摘 要:檔案館在管理某一全宗的過(guò)程也叫“全宗卷”管理,“全宗卷”是一個(gè)案卷,能夠反映全宗歷史情況?!叭诰怼笔且粋€(gè)管理全宗的檔案,在檔案歷程中利用檔案全宗的檢索工具,主要用于信息開(kāi)發(fā)和情報(bào)交流,規(guī)范“全宗卷”管理,堅(jiān)持“全宗卷”編制規(guī)則,注重“全宗卷”內(nèi)的文件形成方式和積累途徑,加強(qiáng)“全宗卷”的管理方法和檢索能力。本文主對(duì)“全宗卷”的作用進(jìn)行分析,探索當(dāng)前“全宗卷”管理存在的問(wèn)題,對(duì)“全宗卷”規(guī)范管理的方法進(jìn)行研究。
關(guān)鍵詞:“全宗卷”;作用;規(guī)范管理
“全宗卷”是檔案館對(duì)全宗檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中逐步形成的,利用各種文件以及各種材料對(duì)“全宗卷”的各種內(nèi)容進(jìn)行反映?!叭诰怼钡慕ⅲ饕遣粩嗟姆e累全宗有關(guān)的材料,完善全宗有關(guān)的管理方式。一個(gè)高質(zhì)量的“全宗卷”有利于對(duì)“全宗卷”檔案進(jìn)行連續(xù)的管理,使“全宗卷”檔案管理能夠發(fā)揮實(shí)際的效用。
1 “全宗卷”的具體作用
“全宗卷”的內(nèi)容十分的豐富,包括了全宗指南、有關(guān)檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管、查閱以及建立檔案單位的一些大事情等現(xiàn)代化檔案管理方面的重要材料,在全宗管理中有著非常重要的作用。
1.1“全宗卷”內(nèi)的文件能充當(dāng)原始憑證
全宗管理不是靜止不變的,單位的檔案需要進(jìn)行接收、整理、調(diào)查、銷毀,甚至對(duì)檔案室的布置進(jìn)行調(diào)整,這些情況形成的一系列材料都屬于“全宗卷”。同時(shí)“全宗卷”也是考察全宗檔案管理情況的唯一憑證。例如:當(dāng)前一任檔案管理人員因?yàn)槟承┰螂x職后,要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行交接,在交接的過(guò)程中需要了解檔案的交接的數(shù)據(jù)以及移交目錄的實(shí)際情況,主要包括,檔案歸檔時(shí)的具體數(shù)目,主要是那些檔案,對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)需要哪些檢索內(nèi)容、工具,需要找哪些人簽字準(zhǔn)許檔案查閱,并且還要將檔案銷毀的具體日期,銷毀的檔案名,銷毀的批準(zhǔn)請(qǐng)示等。這些全部為歸入“全宗卷”的全宗情況提供原始憑證[1]。
1.2“全宗卷”內(nèi)的文件具有很高的參考價(jià)值
“全宗卷”作為一種檔案的形式在檔案管理中,和普通的檔案一樣也具有被查閱的功能,那么“全宗卷”內(nèi)的文件也是具有一定的參考價(jià)值的。例如:?jiǎn)挝坏穆殕T個(gè)人職權(quán)上發(fā)生糾紛,導(dǎo)致單位上發(fā)生崗位重疊和崗位空缺現(xiàn)象,嚴(yán)總影響單位的工作效率和工作質(zhì)量,為了正確的解決這種糾紛,可以采取查閱“全宗卷”,參考以往的單位職權(quán)分配方法,如職員的具體權(quán)能,工作注意事項(xiàng)[2]。檔案室的大事記等資料是檔案管理人員了解“全宗卷”最方便的途徑,并且能夠?qū)ⅰ叭诰怼睓n案進(jìn)行有效的利用。對(duì)“全宗卷”的管理必須要規(guī)范,按照國(guó)家有關(guān)條例對(duì)“全宗卷”進(jìn)行整理、歸類,這樣一來(lái)在進(jìn)行查找的時(shí)候就會(huì)方便很多,可以直接按照“全宗卷”年份、月份、卷號(hào)進(jìn)行查找,這樣跟更顯示全宗指南的作用。方面簡(jiǎn)潔的查找方式,更能體現(xiàn)“全宗卷”的參考借鑒作用。
2 “全宗卷”管理中存在的問(wèn)題
在實(shí)際檔案管理工作中,由于對(duì)建立“全宗卷”的重視程度不夠,導(dǎo)致在“全宗卷”管理上出現(xiàn)很多問(wèn)題。
2.1“全宗卷”得不到重視
在平時(shí)的檔案管理工作中,對(duì)“全宗卷”的建立不怎么重視,忽視對(duì)各種文件材料的收集、整理。當(dāng)單位開(kāi)展檔案管理工作考評(píng)的時(shí)候,對(duì)“全宗卷”的編制進(jìn)行突然“襲擊”式的檢查,那么就會(huì)發(fā)現(xiàn)在“全宗卷”中有很多遺漏、除此之外就是的檔案管理人員回憶式的編制“全宗卷”,例如:?jiǎn)挝淮笫掠?、檔案管理方案、各部門管理方案等,這樣一來(lái)使“全宗卷”產(chǎn)生非常大的不確定性,不能真實(shí)的反應(yīng)單位“全宗卷”的發(fā)展史,不能為單位提供真實(shí)的參考價(jià)值
2.2“全宗卷”內(nèi)容不齊全
由于檔案部門的工作人員請(qǐng)示缺少對(duì)“全宗卷”內(nèi)的文件材料進(jìn)行收集整理,導(dǎo)致“全宗卷”的內(nèi)容不齊全,常常缺少一些連貫性的材料,使“全宗卷”的內(nèi)容看起來(lái)非常的單一、孤立。例如:在檔案部門的人員因?yàn)槟承┰螂x職的時(shí)候,需要對(duì)其檔案進(jìn)行交接,在交接的過(guò)程中由于一些移交檔案沒(méi)有交接數(shù)據(jù),缺少“全宗卷”的內(nèi)容清單,重要的文件沒(méi)有參與到交接儀式里面。交接結(jié)束后就會(huì)發(fā)現(xiàn),很多檔案缺失或者是不知是何年何月建立的[3]。對(duì)于銷毀的檔案沒(méi)有標(biāo)明銷毀檔案的名稱以及銷毀日期,缺少銷毀清冊(cè)。有的檔案在編制全宗指南的時(shí)候才會(huì)發(fā)現(xiàn)很多的檔案文件不完整,導(dǎo)致“全宗卷”內(nèi)容不齊全。
2.3“全宗卷”管理不規(guī)范
隨著國(guó)家制定的一系列條例,“全宗卷”的管理加強(qiáng),各大單位越來(lái)越注重對(duì)“全宗卷”的編制與管理,但是建立檔案的單位管理制度不完善,雖然意識(shí)到了“全宗卷”的重要性,卻很少在會(huì)議上說(shuō)明,是檔案管理部門的人員對(duì)檔案的收集、整理、歸類、等工作不能征程進(jìn)行,導(dǎo)致全卷宗在記錄的過(guò)程中出現(xiàn)紕漏。
3“全宗卷”規(guī)范管理的方法
3.1 建立“全宗卷”管理制度
依據(jù)國(guó)家制定的《“全宗卷”規(guī)范管理》,建立“全宗卷”管理制度。“全宗卷”是單位非常重要的管理工具和管理手段,因此在各個(gè)單位的管理部門要設(shè)有一項(xiàng)專門的、嚴(yán)密的“全宗卷”管理制度,并且要符合單位發(fā)展的大事記。單位檔案室應(yīng)將“全宗卷”管理作為一項(xiàng)基本的工作,在工作的過(guò)程中要明確“全宗卷”的編制原則,要求內(nèi)容完整、整體規(guī)范、歸類明確。在實(shí)際的工作中更要積極的收集文件資料,并依據(jù)國(guó)家相關(guān)的法律制定詳細(xì)的“全宗卷”管理方法以及管理的具體流程,使單位能夠更加規(guī)范的對(duì)“全宗卷”進(jìn)行管理。
3.2 注重“全宗卷”的文件材料
“全宗卷”內(nèi)文件依據(jù)單位的發(fā)展而持續(xù)增加,因此在進(jìn)行“全宗卷”管理的過(guò)程中,注重對(duì)檔案管理各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的資料進(jìn)行收集、整理,注意形成文字記錄,對(duì)文件及時(shí)的收集積累。從文件的接受、歸檔開(kāi)始,對(duì)單位的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)留下的文字記錄,并記錄到“全宗卷”中,完成“全宗卷”的整理和編制,保證“全宗卷”內(nèi)容的齊全。
3.3 加強(qiáng)“全宗卷”的數(shù)字化管理
在信息技術(shù)發(fā)展的今天,信息科技為逐漸融入人們的生活和工作中,在信息科技的影響下,檔案信息也正在被廣泛的使用,各個(gè)單位的檔案工作都將紙質(zhì)檔案逐漸信息化,以電子檔案的形式呈現(xiàn)在人們的眼前?!叭诰怼弊鳛橐豁?xiàng)重要的檔案也行該納入信息管理工作中,“全宗卷”作為檔案中的檔案,更加應(yīng)該引起單位管理部門的高度重視,對(duì)“全宗卷”這樣重要的文件,其本身的存在就是一種價(jià)值,因此在對(duì)“全宗卷”檔案進(jìn)行信息化的同時(shí)也不能忽視其本身存在的價(jià)值。
4 結(jié)語(yǔ)
“全宗卷”作為單位里檔案中的檔案,可想而知“全宗卷”是非常重要的,本文主要對(duì)建立“全宗卷”的管理制度、注重“全宗卷”的文件材料、加強(qiáng)“全宗卷”的數(shù)字化管理三個(gè)方面對(duì)“全宗卷”的管理方法進(jìn)行研究,加強(qiáng)“全宗卷”管理,提高我國(guó)的“全宗卷”管理力度。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介
郝春媛,湖北清江水電開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司,大專。