張曉君

(勝利油田物資供應(yīng)處,山東東營257000)

勝利油田存貨管理的問題及對策

張曉君

(勝利油田物資供應(yīng)處,山東東營257000)

存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn),是企業(yè)管理中不可忽視的一部分。勝利油田作為大型國有企業(yè),存貨種類名目繁多,資金占用額度大,因而通過實施正確的存貨管理方法,降低企業(yè)的平均資金占用水平,提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等辦法來提高勝利油田效益尤為重要。

存貨管理;資金占用;需求計劃;倉儲成本;管理瓶頸

存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn),對管理的好壞,直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平、資產(chǎn)的運作方式,是企業(yè)管理中重要一環(huán)。隨著“新常態(tài)”“低油價”的出現(xiàn),存貨管理問題越來越受到重視。存貨作為勝利油田一項重要的流動資產(chǎn),它的存在勢必占用大量的流動資金,所以實施正確的存貨管理方法,降低平均資金占用水平,提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率來提高勝利油田的經(jīng)濟效益顯得尤為重要。

一、勝利油田存貨管理現(xiàn)狀

目前,為勝利油田生產(chǎn)與發(fā)展提供后勤保障的物資供應(yīng)部門,主要提供油田生產(chǎn)所需的各種物資,大到抽油泵、石油套管和鋼管,小到鉆井工具的一個螺絲釘、螺絲帽,存貨種類名目繁多,資金占用額度大,因此,存貨管理水平的高低關(guān)系到整個勝利油田的資金占用水平和資產(chǎn)運作狀況。

1.勝利油田存貨管理業(yè)務(wù)流程。勝利油田存貨管理業(yè)務(wù)流程以沿襲傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)和部分改造存貨管理業(yè)務(wù)為主,改造工作業(yè)已開展了將近4年。存貨管理主要采用以ERP系統(tǒng)存貨管理為主,基本流程是油田二級單位上報物資需求計劃之后,業(yè)務(wù)科室通過查看庫存確定物資的有無,若有按流程發(fā)料,若沒有,擬定新的物資采購計劃,通過招標方式采購所需物資,上市公司在ERP線上通過移庫直接完成發(fā)料,存續(xù)公司通過銷售途徑完成發(fā)料。特別是勝利油田分公司ERP系統(tǒng)的上線,使分公司的物資管理實現(xiàn)了從需求、采購、入庫、發(fā)料到財務(wù)核算的全流程的集成共享,降低了存貨成本。但在采購、招標、發(fā)料的具體實施過程中也出現(xiàn)了諸多問題,需要不斷的改進與完善.從改進后的實際情況看,取得了一些成績,但還存在一些不足。

2.勝利油田存貨管理的主要問題。首先,經(jīng)營管理層對存貨本質(zhì)的認識缺陷,使得油田企業(yè)的存貨在一定程度上產(chǎn)生積壓。積壓的存貨必然會占用一定的資金成本,從這個角度上講,存貨也是一項“負債”,任何企業(yè)都應(yīng)盡可能地以較低的存貨來滿足生產(chǎn)和銷售的需要。其次,各職能部門之間缺乏有效的溝通致使庫存不能滿足需求。供、產(chǎn)、銷各部門往往片面追求各自部門的利益,彼此之間缺少有效的信息溝通,導致庫存積壓,增加其儲存成本。第三,管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏使得企業(yè)難以確定科學的庫存量。管理人員知識結(jié)構(gòu)不合理,致使其在對庫存進行管理的過程中,習慣于單純憑借主觀經(jīng)驗,而不是運用科學的管理方法對存貨進行定性與定量控制。

存貨管理水平的高低關(guān)系到整個勝利油田的資金占用水平和資產(chǎn)運作狀況。從目前情況來看,與國際上經(jīng)營比較成功的油氣田公司相比,我們在存貨管理意識、存貨管理方法和存貨管理創(chuàng)新等方面仍然存在較大差距。

二、勝利油田存貨管理瓶頸產(chǎn)生的根源

在實際操作過程中出現(xiàn)的這些問題,成為存貨管理的瓶頸。深化體制和機制建設(shè),突破存貨管理的局限性,逐步加強庫存管理職能強,是當前勝利油田提高存貨管理水平的根本途徑。

1.存貨管理意識淡薄造成了部分存貨供求信息不準確,形成一定的管理漏洞。勝利油田部分二級單位需求計劃提報不合理,經(jīng)常晚提報,隨意提報、隨意變更提報,此類情況發(fā)生后,各部門之間也沒有及時溝通,留給采購部門的運作時間有限,導致采購總是處于被動地位;勝利油田部分二級單位違規(guī)指定供應(yīng)商,需求計劃核銷不及時;還有部分單位對需求計劃提報及考核重視度不夠,工作隨意性大,審核不嚴,因此造成需求計劃合理率指標偏低,常用物資計劃當月提報當月領(lǐng)用,重點工程項目零星料較多等問題。此類問題究其原因,還是屬于存貨管理意識淡薄,未嚴格按照計劃執(zhí)行的結(jié)果。

2.存貨管理機制和制度方面不健全,形成了體制上的缺陷。一是庫存容積減少,倉儲難度增大。近年,由于油田加大力度解決職工住房問題,占用了庫區(qū),導致倉儲面積縮減。倉儲資源的緊張,使得鋼材、化工等大宗物資不能及時入庫,所以積極探索新的物資儲備管理方式勢在必行。二是存貨積壓現(xiàn)象嚴重,在導致倉儲成本增高的同時,資金成本和成本費用也大幅度上升。一方面,由于設(shè)計變更、技術(shù)淘汰等原因使得大量庫存物資使用機能下降,造成了物資積壓,資金沉淀;另一方面,由于設(shè)備、材料的設(shè)計選型標準化程度低、改擴建變換標準等多種原因,造成設(shè)備材料選型差異大,導致備品備件通用性差,增加了儲備規(guī)模和資金占用,也是造成物資積壓的重要原因。存貨的積壓減少了流動資金,降低了盈利能力。

3.存貨管理方法簡單,監(jiān)督檢查制度形同虛設(shè)。

從存貨管理的具體方法來看,主要存在著以下兩個問題:其一,違規(guī)采購導致虛庫存和賬實不符的現(xiàn)象。一是使用單位領(lǐng)用的物資已耗用但是未及時核算,造成庫存虛高、帳實不符,存在內(nèi)控、審計風險。二是自行采購油田統(tǒng)購物資,擾亂油田市場;三是向無資質(zhì)的供應(yīng)商采購;四是施工方自行采購,提前施工無計劃備料等。其二,實際工作中,有些業(yè)務(wù)人員由于缺乏對ERP操作流程的了解,不能熟練的操作,導致工作中出現(xiàn)了許多錯誤。

三、打破勝利油田存貨管理瓶頸的對策

結(jié)合油田生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)和物資工作的目標,針對存貨管理現(xiàn)狀,應(yīng)不斷理順體制機制,推進庫存管理創(chuàng)新,提高資源控制能力,著力構(gòu)建安全高效的物資保障體系。從完善管理制度、加強內(nèi)部控制、強化信息系統(tǒng)利用等方面提高企業(yè)的存貨管理水平,以保障勝利油田生產(chǎn)發(fā)展的順利進行,這也是堅決執(zhí)行集團公司“經(jīng)營一元錢,節(jié)約一分錢”的具體體現(xiàn)。

1.提高需求計劃準確率,加大需求計劃考核,建立需求計劃會審制度,提升需求計劃管理水平。一是加強與計劃、設(shè)計、施工單位的對接,及時掌握計劃投資情況,提前介入油田生產(chǎn)施工設(shè)計方案,指導各單位合理編制需求計劃。二是加大需求計劃考核,建立月度分析機制,這樣需求計劃準確率和及時率會明顯提高。三是建立物資需求計劃會審制度,利用信息化手段,分層分級強化需求計劃節(jié)點控制。四是加強物資需求與領(lǐng)用對比分析,實施物資消耗跟蹤和使用效果評價,摸清消耗規(guī)律,提升需求計劃管理水平。

2.加大物資儲備管理力度,完善物資儲備管理機制,探索新的儲備方式,建立高效的物資儲備運行機制。一是完善物資儲備指標體系,通過月度分析、季度通報等方式,加大監(jiān)督控制力度。積極探索就廠代儲、就近代儲、直達現(xiàn)場和二級代儲等新的儲備方式,這樣,庫存容積減少、倉儲困難的問題能得到有效緩解。二是制定管理體系和流程標準,加強代儲庫檢查考核,這樣既節(jié)省了倉儲和管理費用,還能使存貨風險轉(zhuǎn)移,是解決倉儲問題的優(yōu)選方式。三是完善物資儲備管理機制,充分利用ERP、物流管理系統(tǒng)等信息化技術(shù)對實物庫存進行動態(tài)管理,實現(xiàn)油田儲備資源共享和統(tǒng)一調(diào)度調(diào)劑,逐步建立多渠道、多形式,管理規(guī)范、運作高效的物資儲備運行機制。

3.針對違規(guī)采購造成賬實不符的現(xiàn)象,加強企業(yè)內(nèi)部控制,不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,建立不相容崗位的分離,強化物資收發(fā)存的過程控制。一是建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責任制和授權(quán)批準控制,明確相關(guān)部門和崗位的職責權(quán)限,確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。在計劃、采購崗位分設(shè)的基礎(chǔ)上,將過程控制和結(jié)算崗分設(shè),實現(xiàn)供應(yīng)商選擇權(quán)、價格確定權(quán)與付款申請權(quán)分離。二是加強存貨采購、驗收與入庫的控制。嚴格驗收制度,重點是對取得存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收。根據(jù)銷售計劃、生產(chǎn)采購資金籌措等制定倉儲計劃,合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量。三是倉儲與保管控制。根據(jù)銷售計劃、生產(chǎn)采購資金籌措等制定倉儲計劃,合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量;建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。四是領(lǐng)用發(fā)出與處置控制。建立領(lǐng)用審批制度;發(fā)料應(yīng)符合內(nèi)部的有關(guān)規(guī)定;處置時應(yīng)明確范圍、標準、審批權(quán)限和責任;存貨取得、驗收、保管、領(lǐng)用發(fā)出、處置各環(huán)節(jié)憑證資料需妥善保管。五是監(jiān)督與檢查。定期檢查存貨業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位和人員的設(shè)置情況;定期檢查存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況;定期檢查存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況;定期檢查存貨處置制度的執(zhí)行情況。六是加強企業(yè)內(nèi)部控制,不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,明確各業(yè)務(wù)節(jié)點的工作標準和時限,加大業(yè)務(wù)運行監(jiān)督考核力度,提高工作效率,使專業(yè)化分工和流程化操作機制建設(shè)更加深入。七是定期清查、盤點各類物資。物資管理部門要定期組織各類物資的盤點、清查工作,包括盤盈、盤虧、毀損、報廢的物資,真正的做到落實責任、對責任人進行獎懲考核。

4.針對積壓的庫存物資建立動態(tài)電子臺賬,推進責任主體界定,真正實現(xiàn)物盡其用。一是建立積壓物資動態(tài)電子臺賬,準確記錄積壓物資數(shù)量、金額、產(chǎn)生原因、調(diào)劑等情況,定期開展改代利用,將積壓物資處置納入常態(tài)化管理。二是推進積壓物資責任主體界定和落實工作,將積壓物資減少比例作為考核指標納入績效考核中,并列入單位經(jīng)濟責任制考核,每月對新產(chǎn)生的積壓物資督促各部門進行處置,并上掛到電子商務(wù)網(wǎng)站上進行調(diào)度調(diào)劑,通過各種管理辦法控制積壓物資的產(chǎn)生。三是要學習江蘇油田建立庫存物資分析預警機制,完善積壓物資責任追究實施細則。各業(yè)務(wù)科室要充分調(diào)研,考慮二級單位采購均衡性,及時督促刷卡結(jié)算。四是可以和二級單位庫與庫之間互通有無,調(diào)劑庫存,最大限度提高庫存物資的利用率,這樣能真正降低庫存物資的積壓,實現(xiàn)物盡其用、降低生產(chǎn)成本。

5.提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì),熟悉掌握ERP系統(tǒng)操作流程,積極組織全方位開展系統(tǒng)培訓工作。ERP系統(tǒng)對存貨的收發(fā)存做出了精確、快速的響應(yīng),實現(xiàn)了對存貨實時有效的動態(tài)監(jiān)控管理,通過對存貨運動全過程的有效跟蹤反映,及時調(diào)整庫存管理方法,適時加強進貨和出貨管理,從而加快存貨周轉(zhuǎn)的速度,降低庫存資金占用水平。要想有效利用ERP系統(tǒng)就要靠提高職工的計算機應(yīng)用水平,提高職工對整個業(yè)務(wù)流程和ERP操作系統(tǒng)流程的整體掌握,包括這個系統(tǒng)的各個流程節(jié)點,都要有所認知,而不是只熟悉自己負責的那部分業(yè)務(wù)的操作和應(yīng)用。只有掌握了整個流程,才能在工作中找到存貨管理存在的不足,進而找到解決的方法,從而進一步完善ERP系統(tǒng)在實際工作中的應(yīng)用。

On The Inventory Management Problems and Its Solution in Shengli Oilfiled

ZHANG Xiaojun
(Material Supply Department,Shengli Oilfiled,Dongying 257000,China)

Being an important asset of an enterprise,inventory can't be ignored in enterprise management.As a large state -owned enterprise,Shengli Oilfield has many kinds of inventories,which occupy much fund.Therefore,it is especially important to improve the benefits of Shengli Oilfield by carrying out the correct inventory management,reducing the average level of fund occupation,speeding up the inventory flow and the turnover rate of total assets.Based on the actual work,the list of the problems on the inventory management and the proposal for solution has been put forward in this article,which is of some certain reference value for the inventory management in Shengli Oilfield.

inventory management;occupation of fund;demand planning;warehouse cost;management bottleneck

F275

A

1009-4326(2015)02-0099-03

(責任編輯 潘 京)

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.02.023

2015-03-11

張曉君(1980-),女,山東安丘人,勝利油田物資供應(yīng)處會計師。研究方向:企業(yè)物資管理。