李智博

【摘 要】通過(guò)對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理指標(biāo)體系的構(gòu)建，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在最短的時(shí)間內(nèi)了解學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況，減少高校財(cái)政支出中不必要的開支，為下一步的決策提供依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)計(jì)檔案；信息化管理；評(píng)價(jià)指標(biāo)

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化的意義

1.高校的會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容與特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重要史料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案其內(nèi)容是直接對(duì)學(xué)校全部經(jīng)濟(jì)收支內(nèi)容的反映。

2.高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的普及應(yīng)用，信息資源已經(jīng)成為高校的重要戰(zhàn)略性資源，從而使得高校會(huì)計(jì)檔案管理工作具有很多優(yōu)勢(shì)，比如會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)形式多樣，可以保存在網(wǎng)絡(luò)、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質(zhì)存檔；在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可以實(shí)現(xiàn)資源共享，需求者根據(jù)提供的用戶權(quán)限可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接訪問檔案庫(kù)，可以極大的節(jié)省時(shí)間，提高了工作效率。

二、高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.會(huì)計(jì)檔案信息化的程度不高

高校會(huì)計(jì)檔案信息化仍處在初級(jí)階段在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，雖然部分高校已經(jīng)建立了局域網(wǎng)及“一卡通”系統(tǒng)開展會(huì)計(jì)工作。但從軟件方面看，高校所擁有的軟件資源主要集中在操作系統(tǒng)、系統(tǒng)維護(hù)軟件、辦公自動(dòng)化軟件和財(cái)務(wù)軟件等基礎(chǔ)軟件上。會(huì)計(jì)檔案的歸檔上問題突出目前許多會(huì)計(jì)部門對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)僅限于紙質(zhì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表的收集歸檔，而忽視了對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)，對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)及工資系統(tǒng)及校園卡系統(tǒng)所形成的檔案，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的升級(jí)記錄等等都可以說(shuō)是“交白卷”。

2.高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理還存在局限性

因?yàn)槟壳案咝２捎玫呢?cái)務(wù)軟件都是僅限于各自的財(cái)務(wù)部門使用，所以其他人員和部門都沒有使用權(quán)限，無(wú)法及時(shí)查閱有關(guān)的財(cái)務(wù)信息，使得財(cái)務(wù)管理與高校的日常工作管理不能有機(jī)結(jié)合，因此，各高校的財(cái)務(wù)軟件使用者不能從信息系統(tǒng)中直接提取其他部門的實(shí)時(shí)相關(guān)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

三、高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理過(guò)程中存在的問題

1.財(cái)務(wù)檔案信息化目標(biāo)不夠明確

缺乏和學(xué)校的教學(xué)、科研、行政管理部門的有效協(xié)調(diào)，特別是需要用到流程化、數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等網(wǎng)絡(luò)資源，但涉及到有關(guān)職能部門較難協(xié)調(diào)配合。很多高?；旧蠜]有一個(gè)對(duì)整個(gè)管理信息進(jìn)行集成的管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)中心。

2.會(huì)計(jì)檔案信息化存在的缺陷

高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理還處在初級(jí)階段，高校會(huì)計(jì)檔案管理主要還是使用傳統(tǒng)的記賬方式，通過(guò)人工對(duì)原始憑證進(jìn)行審核錄入，再由計(jì)算機(jī)形成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出會(huì)計(jì)報(bào)表。這對(duì)會(huì)計(jì)人員的要求較高，如果會(huì)計(jì)信息沒有被及時(shí)披露，往往會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)管理方面的漏洞。

3.財(cái)務(wù)檔案數(shù)量大，檔案保管成本高

高校會(huì)計(jì)檔案信息化處在初級(jí)階段的特點(diǎn)，決定了高校的會(huì)計(jì)檔案管理仍主要是紙質(zhì)檔案管理。然而，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，大量的紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存，仍采用的較原始的檢索利用方法，財(cái)務(wù)檔案的數(shù)量不斷增大，大量的財(cái)務(wù)檔案如何進(jìn)行管理、檢索、應(yīng)用有待全面解決。

四、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

1.基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建

基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施主要包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息網(wǎng)絡(luò)等。

2.信息資源的構(gòu)建

在會(huì)計(jì)檔案信息化管理評(píng)價(jià)中，信息資源是整個(gè)檔案信息化過(guò)程中最重要的部分。它的開發(fā)和利用是會(huì)計(jì)檔案信息化管理的目標(biāo)，也是會(huì)計(jì)檔案信息化取得成功的標(biāo)志。

3.會(huì)計(jì)檔案信息政策、標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的構(gòu)建

完善的管理制度是高校檔案管理工作有序、規(guī)范進(jìn)行的基礎(chǔ)?，F(xiàn)有的高校檔案信息化管理的法規(guī)政策大多是高校內(nèi)部制定的，缺乏統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性。高校會(huì)計(jì)檔案工作只有在檔案信息政策、標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)的保障下，才能在科快速、健康地前進(jìn)。

4.會(huì)計(jì)檔案信息化人才的構(gòu)建

隨著高校會(huì)計(jì)檔案信息化步伐的加快，需要一批既具有豐富檔案經(jīng)驗(yàn)、又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人才隊(duì)伍。而會(huì)計(jì)人員的態(tài)度、專業(yè)素養(yǎng)往往制約著會(huì)計(jì)檔案信息化管理的進(jìn)程。

五、高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化創(chuàng)新方向的探析

1.加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變思想，使會(huì)計(jì)檔案管理信息化服務(wù)方式創(chuàng)新

利用多種方式宣傳，積極利用辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)和引導(dǎo)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各系科正確認(rèn)識(shí)。根據(jù)自身實(shí)際和高校發(fā)展的需要，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，開展特色服務(wù)，積極為教學(xué)、科研提供會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)行網(wǎng)上服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)。

2.利用高校自身?xiàng)l件，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升會(huì)計(jì)檔案管理信息化效率

可利用學(xué)?，F(xiàn)有的人力和物力資源優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)信息技術(shù)人員及教師的積極性，配備相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)等；同時(shí)應(yīng)建立相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合。

六、結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理工作，是一系統(tǒng)和復(fù)雜的過(guò)程，需從新方法入手，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)收錄存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，這不但是提高我國(guó)檔案信息化管理的手段，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的社會(huì)化建設(shè)，合理利用和開發(fā)高校資源，也是現(xiàn)代高校檔案工作中的重點(diǎn)。

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