董乃榛

摘 要：食品藥品檔案管理是保證食品藥品安全的重要條件。對(duì)此，本文分析了當(dāng)下食品藥品檔案管理在管理制度、管理方法等方面所存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了一些建議，以服務(wù)于食品藥品檔案管理。

關(guān)鍵詞：食品藥品；檔案管理；食品藥品安全

食品藥品安全關(guān)系到民生國(guó)計(jì)，但受多重因素的影響，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型的今天，食品藥品安全受到?jīng)_擊，尤其是食品藥品中違禁物質(zhì)的添加引發(fā)了多起食品藥品安全事故。而食品藥品檔案可以為食品藥品管理提供可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，是提高食品藥品安全預(yù)警、減少相關(guān)事故的重要條件。因此，必須以多元化手段強(qiáng)化食品藥品檔案管理，以規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理來(lái)保證食品藥品安全。

1 食品藥品檔案管理現(xiàn)狀

1.法律法規(guī)松弛

一方面，食品藥品檔案管理存在管理分散、統(tǒng)一化管理不強(qiáng)的現(xiàn)象。另一方面，一些部門(mén)僅僅參照《檔案法》和國(guó)家現(xiàn)行檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行管理，并未根據(jù)實(shí)際情況制定符合實(shí)際的內(nèi)部制度，缺少對(duì)文件材料歸檔、檔案保管、檔案保密等相關(guān)工作的規(guī)定與監(jiān)管，嚴(yán)重影響了食品藥品檔案管理工作的開(kāi)展。

2.管理方法不科學(xué)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的今天，食品藥品檔案管理內(nèi)容增多、管理形式發(fā)生變化，這就要求管理者改變傳統(tǒng)手寫(xiě)、筆記、簡(jiǎn)單整理的管理方法，以新的管理方法，及時(shí)、有效地對(duì)食品藥品進(jìn)行歸檔、整理等。但是，當(dāng)下食品藥品檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)筆錄、調(diào)檔等管理方法，沒(méi)有全面采用信息化的管理方式對(duì)食品藥品檔案進(jìn)行管理。

3.保管條件落后

食品藥品檔案關(guān)系到食品藥品的安全生產(chǎn)，而檔案保管作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其安全責(zé)任就顯得尤為重大。然而，當(dāng)下很多檔案管理部門(mén)的檔案保管條件較差，存在檔案用房小，庫(kù)房、辦公、閱讀合用，空調(diào)、去濕器、電腦等相關(guān)設(shè)施配置不全，數(shù)碼攝像機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備缺失的情況，這嚴(yán)重影響了食品藥品檔案的保管工作。

4.管理人員素質(zhì)不高

少數(shù)食品藥品檔案管理人員存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)落后、專(zhuān)業(yè)操作技能低、信息化掌握程度低、職業(yè)道德素質(zhì)較差、個(gè)人修養(yǎng)較低等問(wèn)題，而這些問(wèn)題的存在，也同樣影響了食品藥品檔案管理工作的持續(xù)化發(fā)展。

5.檔案安全受威脅

由于食品藥品安全關(guān)系重大，其檔案管理則應(yīng)遵循保密性原則。但是隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，一些黑客、病毒等網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題的出現(xiàn)，加之食品藥品檔案管理所用系統(tǒng)存在一定漏洞、技術(shù)長(zhǎng)期得不到更新等，使得食品藥品檔案安全受到威脅。

2 規(guī)范食品藥品檔案管理的措施

1.健全法律法規(guī)，提供法制保障

健全的法律法規(guī)是食品藥品檔案管理的重要保障，也是推動(dòng)檔案管理的重要條件。以筆者所見(jiàn)，應(yīng)在現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，根據(jù)地方性食品藥品檔案管理實(shí)際情況，制定更加細(xì)化的食品藥品檔案管理制度，要求相關(guān)部門(mén)對(duì)食品藥品檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理，促使食品藥品檔案的采集信息、檔案鑒定、檔案管理、檔案銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)集中化的管理。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)食品藥品檔案管理的各環(huán)節(jié)，制定食品藥品檔案采集整理制度、保管制度、保密制度等，以確保食品藥品檔案管理各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、透明性、保密性。

2.優(yōu)化管理方法，實(shí)施科學(xué)管理

為了滿(mǎn)足現(xiàn)代食品藥品生產(chǎn)信息多元化、呈現(xiàn)形式多樣化的要求，其檔案管理應(yīng)優(yōu)化管理方法，以更為科學(xué)、信息化的管理手段進(jìn)行管理。具體地說(shuō)，首先，應(yīng)進(jìn)行過(guò)程化管理。與傳統(tǒng)檔案管理偏重于檔案保存管理相比，現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)從檔案采集環(huán)節(jié)入手，收集食品藥品需求、利用等信息，并及時(shí)存檔，存檔后對(duì)其進(jìn)行保密性監(jiān)管，并對(duì)檔案進(jìn)行定期清理。其次，應(yīng)進(jìn)行集中化管理。受食品藥品管理權(quán)限不統(tǒng)一、部門(mén)間協(xié)作性不強(qiáng)的影響，食品藥品檔案管理難以實(shí)現(xiàn)集中化管理。針對(duì)此問(wèn)題，管理中應(yīng)建立權(quán)責(zé)明確的管理機(jī)構(gòu)，并加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)間的合作，通過(guò)責(zé)任管理制度、部門(mén)考核制度等實(shí)現(xiàn)食品藥品檔案的集中化管理。再者，應(yīng)進(jìn)行信息化管理。繁雜多樣的食品藥品信息需要檔案管理人員采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，比如掃描、縮微等技術(shù)將所藏檔案長(zhǎng)期保存，利用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案進(jìn)行目錄化、存庫(kù)處理。

3.加強(qiáng)管理投入，改善保管條件

食品藥品檔案管理應(yīng)重視檔案保管的作用，積極給予資金、技術(shù)、設(shè)備、軟件等各方面的支持。首先，應(yīng)加強(qiáng)資金、制度支持。管理部門(mén)應(yīng)制定保管管理制度、電子文檔歸檔制度、管理者崗位制度等，保證檔案保管工作依照相關(guān)規(guī)定展開(kāi)。并給予資金方面的支持，通過(guò)資金投入推動(dòng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公與閱檔分區(qū)處理，購(gòu)置密集架、電腦、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)備，優(yōu)化檔案保管條件。其次，應(yīng)選用高技能人員，加強(qiáng)軟件投入。在配置先進(jìn)設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀等的同時(shí)，選用高素質(zhì)、高技能的檔案管理人員。同時(shí)，在原有檔案管理軟件基礎(chǔ)上，重新購(gòu)買(mǎi)檔案綜合查詢(xún)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，更新軟件，提升保管效能。

4.構(gòu)建管理體系，規(guī)范檔案管理

食品藥品安全無(wú)小事，要保證食品藥品安全，必須規(guī)范其檔案管理的每一環(huán)節(jié)。對(duì)此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，積極創(chuàng)建一支由領(lǐng)導(dǎo)帶頭、技術(shù)人員指導(dǎo)、高素質(zhì)工作人員參與的管理體系，實(shí)行由上而下、層層管理、層層監(jiān)督的管理體制，進(jìn)而促使檔案管理者在掌握先進(jìn)操作技術(shù)的同時(shí)，規(guī)范自身行為，確保歸檔、定期存檔、檔案保密等每一項(xiàng)工作落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化管理。

5.實(shí)行激勵(lì)政策，提升人員素質(zhì)

食品藥品檔案管理應(yīng)重視檔案管理人員力量的發(fā)揮，推行“制度+激勵(lì)”的措施促使檔案管理人員發(fā)揮其作用。其一，軟硬兼施，提升檔案管理人員效能。食品藥品檔案管理中應(yīng)充分發(fā)揮制度管理的作用，通過(guò)人員管理制度、崗位制度、考核機(jī)制、責(zé)任制度等，規(guī)范檔案管理人員行為，落實(shí)檔案管理人員職責(zé)。采用績(jī)效管理的方法，從檔案管理人員的工作表現(xiàn)、崗位態(tài)度、人際關(guān)系、工作效果等方面對(duì)其進(jìn)行考評(píng)，并公開(kāi)綜合考評(píng)結(jié)果，根據(jù)結(jié)果對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)懲，為檔案管理提供一個(gè)民主、和諧的氛圍。其二，增加教育培訓(xùn)，提升檔案管理人員素質(zhì)。應(yīng)積極為檔案管理人員提供教育培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，定期對(duì)其培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考評(píng)，并促使其通過(guò)自我學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等途徑，更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自我操作技能，提升自我修養(yǎng)，進(jìn)而為檔案管理工作創(chuàng)建一支高素質(zhì)的工作團(tuán)隊(duì)，為食品藥品安全提供強(qiáng)有力的人員保障。

6.發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，控制信息安全

信息技術(shù)是把“雙刃劍”，食品藥品檔案管理一方面要充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的積極作用，建立完善的信息系統(tǒng)，積極開(kāi)發(fā)利用信息檔案資源，建立完善的食品藥品數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面，要積極預(yù)防網(wǎng)絡(luò)威脅，增強(qiáng)食品藥品安全管理意識(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、內(nèi)外監(jiān)督等途徑，防止食品藥品檔案信息失密、泄密，進(jìn)而保證食品藥品安全。

3 結(jié)語(yǔ)

食品藥品檔案管理效果影響到食品藥品生產(chǎn)是否持續(xù)、安全，所以，檔案管理實(shí)踐必須充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)存問(wèn)題的嚴(yán)重性，并以健全法律法規(guī)、實(shí)施科學(xué)管理、提升檔案管理人員素質(zhì)等針對(duì)性措施，從而實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理，進(jìn)而保證食品藥品安全以及民生安全。

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