摘 要：我國基層檔案管理員在實(shí)際的工作中，總結(jié)并提出了一種新的檔案管理制度，即“三合一”制度。這種制度在執(zhí)行過程中依然存在一些問題。為此，筆者查閱相關(guān)資料，從簡述檔案“三合一”制度的主要內(nèi)容入手；研究創(chuàng)新該制度應(yīng)遵循的基本原則，分析新形勢(shì)下，執(zhí)行該制度面臨的問題，并提出應(yīng)對(duì)問題的有效措施。

關(guān)鍵詞：“三合一”制度；檔案管理；基本原則；創(chuàng)新舉措

在文書檔案的管理過程中，采取“三合一”制度，能夠?qū)n案管理和文件資料歸檔這兩項(xiàng)工作緊密聯(lián)系在一起，提高檔案管理效率。“三合一”制度的操作性與指導(dǎo)性較強(qiáng)，是一種切實(shí)可行的檔案管理制度。該制度主要是由文件資料歸檔范圍、保管期限以及分類大綱這三個(gè)部分組成，是我國檔案管理員做好文書歸檔工作的一項(xiàng)重要依據(jù)。

1.檔案“三合一”制度的主要內(nèi)容

其一，歸檔范圍。歸檔范圍作為明確材料是否歸檔的基礎(chǔ)，能夠確保歸檔內(nèi)容的條理化與規(guī)范化。通常情況下，在明確歸檔材料的同時(shí)，還應(yīng)該明確不需要?dú)w檔的材料。對(duì)于工作活動(dòng)中產(chǎn)生的所有文件，包括各種載體文件以及其他形式的文件，都需要?dú)w檔。

其二，分類方案。又被稱為分類大綱，是做好檔案分類工作的基礎(chǔ)。通常情況下，分類方案包括了四個(gè)部分，即順序號(hào)、說明、條目以及類目。（1）條目。對(duì)于歸檔條目的擬定，通常是結(jié)合文件材料的特征而定的，例如：文件的種類、時(shí)間以及作者等。擬定條目要求簡明扼要，能明確文件材料的名稱、問題以及責(zé)任者即可。（2）順序號(hào)。通常包括了類別順序號(hào)以及條目順序號(hào)。（3）說明。在擬定好分類方案后，對(duì)檔案材料的分類依據(jù)、使用范圍、使用方法以及結(jié)構(gòu)等進(jìn)行簡單的說明。此外按照文件資料種類的不同，分類方案也會(huì)不同，通常采用按年度分類、按組織分類以及按問題分類這三種標(biāo)準(zhǔn)。

其三，保管期限表。這是一種利用表冊(cè)形式，將檔案來源、檔案內(nèi)容以及檔案形式列舉出來，并明確其保管期限的指導(dǎo)性文件，更是判斷檔案保存意義以及明確檔案保存期限的主要依據(jù)。此外，對(duì)于檔案材料保管期限表的編制，通常需要經(jīng)過以下三個(gè)環(huán)節(jié)。（1）前期準(zhǔn)備工作。（2）起草工作。（3）后期尊求意見以及更改草案[1]。

2.檔案“三合一”制度中存在的主要問題

其一，檔案分類體系不完善，缺乏了邏輯性進(jìn)而嚴(yán)密性。因?yàn)闄n案信息的成分較多，且關(guān)系比較復(fù)雜。檔案管理員應(yīng)完善檔案分類體系，確保分類的嚴(yán)謹(jǐn)性。但是目前，我國檔案發(fā)展中依然存在著檔案分類混亂的情況，加大了檔案管理難度。

其二，文書資料的歸檔范圍并不寬泛，檔案劃分不夠完善。我國檔案管理過程中，有部分檔案管理員對(duì)于檔案并沒有進(jìn)行全面的劃分，對(duì)于不同類型的檔案并沒有做好歸檔工作，導(dǎo)致重要文件資料的劃分存在問題，普通的文件資料并沒有列入到歸檔范圍內(nèi)，對(duì)于檔案的利用以及查詢等帶來不利影響。

其三，同一類型的檔案的保管期限采取了不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。不同企業(yè)、不同事業(yè)單位對(duì)于同一類型的檔案在劃分上存在著一定的區(qū)別，如保管期限為十年、三十年等。這就要求檔案管理員應(yīng)深入理解檔案構(gòu)成，明確層次不同的檔案的保管期限，確保檔案內(nèi)容能夠達(dá)到保管期限的有關(guān)劃分標(biāo)準(zhǔn)。

其四，并沒有樹立與時(shí)俱進(jìn)的管理原則，未能夠充分體現(xiàn)人本主義思想。即檔案管理員忽視了對(duì)個(gè)人檔案的管理，如個(gè)人房產(chǎn)證、土地證以及戶口本等并沒有歸檔。

其五，檔案歸檔的排列問題。檔案管理員并沒有按照文件資料的形成時(shí)間以及重要程度等進(jìn)行歸檔排列，導(dǎo)致文件資料的排列混亂。

3.加強(qiáng)檔案“三合一”制度創(chuàng)新的指導(dǎo)思想、基本原則以及有效措施

3.1 指導(dǎo)思想

對(duì)于檔案管理，在執(zhí)行“三合一”制度的基礎(chǔ)上，以毛澤東思想、鄧小平理論作為指導(dǎo)思想，遵循科學(xué)管理觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理；將提高檔案管理水平作為主要目標(biāo)，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，建立行之有效的檔案安全管理機(jī)制以及檔案利用機(jī)制，做好檔案的科學(xué)分類工作，明確檔案的保管期限，保證歸檔的完整性。

3.2 基本原則

其一，堅(jiān)持整合檔案結(jié)構(gòu)為原則的管理思想。檔案管理員應(yīng)注重文件資料的收集和歸檔，對(duì)各種不同的文書檔案進(jìn)行歸檔整理；并對(duì)不同類型以及不同結(jié)構(gòu)的檔案，合理劃分其保管期限。

其二，堅(jiān)持價(jià)值優(yōu)先的基本原則。檔案管理員在對(duì)檔案加以管理的過程中，應(yīng)將檔案的原始記錄價(jià)值、利用價(jià)值以及考察價(jià)值作為主要依據(jù)，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行合理劃分，保證分類后的文書資料具有利用價(jià)值與檢索價(jià)值，從而做好檔案工作，推動(dòng)檔案事業(yè)的有序發(fā)展。

其三，堅(jiān)持以人為本的檔案管理原則。這指的是檔案管理員在日常工作中，注重個(gè)人有關(guān)檔案信息的收集和歸檔。

其四，突出檔案管理工作的重點(diǎn)。檔案管理員在文書材料的歸檔過程中，應(yīng)對(duì)歸檔材料進(jìn)行客觀的分析，明確工作重點(diǎn)。

3.3 有效措施

其一，處理好檔案材料的分類方案、保管期限以及歸檔范圍這三者的關(guān)系。其中分類方案作為工作大綱，保管期限作為檔案管理的落腳點(diǎn)，歸檔范圍作為細(xì)目，在日常工作中，檔案管理員應(yīng)明確這三者之間的相輔相成、相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系。

此外，這三者的作用對(duì)象以及重點(diǎn)內(nèi)容并不相同。（1）做好分類方案工作的目的在于處理好檔案材料的分類標(biāo)準(zhǔn)以及分類體系等問題。（2）保管期限則是為了處理檔案材料保管時(shí)間以及判斷檔案內(nèi)容的價(jià)值高低問題。（3）歸檔范圍則是為了處理好文書材料是否歸檔的問題。此外，檔案范圍以及保管期限對(duì)于檔案實(shí)體的存在價(jià)值起到了直接的決定作用，也是決定檔案信息是否歸檔、怎樣歸檔以及保管時(shí)間的基本依據(jù)。

其二，對(duì)于檔案歸檔的條目順序進(jìn)行科學(xué)的排列。在對(duì)檔案資料利用“三合一”制度加以管理的過程中，做好歸檔條目的排列工作極為重要。筆者建議采取以下措施。（1）加強(qiáng)歸檔的邏輯性。這就要求檔案管理員對(duì)于級(jí)次材料的歸檔條目以及同類材料的歸檔條目應(yīng)采取并列排列的方式，切不可前后交叉，也不能違背歸檔的邏輯性要求。（2）充分尊重事物基本發(fā)展規(guī)律。在歸檔過程中，嚴(yán)格遵循事物先后發(fā)展順序進(jìn)行檔案排列。（4）堅(jiān)持從高至低，從大至小的基本觀念。對(duì)于數(shù)量多的同類型檔案信息或者是不同類型的檔案材料，檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)邏輯分析，明確這些檔案的內(nèi)部關(guān)系，并從大概念至小概念，按順序進(jìn)行排列；也可以采取從高位次至低位次依次進(jìn)行排列。（4）對(duì)于同一事項(xiàng)的檔案資料，檔案管理員應(yīng)采取主次順序進(jìn)行排列。（5）編排流水號(hào)，也就是歸檔條目。這指的是在檔案管理工作中，檔案管理員對(duì)所有檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的排序，然后編制大流水號(hào)；對(duì)于上條目和下條目之間，應(yīng)處理好檔案材料的內(nèi)部關(guān)系，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律，最終歸檔整理。

其三，對(duì)于“三合一”制度表的科學(xué)整合?！叭弦弧敝贫缺硎窃诟爬ㄒ约翱偨Y(jié)全部檔案的基礎(chǔ)上得出的，是加強(qiáng)檔案材料的收集以及整理的保障，是執(zhí)行“三合一”制度的基本依據(jù)。所以筆者認(rèn)為在對(duì)檔案加以管理的過程中，應(yīng)整合出科學(xué)有效的“三合一”制度表，對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)。這也是做好檔案工作的主要內(nèi)容[2]。

4.結(jié)語

“三合一”制度，是我國檔案管理員加強(qiáng)檔案的科學(xué)化管理的一個(gè)重要制度。在新形勢(shì)下，要求檔案管理員應(yīng)堅(jiān)持樹立與時(shí)俱進(jìn)的工作原則，貫徹執(zhí)行該制度，完善檔案劃分機(jī)制，擴(kuò)大文件資料的歸檔范圍，從而促進(jìn)我國檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]錢卓群.淺談新形勢(shì)下如何創(chuàng)新“三合一”制度[J].湖北檔案，2011，11（09）：224-225.

[2]洪靜.如何做好文書檔案工作[J].黑龍江科技信息，2010，12（10）：454-455.

作者簡介

程艷麗，湖北省隨州市曾都區(qū)農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心，本科。