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2003~2013年日本機構知識庫的發(fā)展與服務*

2014-12-03 08:27王洪華
圖書與情報 2014年4期
關鍵詞:知識庫管理者機構

王洪華

(廣東石油化工學院圖書館 廣東茂名 525000)

1 引言

2013年12月“斯坦福大學圖書館全球研究型圖書館創(chuàng)新獎(SPIRL)”啟動第二季評選,用于鼓勵那些有效和持續(xù)性創(chuàng)新的工程或課題項目。經評選,獲得表彰獎之一的是日本國立情報學研究所的JAIRO Cloud項目(2012年4月始運營),該項目是在日本機構知識庫在線(Japanese Institutional Repositories Online,IAIRO,2008年10月試運行,2009年4月投入使用)基礎上發(fā)展起來的新項目,獲獎引起了眾人的關注。在我國,教育部高等學校圖書情報工作指導委員會在2014年舉辦了首屆全國高校圖書館服務創(chuàng)新案例大賽,說明我國圖書館界鼓勵形成新的服務創(chuàng)新案例,而日本的JAIRO Cloud項目之所以能夠在全球范圍內獲獎,其中也蘊含著諸多發(fā)展過程中的創(chuàng)新案例,值得我們借鑒。此外,雖然國內的中文期刊里有少量文章介紹過日本機構知識庫的典型案例或發(fā)展概況,但介紹還顯得不夠深入或存在誤解,例如,認為“日本的機構知識庫的數量及其內容一直處于增長勢頭,這在很大程度上得益于日本政府的支持”,認為對我國的啟示是,“國家更應該從宏觀政策方面進行引導,提供支持”。又如,有的啟示認為“如果政府管理部門能給予更大的扶持,幫助高校建立機構庫,增加考核機制和激勵措施,相信會有更多的高校投入到開放存取運動中”,還有的認為我國落后的原因是,“從國家層面看,還缺乏對開放獲取的了解,缺乏相關的國家政策來推動開放獲取”。這些認識誤區(qū)的存在,必然會影響到真實的了解與借鑒。因此本文譯介自2003年以來日本機構知識庫的發(fā)展特點、歷程及典型服務案例。

2 日本機構知識庫的發(fā)展缺乏政府的支持

日本開放獲?。∣A)運動的一個主要特征就是一直以來都是政府很少參與這項運動,也很少發(fā)生關于促進綠色OA及金色OA的爭論,這也是有別于歐洲及北美國家的特點。因此,到2013年4月前,日本沒有出現要求個人存檔資料到OA平臺上的行政要求或授權,相反,卻是圖書館員在機構知識庫(IR)里擔任管理者角色,并為IR庫的發(fā)展做出了貢獻。日本OA運動所獲得的財政支持,主要是來自于日本國立情報學研究所的科學網絡基礎設施計劃項目(the Cyber Science Infrastructure(CSI)Programme,CST)去支持發(fā)展。這種自底向上的“草根”活動方式,基本上可讓利益相關者自由的發(fā)出自己的聲音,而且是具有參與意識的投入,因此可引導利益相關者真正理解IR庫及OA運動的意義。不過,離開了行政力量的支持,完全憑借圖書館行業(yè)去宣傳、發(fā)展OA運動,這意味著要很頑強的、不屈不撓的、一步一步的投入到這項工作中去。這種不放棄的精神,也是日本開展IR庫活動所特有的一個特點。此外,日本有的大學及研究機構組建了數字機構庫聯(lián)盟(Digital Repository Federation DRF),因此,我們可一并了解該聯(lián)盟是如何支持IR庫發(fā)展并開展哪些行動方案的。為了了解日本的IR庫發(fā)展歷程,我們先引用日本的IR庫統(tǒng)計數據,見表1。

表1 2007年~2014年日本的IR庫統(tǒng)計情況[2]

2003年,日本國立千葉大學(Chiba University)建立了第一個機構知識庫。之后,由表1可見,至2014年,有超過400所大學和研究機構相繼建立了所在單位(區(qū)域)的IR庫,這些IR庫累積的全文文獻數量已經超過了100萬條記錄。這些全文內容,都可以在日本國立情報學研究所負責管理運作的JAIRO里可見。表1中,“單位”列里的數目大于“IR庫”數量,是因有的單位是共同擁有某一個區(qū)域的IR庫。例如,JAIRO Cloud項目中,由于IR硬件及軟件系統(tǒng)是由幾個機構共享的,因此,能減輕每個機構的單獨負擔。對于一些中小型的機構而言,集團聯(lián)盟的IR庫就扮演著重要角色,因為這些中小型機構若要獨自建立IR庫,在遇到重大困難時,將很無助。目前,大概一半的私人和地方公立大學,也包括一些大專院校,國家級技術院校,已經使用聯(lián)盟的IR庫系統(tǒng)來建立他們的IR庫。在日本,高等教育機構的總數已經超過了1200多所,其中有447所機構已經擁有了他們自己的IR庫。表1所缺的關于2007年之前的統(tǒng)計數據可參考孫頡,陳昌林等人的譯介。表1中,“全文量”是指目前可提供查看全文內容的記錄數,“所有內容量”列里的數目大于“全文量”是因有的記錄還因各種原因未能上傳全文共享。IR庫的內容,他們一般分類為:期刊論文、學位論文、院系部門簡報、會議論文、演示報告、圖書、技術報告、文章、預印本、學習材料、數據、軟件、其他等等類別,這些分類的百分比,可從網站上免費查看相關統(tǒng)計數據。

3 日本機構知識庫的人才隊伍不穩(wěn)定

日本專門從事IR庫管理的職位,他們用“Repository Managers”來對外翻譯宣傳,因此本文則譯為IR庫管理者。正如上面提到的,尤其是表1數據,很直觀的可看到,IR庫的數量,以及內容數量,一直在穩(wěn)步增加。這就很需要一批專門的IR庫管理者來從事這項工作。而且,如同大多數國家一樣,日本的主流意見也認為具有館員學術職務的圖書館員(Academic Librarian)比較適合充當IR庫管理者的角色。因此,通常由這些館員去接近研究者,并開展互動交流??梢哉f,任何一個IR庫的發(fā)展背后,都存在館員幕后的交流活動去推動IR庫發(fā)展。例如,為了增加開放獲取的內容數量,很重要的環(huán)節(jié)就是要鼓勵研究人員理解當前的學術交流形式,并且了解開放獲取的真正意義。根據日本的經驗,他們認為面對面的交流特別有效,可以說是最有效的方法。

然而,值得注意的是,在日本,如同其他的行政人員一般,館員經常要定期的轉換崗位(轉變業(yè)務角色)。這種周期性轉換崗位、角色的做法,是旨在確保圖書館員在圖書館里,可以體驗各種服務方式、內容。這種定期轉變,平均每三年會發(fā)生一次。換崗位時,圖書館員需要被轉換到所在館里的不同部門,或者到其它大學圖書館里,或者到其他地方任職。而每個機構里的IR庫管理者數量,大概就是平均設有一個全職人員,在大多數情況下,IR庫管理者同時還要負責其它的服務內容。當輪轉崗位的周期發(fā)生時,每年將平均有大概60-70位的新IR庫管理者更替過來。導致的結果是,維持和發(fā)展每個IR管理者既有的經驗、知識比較困難,而通過辛苦耕耘之后建立起來的跟教職工的良好合作關系也較難維持。

因為存在換崗的過渡問題,因此,為了避免承接不良問題,逐漸形成了一種新的共識,每位入職為IR管理者的館員都必須掌握一些基本知識和技術,而且在工作過程中,要跟他們所在圖書館或機構里的其他同事分享、交換業(yè)務信息、經驗。2006年11月成立數字機構庫聯(lián)盟后,IR庫管理者才有機會進一步促進不同圖書館(機構)之間的IR庫管理者同行交流。數字機構庫聯(lián)盟是一個全國性的組織機構,有155所(截止2014年6月)高校或研究機構已加入,它的工作重點是發(fā)展信息共享,以及持續(xù)專業(yè)發(fā)展,以保障IR庫可以持續(xù)及有效的管理。因此,總的來看,經過多年的發(fā)展,IR庫的人才隊伍既可以保持新鮮血液的注入,又不造成銜接的紊亂。

4 日本國立情報學研究所支持的項目內容

為了促進高校等研究機構的IR庫發(fā)展,日本國立情報學研究所支持了一些項目的開展。

4.1 日本的學會版權政策 (Society Copyright Policies in Japan,SCPJ)

日本大概有2600多個學術社團(2013年4月前有2500多個,截至2014年6月在SCPJ網站上登記的則有2609個),每個社團都用日語出版一份或多份期刊。雖然,日本研究者書寫他們的主要專業(yè)論文時采用英語語言,但是,他們也寫一些日文論文用于國內出版,而且,有很多領域,例如國內法、區(qū)域研究,以及日本文學、日文論文也很重要。由于每個學術社團的版權政策都不同,因此,筑波大學(University of Tsukuba)和其它合作者參照英國諾丁漢大學建立的SHERPA/RoMEO數據庫,來建立SCPJ數據庫,用于日本期刊雜志的版權政策查詢。大多數的日本學術社團是很小型的,僅僅出版一種或者至多幾種期刊,而且許多社團并沒設置一個長久性的秘書處,因此,在大多數情況下,還沒理清楚自我典藏(selfarchiving)的規(guī)定。目前,大概有超過50%的期刊被歸類為“灰色(Gray)”等級,見表2。

4.2 IR評估工具 (Repository Outcomes Assessment Tool,ROAT)

ROAT項目(2006-2013)由千葉大學圖書館主辦,旨在發(fā)展一種標準方法,用于捕捉、精煉和報告真實的訪問IR庫內容的統(tǒng)計數據,兼顧觀察通過IR庫傳播知識的社會影響力。這個項目出版了一個關于用戶訪問日志數據的分析指南,也發(fā)展了一個可以消除多余數據的統(tǒng)計系統(tǒng),例如,消除機器訪問數據(robot accesses)。與COUNTER指南一樣,可用來報告文章級別的真實訪問數據。ROAT使用的統(tǒng)計概念,有開放獲取文章可參考。

表2 日本學術社團的OA政策分類及現狀統(tǒng)計

4.3 IRcuresILL項目及存儲庫聯(lián)絡項目(Repository Liaison Project)

IRcuresILL項目(2008-2010)是由日本小樽商科大學(Otaru University of Commerce)負責建立、執(zhí)行。正如前文所述,在日本,IR庫的管理者也是圖書館員,因此建立這個項目的最初想法是,IR庫和館際互借(文獻傳遞)是等同形式的服務,都需要提供文獻給那些需求用戶。一旦某個文獻通過館際互借(文獻傳遞)執(zhí)行處理后,再轉為存放在IR庫里提供開放獲取,那么在館際互借(文獻傳遞)中,對這篇文獻的需求也就消失了。在館際互借(文獻傳遞)的日志分析里,可看到所有日本的大學圖書館里,重復的文獻需求,每年僅發(fā)生118次。

構建這個項目的另外一個設想是,當大學機構雇傭的教職工通過在館際互借(文獻傳遞)服務尋找文獻時,就應該同時讓這些機構去尋求說服他們的教職工存放他們的作品到他們機構的IR庫里。而且該項目組認為,通過OA渠道獲取文獻比使用館際互借(文獻傳遞)更為方便、實用,可作為一種文獻提供的補充服務方式。

存儲庫聯(lián)絡項目(2011-)是繼IRcuresILL項目之后的延續(xù)性項目,由日本小樽商科大學為首的幾所大學主辦開展。這個項目致力于發(fā)展機構的開放獲取倡議宣傳工作和政策保障工作,包括下文會提到的各種活動項目以及圖書館員個體的發(fā)展計劃。旨在分享信息和促進學術交流討論,不僅僅關注建立IR庫內容,也包括加強與全體教職工的聯(lián)系。

4.4 篩查鑒定項目(MaiIdentity)

當某用戶想查看某個研究人員的完整研究成果時,就需要篩查出那些具有相同名字,但卻不是同一個人的系列作者。然而,基于作者名字的字符串,很難去識別不同的作者。于是,MaiIdentity項目(2010~2012)作為消除歧義的方法則誕生了,它一直致力于提高作者途徑的篩查檢索效率。金澤大學(Kanazawa University)在這項工作中發(fā)揮了關鍵作用,之后,該大學與國立情報學研究所合作,繼續(xù)發(fā)展這項工作。

5 圖書館員的創(chuàng)新服務案例

2013年4月財團法人日本科學技術振興機構(JST)發(fā)布了開放獲取政策,要求受到JST資助的日本科研論文在刊物上發(fā)表后,一年內必須免費公開其原文內容。由于JST是日本科學技術信息流通的中央管理機關,以及日本全國科技研究經費的主要資助機構,因此該項政策可視為一項日本國家政策。在此之前,日本IR庫通常是由IR庫管理者開展草根式的基層活動去推廣、促進。例如,在高校(或研究機構)里,IR庫管理者會參與一些教職工的會議,來模擬演示他們的IR庫,同時,也向教職工派發(fā)宣傳資料(海報、講義、傳單等)。從發(fā)展過程來看,已經有越來越多的IR庫管理者感覺到,個體宣傳是最有效的促進開放獲取方法??傊诓荒芤揽啃姓跈嘁笱芯砍晒_放獲取前,IR庫很需要每一位IR庫管理者共同努力穩(wěn)步宣傳。

基本上,每一個機構里的IR庫管理者都會開展各種活動,旨在吸引研究者來促進開放獲取內容的發(fā)展。此外,他們在數字機構庫聯(lián)盟的虛擬社區(qū)里,也會分享一些早期的用戶報告。這些報告都涵括了他們的工作經驗,例如,確定一些比較好的實踐方式,提供一些學習班的講義,提供一些聯(lián)系人的郵件列表。所有這些用戶服務報告,都可讓IR庫管理者積極參與到這個虛擬社區(qū),互相勉勵改進服務方式,并投入到這個開放獲取共享事業(yè)中去。下文將尋找他們曾經為了普及OA活動的足跡,以及發(fā)現他們發(fā)展IR庫的特有想法及特別行動項目。

5.1 開展特定循環(huán)數值的采訪會談

網民一般很熟悉蓋樓貼,這是形象的比喻所發(fā)帖子不斷積累層級,形如蓋樓。商業(yè)公司常采用這種方式去吸引客戶參與蓋樓貼式的營銷活動,例如,對某個特定樓層數的帖子給予獎勵。日本的IR庫管理者也常采用這類方式進行推廣活動,例如,當某個論文作者提交存檔論文時,其提交的記錄序數,剛好是一個具有里程碑式影響意義的存檔記錄數時,就對這個論文作者進行采訪會談。一般會關注諸如第100個、第1000個存入到IR庫的記錄。2006年北海道大學(Hokkaido University)曾對第10000個存檔的作者進行會談。

在訪談會議上,交流的內容主要包括作者所關注的內容、研究的主題,以及作者對開放獲取所持的觀點。關于自我典藏的優(yōu)點、開放獲取的積極影響,往往就是讓全體教職工看到,他們的研究者有機會在同一個機構里,跟其他同事進行交流。此外,除了舉辦會談訪問外,在互聯(lián)網上出版訪談內容,也可以讓研究者們的高質量研究內容獲得更好的展示。

對于面談會與參觀訪問實驗室的機會,并不局限于要獲得里程碑式的存檔紀錄數字。例如,小樽商科大學自2008年以來,每間隔100次的紙質論文提交存檔作者,都有機會獲得一次采訪面談會。此外,對于那些文章獲得典型下載數量的作者,以及新入職的教職工,都會給予開展有紀念意義的采訪會談。截至2012年12月,小樽商科大學開展的采訪總次數達到55次。北海道大學則采用“好友推薦(Iitomo operation)”方式來操作,在這個模式下,他們允許那些已經接受過采訪的研究者,介紹數位其他研究者來獲得下次被采訪的機會。

5.2 注重有效的自我典藏鼓勵方法

很明顯,要想得到高效率的論文索取,就不能對研究人員簡單、籠統(tǒng)的提出“請?zhí)峤荒愕恼撐摹币?,而是要對每位研究人員提出“請?zhí)峤荒切┨囟ㄕ撐摹?。因此,IR庫管理者,首先要使用Web of Science、Scopus或者CRIS(Current Research Information System)等索引工具檢查每位研究人員最近出版的論文列表,同時,還要了解每個出版社關于自我典藏的版權政策(如前文的SCPJ項目)。搜集整理好論文清單列表后(見表3),他們才開始去走訪實驗室,或參加一些說明會?;蛘?,將這些清單列表放在眾目睽睽之下的圖書館柜臺上。這樣,當研究人員有一些差事要來圖書館時,他們可隨手撿起這些清單列表,然后意外發(fā)現有針對讓他們去存儲論文到機構庫的邀請。這樣的細節(jié)處理,一方面可讓IR庫管理者事先摸清要獲取那些資料,同時,也可讓研究人員感受到被重點關注了,油然而生配合的意愿。

5.3 提供通知下載量的提醒服務

為了說服研究人員認同自我典藏的優(yōu)點,一些機構開設了定制服務功能,例如,定期使用電子郵件通知研究人員所存檔文獻的被訂閱統(tǒng)計數據,這些統(tǒng)計數據包括訪問量、使用統(tǒng)計量等。諸如下載次數、頁面瀏覽次數、訪問者的地址等數據、都可以定制自動發(fā)送。研究人員對此服務的反應是非常好的。正可謂是,確鑿證據是優(yōu)于任何形式的宣傳,換句話說,看到的才是可信的。而且,從IR庫里定期發(fā)出電子郵件通知,也可以視作為一個IR庫正在發(fā)揮重要作用的有效提醒。有一些機構甚至會隨著每個季節(jié)的變化來改變他們的電子郵件問候語,而且還會插入一些重要的消息在回復文本里。

表3 邀請論文作者上傳文檔的列表樣式

5.4 制作各種小禮品

除了海報、宣傳目錄、小講義冊子和通訊等形式的文本廣告外,許多機構還添置了雜物贈品,例如筑波大學、小樽商科大學、北海道大學等高校圖書館將標印有IR庫名字的手提袋、筆、雨傘、便條本等為贈品,開展實物贈品宣傳。此外,最近一些機構還在他們的博客、微博、臉書,或者大學網站上進行發(fā)帖宣傳,主要是發(fā)布能提升他們IR庫形象與影響力的主題內容。例如,東京牙科學院(Tokyo Dental College)專門設置有一個IR庫的博客,博客的主要內容是報道當前的上傳存檔的記錄狀態(tài),這顯然也是一個跟研究人員有效溝通的形式。

6 發(fā)展機構知識庫的聯(lián)盟社區(qū)

數字機構庫聯(lián)盟成立以來,形成了一種開放討論的信息共享方法,至2013年7月前,討論的帖子數總計已經超過4400條以上,訪問網站的數量已經達到270000次以上。討論的主題范圍廣泛,從現存的實際問題到當地及世界范圍內的開放獲取運動發(fā)展等問題。如,元數據精確描述、OA授權要求、內容重復利用,以及芬奇報告(the Finch Report)等等。有時,成員會自愿上傳翻譯版的海外文章。數字機構庫聯(lián)盟的網站上還會出版事件通知和事件報告,應用案例或者技術信息,以及時事通訊(月刊)。

數字機構庫聯(lián)盟還組織專題討論會(包括全國性、區(qū)域性、分主題類的、IT技術類的)以及各種培訓來實現持續(xù)專業(yè)發(fā)展。自2011年后,培訓課程按早期從業(yè)者和高級IR庫管理者進行分類開展。例如,高級IR庫管理者的培訓會圍繞整個學術交流發(fā)展背景,以及IR庫發(fā)展藍圖來開展培訓。這兩類的培訓,都會高度重視小組討論和個人演講技巧的發(fā)展。例如,2012年給剛入這個業(yè)務領域的IR庫管理者進行培訓時,就開始包括關于促進教職員工提高自我典藏的模擬演示。同時,對于高級IR庫管理者,會有基本任務要求的討論會議和培訓,例如,思考如何規(guī)劃一個開放獲取宣傳周?如何形成一個可令一個機構信服的并徹底接受IR庫的策略?這類培訓很受參與者的歡迎,因為它提供了實質性內容,也讓潛在問題得到促進認識。這類培訓還包括,關于作者權利與開放獲取為主題的喜劇小品編劇培訓,以及讓宣傳資料渲染的更吸引人的測試及游戲培訓。

數字機構庫聯(lián)盟所制定的規(guī)劃與發(fā)展方案都由成員在自愿的基礎上執(zhí)行,而且聯(lián)盟成員是免收會員費的,活動主要由國立情報學研究所提供經費支持。

7 結語

也許需要等待開放獲取的完全到來,才能讓人們最終意識到什么樣的數字化傳播形式才是合適的。在等待的過渡化階段,很需要我們間隔回顧發(fā)展歷程,也即溫故知新。從前文可見,要推動開放獲取,就需要得到研究者的理解及支持;IR庫管理者從事的是一項平凡的工作,但卻可以讓研究者們意識到,有新型的學術交流形式存在,需要一起人為的努力來促進新時代的學術信息交流模式發(fā)展。另一方面,日本圖書館界的館員職業(yè)生涯發(fā)展方案,如通過頻繁的工作輪換,讓館員保持具有多面手素質的方式,就有可能讓IR庫管理者不斷發(fā)展專業(yè)技能從而成為專家的機會變得較小。本文的譯介也許可讓我們注意到需要全面的了解日本發(fā)展IR庫的細節(jié),才能避免簡單的推論中日IR庫發(fā)展存在差距是由于政府支持力度不同造成的差別。從前文的表1來看,2013年4月前后一年,IR庫及參與單位增量都是穩(wěn)定且差別不大的,也即日本JST機構發(fā)布開放獲取政策后會對IR庫發(fā)展有幫助,但不一定是起關鍵作用。

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