文/青島市城陽區(qū)機關(guān)事務(wù)管理局 張彩鳳

檔案數(shù)據(jù)庫是國家信息資源的重要組成部分，進入信息化社會以來，檔案數(shù)據(jù)庫的作用日益彰顯，大量的信息亟待保存，珍貴的資源亟待永久記錄，在經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展、文化傳承等方面發(fā)揮著不可替代的重要支撐作用。檔案數(shù)據(jù)庫是我們?nèi)粘９ぷ髦行枰殚喞酶鞣N各樣的數(shù)據(jù)資源信息、文檔信息和各種資料的依據(jù)，是最原始、最可靠的信息資源，能及時準確的為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為廣大人民群眾服務(wù)。所以要高度重視檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與利用，充分發(fā)揮檔案資源的價值，有效滿足社會各界信息的需求。

一、建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的重要意義

信息化社會存在著大量的信息和資源，檔案工作者要積極挖掘有保存價值的檔案資源，錄入檔案數(shù)據(jù)庫，形成內(nèi)容豐富的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫是指在計算機存儲設(shè)備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關(guān)聯(lián)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。有利于解決傳統(tǒng)手工方式來收集檔案、查閱、瀏覽、借閱實體檔案所產(chǎn)生的損壞、丟失的問題；有利于提高工作效率。通過檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，既保存重要資源，又為社會各界提供利用服務(wù)，切實發(fā)揮檔案“三個體系”建設(shè)（檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系）的重要作用。

二、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的主要內(nèi)容

根據(jù)保存檔案資源的規(guī)劃，確定檔案系列主題，建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫，形成檔案數(shù)據(jù)庫中心。檔案數(shù)據(jù)庫的目錄包括類別、編號、題名、責任者、形成時間、保存地點、級別和內(nèi)容摘要等，數(shù)據(jù)庫能夠保存全文、圖片、聲音、影像等多種形式，并能夠提供檢索、查閱、打印或復(fù)制等服務(wù)，形成內(nèi)容詳實、功能完善的數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，并定期向檔案館提供，大力豐富檔案館藏信息資源。

主要應(yīng)抓好以下幾個方面檔案類別的數(shù)據(jù)庫建設(shè)：1.專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫（民生檔案、社會管理檔案等）；2.城鄉(xiāng)記憶工程檔案數(shù)據(jù)庫；3.特色檔案數(shù)據(jù)庫（口述檔案、家譜族譜、票證、地契等）；4.珍稀資源數(shù)據(jù)庫（文物、古樹名木、文化遺產(chǎn)等）；5.重點企業(yè)數(shù)據(jù)庫（產(chǎn)品、商標、榮譽等）；6.照片檔案數(shù)據(jù)庫；7.實物檔案數(shù)據(jù)庫；8.專題數(shù)據(jù)庫（優(yōu)秀人才、歷史名人、大事記等）；9.重大活動數(shù)據(jù)庫（重大項目、重大活動、重大會議等）；10.知識信息數(shù)據(jù)庫。

城陽區(qū)機關(guān)事務(wù)管理局主要負責行政中心（區(qū)委、區(qū)政府駐地，占地7.5萬m2，26個入駐單位）機關(guān)事務(wù)管理及后勤保障工作。去年協(xié)助區(qū)檔案局對全區(qū)機關(guān)專業(yè)檔案的種類、數(shù)量、管理現(xiàn)狀和利用情況進行了調(diào)研，主要調(diào)研教育、民政、醫(yī)療衛(wèi)生、勞動保障、國土、房產(chǎn)、林業(yè)、計生等單位，摸清了分布在全區(qū)各單位的各門類專業(yè)檔案的形成、歸屬和流向。掌握了全區(qū)機關(guān)50多種專業(yè)檔案的基本情況，建立了城陽區(qū)專業(yè)檔案規(guī)范框架體系。全面、系統(tǒng)、科學地保存、開發(fā)、利用檔案資源，服務(wù)政府中心工作、關(guān)注民生和社會發(fā)展各項事業(yè)，科學規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫中心的建設(shè)，分步實施年度建設(shè)安排，更新硬軟件環(huán)境，配置人才和設(shè)備到位，切實抓好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

三、勇于開拓，探索如何開發(fā)利用檔案數(shù)據(jù)庫

為了充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫的作用，必須積極主動的探索開發(fā)利用的新途徑，抓住重點、熱點、難點問題，針對性的提供專題資料，使當?shù)攸h政和有關(guān)部門作為解決熱點、難點問題的參考。通過數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與利用，充分實現(xiàn)檔案“五位一體”的功能價值，有效滿足社會信息需求。

（一）走主動開發(fā)利用之路

1.開發(fā)利用優(yōu)秀人才數(shù)據(jù)庫，行政機關(guān)可全面掌握優(yōu)秀人才的分布、姓名、學歷、成就，優(yōu)化人才資源配置；2.開發(fā)利用民生檔案數(shù)據(jù)庫，群眾可綜合了解關(guān)乎人民群眾切身利益的各類信息，切實保障群眾的權(quán)益和查閱利用需要；3.開發(fā)利用重點企業(yè)數(shù)據(jù)庫，國家可宏觀掌握重點企業(yè)的分布、名稱、產(chǎn)品、成果和效益，宏觀調(diào)控國家經(jīng)濟的發(fā)展；4.開發(fā)利用重大活動數(shù)據(jù)庫，行政機關(guān)記錄重大活動的時間等六要素、過程、成就，永久保存重要檔案；5.開發(fā)利用大事記、照片、多媒體等專題數(shù)據(jù)庫，檔案館可開展各類愛國主義宣傳、教育活動，調(diào)動廣大群眾的愛國主義熱情和普及知識教育。

（二）走創(chuàng)新開發(fā)利用之路

隨著信息技術(shù)的不斷進步，檔案資源的開發(fā)利用面臨著發(fā)展的機遇，也迎接著新的挑戰(zhàn)，不進則退。必須要有一個創(chuàng)新的服務(wù)機制，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。首先要建章立制，以主動服務(wù)為目標，明確崗位責任制，鼓勵創(chuàng)新。其次要完善人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整，通過引進和培養(yǎng)，將高水平的人才充實到開發(fā)利用的崗位。最后要為開發(fā)利用工作創(chuàng)造便利條件，如充足的資源、優(yōu)良的設(shè)備，利用需要和效果反饋渠道通暢等。根據(jù)城陽區(qū)的特點和工作的重點，主動發(fā)掘、搜集相關(guān)檔案資料，提供一套完整的、詳盡的、明確的、可操作的、獨特價值的檔案資料信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為廣大人民群眾服務(wù)。

根據(jù)近年來的工作實踐和經(jīng)驗，城陽區(qū)機關(guān)事務(wù)管理局的文書、照片、實物檔案已遵照檔案部門要求，分別建立和使用了“易初”和“金宏”電子歸檔系統(tǒng)。充分利用檔案數(shù)據(jù)庫，清楚的了解和查清種類樹種的數(shù)量和科學的養(yǎng)護方法，連年堅持做好綠化和美化工作。目前，區(qū)行政中心綠地面積達到51192.82m2，占行政中心總面積50%以上，栽種各種花卉樹木60多個品種，共計4000多棵，小型灌木植物面積就達1000多平方米。2008年，針對行政中心噴灌管道老化無法增壓的情況，經(jīng)查閱檔案，提出可行性報告，將原來的鍍鋅管全部更換成PPR管，避免了重開管路造成的人力財力的浪費，節(jié)水噴灌率達到100%，原施工圖發(fā)揮了及其重要的作用。先后被授予全省后勤工作、機關(guān)事務(wù)工作、機關(guān)事務(wù)系統(tǒng)“先進集體”；市級“文明單位”、“公共機構(gòu)節(jié)能工作先進集體”；“全國物業(yè)管理示范大廈”、山東省“優(yōu)秀物業(yè)管理大廈”等榮譽稱號。所有榮譽的取得與檔案工作是密不可分的，檔案數(shù)據(jù)庫資源起到了決定性的作用。

積極開發(fā)與利用檔案資源，為行政中心設(shè)備更新?lián)Q代和維修、維護提供技術(shù)支持。通過檔案記載，區(qū)行政中心中央空調(diào)系統(tǒng)擔負著6.5萬平方米的總供給面積。2013年為提倡節(jié)能環(huán)保、降低消耗，拆除了鍋爐房部分供暖設(shè)備，建立換熱站，并與金田熱電公司簽署了供暖協(xié)議。其中行政中心改造了地下管道，原管道經(jīng)過近幾十年的使用，大部分已銹蝕，嚴重影響了供冷、暖效果，需要重新安裝管道、循環(huán)泵、制冷機組等，在新的管道中加入化學清洗劑、分散劑，將管道系統(tǒng)內(nèi)的浮銹、垢、油污等清洗分散，投入預(yù)膜藥劑，在金屬表面形成致密的聚合高分子保護膜，使管道內(nèi)循環(huán)水PH值達到5.5—7；兩座公寓樓拆除中央空調(diào)全部改換為暖氣片，采用集中供暖；同年五座辦公樓的線路因老化經(jīng)常斷電，需要重新更換配電箱及各辦公大樓的走線，為了保證不影響機關(guān)干部的正常工作，查閱圖紙500余份，查清線路2000余平方米；在辦公樓的房間的改造、擴建停車場、拆除、安裝地下管道設(shè)施等60余項監(jiān)理建設(shè)工程中（鋪設(shè)了各種管線，包括水、電、空調(diào)、通訊等基礎(chǔ)設(shè)施298管公里），共計節(jié)省資金300余萬元。工程圖紙、地下施工圖、配電箱線路圖等發(fā)揮了不可估量的作用，不但節(jié)約了資金、維護了建筑的完整性，還保障了機關(guān)干部職工的正常工作，為機關(guān)干部提供了“優(yōu)質(zhì)、文明、高效”的后勤服務(wù)。

機關(guān)后勤管理工作充分利用發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫資源優(yōu)勢，節(jié)省了大量人力、物力、財力，在確保機關(guān)干部、職工正常工作的情況下，工程改造、園林維護等得到有效實施；最大限度地滿足了后勤管理工作需要，拓展了服務(wù)空間，提升了服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，并通過完整的檔案材料，有力地指導(dǎo)了我局各項工作的開展，擴大事務(wù)局對外影響，樹立了良好的形象，打造了優(yōu)質(zhì)機關(guān)后勤服務(wù)品牌，取得了顯著的經(jīng)濟效益和社會效益。

四、檔案數(shù)據(jù)庫信息的建設(shè)與安全保護

建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫，必須選擇一個合適的管理系統(tǒng)作為建設(shè)平臺，平臺要解決技術(shù)環(huán)境的匹配、功能模塊的實現(xiàn)、技術(shù)標準的規(guī)范等問題。在選取或構(gòu)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時必須進行技術(shù)分析和功能調(diào)查，要選擇符合國家標準的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，并能兼容和獲取不同數(shù)據(jù)格式的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)內(nèi)容，同時能隨著信息技術(shù)的發(fā)展，不斷實現(xiàn)升級和過渡。積極采用先進技術(shù)手段，定期備份檔案數(shù)據(jù)庫的信息，定期將信息刻錄光盤保存，或者通過其他存儲載體進行備份，并確保檔案信息的安全保存。存儲載體必須存放在專門檔案庫房中，對溫濕度嚴格控制，配置防塵、除塵、防磁場和電場的設(shè)施。隨著現(xiàn)代社會和信息時代的高度發(fā)展，還要及時更新技術(shù)手段，保障檔案數(shù)據(jù)庫的硬件和軟件科學先進，滿足現(xiàn)代社會各界對檔案數(shù)據(jù)資源的需求。

[1]周國偉.藍圖檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的開發(fā)與應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(3):130.