周劍輝，譚偉貞

（湖南人文科技學(xué)校檔案館，湖南婁底 417000）

關(guān)于加強(qiáng)高等院校學(xué)生檔案管理的思考與探討

周劍輝，譚偉貞

（湖南人文科技學(xué)校檔案館，湖南婁底 417000）

高等院校是集中培養(yǎng)教學(xué)、科研骨干人才的重要基地。高等院校的學(xué)生檔案記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活經(jīng)歷和成長(zhǎng)過(guò)程，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)不可或缺的豐富的信息資源，關(guān)系著每一個(gè)學(xué)生的前途命運(yùn)。通過(guò)分析高等院校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)性提出了學(xué)生檔案管理工作的方法和對(duì)策，對(duì)高等院校學(xué)生檔案管理工作的革新具有一定的借鑒意義。

高校；現(xiàn)代化管理；業(yè)務(wù)素質(zhì)；學(xué)生檔案

學(xué)生檔案管理工作是高等院校管理工作的重要組成部分，同時(shí)也是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是高校學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)經(jīng)歷、生活及成長(zhǎng)過(guò)程中實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是高等院校對(duì)學(xué)生查詢(xún)的原始履歷和重要依據(jù)。同時(shí)也是學(xué)生就業(yè)及未來(lái)各級(jí)單位組織選拔、任用、考核的重要參考依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。因此，加強(qiáng)高等院校學(xué)生檔案管理工作不言而喻。

然而，從社會(huì)的角度進(jìn)行觀察，伴隨社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的日漸激烈，各類(lèi)學(xué)歷造假、檔案作假，以及學(xué)歷篡假等不道德的事件在當(dāng)今社會(huì)上時(shí)有發(fā)生，使學(xué)生檔案的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、社會(huì)公眾性受到影響和致疑，直接降低了高校學(xué)生質(zhì)量的公信力。

同時(shí)，從從檔案本身來(lái)看，仍有一部分高等院校不重視學(xué)生檔案管理工作，體現(xiàn)在存檔整理不規(guī)范、內(nèi)容過(guò)舊不及時(shí)更新、信息不全面。目前，很多的高等院校學(xué)生檔案的管理一般都由學(xué)生管理部門(mén)進(jìn)行對(duì)接管理，并將學(xué)生檔案的整理交由二級(jí)院系來(lái)完成。在此過(guò)程中，由于院校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，加之沒(méi)有配備專(zhuān)職人員、院校缺乏監(jiān)督檢查機(jī)制和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，無(wú)疑導(dǎo)致上面檢查走形式、走過(guò)場(chǎng)的情形。因此，盡管在飛快的信息化、網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)里，高職院校學(xué)生檔案在查閱內(nèi)容中，仍然是主觀評(píng)價(jià)多為套路化語(yǔ)言，往往給人千篇一律的感覺(jué)，其學(xué)生的個(gè)性、特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)等提供給用人單位選拔人才的信息不多，致使人才的錯(cuò)失任用機(jī)會(huì)。

基于以上兩點(diǎn)，因此，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)是高等院校新時(shí)代管理工作的重中之重。但如何做好學(xué)生的檔案管理工作？保護(hù)學(xué)生檔案的真實(shí)性、有效性和參考性，我們應(yīng)該提到議事日程。作為高等院校，只有強(qiáng)化管理體制的完善，定期組織抽樣檢查和系統(tǒng)考核，強(qiáng)化檔案過(guò)程管理和監(jiān)督，才會(huì)為檔案的利用創(chuàng)造條件，才會(huì)為高等院校強(qiáng)化教學(xué)管理、輸送優(yōu)秀人才奠定基礎(chǔ)。對(duì)此，我認(rèn)為做好當(dāng)前的學(xué)生檔案管理工作應(yīng)從以下3方面作為切入口。

一、領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案管理的關(guān)鍵

一所高等院校的學(xué)生檔案管理好不好，直接關(guān)系這所高校的教學(xué)管理水平的高低。然而，高等院校領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)鍵點(diǎn)。我們要深知，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部離不開(kāi)利用檔案，而檔案工作要真正做好也離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)工作同檔案工作之間永遠(yuǎn)保持著密不可分的“魚(yú)水”關(guān)系。

作為領(lǐng)導(dǎo)，不但要強(qiáng)化師生的檔案意識(shí)，自覺(jué)支持和做好學(xué)生檔案管理工作，更應(yīng)要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)做全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，做到規(guī)范化管理、階段性監(jiān)督與檢查、動(dòng)態(tài)性更性，杜絕疏漏、臨時(shí)突擊等現(xiàn)象。

同時(shí)，在加強(qiáng)管理的過(guò)程中，要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的專(zhuān)職人員、專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。當(dāng)然，更重要的是要把學(xué)生檔案管理工作納入二級(jí)院系考核指標(biāo)，真正做到與工作人員的業(yè)績(jī)考核掛鉤。

此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作價(jià)值要有高度認(rèn)識(shí)，切忌言行不一致。簡(jiǎn)單地講，就是態(tài)度決定高度。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，則更應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。從這個(gè)意義上講，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，檔案人員是管理的內(nèi)因，外因影響內(nèi)因，內(nèi)因支撐外因的作用。那么，檔案管理工作人員如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？

一是加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，真正做到愛(ài)崗敬業(yè)。高等院校所招聘的檔案工作人員除了要熱愛(ài)本職工作，忠于職守之外，平時(shí)要多加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，特別是工作態(tài)度，只有這樣才能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。

二是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的意識(shí)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案工作不在一線，不緊迫，對(duì)搞好檔案工作帶來(lái)的益處認(rèn)識(shí)不到位。因此，作為檔案人員就要及時(shí)提供信息，從側(cè)面啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視該項(xiàng)工作，發(fā)揮檔案管理的作用。

二、實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的根基

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)今有很多高等院校招生、學(xué)籍、就業(yè)等都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理，這為學(xué)生電子檔案的建設(shè)創(chuàng)造了條件。因此，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理是做好檔案的根基。現(xiàn)代化管理簡(jiǎn)單地講就是將網(wǎng)絡(luò)信息化、信息普及化、普及正規(guī)化，從某個(gè)意義上講就是依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會(huì)提供便捷、準(zhǔn)確的查詢(xún)、檢索、認(rèn)證和檔案轉(zhuǎn)接投遞管理等服務(wù)，從而大大提高工作效率和質(zhì)量。

1.要樹(shù)立檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，各類(lèi)文檔數(shù)量不斷增多，這無(wú)疑給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應(yīng)對(duì)和解決檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題只有強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識(shí)，充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息等高科技，使檔案管理變得更簡(jiǎn)單、更真實(shí)。

2.充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。以往，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而現(xiàn)在，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)高效快捷的管理。

三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案工作的保證

檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，更要有細(xì)心的工作態(tài)度的樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。當(dāng)然，更重要的是要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、過(guò)硬的先進(jìn)管理方法和管理檔案的技能，要熟悉自身業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化知識(shí)。

1.提高認(rèn)識(shí)，健全制度，努力把好檔案材料的收集關(guān)。檔案管理工作人員務(wù)必要結(jié)合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)好各部門(mén)，從而做到從上而下、左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。其次，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

2.創(chuàng)新工作思維，提高檔案的利用率。作為檔案管理工作者，不僅要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫(kù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，而且要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，提升工作的管理效率，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。這是時(shí)代發(fā)展的需要，也是參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)與交流的需要、加強(qiáng)科學(xué)的研究的需要、服務(wù)社會(huì)大眾的需要，更是提高檔案工作社會(huì)地位的需要。

綜上而言，高等院校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)非常迫切、非常重要的管理工作，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要國(guó)家、社會(huì)、高校等各方面的廣泛關(guān)注和大力支持。只有根據(jù)社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化和學(xué)生成才的需要進(jìn)行不斷地探索與創(chuàng)新，才能使高職院校學(xué)生檔案管理工作取得長(zhǎng)足的進(jìn)步。

[1]王德欣.高校學(xué)生檔案管理的新思路[J].蘭臺(tái)世界，2005，（8）.

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)，2008年9月1日施行.

[3]張明香.檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2009，（8）.

[4]林柏瑞.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].南方論刊，2009，（5）.

Reflections and discussion on strengthening the management of students archives in Institutions of higher education school

ZHOU Jian-hui，TAN Wei-zhen
（Archives，Hunan humanitiesscienceand technology school Hunan，Loudi 417000，China）

The university is an important base for the centralized training teaching，the backbone of scientific research personnel.Students of institutions of higher learning，students archives records the life experience and the growth process，is rich in information resource is indispensable for the socialist modernization，the relationship with every student's future and destiny.By analyzing the existing file management work of students in Colleges and universities，puts forward the method and Countermeasure of student archives management work，hasa certain reference to the filemanagementof the university studentwork innovation.

collegesand universities；modernmanagement；service quality；student file

[責(zé)任編輯 仲琪]

G717

A

1673-291X（2015）05-0267-02

2014-12-20

周劍輝（1975-），女，湖南婁底人，助理館員，從事檔案管理研究；譚偉貞（1970-），女，湖南婁底人，副研究館員，碩士，從事檔案管理研究。