宋 陽(yáng)

(濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東 青州 262500)

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷快速發(fā)展，高等院校辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，整體管理水平得以提升。辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大及教育資源的豐富，給高校檔案管理等相關(guān)工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。今天的高校檔案管理工作應(yīng)及時(shí)把握高校檔案建設(shè)具有的基本特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，改變以往的固有思維，面對(duì)新常態(tài)，迎接新挑戰(zhàn)。下面筆者在分析目前我國(guó)高校檔案管理工作的重要性及存在的問(wèn)題基礎(chǔ)上，提出改革我國(guó)高校檔案管理工作的有效路徑。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題分析

高校檔案管理工作的重要性主要表現(xiàn)為高校檔案是學(xué)校歷史發(fā)展的縮影，具有珍貴的歷史文化價(jià)值。高校本身就是知識(shí)的化身，是教書(shū)育人的園地，它承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)發(fā)展、文化傳承創(chuàng)新四大職能。高校在長(zhǎng)期發(fā)展積淀過(guò)程中，積累了大量豐富的檔案信息資源，這些檔案資料成為記錄高校歷史發(fā)展軌跡的寶庫(kù)，其文化歷史價(jià)值不可估量。因此，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，充分利用互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，能夠讓檔案提取和開(kāi)發(fā)利用更加便利，滿(mǎn)足高校發(fā)展對(duì)檔案管理的內(nèi)在需求，以適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

目前，我國(guó)高校檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題有:

(一)對(duì)高校檔案管理工作重視不夠

如今，部分高校指導(dǎo)思想落后于時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作仍然沿用以往的管理方式，工作重點(diǎn)依然維持于對(duì)各種檔案信息的收集、查閱、管理，卻忽視了對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，這會(huì)直接導(dǎo)致部分具有較高價(jià)值的檔案資料無(wú)法真正發(fā)揮自身的價(jià)值。有些珍貴的檔案一直躺在庫(kù)房里“睡大覺(jué)”，其價(jià)值得不到挖掘，無(wú)形中造成了資源的浪費(fèi)。如何讓這些珍貴的檔案資料在新的歷史條件下發(fā)揮作用，將是值得每個(gè)高校檔案管理工作者思考的問(wèn)題。

(二)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員缺少，水平不高

部分高校在檔案管理工作中面臨著人才的匱乏。由于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)上存在偏差，導(dǎo)致不注重對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。在以確保教學(xué)科研第一的前提下，忽視作為高校必不可少的一環(huán)的檔案工作，在檔案人員的配備上沒(méi)有遠(yuǎn)見(jiàn)，以為檔案工作是人人都可以干的，檔案工作就是單純的行政工作，于是把一些不具有檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和能力甚至是不適合從事檔案工作的人員安排到檔案管理的崗位上，造成了檔案工作創(chuàng)新發(fā)展不足的現(xiàn)狀。從事檔案工作的人員中，高等院校檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)歷教育的人員所占比例不大，從其他專(zhuān)業(yè)轉(zhuǎn)入的人員居多，由于沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的領(lǐng)悟性差、職業(yè)熱情低、業(yè)務(wù)熟練程度不夠，多數(shù)檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)都是在實(shí)踐中獲得的。在實(shí)際工作中，也存在著重使用、輕培養(yǎng)的現(xiàn)象，對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度不大，檔案人員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)很少，且其培訓(xùn)條件與一線教學(xué)人員在外出進(jìn)修學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的條件方面相差懸殊。由于缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)技能，沒(méi)有建立一支較高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致在檔案管理工作中管理水平不高。

(三)高校檔案館設(shè)施不夠完備

高校應(yīng)將檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要任務(wù)，使高校檔案館能夠更好地為學(xué)校的教學(xué)管理與科研服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。目前，部分高校對(duì)于檔案館相應(yīng)的建設(shè)工作重視不夠，缺乏一定的資金支持，使用的各種設(shè)施設(shè)備無(wú)法進(jìn)行及時(shí)更新，硬件設(shè)施落后，這直接阻礙了高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

高校檔案館或校史館，是高校自身歷史的寶藏，是凝聚著一代創(chuàng)業(yè)者和建設(shè)者無(wú)數(shù)心血的歷史的真實(shí)記載。但是在高校檔案館的建設(shè)上，存在著一些偏見(jiàn)。有的領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)單地認(rèn)為找上幾間房子，設(shè)上一個(gè)校史館就可以了。其實(shí)，我們沒(méi)必要追求檔案館的高檔和氣派，但是必要的外觀設(shè)計(jì)和規(guī)模還是要講究的。這是高校文化建設(shè)的一部分，是代表著一所高校形象的建筑。我們可以講勤儉節(jié)約，杜絕鋪張浪費(fèi)，但必要的景觀設(shè)計(jì)還是要有的。

二、解決我國(guó)高校檔案管理工作存在問(wèn)題的路徑分析

高校檔案管理工作屬于一項(xiàng)系統(tǒng)的綜合工程，包含了高校內(nèi)部的人事管理、教學(xué)文件以及財(cái)務(wù)、學(xué)生學(xué)籍等各個(gè)方面的相應(yīng)工作，可以說(shuō)是記錄了高校發(fā)展進(jìn)步的整個(gè)過(guò)程。針對(duì)高校內(nèi)部的檔案管理工作重視程度不夠、人員配備不專(zhuān)業(yè)、有的學(xué)校檔案館場(chǎng)地有名無(wú)實(shí)的現(xiàn)狀，筆者提出如下解決我國(guó)高校檔案管理工作存在問(wèn)題的路徑。

(一)解放思想，更新觀念，讓高校檔案管理工作邁上科學(xué)發(fā)展的軌道

人的思想觀念的創(chuàng)新是開(kāi)展好工作的基礎(chǔ)和前提。在高校檔案管理工作中，如果沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)，繼續(xù)抱殘守缺，故步自封于傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理思路，則無(wú)從談起檔案事業(yè)的興盛和高校文化的繁榮。所以，高校檔案工作者要解放思想，更新觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念，積極適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化的需要，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作中重存檔輕利用的思想，加強(qiáng)檔案的信息化和開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，促進(jìn)高校檔案工作的健康發(fā)展。這就要求檔案管理工作者做好兩個(gè)意識(shí)的轉(zhuǎn)化:

一是檔案的信息化轉(zhuǎn)化意識(shí)。即要有計(jì)劃、有步驟地把檔案庫(kù)中的各種有價(jià)值的信息系統(tǒng)規(guī)范地整理出來(lái)，變成更直接、更有可操作性的信息，從而發(fā)揮檔案的信息作用。

二是檔案的開(kāi)發(fā)利用意識(shí)。高校檔案內(nèi)容繁多，精彩豐富，需要在新的時(shí)代煥發(fā)出新光彩。如何有效地利用高校檔案，以體現(xiàn)其特有的文化和史料價(jià)值，是擺在我們面前的一個(gè)新的課題。因此，我們必須摒棄檔案管理上舊有的思維模式和工作定式，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的開(kāi)發(fā)意識(shí)和效率意識(shí)，積極創(chuàng)新，主動(dòng)作為，充分發(fā)揮高校檔案資源自身的固有價(jià)值。

(二)建設(shè)一支適應(yīng)高校事業(yè)發(fā)展的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍

高校文化的繁榮，離不開(kāi)高校檔案管理工作的有力支撐。要促進(jìn)高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，人的因素將起到至關(guān)重要的作用。檔案管理者是檔案事業(yè)的決策者，同時(shí)也是檔案工作的具體執(zhí)行者。他們的基本素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和敬業(yè)精神，決定了高校檔案工作的開(kāi)展方向和管理水平。在信息爆炸時(shí)代，科技發(fā)展日新月異，高校的檔案工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，作為一名高校檔案工作者，更要順應(yīng)時(shí)代的腳步，與時(shí)俱進(jìn)，滿(mǎn)足公眾和社會(huì)的需求，引領(lǐng)檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)檔、文化強(qiáng)校的目標(biāo)，采取多種途徑，有計(jì)劃、有目標(biāo)地培養(yǎng)高素質(zhì)的高校檔案專(zhuān)業(yè)人才，建設(shè)一支高素質(zhì)、復(fù)合型、專(zhuān)業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍，為高校的檔案工作和文化事業(yè)的健康發(fā)展提供一流的人才保障。

1.定期或不定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓培訓(xùn)常態(tài)化

檔案教育是人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)，也是人才建設(shè)的重要途徑。因此，要抓好檔案人才的在職教育工作，以在職培訓(xùn)為基礎(chǔ)，定期組織專(zhuān)題培訓(xùn)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)研討活動(dòng)，讓培訓(xùn)常態(tài)化，使每一名高校檔案工作者都能有機(jī)會(huì)接觸到最新檔案理論，最新檔案工作成果，及時(shí)了解檔案事業(yè)的新動(dòng)向，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)提升業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)高校事業(yè)蓬勃發(fā)展的需要，適應(yīng)高校檔案工作現(xiàn)代化的需要。通過(guò)全方位、多渠道的培訓(xùn)體系建設(shè)，確保檔案教育培訓(xùn)切實(shí)取得成效。

2.要完善人才競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制

高校要樹(shù)立引進(jìn)并重用高層次檔案人才的意識(shí)，積極推薦專(zhuān)家型人才、創(chuàng)新型人才和優(yōu)秀人才，以點(diǎn)帶面，促進(jìn)高校檔案管理水平不斷提高。在條件合適的情況下，積極引入高水平的檔案專(zhuān)業(yè)人才，以充實(shí)高校檔案人才隊(duì)伍，要加大對(duì)人才工作的投入，為人才引進(jìn)、交流提供便利條件。要為檔案工作者創(chuàng)造干事創(chuàng)業(yè)的平臺(tái)。進(jìn)一步健全競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制，給每個(gè)檔案人員的成長(zhǎng)和進(jìn)步創(chuàng)造條件;在職稱(chēng)崗位設(shè)置上，高校主要領(lǐng)導(dǎo)要從大局著眼，科學(xué)謀劃，尤其在檔案正高崗位的級(jí)別設(shè)置上，要積極與有關(guān)部門(mén)溝通，盡力做到檔案管理崗位與教育系列崗位的級(jí)別相同，為檔案工作者個(gè)人發(fā)展創(chuàng)造公平的條件和成長(zhǎng)的空間。

3.加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)

檔案人才培養(yǎng)，不可忽略其職業(yè)道德的教育。我們要做好對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德三個(gè)方面的培養(yǎng):一是培養(yǎng)其敬業(yè)精神。只有對(duì)工作的高度熱愛(ài)和無(wú)私奉獻(xiàn)，才能產(chǎn)生平凡崗位的不平凡業(yè)績(jī)。要求每一名檔案工作者都要對(duì)事業(yè)執(zhí)著，積極思考，大膽開(kāi)拓，遇難而上，不斷探索。二是培養(yǎng)其獨(dú)立思考的習(xí)慣。要按照工作規(guī)律辦事，但不可拘泥于傳統(tǒng)的觀念和工作模式，在熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的基礎(chǔ)上，要勇于挑戰(zhàn)舊的思維和傳統(tǒng)觀念，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出新的解決思路，不滿(mǎn)足于從前和現(xiàn)在，在檔案業(yè)務(wù)上要勇于創(chuàng)新，勇于突破，勇于變革。三是培養(yǎng)其求真務(wù)實(shí)的精神。在新形勢(shì)下，不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案管理理論，把握高校工作和高校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，求實(shí)創(chuàng)新，尤其在當(dāng)前高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用條件下，如何更好地服務(wù)于公眾，取信于社會(huì)，更需要不斷學(xué)習(xí)和研究。

(三)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化建設(shè)

首先，及時(shí)配備各種信息管理相應(yīng)的硬件設(shè)施，做到硬件要“硬”，確保信息化條件下檔案工作的順利開(kāi)展。在硬件設(shè)施的配備上，不可有短視行為，而是在科學(xué)規(guī)劃和論證的基礎(chǔ)上，加大資金投入，根據(jù)工作實(shí)際需要，及時(shí)配備高質(zhì)量的辦公設(shè)備，改善檔案工作者的現(xiàn)代化辦公條件。

其次，要探索適用于高校檔案管理系統(tǒng)的軟件建設(shè)，提升高校檔案管理的信息化水平。建立完善的高校檔案管理系統(tǒng)，將有利于高校檔案的收集整理、開(kāi)發(fā)利用等相關(guān)工作的開(kāi)展。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的第一步是建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)，在達(dá)到一定的數(shù)據(jù)規(guī)模基礎(chǔ)上，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，從而使館藏信息的檢索、利用更加科學(xué)，將促進(jìn)檔案服務(wù)水平、服務(wù)能力的提高。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理、服務(wù)的信息化水平，以網(wǎng)上檔案室為特色平臺(tái)，加大檔案信息的開(kāi)發(fā)力度，以此為契機(jī)，進(jìn)一步探索檔案的信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定大家共同認(rèn)可和遵循的標(biāo)準(zhǔn)化制度，如網(wǎng)絡(luò)通信和數(shù)據(jù)庫(kù)、文獻(xiàn)標(biāo)注、機(jī)讀格式等標(biāo)準(zhǔn)，建立起標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。利用管理信息可壓縮性的特點(diǎn)，在檔案輸出系統(tǒng)的大系統(tǒng)里建立專(zhuān)題檢索的子系統(tǒng)，作為與社會(huì)對(duì)接的服務(wù)手段，讓專(zhuān)題檢索成為可能，建立這一子系統(tǒng)的過(guò)程也是將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為資產(chǎn)的過(guò)程。檔案信息將會(huì)因?yàn)檫@一過(guò)程而使社會(huì)廣泛使用，從而實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

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