劉彥麗

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

檔案服務(wù)視角下高校檔案的信息化建設(shè)

劉彥麗

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

摘要：檔案服務(wù)來自思想觀念、人員素質(zhì)、科技發(fā)展、經(jīng)費(fèi)投入、資源管理等方面，針對(duì)檔案服務(wù)的主體和服務(wù)對(duì)象，從檔案工作者和利用者的不同角度分析、探究服務(wù)的現(xiàn)狀，借助數(shù)字時(shí)代這個(gè)平臺(tái)，加快檔案信息化建設(shè)，將檔案利用的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案信息的傳播與共享，使多種載體的檔案在服務(wù)中發(fā)揮更廣泛的作用，體現(xiàn)自身價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；高校；檔案信息化；建設(shè)

高校檔案服務(wù)是因?yàn)榻M織或個(gè)人對(duì)檔案的需要，對(duì)檔案室（館）藏的檔案進(jìn)行提供利用的工作，具有常規(guī)性與被動(dòng)性的特點(diǎn)，在非主觀意識(shí)的驅(qū)使下，保持良好的工作狀態(tài)，完成常規(guī)的工作任務(wù)，保證檔案工作平穩(wěn)常態(tài)。然而，檔案服務(wù)的服務(wù)模式，不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的科技發(fā)展，必須樹立主動(dòng)服務(wù)的觀念，產(chǎn)生自覺服務(wù)行動(dòng)，與時(shí)俱進(jìn)，通過檔案服務(wù)的表象特征，基于科技發(fā)展平臺(tái)，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，將檔案利用的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案信息的傳播與共享，使多種載體的檔案在服務(wù)中發(fā)揮更廣泛的作用，體現(xiàn)自身價(jià)值。

1　高校檔案服務(wù)存在的主要問題

1.1封閉傳統(tǒng)的管理方法制約了檔案服務(wù)的創(chuàng)新

1.1.1檔案工作的政治性束縛了信息資源的開發(fā)

建國初期黨和國家將檔案工作定性為政治性的工作，其任務(wù)是為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)。由于檔案本身的特點(diǎn)，高校檔案在服務(wù)方向、機(jī)要保密性、維護(hù)歷史見證等方面有一定的政治要求，使得檔案管理部門存在“為保管而保管”、“重保管輕利用”的思想，而檔案的利用是根據(jù)利用者的需要進(jìn)行的。長期以來，檔案工作的政治性禁錮了檔案服務(wù)的創(chuàng)新，認(rèn)為“你查我調(diào)”就是檔案利用的方式，根據(jù)需要提供利用是檔案工作者的職責(zé)，使檔案工作“安于現(xiàn)狀”，沒有社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的觀念；特別是在處理利用與保密的關(guān)系上，過于保守，在“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”思想驅(qū)使下，檔案提供利用是慎之又慎，局限于檔案實(shí)體的原始信息服務(wù)，缺乏積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，忽視檔案與社會(huì)的結(jié)合點(diǎn)，在一定程度上阻礙了檔案用戶需求個(gè)性化與深層化的研究。對(duì)于整理好的檔案束之高閣，不能積極有效地開發(fā)檔案信息資源，造成檔案資源的浪費(fèi)。

1.1.2重管理輕利用缺乏現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)

從管理內(nèi)容深度來看，高校檔案實(shí)體的收集、整理、保管是借助記錄檔案信息的紙張、膠片、磁帶、光盤等物質(zhì)材料完成的，檔案實(shí)體管理的側(cè)重點(diǎn)是承載檔案信息的物質(zhì)材料，是檔案本身，在管理方法上具有穩(wěn)固性和單一性。目前，高校檔案管理對(duì)象仍是以紙質(zhì)載體為主的實(shí)體檔案，中心工作是檔案的整理與保存，將承載信息的物質(zhì)材料進(jìn)行整理、歸檔，實(shí)施檔案管理工作的一切活動(dòng)。傳統(tǒng)檔案服務(wù)內(nèi)容多是提供檔案實(shí)體（載體）等物質(zhì)原件為主，開展復(fù)制、閱覽和外借等服務(wù)項(xiàng)目，但缺乏對(duì)文件、檔案所承載的信息、知識(shí)的提供和集成的服務(wù)理念，沒有對(duì)檔案文獻(xiàn)信息中的知識(shí)單元、知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行濃縮、提煉，引導(dǎo)用戶找到自己真正需要的信息的意識(shí)，沒有將最大限度滿足檔案用戶需求作為檔案工作的重要目標(biāo)，檔案部門在深度發(fā)掘檔案信息、主動(dòng)提供服務(wù)、創(chuàng)新服務(wù)方式等方面缺乏力度。

1.2利用者的檔案意識(shí)，削弱了提供利用的主動(dòng)性

高校檔案利用者要具備兩個(gè)條件：有一定的檔案需求；具備一定的檔案利用能力，兩者是構(gòu)成利用者的必備條件。檔案利用的效果和效益是由服務(wù)主體、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)條件決定的，服務(wù)對(duì)象即檔案利用者的需求和自身利用能力構(gòu)成其利用活動(dòng)的內(nèi)驅(qū)力。檔案需求的主觀愿望不可能達(dá)到檔案服務(wù)的目的，檔案需求推動(dòng)人們行為活動(dòng)的動(dòng)機(jī)，是動(dòng)機(jī)形成的內(nèi)在條件，但行為動(dòng)機(jī)不等于具備利用檔案的能力；具備了利用檔案的能力在需求條件下才能滿足需求，消除動(dòng)機(jī)。高校檔案服務(wù)總要面臨檔案意識(shí)、檔案機(jī)構(gòu)及利用者個(gè)人等方面的障礙，服務(wù)的形態(tài)模式顯得被動(dòng)。

1.2.1檔案意識(shí)淡薄

千百年來，檔案在神秘面紗籠罩之下，人們對(duì)檔案的價(jià)值及其作用知之甚少，加之服務(wù)措施不力，影響了社會(huì)公眾的知情權(quán)，甚至?xí)由斓饺蘸笥脩魧?duì)檔案的需求，失去很多的利用者。淡薄的檔案意識(shí)對(duì)檔案服務(wù)工作影響很大，檔案提供利用服務(wù)時(shí)，利用者的檔案需求在檔案利用中的地位和作用，成為檔案服務(wù)工作的主要研究對(duì)象。

1.2.2檔案機(jī)構(gòu)的公眾形象欠佳

檔案機(jī)構(gòu)的形象是指檔案館（室）行為及其活動(dòng)的成果在社會(huì)上和人們的心目中留下的印象和獲得的評(píng)價(jià)，它是檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)際行為在公眾輿論和人們頭腦中的投影，是社會(huì)公眾的總體評(píng)價(jià)和認(rèn)定，沒有良好形象的檔案機(jī)構(gòu)不可能取得公眾的信任[1]。檔案利用者來源于公眾，檔案機(jī)構(gòu)良好的公眾形象是檔案文化的綜合體現(xiàn)，是刺激社會(huì)利用需求的外在反映。社會(huì)利用需求是影響檔案意識(shí)的重要因素，檔案意識(shí)的思維之一是社會(huì)需求程度，包含硬性需求和彈性需求兩種，檔案機(jī)構(gòu)的形象對(duì)利用者的彈性需求具有牽引作用。由于檔案機(jī)構(gòu)的公眾形象是在具體的工作中樹立的，存在于工作的每時(shí)每刻，很難制定一個(gè)具體的范疇，因而，我們更多地是從社會(huì)形象、服務(wù)形象、管理形象等方面揭示檔案機(jī)構(gòu)在工作中普遍存在的問題。

首先，為社會(huì)公眾提供檔案支持的社會(huì)形象。作為集中保管各門類檔案和開發(fā)檔案信息資源的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)堅(jiān)持積極作為，發(fā)揮檔案特有的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)相關(guān)檔案資料的收集梳理和鑒定利用，積極為公眾提供支持和幫助。

其次，優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)是樹立良好形象的重要渠道，但要依靠檔案工作人員的共同打造。利用者利用檔案時(shí)，是基于一種需要、一種欲望，而且與接待查檔人員直接發(fā)生關(guān)系，因而，在實(shí)際工作中，人們總是把檔案提供利用作為衡量檔案館（室）業(yè)務(wù)開展情況的尺度，工作好壞的標(biāo)志。

再次，塑造以知識(shí)管理為手段的管理形象。知識(shí)管理對(duì)檔案的信息管理進(jìn)行了拓展和深化，目的是在檔案信息管理的基礎(chǔ)上通過知識(shí)挖掘和知識(shí)重組，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新，提高組織的創(chuàng)新能力、反應(yīng)能力以及技術(shù)技能提高應(yīng)變能力。檔案部門在知識(shí)管理變革中進(jìn)行精加工，使檔案情報(bào)化、知識(shí)化，形成組織體系多元化、人才體系綜合化、管理體系網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)體系社會(huì)化的創(chuàng)新體系[2]。

2　制約高校檔案信息化建設(shè)的主要因素

隨著信息社會(huì)的到來，高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向信息化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)移。從目前實(shí)際情況看，檔案的信息化建設(shè)還存在多種條件的制約。

2.1檔案管理面臨的經(jīng)費(fèi)問題影響著檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量

檔案信息化的重要環(huán)節(jié)是檔案信息的數(shù)字化過程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，必須獲得相關(guān)軟、硬件設(shè)施的支持，而且不斷更新，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力。檔案工作的經(jīng)費(fèi)來源是依靠行政撥款，也就是說，有限的經(jīng)費(fèi)投入難以滿足設(shè)備的不斷更新與換代，這種經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足的狀況，難以滿足檔案信息化建設(shè)的需求[3]。

2.2檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖像與數(shù)字文本的統(tǒng)一管理

檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容包含檔案目錄信息數(shù)字化和檔案全文信息數(shù)字化兩個(gè)層面，每份歸檔文件的數(shù)字圖像或數(shù)字文本必須與其目錄數(shù)據(jù)建立聯(lián)系，才能有效的管理和利用。隨著現(xiàn)代科技水平的不斷提高，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主體的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理軟件的開發(fā)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，集成檔案實(shí)體信息資源，將檔案承載的信息存儲(chǔ)、定位，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，向檔案用戶提供準(zhǔn)確的服務(wù)。對(duì)于檔案全文信息的管理則存在兩種狀態(tài)：一是實(shí)體管理狀態(tài)，經(jīng)過檔案實(shí)體的分類、歸檔，利用時(shí)通過智能檢索獲取查找信息，回歸到檔案實(shí)體的利用服務(wù)；二是采用電子掃描、計(jì)算機(jī)錄入等方式將檔案承載信息轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，形成不同的記錄方式，提供保管、利用與檔案原件存貯信息真實(shí)一樣的數(shù)字化的檔案信息庫。

2.3檔案人才隊(duì)伍不能滿足檔案信息化建設(shè)的需要

長期以來，檔案隊(duì)伍建設(shè)是檔案界的熱議話題，現(xiàn)實(shí)工作中，檔案人員的“選”用通常是由人事部門進(jìn)行操作的，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是通過單位內(nèi)部調(diào)整來完成檔案的人事匹配工作，這些人員的檔案專業(yè)知識(shí)缺乏，綜合素質(zhì)不高，通常是先上崗后培訓(xùn)；二是引進(jìn)信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括信息處理人員、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護(hù)人員、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與維護(hù)在內(nèi)的專業(yè)人才，建立適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理隊(duì)伍，然而，憑借檔案部門的社會(huì)認(rèn)知度和影響力，不足以吸引這些高層次的人才充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，形成實(shí)際操作人員占比重較大，懂管理、懂技術(shù)、懂業(yè)務(wù)的研究型、復(fù)合型人才匱乏的結(jié)構(gòu)狀況。檔案隊(duì)伍的“育”人工作任重道遠(yuǎn)，現(xiàn)有人員隊(duì)伍中，普遍存在知識(shí)面窄、知識(shí)老化等現(xiàn)象，即便是經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)學(xué)歷教育和已經(jīng)取得中、高級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職稱的人員，面對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新內(nèi)容、新問題無以應(yīng)對(duì)。檔案工作的性質(zhì)、特點(diǎn)及發(fā)展，使得許多檔案專業(yè)的畢業(yè)生都不愿從事本專業(yè)的工作，或是從事一段時(shí)間后，放棄或轉(zhuǎn)行。上述種種原因，使檔案人才隊(duì)伍建設(shè)成為檔案信息化建設(shè)難以突破的瓶頸。

3　檔案服務(wù)視角下高校檔案信息化建設(shè)的思考

3.1以檔案服務(wù)促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

檔案服務(wù)在方法上具有“常規(guī)性”的特點(diǎn)，檔案管理部門存在“為保管而保管”的思想，傳統(tǒng)的“閉架借閱”“你查我調(diào)”的服務(wù)方式較為普遍?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案服務(wù)現(xiàn)狀面臨挑戰(zhàn)，利用者對(duì)檔案的需求不滿足于單一的載體形式，打破原來信息與載體合綜而一的理念，向著載體與信息的可分離性轉(zhuǎn)移，針對(duì)信息流動(dòng)性特點(diǎn)，可以依附各種載體，利用者更多尋求的是檔案信息的傳遞與共享。由此，催生了檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源配置、管理和利用提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。相對(duì)而言，“創(chuàng)新性”的服務(wù)方式靈活多樣，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，更有利于利用和開發(fā)，為檔案工作注入了活力。檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的核心，盡最大可能多投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)，制定檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提供檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)技術(shù)保障，開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，這是檔案信息化的成功之本。面對(duì)日新月異的技術(shù)革命，我們應(yīng)不斷探索新形勢(shì)下檔案信息化發(fā)展的規(guī)律，完善信息化體制機(jī)制，有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)能力。

3.2以主動(dòng)服務(wù)的理念推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

主動(dòng)服務(wù)是指人與人之間在交往的過程中，所體現(xiàn)的個(gè)人為別人提供熱情、周到、主動(dòng)的服務(wù)欲望。將這個(gè)理念融入檔案信息化建設(shè)中，可以實(shí)現(xiàn)檔案工作者角色的轉(zhuǎn)換，即：從檔案業(yè)務(wù)的操作者變?yōu)闄n案審計(jì)員，履行監(jiān)督、檢查和控制職責(zé)。檔案信息化建設(shè)是信息社會(huì)發(fā)展的必然，而主動(dòng)服務(wù)對(duì)檔案信息化建設(shè)有推動(dòng)作用。檔案工作者處于信息化建設(shè)的主導(dǎo)地位，有了主動(dòng)服務(wù)的意愿，就會(huì)尋求有效的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。通過紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子文件的歸檔與接收，檔案中心工作由傳統(tǒng)的保管模式轉(zhuǎn)移到檔案信息管理模式，成為信息控制中心；檔案的媒介形式由單一的紙質(zhì)向電子化、數(shù)字化方向發(fā)展；檔案管理軟件的開發(fā)，檔案網(wǎng)站建設(shè)，使檔案管理的數(shù)字化和傳輸平臺(tái)的數(shù)字化成為趨勢(shì)，檔案的利用由過去的“物流模式”轉(zhuǎn)化為“信息流動(dòng)模式”，檔案應(yīng)用凸顯及時(shí)化。在檔案信息化的過程中，檔案工作者的主動(dòng)性受到兩種相反力量的促動(dòng)和制約：一方面，為滿足社會(huì)需求，盡可能加快檔案信息化建設(shè)的步伐；另一方面，檔案信息化建設(shè)尤其是檔案數(shù)字化過程要遵循“利用優(yōu)先，分步實(shí)施”的原則，不能盲目進(jìn)行，因此說，主動(dòng)服務(wù)的理念推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，檔案信息化進(jìn)程的種種約束、矛盾，制約了主動(dòng)服務(wù)的熱情。主動(dòng)服務(wù)的理念參與了檔案信息化的運(yùn)作，推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)。

3.3以社會(huì)需求為契機(jī)強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的歷史進(jìn)程，社會(huì)對(duì)檔案需求開啟了檔案信息化建設(shè)的窗口，借助社會(huì)需求的動(dòng)力，推動(dòng)檔案信息化的質(zhì)量上水平，運(yùn)用技術(shù)化手段，存貯、管理、加工數(shù)字化，形成形式多樣、應(yīng)用方便、快捷便利的高質(zhì)量信息資源，實(shí)現(xiàn)供給能力的提高，以高質(zhì)量的信息資源接受利用者的檢驗(yàn)。檔案信息化建設(shè)所產(chǎn)生的效益和貢獻(xiàn)往往隱藏在建設(shè)成果的總效益之中，社會(huì)需求體現(xiàn)了信息化建設(shè)成果的價(jià)值，是檔案信息化建設(shè)價(jià)值的回歸。社會(huì)需求與信息化建設(shè)相互制約，協(xié)調(diào)發(fā)展。了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，使檔案信息化建設(shè)有方向感；同時(shí)，行之有效的信息化建設(shè)，能夠滿足社會(huì)需求，兩者都是以社會(huì)利用需求為切入點(diǎn)，以體現(xiàn)檔案價(jià)值為基點(diǎn)。通過社會(huì)需求，研究和掌握社會(huì)對(duì)檔案信息需求的特點(diǎn)和規(guī)律，以此為參照目標(biāo)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王建玲.檔案館的“公眾形象”與“社會(huì)影響”[J].檔案管理，2009(1):84.

[2]欒淑莉,劉金愛.談?wù)劸W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書館服務(wù)創(chuàng)新[J].現(xiàn)代情報(bào),2003(1):102-103.

[3]姜以敏,于霞.加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案,2008(3):67.

（責(zé)任編輯：華偉平）

中圖分類號(hào)：G647.24

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-2109(2015)09-0106-04

收稿日期：2014-11-24

作者簡(jiǎn)介：劉彥麗（1961-），女，漢族，研究館員，主要研究方向：高校檔案管理。

Status of Archival Services to Promote the Process of Informatization Construction of Archives in Colleges and Universities

LIU Yanli

（Archives Department，Wuyi University,Wuyishan,Fujian 354300）

Abstract:The archives service from the concept,the quality of personnel,technology,funding,resources management and other aspects,the main file service and the service object,service,to explore the status quo analysis from different angles in archives and users, with the help of this platform of the digital era,speeding up the construction of Archival information,will shift the focus to the spread of archives the file information and sharing,so that a variety of carrier archives play a broader role in service,reflecting their own value.

Key words:archives service;universities;archives;informationization;construction