韓國良

淺析如何快速處理學(xué)報(bào)稿件

韓國良

[摘 要]自《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》試用新的數(shù)字化平臺(tái)系統(tǒng)以來，稿件處理周期明顯縮短。文中主要對(duì)學(xué)術(shù)平臺(tái)稿件處理各環(huán)節(jié)的做法進(jìn)行分析，探討縮短學(xué)報(bào)論文刊發(fā)周期的方法，提出下一步加快學(xué)報(bào)稿件處理的措施，以縮短學(xué)報(bào)稿件的處理周期。

[關(guān)鍵詞]稿件處理；處理周期；發(fā)表周期；稿件采編系統(tǒng)

[作 者]韓國良，中國石油大學(xué)期刊社。

目前，《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》稿件的審稿流程是編輯初審、同行專家二審及主編終審的“三審制”。一篇稿件前后需要4個(gè)人審閱，這個(gè)處理過程需要較長的時(shí)間。學(xué)術(shù)論文有其時(shí)效性，這就要求學(xué)報(bào)編輯部快速處理稿件，縮短論文刊發(fā)時(shí)間。稿件的處理通常包含4個(gè)方面的內(nèi)容：編輯初審、專家審稿、主編終審和論文發(fā)表周期。其中，初審和終審工作一般由編輯和主編完成，可以做到從速處理。專家審稿是“三審制”最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，一方面，專家審稿意見是決定稿件是否刊用的重要依據(jù)，甚至是決定性依據(jù)；另一方面，專家審稿速度是制約論文發(fā)表周期的關(guān)鍵因素，如何縮短專家審稿時(shí)間和發(fā)表周期是縮短稿件處理時(shí)間亟須考慮的。

為適應(yīng)信息化時(shí)代期刊發(fā)展的需要，提高編輯工作效率，加快稿件處理速度，預(yù)防學(xué)術(shù)不端行為的發(fā)生，更好地為廣大作者服務(wù)，自2014年1月1日起，《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》正式啟用稿件采編系統(tǒng)，本文探討新啟用的系統(tǒng)稿件處理流程，并對(duì)系統(tǒng)縮短稿件處理各環(huán)節(jié)時(shí)間的做法進(jìn)行分析。

一、采編系統(tǒng)稿件處理流程

（一）收稿階段

新的稿件采編系統(tǒng)，要求作者投稿時(shí)在線注冊(cè)作者，所有信息直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，作者投稿時(shí)不再需要登記稿件及作者信息，系統(tǒng)自動(dòng)從投稿word文檔中抽取出稿件的基本信息、個(gè)人信息和參考文獻(xiàn)信息，自動(dòng)檢測(cè)作者投稿格式、參考文獻(xiàn)是否符合編輯部的規(guī)定，并強(qiáng)制作者修改已檢測(cè)出來的錯(cuò)誤，從而大幅減輕編輯文字性校對(duì)的工作量。稿件按學(xué)科分給編輯，這就大大提高了收稿效率，縮短了稿件在收稿階段的滯留時(shí)間。

（二）初審階段

收到稿件后，學(xué)科編輯初審，對(duì)符合收稿要求的稿件，編輯通過系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)稿件的自動(dòng)查新和中英文稿件在一個(gè)平臺(tái)中的檢索。對(duì)稿件查新不存在學(xué)術(shù)不端行為的，給稿件編號(hào)并發(fā)送收稿回執(zhí)；對(duì)稿件查新存在嚴(yán)重的學(xué)術(shù)不端行為的，采取“一票否決”直接退稿，通過系統(tǒng)給作者發(fā)送退稿原因和通知，作者拉入黑名單；對(duì)沒有學(xué)術(shù)不端問題的稿件根據(jù)有無創(chuàng)新點(diǎn)和學(xué)術(shù)價(jià)值判斷是否送同行專家評(píng)審，無價(jià)值的稿件則直接退稿，對(duì)符合送專家審閱要求的稿件，及時(shí)通知作者交納審理費(fèi)，編輯在系統(tǒng)平臺(tái)的專家數(shù)據(jù)庫中盡快選擇審稿專家送審。

（三）選擇專家評(píng)審階段

同行專家評(píng)審是稿件處理周期中最重要的環(huán)節(jié)，也是稿件處理周期中最希望加快速度的環(huán)節(jié)。專家評(píng)審意見是決定稿件是否錄用的依據(jù)，專家的評(píng)審質(zhì)量是期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量的保證，評(píng)審速度在很大程度上決定著稿件處理周期的長短，因此，在新的采編系統(tǒng)內(nèi)建立評(píng)審專家?guī)?，編輯能快速地選擇合適的評(píng)審專家。編輯選擇合適的評(píng)審專家后，系統(tǒng)統(tǒng)一生成專家審稿賬號(hào)和密碼并發(fā)送到專家Email中，審稿人可以直接從Email中點(diǎn)擊評(píng)審鏈接登錄實(shí)現(xiàn)在線審稿，系統(tǒng)采用地址加密方式和臨時(shí)性網(wǎng)址的措施，使用完后網(wǎng)址就無效了，保證了便捷性的同時(shí)確保了系統(tǒng)的安全性；系統(tǒng)提供了多種便捷的方式讓審稿人向編輯部提供反饋信息，如果審稿人忙或者不適合審某些稿件，審稿人點(diǎn)擊拒絕審稿鏈接即可在線拒審，將稿件退回編輯部，審稿人如果愿意審稿的也可很便捷地向編輯部提交反饋信息，甚至可以推薦其他審稿人。

（四）跟蹤專家評(píng)審階段

稿件送審后，編輯要及時(shí)跟蹤評(píng)審情況。系統(tǒng)現(xiàn)設(shè)置專家評(píng)審時(shí)間為4周，這樣，在發(fā)送給專家的Email中會(huì)帶有希望評(píng)審意見返回的日期。當(dāng)時(shí)間為希望審回日期時(shí)，若評(píng)審專家還未提交評(píng)審意見，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給專家發(fā)送催審?fù)ㄖ?，催審單和催審頻率由編輯部根據(jù)實(shí)際情況自定義。催審后倘若還沒收到專家的評(píng)審意見，可通過系統(tǒng)發(fā)送Email告知專家不需再審，并選擇新的專家送審。這樣送審的審稿專家大部分能按時(shí)返回評(píng)審意見，需要推遲一些時(shí)間的，系統(tǒng)也給予一定的時(shí)間，不

能審稿的，編輯會(huì)及時(shí)更換評(píng)審專家。新系統(tǒng)避免了傳統(tǒng)郵寄方式中專家經(jīng)常沒有收到稿件，或?qū)徃逡庖姺祷睾蟛患皶r(shí)處理等問題，傳統(tǒng)方法審稿效率慢的問題得到了一定程度的解決，大大縮短了審稿周期。

（五）給作者及時(shí)反饋專家評(píng)審意見

編輯跟蹤的專家評(píng)審意見要及時(shí)反饋給作者，為此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了WEB即時(shí)通訊，以便編輯部?jī)?nèi)部、編輯部與審稿專家及時(shí)在線溝通。采用新的采編系統(tǒng)后，評(píng)審意見由專家在線填寫，編輯只需反饋專家意見供作者在線查看，讓作者及時(shí)了解到自己稿件的評(píng)審情況。若二位專家同意發(fā)表，論文進(jìn)入待編校階段；若二位評(píng)審專家意見有分歧，稿件由主編終審；如果二位專家均認(rèn)為修改后可以發(fā)表，編輯通過系統(tǒng)發(fā)送Email通知作者修改并填寫修改說明，系統(tǒng)進(jìn)入退修階段，作者按照修改時(shí)間要求修改，修改稿由系統(tǒng)上傳，對(duì)內(nèi)逾期未修回稿件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送Email提醒作者盡快返回。因此，作者一般在較短的時(shí)間內(nèi)就能返回修改稿。

（六）主編終審

終審是主編根據(jù)初審、二位專家評(píng)審和作者的修改情況對(duì)稿件進(jìn)行審視，是決定專家評(píng)審有分歧和作者修改后的稿件最后一個(gè)階段。新的采編系統(tǒng)平臺(tái)是流程化管理，主編可查看到所有稿件的各流程，主編很方便綜合原稿、初審、修改稿和評(píng)審專家意見等信息給出終審意見，現(xiàn)在主編一般可在1周內(nèi)給出結(jié)果。

二、需要進(jìn)一步完善的措施

采用新系統(tǒng)后，作者均可隨時(shí)登錄系統(tǒng)查詢自己稿件的處理狀態(tài)，上傳各階段修改稿，在線支付各種費(fèi)用，在線提交匯款信息、收發(fā)票人的基本信息以及收稿費(fèi)等人的聯(lián)系信息，采用交互式的模式與編輯溝通，必要時(shí)可與編輯部取得聯(lián)系。這要求編輯按照系統(tǒng)規(guī)定時(shí)間及時(shí)對(duì)稿件進(jìn)行相關(guān)處理，這對(duì)編輯產(chǎn)生督促效應(yīng)，縮短了稿件處理周期。此外系統(tǒng)還有需要進(jìn)一步完善的地方，以進(jìn)一步提高效率，縮短流程。

（一）加強(qiáng)準(zhǔn)確詳細(xì)的“小同行”專家?guī)斓慕ㄔO(shè)和更新

同行評(píng)議是科技期刊遴選論文、保證并提高學(xué)術(shù)質(zhì)量的重要途徑之一?！靶⊥小敝杆鶑氖卵芯康娜?jí)或四級(jí)學(xué)科與作者相同或相近。一級(jí)學(xué)科“大同行”專家的評(píng)審意見往往籠統(tǒng)模糊，“小同行”專家的評(píng)審意見更中肯合理，而且評(píng)審速度快。這就要求編輯力爭(zhēng)把稿件送給高水平的“小同行”專家評(píng)審，以提高評(píng)審的質(zhì)量和效率，從而保證學(xué)報(bào)的學(xué)術(shù)質(zhì)量和論文的時(shí)效性。學(xué)報(bào)稿件的學(xué)科方向基本固定，因此在經(jīng)過一段時(shí)間的尋找評(píng)審專家和送審過程之后，編輯應(yīng)在采編系統(tǒng)中進(jìn)一步完善“小同行”專家數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫要包含職稱、教育和科研工作經(jīng)歷、已發(fā)表的學(xué)術(shù)論文及其他榮譽(yù)等信息。在以后送審相關(guān)學(xué)科稿件時(shí)，編輯可通過瀏覽審稿專家的情況來進(jìn)行快速選擇，同時(shí)要求編輯根據(jù)專家的學(xué)術(shù)特長、評(píng)審質(zhì)量和評(píng)審速度，動(dòng)態(tài)更新、維護(hù)評(píng)審專家數(shù)據(jù)庫。

（二）編輯根據(jù)對(duì)稿件情況選擇如何送審

編輯根據(jù)自己的專業(yè)背景，對(duì)熟悉專業(yè)的稿件，及時(shí)通過專家?guī)煺业健靶⊥小睂＜宜蛯彛粚?duì)不熟悉專業(yè)和新投稿件，從文章名、關(guān)鍵詞、參考文獻(xiàn)信息等方面入手在專家?guī)熘醒芯肯嚓P(guān)信息查找選擇合適的審稿人。對(duì)于退后重投的稿件送原來的審稿專家再審，可以縮短審稿周期。選擇中青年“小同行”審稿專家，有利于他們自身的成長，審稿速度和質(zhì)量也能得到保證。

（三）追蹤整個(gè)審稿過程，縮短專家審稿時(shí)間

每個(gè)作者都很關(guān)注自己的稿件的進(jìn)展情況和稿件刊發(fā)周期。在送審后，編輯要及時(shí)地追蹤整個(gè)評(píng)審過程，根據(jù)不同的情況進(jìn)行處理。如果某些專家拒絕審稿，那么應(yīng)盡快撤審，選擇其他“小同行”專家送審；如果審稿時(shí)間超出審稿周期，應(yīng)提醒專家；催審后1周查看一下審稿情況，需要撤審的應(yīng)盡快換審。較快的刊發(fā)周期對(duì)稿源有積極的影響。

三、結(jié)語

高校學(xué)報(bào)的傳統(tǒng)編輯流程中，選題、審稿、編輯加工、排版、校對(duì)等各環(huán)節(jié)相對(duì)獨(dú)立，《中國石油大學(xué)學(xué)報(bào)》（自然科學(xué)版）啟用在線采編系統(tǒng)后，作者投稿、提交修改稿均通過系統(tǒng)在線進(jìn)行，編、排、校實(shí)現(xiàn)了一體化。通過系統(tǒng)作者可實(shí)時(shí)查詢稿件各階段情況，將作者融入稿件的編輯過程來，充分調(diào)動(dòng)作者的責(zé)任意識(shí)和主觀能動(dòng)性，有效降低稿件的差錯(cuò)率，這也督促編輯及時(shí)初審稿件、跟蹤稿件的外審和終審情況，提高了稿件處理效率，同時(shí)縮短稿件的出版周期。建立“小同行”專家?guī)旌螅庉嬙谒蛯彆r(shí)可快速、準(zhǔn)確地找到合適的審稿專家送審，系統(tǒng)的web即時(shí)通訊可追蹤整個(gè)評(píng)審過程，對(duì)專家的反饋信息及時(shí)采用不同的處理方式，從而縮短稿件處理周期，同時(shí)保證了審稿質(zhì)量。新的采編系統(tǒng)中各處理環(huán)節(jié)有助于縮短稿件的處理周期，稿件催審、撤審、換審能得到快速、正確的處理，縮短了審稿時(shí)間，90%以上稿件的處理周期少于2個(gè)月，免除了作者長時(shí)間的等待，從而吸引更多的作者和優(yōu)秀稿件，年投稿量不斷上升，有助于期刊影響力的提升。

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