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工程類企業(yè)檔案管理探討

2015-09-23 15:55:10程娟江月秦詩藝
卷宗 2015年9期
關(guān)鍵詞:探討檔案管理方法

程娟 江月 秦詩藝

摘 要:目前我國工程類企業(yè)[1]在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用越來越重要,它們所經(jīng)營的工程項目的檔案管理工作也越來越受到重視,因為檔案的管理反映了每個階段工程的質(zhì)量和水平。然而,目前工程類企業(yè)的檔案管理無論是在管理制度還是人員配置或者技術(shù)方面都多多少少的存在問題。本文探討如何解決這些問題。我們可以試著從建立檔案管理文化、規(guī)范填寫要求以及加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)等各個方面入手。

關(guān)鍵詞:工程類企業(yè);檔案管理;方法;探討

1 檔案的相關(guān)理論

(一)檔案的內(nèi)容

企業(yè)檔案的內(nèi)容是檔案內(nèi)所記載的企業(yè)相關(guān)事物的狀態(tài)和表征,例如企業(yè)的發(fā)展歷程,企業(yè)的資產(chǎn)狀況,收益狀況,企業(yè)人事部資料等等。檔案的內(nèi)容是企業(yè)中真實的文字或者圖片或者錄像等真實記錄在經(jīng)過某種提煉以及處理的信息。

(二)檔案的規(guī)范要求

檔案需要依法收錄到企業(yè),并且進(jìn)行妥善保管,符合企業(yè)的檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求,其主要內(nèi)容應(yīng)包括:檔案工作原則及管理體制,文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求,檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求,資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則,解釋權(quán)限等。

(三)檔案的分類

檔案更具不容的分類方法可以分為好多類,單根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)即可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。上面所述的每種檔案,又可以進(jìn)行更為具體的細(xì)分。由于人們從事的專業(yè)不同,對檔案的需求都有專指性,這種劃分對人們從不同角度檢索利用檔案有意義。

2 工程類企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的工程類企業(yè)的檔案管理上存在一些問題。表現(xiàn)一,工文檔收集不全,達(dá)不到成套性要求。眾所周知,工程類企業(yè)檔案的成套性是工程檔案工作的基礎(chǔ),它不僅反映工程的結(jié)構(gòu)安全和使用功能是否符合設(shè)計要求,還能反映工程驗收是否符合條件。表現(xiàn)二,文件歸檔混亂。我們都知道,一般工程類企業(yè)的項目工程量很大,每個單位都雖然有自己的歸檔范圍,但是個體之間都是息息相關(guān)的,整體缺一不可。某單位認(rèn)為無價值的文件,可能對另一單位來說卻是極為重要的,所以文件歸檔范圍急需明確,以防重要文件的遺失。表現(xiàn)三,對檔案信息資源的開發(fā)利用不足。工程類企業(yè)的檔案十分繁雜,其中出文字之外,還有圖標(biāo)以及圖紙等文件信息,這些文件信都至關(guān)重要,存在非常大的利用價值。從目前的情況來看,工程類企業(yè)對檔案的挖掘利用不足,不能實現(xiàn)這些文檔的價值。最后一點就是檔案內(nèi)容失真。記錄檔案的根本目的在于記錄真實的過程,然而現(xiàn)在很多工程類企業(yè)的檔案存在填寫不規(guī)范,施工和記錄脫離、驗收與簽字不符合的情況,導(dǎo)致檔案內(nèi)容存在不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

3 工程類企業(yè)檔案管理問題的原因分析

(一)檔案管理人員方面的原因

工程類企業(yè)的檔案管理人員一般來說素質(zhì)偏低,從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才十分緊缺。再加上崗位上的管理人員工作流動性比較大,經(jīng)常調(diào)換崗位,或者部分管理人員沒有發(fā)現(xiàn)和意識到管理工作的重要性,從而產(chǎn)生怠慢和消極的情緒,辭職離職現(xiàn)象也比較常見,這就導(dǎo)致這些檔案沒有專職的長期的管理人員,不同資料分別交予不同部門的人員來進(jìn)行保管,常常出現(xiàn)需要某些檔案材料的時候,管理人員難以在短時間內(nèi)準(zhǔn)確找到,這樣長此以往,不僅浪費(fèi)時間還給企業(yè)帶來難以估計的損失。

(二)企業(yè)管理者缺乏重視

由于企業(yè)的檔案部門一直都被認(rèn)為是企業(yè)的邊緣部門,幾乎沒有企業(yè)愿意高薪聘請專業(yè)的檔案管理工作人員,所以這就導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展進(jìn)度遲緩。再加上,工程類企業(yè)對檔案的管理理念十分淡薄,因為他們并沒有了解到檔案的管理工作對整個企業(yè)生產(chǎn)的重要作用和意義,他們僅僅認(rèn)為檔案管理不會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益,所以對這項工作僅僅局限于不丟失的狀態(tài)。得不到企業(yè)管理者的重視,企業(yè)的檔案管理工作就會發(fā)展緩慢或停滯。

(三)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)脫軌

現(xiàn)在社會是網(wǎng)絡(luò)時代,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)遍布每個角落,然而工程類企業(yè)檔案雖然是企業(yè)十分寶貴的資源之一,然而現(xiàn)在幾乎全部的檔案管理工作還是手工操作,工作效率低,對于后期的數(shù)據(jù)查詢和分析都十分的不方便,缺乏網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用,這與信息時代的發(fā)展要求格格不入。工程類企業(yè)檔案管理的信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用已經(jīng)十分迫切,這種與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)脫軌的現(xiàn)象應(yīng)早日解決,以提高檔案管理工作的效率。

4 檔案管理的建議和策略

(一)規(guī)范檔案填寫

工程項目檔案工作能否做到準(zhǔn)確與工程文檔填寫的基本要求及其責(zé)任是否明確直接相關(guān)。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項長期、繁雜的過程,也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責(zé)任劃分,嚴(yán)格審核工作開展情況。

(二)建立檔案管理文化

建立檔案管理文化要創(chuàng)造良好的工作氛圍,明確規(guī)定各個崗位的分工和職責(zé),建立健全激勵約束考核機(jī)制,讓檔案管理工作者提升自我工作能力。要更加重視檔案價值的挖掘,定期和不定期地召開檔案管理會議力求完善現(xiàn)有管理制度和文化的不足之處。加大檔案價值的宣傳力度,開設(shè)培訓(xùn)班,對單位個人及檔案管理人員宣傳基建工程檔案,讓整個企業(yè)從上到下的開始注重檔案管理工作。與此同時,要更加重視和積極的探索如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),以便讓檔案管理工作更好更快地發(fā)展。通過各方面的努力,來切實提高檔案管理人員和工程類企業(yè)以及社會大眾對檔案價值的深刻認(rèn)識。

(三)對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)提升

人才是一切工作的根本,所以檔案管理工作也一樣。檔案管理工作的好壞核心在于人才培養(yǎng)的成功與否。由于大部分文檔管理工作持質(zhì)量低以及續(xù)性差,主要原因在于檔案管理人員人手不夠和在職人員的素質(zhì)偏低。加強(qiáng)檔案管理工作人員的培養(yǎng)和定期進(jìn)行文檔管理培訓(xùn)以及考核,才能夠大力度的提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì),培養(yǎng)符合工程文件、檔案管理要求的復(fù)合型人才。除此之外,還應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理部門,配備專職檔案管理人員,明確每個檔案工作者的工作責(zé)任,確立責(zé)任制。只有建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度,才能保證檔案的規(guī)范管理和充分有效的利用。

(四)加速檔案網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建設(shè)

大力推行對縮微檔案磁介質(zhì)檔案,電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用)目前,國外的多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟,近幾年在工程檔案管理中采用。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法,采用先進(jìn)技術(shù),避免走彎路。由于日前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍,國家又制定,電子文件光盤存儲,歸檔與檔案管理要求,使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能,也就成為項目檔案管理一個發(fā)展方向)近幾年,一些建筑公司也開始對照片檔案,錄像檔案以及紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄,大大提高了檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 于曉慶.企業(yè)事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)[M].內(nèi)蒙古人民出版社.2001.6.

[2] 百度百科.工程類企業(yè),http://baike.baidu.com/link?url.

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[4] 侯建亞.加強(qiáng)重點建設(shè)工程檔案管理之我見[J].檔案學(xué)通訊,2001(6).

[5] 潘玉民.檔案學(xué)若干問題研究[M].香港同澤出版社,2012.

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