林青

中國的中小企業(yè)正在日漸發(fā)展壯大，隨著業(yè)務(wù)、人員的擴(kuò)充，加上市場競爭日趨激烈，企業(yè)發(fā)現(xiàn)為了提高競爭力，需要更高效的溝通與決策輔助手段，目睹大公司大企業(yè)都已實施辦公自動化，中小企業(yè)也開始思考自己是否有必要實施辦公自動化、該遵循什么樣的選擇原則、且實施中又該注意些什么問題？

另外，隨著高速移動互聯(lián)網(wǎng)的普及，很多大企業(yè)已經(jīng)開始應(yīng)用手機(jī)移動辦公，中小企業(yè)也存在人員工作地點(diǎn)分散、移動，以及決策時效要求高等特點(diǎn)，但又不像大企業(yè)能支付大筆的費(fèi)用用于移動辦公的購買與開發(fā)，那有沒有一套適合于中小企業(yè)且物廉價美的移動解決方案呢？本文將重點(diǎn)介紹中小企業(yè)移動辦公自動選擇與實施注意事項。

一、中小企業(yè)實施辦公自動化的意義

移動辦公自動化的核心仍然是辦公自動化系統(tǒng)，中小企業(yè)通過內(nèi)部辦公自動化通信平臺的建立，可實現(xiàn)工作流程的自動化管理及分布式的辦公，有效提升企業(yè)內(nèi)部的溝通和工作效率，并能通過IT流程的監(jiān)督改變一些企業(yè)原來管理人員隨意、不規(guī)范的行為，更重要的是能提供更多信息支持快速、科學(xué)的決策，其作用具體表現(xiàn)在：（1）極大地提高工作效率，辦事人員不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行；移動辦公的應(yīng)用，更能打破時間與空間的限制，有效提升工作效率。（2）節(jié)省運(yùn)營成本，包括時間和紙張等。（3）規(guī)范單位管理，把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。（4）提高企業(yè)競爭力、凝聚力：員工與上級溝通方便，信息反饋暢通，單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)；同時員工積極性與工作效率的提升可有效提高企業(yè)競爭力。（5）辦公自動化平臺能提供更多的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，使得高層決策更迅速科學(xué)。

二、中小企業(yè)信息化建設(shè)特點(diǎn)

市場上有很多類型的辦公自動化產(chǎn)品，但為了做出更好的選擇及確保實施成功，需充分了解中小企業(yè)的信息化特點(diǎn)，區(qū)別于大企業(yè)資金充足、業(yè)務(wù)流程相對成熟穩(wěn)定、人員平均素質(zhì)高等特點(diǎn)，中小企業(yè)的信息化特點(diǎn)具體如下：（1）企業(yè)發(fā)展快，信息化需求變動大。相對大型企業(yè)而言，中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相對靈活，這決定了中小企業(yè)信息化應(yīng)用必須能夠滿足業(yè)務(wù)變動的節(jié)奏，有效匹配新的業(yè)務(wù)模式。信息系統(tǒng)既要做到流程能固化，但也要便捷、靈活可更改。（2）企業(yè)在信息化方面的資金投入壓力大。中小企業(yè)的關(guān)鍵在于發(fā)展，由于企業(yè)間競爭壓力大，企業(yè)把有限的資金都放在研發(fā)和市場上，不愿意在信息化上投入過多資金。（3）企業(yè)信息化人才缺乏。往往處在高速發(fā)展的中小企業(yè)對于信息化缺乏足夠重視，成本投入過少造成待遇不好，因此對人才的吸引力也不大。

三、中國電信綜合辦公——為中小企業(yè)量身定制的移動辦公自動化業(yè)務(wù)云平臺

基于上述中小企業(yè)的信息化特點(diǎn)，可知道中小企業(yè)在進(jìn)行辦公自動化部署時的述求是：系統(tǒng)價格低廉、業(yè)務(wù)功能豐富并靈活可調(diào)整、簡單易用最好不用培訓(xùn)就能上手、最好能避免較多一次性投入、后期維護(hù)、升級的費(fèi)用投入以及技術(shù)人員配備。而這些也正是中國電信綜合辦公（網(wǎng)絡(luò)版）的業(yè)務(wù)特點(diǎn)。

綜合辦公（網(wǎng)絡(luò)版）業(yè)務(wù)是基于中國電信的寬帶互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)以及集中部署的綜合辦公（網(wǎng)絡(luò)版）業(yè)務(wù)云平臺，為中小企業(yè)客戶提供業(yè)務(wù)功能豐富、的辦公自動化業(yè)務(wù)，同時可滿足客戶隨時隨地的信息共享和移動辦公需求。其主要特點(diǎn)是：（1）采用云平臺，客戶無需進(jìn)行一次性軟、硬件投資；（2）業(yè)務(wù)功能豐富、流程靈活可制定；（3）移動辦公滿足客戶隨時隨地的辦公需求，無需額外付費(fèi)，應(yīng)用適配終端多；（4）簡單易用、線上線下多重支撐，售后服務(wù)更完備；（5）業(yè)務(wù)功能不斷升級、企業(yè)無需配備維護(hù)人員。

1、采用云平臺，客戶無需進(jìn)行一次性軟、硬件投資。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，需要客戶騰出機(jī)房、機(jī)架來擺放服務(wù)器以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并花費(fèi)數(shù)十萬甚至百萬購置硬件服務(wù)器及各種軟件，而綜合辦公平臺無需客戶任何機(jī)房、機(jī)架資源及一次性投資，只需按照月支付較少的功能費(fèi)，即可獲得一套功能齊全的辦公系統(tǒng)。

2、業(yè)務(wù)功能豐富、流程靈活可制定。綜合辦公業(yè)務(wù)同時具備常見、全面的辦公自動化軟件業(yè)務(wù)功能，同時融合了具有運(yùn)營商特點(diǎn)與優(yōu)勢的融合通信能力，并且具備靈活的流程定制與變更功能。

（1）信息化功能。信息化功能主要包括單位/個人通信錄、日程管理、內(nèi)部郵箱、電子公告、工作審批、公文管理、會議管理和文件管理等較為全面的功能。（2）融合通信功能。相比于普通的辦公自動化軟件，中國電信結(jié)合通信能力的優(yōu)勢，提供了短彩信群發(fā)、手機(jī)多方通話和免費(fèi)提醒電信功能等多種融合通信服務(wù)。（3）移動辦公功能。業(yè)務(wù)平臺的功能基本均可在移動終端（手機(jī)或平板）中應(yīng)用，滿足客戶隨時隨地的辦公需求，更大提高工作效率。（4）流程靈活定制。業(yè)務(wù)平臺提供用戶管理、部門管理、角色管理、流程配置、模板管理、簽章管理、單位設(shè)置中心等模塊，實現(xiàn)個性化系統(tǒng)管理。通過模板管理、流程配置，可以實現(xiàn)個性、靈活的表單流程，方便單位內(nèi)部公文審批靈活流轉(zhuǎn)。

3、移動辦公滿足客戶隨時隨地的辦公需求，無需額外付費(fèi)，應(yīng)用適配終端多。企業(yè)中從業(yè)務(wù)員、中層領(lǐng)導(dǎo)到?jīng)Q策層任何一人出差或外出，如果沒有接入辦公平臺，就有可能會影響需求或商機(jī)的上報、決策以及公司的工作流轉(zhuǎn)，而中國電信的綜合辦公業(yè)務(wù)提供了便捷的移動辦公功能，通過手機(jī)或平板即可隨時隨地接入辦公平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。該強(qiáng)大的移動辦公功能無需企業(yè)再另外支付費(fèi)用，主流的智能手機(jī)均可下載客戶端使用。

4、簡單易用、線上線下多重支撐，售后服務(wù)更完備。業(yè)務(wù)平臺界面簡單大方，容易上手使用；相比于其他互聯(lián)網(wǎng)公司，中國電信可通過省、市、縣垂直一體化的管理和服務(wù)，為客戶提供更周到的現(xiàn)場產(chǎn)品操作培訓(xùn)及售后等服務(wù)、確?？蛻羰炀毷褂?，并提供7×24小時400電話支持。對于跨省組網(wǎng)的客戶，中國電信將發(fā)揮一站式的服務(wù)優(yōu)勢，一點(diǎn)接應(yīng)需求，為客戶的全國分支機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。

5、業(yè)務(wù)功能不斷升級、企業(yè)無需配備維護(hù)人員。業(yè)務(wù)平臺由中國電信統(tǒng)一維護(hù)，企業(yè)無需專門配備軟硬件維護(hù)人員，同時業(yè)務(wù)平臺會不斷進(jìn)行新功能的增加升級，無需企業(yè)進(jìn)行周期性的升級成本投入。

四、中小企業(yè)在移動辦公自動化實施中需注意的問題

由于使用習(xí)慣的改變，加上中小企業(yè)流程多變、管理規(guī)范性不夠的特點(diǎn)，辦公自動化容易由于部分員工或領(lǐng)導(dǎo)的不配合、流程不契合等原因?qū)е聦嵤┦?，因此在部署實施時需注意以下問題：（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)培訓(xùn)與監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)重視是辦公自動化工作能夠有序推進(jìn)的根本。在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)安裝、培訓(xùn)、試運(yùn)行、和正式運(yùn)行的過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予極大關(guān)注和指導(dǎo)，帶頭參加培訓(xùn)和使用辦公自動化系統(tǒng)。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合，明確專人對接，加快辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與推進(jìn)，并組織部門員工主動參與培訓(xùn)。（2）規(guī)范先行。辦公自動化的業(yè)務(wù)流程只是將現(xiàn)實企業(yè)中的流程進(jìn)行IT固化而不是流程再造，因此在實施前企業(yè)需梳理出清晰的流程與規(guī)范。同時，也應(yīng)制定出相應(yīng)的信息化管理制度與規(guī)范，通過管理制度監(jiān)管、約束和促進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（3）試用與部署階段需加強(qiáng)溝通。在試用與階段，全體員工、包括領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)真正參與使用，把試用當(dāng)上線試用，及時發(fā)現(xiàn)并提出問題，企業(yè)內(nèi)部針對具體問題達(dá)成一致意見，然后再要求辦公自動化實施方進(jìn)行修改。（4）先易后難，逐步推進(jìn)。在辦公自動化實施過程中，一定要避免大而全的想法，如果一下子將系統(tǒng)做的很大，很多功能又不是最急需而最實用的，反倒會造成使用不便。因此應(yīng)該先易后難，逐步推進(jìn)，分步實施。在企業(yè)已經(jīng)適應(yīng)了基本功能和模塊后，逐步增加更深層次的應(yīng)用。按照先易后難、循序漸進(jìn)的原則，不是將所有功能全部展開，而是一項項釋放，比如我們一般對于基本功能來說是按照內(nèi)部通訊錄、郵件、信息發(fā)布，基本事務(wù)（工作簡報，會議管理），公文處理（工作流）逐步安排實施。（5）有問題及時解決。用戶有問題時企業(yè)系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與實施方聯(lián)系，避免由于問題的沉淀影響系統(tǒng)的可用性，企業(yè)的系統(tǒng)管理員也要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證辦公自動化系統(tǒng)的實施效果。