ECM (高效溝通管理)的全方位結(jié)合,利用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信手段(電話、WEB、電子郵件、手機(jī)短信、傳真等),在企業(yè)內(nèi)部建立信息共享平臺,使各利益相關(guān)實(shí)體之間的信息流高速地流動起來,使企業(yè)運(yùn)營中的各類溝通快速、有效地完成,確保企業(yè)在激烈的市場競爭中獲勝。
(四)建立完善的企業(yè)內(nèi)部溝通機(jī)制。為使管理者和員工更好地了解企業(yè)的情況,可以在部刊物中開辟信息專欄,刊載經(jīng)營情況和員工意見。還可以建立定期的溝通例會制度,使有關(guān)的工作情況在會上得到及時溝通。經(jīng)常召開員工座談會,實(shí)行不同等級人員的直接接觸、直接溝通。
(五)建立卓有成效的企業(yè)對外溝通機(jī)制。公關(guān)是企業(yè)對外溝通的重要方式之一,利用公共關(guān)系進(jìn)行溝通是企業(yè)處理與顧客、社區(qū)、新聞界關(guān)系的基本方法。通過公關(guān)事務(wù)策劃,開展諸如企業(yè)形象調(diào)查、公關(guān)廣告、公益贊助等活動,一方面可以塑造企業(yè)形象,另一方面又能廣泛聽取社會各界的意見。還可以借鑒外交慣例,定期或不定期召開信息與新聞發(fā)布會,主動與媒體和公眾進(jìn)行產(chǎn)品信息或危機(jī)事件溝通,有效地控制或擴(kuò)散輿論傳播,實(shí)現(xiàn)企業(yè)對外溝通機(jī)制的良性互動。
參考文獻(xiàn):
[1] 淺談人力資源管理中的溝通管理.宓小婷.魅力中國,2012年2月
[2] 企業(yè)溝通管理優(yōu)化策略分析.曲澤偉.商業(yè)文化,2012年5月
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