摘 要：隨著信息社會的到來，房地產(chǎn)登記檔案管理也呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn)。本文將結(jié)合房地產(chǎn)登記檔案管理的自身規(guī)律，聯(lián)系工作實(shí)際，闡述房地產(chǎn)登記檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題和隱憂，以及關(guān)于如何提升當(dāng)前房地產(chǎn)登記檔案管理水平的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；登記；檔案；管理

房地產(chǎn)登記檔案是房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在房地產(chǎn)登記過程中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是房地產(chǎn)登記工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案信息資源是區(qū)域、國家乃至全球信息的一個(gè)重要組成部分，而且信息量與日俱增，利用頻率不斷提高，利用范圍和對象逐步擴(kuò)大，要充分發(fā)揮其利用價(jià)值，必須提升檔案管理水平以使其與社會發(fā)展水平相適應(yīng)。

1 當(dāng)前的房地產(chǎn)登記檔案的管理呈現(xiàn)出如下特點(diǎn)

（一）房地產(chǎn)登記檔案的信息化管理已基本實(shí)現(xiàn)。

《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。房產(chǎn)檔案管理作為檔案管理的一部分，與時(shí)俱進(jìn)地走信息化發(fā)展的道路，既是科技發(fā)展的要求，也是社會需求的反映。隨著近年的持續(xù)投入和建設(shè)，房地產(chǎn)登記檔案信息化管理在全國大中城市已基本實(shí)現(xiàn)。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理并重。

傳統(tǒng)的電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。而現(xiàn)在的登記電子檔案，其內(nèi)容包括了檔案目錄數(shù)據(jù)文件，登記信息數(shù)據(jù)文件以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果。電子檔案與電子登記簿形成對應(yīng)關(guān)聯(lián)關(guān)系，極其方便查詢利用。但是從憑證作用和存儲性能的安全、穩(wěn)定的角度來說，紙質(zhì)檔案還是更勝一籌。在權(quán)利審核和排解權(quán)利糾紛時(shí)，或遇到圖像質(zhì)量差的情況信下，或者在需要調(diào)閱較為久遠(yuǎn)的檔案信息時(shí)，都需要查閱紙質(zhì)檔案。因此，紙質(zhì)檔案的管理普遍為各單位所重視。

（三）房地產(chǎn)檔案的信息特性進(jìn)一步凸顯。

房地產(chǎn)的權(quán)利狀況和自然狀況具有極強(qiáng)的動態(tài)性，檔案信息必須及時(shí)有效地記錄變更情況。以電子登記簿為核心的登記檔案的登記事項(xiàng)的記載時(shí)點(diǎn)可以精確到秒，查詢時(shí)點(diǎn)亦可精確到秒，這就為精確查詢利用房地產(chǎn)檔案信息提供了途徑。例如，限購背景之下，有些城市要求購房者開具在其戶口所在地的無房證明，這其實(shí)是根據(jù)姓名和身份證號碼為條件查詢個(gè)人名下房產(chǎn)信息的結(jié)果。另外，電子登記簿加載的信息越來越全面，例如，業(yè)務(wù)受理窗口配備攝像頭，在面見申請人時(shí)給登記申請人采集頭像，作為電子檔案存儲，在必要的時(shí)候可以作為證據(jù)，這些都是在檔案信息化之前無法做到的。

2 房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題和隱憂

（一）由于房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，導(dǎo)致房地產(chǎn)登記檔案數(shù)量激增。

這帶來兩個(gè)問題，一是檔案庫容壓力大。房地產(chǎn)檔案一般要求永久保存，少部分列入銷毀范圍的登記檔案也需要庫房存放周轉(zhuǎn)，檔案庫房日趨緊張。二是與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的管理顯得滯后。因?yàn)闄n案資料從移交到房地產(chǎn)檔案的有序化中間還有好幾個(gè)環(huán)節(jié)：裝訂、編目、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、上架，在實(shí)紙質(zhì)檔案上架之前，無法從堆積的資料中找到。

（二）檔案數(shù)據(jù)雜亂。

這有人為的原因，也有歷史的原因。主要體現(xiàn)在：第一、姓名。單字的姓名在錄入的時(shí)候，中間常多輸入一個(gè)空格，后期查詢時(shí)，就可能查不到相匹配的信息。第二、證件信息。證件除身份證外，還有軍官證、士兵證、文職人員證和護(hù)照，軍官證、士兵證和文職人員證的編號并非終身不變，自2004年前后軍人開始辦理身份證至今，有人既擁有身份證還擁有軍官證；而護(hù)照種類繁多，對護(hù)照真?zhèn)蔚蔫b別遠(yuǎn)不及身份證普及，導(dǎo)致在查驗(yàn)身份信息時(shí)，無法確定其唯一有效性，這使得查詢結(jié)果的真實(shí)性存疑。第三、房屋坐落信息不統(tǒng)一。第四、圖像質(zhì)量不高。尤其是年代較久遠(yuǎn)的檔案，調(diào)取出來的數(shù)字化圖像上的黑點(diǎn)、黑線、黑邊較多，難以辨認(rèn)。

（三）信息系統(tǒng)還有不完善的地方。

主要是信息數(shù)據(jù)的更新滯后于權(quán)屬變化，信息更新不及時(shí)。有時(shí)會出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程已走完，但登記簿上的信息仍是原產(chǎn)權(quán)人的信息的情況，如此一來，登記簿上的信息未必能真實(shí)反映房屋的權(quán)屬狀況。還有，目前市民的住房情況查詢，只能查到已辦理權(quán)屬登記的有證房屋和已備案的預(yù)售商品房的信息，商品房預(yù)售備案登記是2005年才開始實(shí)行的，如果在此之前購買了商品房且又沒有辦理房產(chǎn)登記，就查詢不到相關(guān)信息，這也是與事實(shí)不符的。

3 關(guān)于房地產(chǎn)檔案管理水平提升的有效路徑的幾點(diǎn)思考

《物權(quán)法》第十六條規(guī)定，“不動產(chǎn)登記簿由登記機(jī)構(gòu)管理”，《房屋登記辦法》第二十八條規(guī)定，“房屋登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將房屋登記資料及時(shí)歸檔并妥善管理”。因此，做好房地產(chǎn)登記檔案的管理是對房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)基本要求。房地產(chǎn)登記檔案管理中出現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)引起房地產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)管理者的重視，積極爭取政府部門的支持，從可操作的層面入手提升檔案管理水平。

一是要加大投入，為檔案配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)滿足社會發(fā)展需要的庫房，為日益增長的檔案預(yù)備空間。這包括為紙質(zhì)檔案準(zhǔn)備的庫房和為電子檔案預(yù)備的儲存空間。出于信息安全考慮，電子檔案離線備份的介質(zhì)有磁帶、光盤和移動硬盤，相對紙質(zhì)檔案，電子檔案要求的保管條件更為苛刻。要管理好登記檔案，首先要有合格的可擴(kuò)充的保管實(shí)物檔案的空間。

二是要探尋更有效率的工作方式，使紙質(zhì)檔案的管理更高效。房地產(chǎn)檔案的編號方法也要適時(shí)調(diào)整改進(jìn)，有的城市習(xí)慣采用分丘編號法，這種編號法的優(yōu)點(diǎn)是上下手檔案集中，不用登錄系統(tǒng)就可知道檔案的存放位置；缺點(diǎn)就是檔案存放不均勻，空間閑置，而且檔案全依賴人工管理，效率低，出錯(cuò)幾率大。如果改為流水編號法，將會極大地提高工作效率，充分利用庫房。

三是要制定信息著錄的標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的檔案意識，從源頭把控檔案質(zhì)量。姓名、證件號碼、房屋坐落、其他信息等條目必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；在錄入信息、掃描資料的過程中，多一分認(rèn)真細(xì)致，確保信息準(zhǔn)確無誤，圖像質(zhì)量良好。

四是要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)。房地產(chǎn)登記是一項(xiàng)跨學(xué)科、專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，房產(chǎn)檔案管理人員也應(yīng)具有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及扎實(shí)的專業(yè)技能和敏銳的信息意識、良好的信息道德。

五是要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)，做好新舊系統(tǒng)的銜接工作，在實(shí)際應(yīng)用中不斷地發(fā)現(xiàn)問題，不斷地完善更新，確保登記簿上記載的信息真實(shí)反映房屋的真實(shí)狀況。

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作者簡介

馬瑩（1984年—），女，陜西西安人，西安市房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理中心，助理館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案信息化。endprint