顧榮慶 劉詠梅

摘 要： 隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是自教育部要求實(shí)行學(xué)生學(xué)籍電子注冊(cè)制度以來(lái)，對(duì)學(xué)籍管理工作提出了更高的準(zhǔn)確性要求，為了能夠更高效、更準(zhǔn)確地做好學(xué)籍管理及電子注冊(cè)工作，設(shè)計(jì)了基于Visual Foxpro 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行日常的學(xué)籍管理及學(xué)籍電子注冊(cè)工作。該系統(tǒng)與學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)無(wú)縫鏈接，極大地方便了工作，提高了工作效率，并確保了學(xué)籍管理工作的規(guī)范與準(zhǔn)確性，學(xué)籍電子注冊(cè)數(shù)據(jù)與校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的一致、完備性。

關(guān)鍵詞： 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù) 學(xué)籍管理 應(yīng)用

高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)是完善高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度的一項(xiàng)重要工作，是加強(qiáng)高等學(xué)校招生行為監(jiān)督，保障高等教育改革健康發(fā)展的需要。學(xué)籍電子注冊(cè)與學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)相銜接，經(jīng)過(guò)學(xué)籍電子注冊(cè)的學(xué)生獲得的畢業(yè)證書(shū)才能進(jìn)行學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)[1]。學(xué)籍管理是一個(gè)學(xué)校不可或缺的組成部分，它對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都非常重要，而且好的學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍ｋm然一直以來(lái)高校學(xué)籍管理注重學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的信息化管理，但對(duì)于學(xué)籍管理數(shù)據(jù)信息采集工作，由于需求的多樣性，很多學(xué)校仍使用傳統(tǒng)人工的方式管理，顯而易見(jiàn)，這種管理方式存在許多缺點(diǎn)，如效率低、準(zhǔn)確性差，時(shí)間長(zhǎng)了，將產(chǎn)生大量檔案文件，這給查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少困難。學(xué)籍管理者熟練使用計(jì)算機(jī)軟件，輔助教學(xué)管理，顯得越來(lái)越重要。

Visual Foxpro是Microsoft公司推出的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)軟件，用它來(lái)開(kāi)發(fā)桌面數(shù)據(jù)庫(kù)程序，既簡(jiǎn)單又方便。在桌面型數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用中，它處理速度極快，具有良好的兼容性、真正的可編譯性和較強(qiáng)的安全性，而且可以與OFFICE軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，對(duì)于學(xué)籍管理中的數(shù)據(jù)處理及格式化報(bào)表生成簡(jiǎn)單易上手。

1.學(xué)籍異動(dòng)數(shù)據(jù)采集

1.1傳統(tǒng)方式采集

學(xué)籍管理是高校學(xué)生管理的重要組成部分，而學(xué)籍異動(dòng)處理則是對(duì)在籍學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息的變更，變更準(zhǔn)確與否無(wú)論對(duì)學(xué)校管理還是對(duì)學(xué)生個(gè)人的學(xué)籍登記狀況都非常重要。目前，大部分學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理都實(shí)現(xiàn)了軟件管理，但對(duì)于學(xué)生異動(dòng)數(shù)據(jù)采集仍采用手工錄入或填涂機(jī)讀卡等形式，這些采集方法一般是手工操作學(xué)生信息的重新采集，而且由于學(xué)籍信息內(nèi)容繁多、信息量大，造成效率低下，不能完全保證采集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與錄取信息一致，產(chǎn)生很多檔案文件難以管理，很難適應(yīng)學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊(cè)制度的要求。

1.2利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)采集

借助VISUAL FOXPRO這個(gè)強(qiáng)大的桌面數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，我們可以直接從學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)中獲取學(xué)生的基本信息，并通過(guò)與學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)的交互變更需要異動(dòng)的信息，從而高效準(zhǔn)確地完成學(xué)籍異動(dòng)工作。

1.3實(shí)現(xiàn)

*！*數(shù)據(jù)庫(kù)連接：

con=SQLSTRINGCONNECT（"DRIVER={SQLServer}；Server=127.0.0.1；Uid=sa；pwd=test；database=xjsjk"）

*！*學(xué)籍異動(dòng)信息更新

Sqltemp=sqlexec（nhandle，"SELECT xh，ydxx FROM xjxxb where xh=？xh"，"temp"）

sele temp

cursorsetprop（"tables"，"xjxxb"，"temp"）&&設(shè)置臨時(shí)表的更新目標(biāo)表

cursorsetprop（"keyfieldlist"，′xh′，"temp"）&&設(shè)置臨時(shí)表的關(guān)鍵字

cursorsetprop（"updatablefieldlist"，"ydxx"，"temp"）&&設(shè)置臨時(shí)表的更新字段

cursorsetprop（"updatenamelist"，"xh，xjxxb.xh，ydxx xjxxb.ydxx"，"temp"）&&&用temp中的相應(yīng)字段更新

cursorsetprop（"sendupdates"，.t.，"temp"）&&設(shè)置為可更新

cursorsetprop（"wheretype"，2，"temp"）

cursorsetprop（"buffering"，5，"temp"）&&設(shè)置表緩沖

UPDATE temp SET ydxx=”復(fù)學(xué)”

tableupdate（1，.t.，"temp"）

2.數(shù)據(jù)報(bào)表

2.1難點(diǎn)

學(xué)籍管理工作中會(huì)形成很多受理單，受理單的數(shù)據(jù)信息可以直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取，Visual Foxpro有強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)器，報(bào)表是Visual Foxpro中的一種數(shù)據(jù)組織形式，可以利用報(bào)表把從數(shù)據(jù)庫(kù)表中提取出的數(shù)據(jù)打印出來(lái)。報(bào)表從數(shù)據(jù)源中提取數(shù)據(jù)，并按照布局定義的位置和格式輸出數(shù)據(jù)形成格式化文本打印。但是學(xué)籍管理工作中格式化的報(bào)表文件多種多樣，比如休學(xué)、降級(jí)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)產(chǎn)生的文件各不一樣，特別是形成的需要各部門(mén)流轉(zhuǎn)的“離（回）校手續(xù)單”更是不同，因?yàn)闋可娴牟块T(mén)不同，流轉(zhuǎn)的順序更是不同。若是以每種報(bào)表文件形成格式化文本，那么需要形成若干品種，如果以后發(fā)生變更，維護(hù)就更加不易。

2.2通用型報(bào)表文件

鑒于以上原因，嘗試設(shè)計(jì)一種通用型報(bào)表文件。設(shè)計(jì)統(tǒng)一報(bào)表模版，統(tǒng)一模板基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。生成時(shí)，利用變量和表達(dá)式表示報(bào)表模板中的域控件，變量的值由用戶在表單中通過(guò)選擇和輸入信息決定，表達(dá)式在報(bào)表模板中根據(jù)表單中得到的變量表示[2]。先根據(jù)學(xué)生異動(dòng)數(shù)據(jù)信息和統(tǒng)一模板數(shù)據(jù)表兩者生成異動(dòng)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，從而與統(tǒng)一報(bào)表模板形成對(duì)應(yīng)的格式化報(bào)表。

2.3實(shí)現(xiàn)

Visual Foxpro所提供的報(bào)表設(shè)計(jì)器功能強(qiáng)大，而且提供所見(jiàn)所得的報(bào)表預(yù)覽，我們可以很方便地通過(guò)Visual Foxpro的報(bào)表設(shè)計(jì)器設(shè)計(jì)處統(tǒng)一報(bào)表模板，關(guān)鍵是數(shù)據(jù)部分，做如下設(shè)計(jì)：

首先根據(jù)內(nèi)容需要設(shè)計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表（部門(mén)信息）

字段“校內(nèi)”“休學(xué)”“退學(xué)”分別存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)異動(dòng)類(lèi)型所涉及的字段，其他字段分別存儲(chǔ)各部門(mén)的基礎(chǔ)信息。比如部門(mén)名、辦公地點(diǎn)、備注信息（B1，B2）、流程流轉(zhuǎn)順序（o1，o2），通過(guò)這張表及學(xué)生的基礎(chǔ)信息和異動(dòng)信息可以分門(mén)別類(lèi)地形成異動(dòng)數(shù)據(jù)，從而通過(guò)模板形成對(duì)應(yīng)的流轉(zhuǎn)單手續(xù)材料。

SELECT ydlx FROM xjyddjb WHERE ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） inTO CURSOR tmydlx

cydlx=ICASE（INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），"休學(xué)"，"保留學(xué)籍"），"休學(xué)

"，INLIST（ALLTRIM（tmydlx.ydlx），′復(fù)學(xué)′，′轉(zhuǎn)專業(yè)′，′不升級(jí)′），"校內(nèi)

"，ALLTRIM（tmydlx.ydlx）="退學(xué)"，"退學(xué)"）&&異動(dòng)類(lèi)型

SELECT icase（"O1"$&cydlx，O1，"O2"$&cydlx，O2，""）AS

id，gzbm，bgdd，icase（"B1"$&cydlx，B1，"B2"$&cydlx，B2，""）AS B FROM gzbmb WHERE

&cydlx<>"F"ORDER BY id INTO CURSOR tmpgzbmb&&異動(dòng)類(lèi)型對(duì)應(yīng)列字段

SELECT xjyddjb.*，tmpgzbmb.*FROM xjyddjb，tmpgzbmb WHERE

ALLTRIM（xjyddjb.xh）=ALLTRIM（jbxxb.xh） INTO CURSOR tmpgzbmb

3.公文文件

學(xué)籍管理中形成一些流程性文件，流程性文件有固定格式，比如上一節(jié)說(shuō)到的流程單等。這些文件通常是固化的格式文件，可以通過(guò)Visual Foxpro報(bào)表設(shè)計(jì)器實(shí)現(xiàn)。但有些文件有些特殊需求，比如公文文件，同樣可以通過(guò)VISUAL FOXPRO報(bào)表設(shè)計(jì)器實(shí)現(xiàn)，但是公文有其特殊的格式排版要求，而且很多時(shí)候有臨時(shí)修改需求，而報(bào)表一旦生成就不易修改。在Visual Foxpro中可以通過(guò)OLE服務(wù)程序調(diào)用Microsoft Excel（Word）進(jìn)行報(bào)表輸出，這樣的好處是可以允許用戶對(duì)生成的報(bào)表再編輯，進(jìn)行郵件傳遞等[3]。

Word即Microsoft Office Word。是微軟公司開(kāi)發(fā)的一個(gè)文字處理器應(yīng)用程序，因其具有強(qiáng)大的文字編輯功能為大家熟知?？蓜?chuàng)建、編輯信件、報(bào)告、網(wǎng)頁(yè)或電子郵件中的文本和圖形。

我們利用Visual Foxpro進(jìn)行處理數(shù)據(jù)，而利用WORD的預(yù)覽打印功能進(jìn)行報(bào)表打印，用Visual Foxpro“畫(huà)出”WORD公文并保存，隨時(shí)生成、隨時(shí)調(diào)用、隨時(shí)排版。

*！*生成退學(xué)報(bào)告

FUNCTION txbb

PARAMETERS xh，xm，xb，zy，nj

Wait"正在啟動(dòng)Word……"Window Nowait

WordApp=Createobject（"Word.application"）&&訪問(wèn)WORD

Wait"正在生成表格……"Window Nowait

WordApp.Visible=.F.

WordApp.Caption=′關(guān)于′+ALLTRIM（xm）+"申請(qǐng)退學(xué)的報(bào)告"

WordApp.Documents.Add

*定義全文字體及格式

WITH WordApp.Selection

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+′關(guān)于′+ALLTRIM（xm）+"申請(qǐng)退學(xué)的報(bào)告"+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+"院長(zhǎng)辦公室："+CHR（13）+CHR（13）） &&插入文本

.InsertAfter（allt（"我院"+ALLTRIM（zy）+"專業(yè)"+ALLTRIM（nj）+"級(jí)學(xué)生"+ALLTRIM（xm）+"，性別："+ALLTRIM（xb）+"，學(xué)號(hào)："+ALLTRIM（xh）+"，現(xiàn)申請(qǐng)退學(xué)（學(xué)生退學(xué)申請(qǐng)及班主任的情況說(shuō)明附后），報(bào)學(xué)院審批。"）） &&插入文本

.InsertAfter（CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+CHR（13）+"教務(wù)處"+CHR（13））

.InsertAfter（alltrim（str（year（DATE（））））+"年"+alltrim（str（month（DATE（））））+"月"+alltrim（str（day（DATE（））））+"日"+CHR（13））

.Font.Size=16 && 指定字號(hào)

.ParagraphFormat.Alignment=3 && 設(shè)置對(duì)齊方式

.Font.Name="仿宋" && *設(shè)置字體

.ParagraphFormat.LineSpacing=20 && 行間距

.ParagraphFormat.FirstLineIndent=32 && 首行縮進(jìn)

ENDWITH

*定義標(biāo)題行

略

*定義受理單位

略

*定義落款

略

WordApp.ActiveDocument.SaveAs（′E：＼學(xué)籍文檔＼退學(xué)報(bào)告＼′+′關(guān)于′+ALLTRIM（xm）+"申請(qǐng)退學(xué)的報(bào)告"+".doc"）

WordApp.Documents.Close

WordApp.Quit

ENDFUNC

4.小結(jié)與展望

本學(xué)籍異動(dòng)管理系統(tǒng)具有精確性、穩(wěn)定性與通用性，可廣泛應(yīng)用于各類(lèi)型本?？圃盒?，對(duì)學(xué)生異動(dòng)管理（轉(zhuǎn)班、轉(zhuǎn)校、休學(xué)、復(fù)學(xué)）等多項(xiàng)異動(dòng)情況處理與查詢打印，有助于提高整個(gè)學(xué)校的學(xué)籍管理水平，保障學(xué)生日常管理和電子注冊(cè)制度的順利實(shí)施。

針對(duì)學(xué)籍管理中，學(xué)生和學(xué)校辦理學(xué)籍手續(xù)需要大量紙質(zhì)文件，其中少則一張，多則數(shù)張的手續(xù)單據(jù)上需要手寫(xiě)簽名才能完成辦理。這些流程中，打印、簽字過(guò)程繁瑣，而且紙張材料的存儲(chǔ)耗費(fèi)人力物力，保存、查閱都有非常大的難度?？梢钥紤]進(jìn)一步整合資源數(shù)據(jù)，嘗試?yán)矛F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)條件和移動(dòng)終端采集電子簽名，簡(jiǎn)化流程，減少紙質(zhì)文檔，真正做到無(wú)紙化管理、注冊(cè)學(xué)籍。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部高校學(xué)生司.教育部關(guān)于印發(fā)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦法》的通知（教學(xué)〔2007〕3號(hào)）.中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng).

[2]Visual Foxpro系統(tǒng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)報(bào)表程序設(shè)計(jì).計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2003.2.

[3]張洪舉，著.Visual Foxpro權(quán)威指南.電子工業(yè)出版社，2007.8：451-451.