石家莊市公路管理處勘測設(shè)計隊 陳星

會計是一門較為獨立和具體的，實踐與理論相結(jié)合的科目，其具備了決策、評價和控制等管理職能。而為了實現(xiàn)這些職能，需要運用許多數(shù)學計算方法，其中包含了算術(shù)平均數(shù)、計數(shù)和凈現(xiàn)值等。Excel 的應用具有這些計算的功能，其主要的應用也能夠處理各種財務問題，能夠提高會計工作效率。Excel軟件做為眾多電子表格軟件之一，其操作性比較簡單，功能較強大，且使用的范圍較為廣泛。因此，應用Excel軟件能夠有效的將財務數(shù)據(jù)信息加以分析運用，從而實現(xiàn)會計管理所要達到的工作目標。

一、Excel綜述

Excel 是由美國微軟公司開發(fā)出的用以解決數(shù)據(jù)信息的電子表格軟件，有效的將表格算數(shù)、圖形表示和數(shù)據(jù)監(jiān)管三部分結(jié)合在一起。在眾多的辦公軟件中，Excel 表格軟件占了關(guān)鍵地位，亦是至今為止被最為廣泛運用的電子表格軟件。

(一)Excel平臺特點

在數(shù)據(jù)處理上，Excel 表格有著其它辦公軟件無法匹敵的優(yōu)勢。Excel 以其方便、靈活和實用性特點，極大的簡化了數(shù)據(jù)信息的分類式管理，而且在Excel 中設(shè)立的表格具有實用的勾稽關(guān)系功能，有助于對會計數(shù)據(jù)信息不斷的實施更新。與此同時，其強大的圖形解決功能，使文字、圖畫、表格的相互結(jié)合更直觀與形象，為會計人員更加精確地進行預測、比較和分析提供便利，從而更好地做出相應正確的決策。Ex?cel 還具有著較為豐富的函數(shù)數(shù)據(jù)，加以充分利用后，能夠計算出數(shù)據(jù)平均、總和等信息，從而實現(xiàn)財務決策分析。除此之外，Excel還能夠讀取、輸出多種格式的數(shù)據(jù)信息和文件，能夠把大多數(shù)的數(shù)據(jù)信息從數(shù)據(jù)源中引入到Excel電子表格中，這樣就能夠縮減從外界取得數(shù)據(jù)信息的時間，提升工作效率。

(二)Excel的功能

Excel在日常工作中有著非常廣泛的應用，大多數(shù)工作者都會接觸到這個軟件，它上手簡單，功能齊全。特別對于會計方面，Excel是發(fā)揮了巨大的作用。Excel功能主要表現(xiàn)為以下三點：對表格的處理。Excel對數(shù)據(jù)信息的管理采取的是表格形式，全部的數(shù)據(jù)信息都是采取二維表格的方式進行管理，不同單元格信息間的關(guān)系是非常清晰的。在會計日常工作中的表格所體現(xiàn)的功能主要表現(xiàn)為：第一，對工作表的編排。例如，能夠編輯工作人員的全部數(shù)據(jù)信息，其中包括了姓名、工號、性別、薪酬等等，只要需要的不論是文本還是數(shù)據(jù)都能夠進行編輯。第二，是單元格格式的挑選。Excel表格中任一一個獨立的單元都能夠通過“設(shè)置單元格格式”來選取對應的單元格格式。第三，表格格式挑選。在Excel中設(shè)立的表格通常都為默認格式的表格格式，是不會自動設(shè)定底紋和邊框的，為了方便工作更加直觀的體現(xiàn)一些數(shù)字信息可以根據(jù)需要選擇合適的表現(xiàn)形式。第四，在表格中能夠?qū)嵤┯嬎?、挑選、排序、改正、刪除。對數(shù)據(jù)的處理分析。Excel 除了可以解決表格的格式和編排等，還包括了對數(shù)據(jù)的處理分析，主要包含了數(shù)字表現(xiàn)形式、日期和時間、三角函數(shù)、計算、查詢、文本、和數(shù)據(jù)信息等500 個上下的內(nèi)置函數(shù)，內(nèi)置函數(shù)有效的將數(shù)據(jù)信息進行處理。萬一內(nèi)置函數(shù)無法符合用戶的需要，還能夠利用自定義來設(shè)置函數(shù)，使運用更為便利。在數(shù)據(jù)處理層面，Excel是具有著數(shù)據(jù)庫常用的解決功能，假設(shè)檢驗、方差分析、指數(shù)平滑、回歸分析、規(guī)劃求解和多方案管理分析處理工具。對圖表的設(shè)定。Excel對圖表具有很強的解決功能，能夠迅速的把工作中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息設(shè)定為專門的圖表。Excel 中所包含的圖表類型具有條形圖、柱形圖、折線圖、散點圖、高低點圖和各式復合式的二維以及三維圖表。把數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變成圖表能夠非常清楚而又直觀的發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的變化趨勢。

二、會計管理中Excel表格的具體運用

(一)用Excel編制更加符合會計管理需求的報表

現(xiàn)今財務軟件中的報表模塊，都可以根據(jù)賬務進行取數(shù)，匯總，形成基本的對外報表，例如資產(chǎn)負債表、損益表、費用明細表等。但是由于單位對內(nèi)部管理的需要，想要把一些財務數(shù)據(jù)進行再分類、形成一些內(nèi)部數(shù)據(jù)，并進行重新的整理和分析，建立一些內(nèi)部報表時報表模板就有了它的局限性。比如，管理者想建立一個內(nèi)部報表把費用、經(jīng)費等細化分配的每個崗位或個人，財務軟件就無法實現(xiàn)。但是Excel卻可以根據(jù)會計管理的具體需求隨心所欲的設(shè)立各種各樣的內(nèi)部報表，并對現(xiàn)有的財務數(shù)據(jù)按照需要重新進行檢索和篩選,利用Excel自身豐富的函數(shù)計算功能、圖表轉(zhuǎn)換功能將數(shù)據(jù)進行有效的處理和體現(xiàn)，方便管理者進行分析和決策。

(二)用Excel檢索記賬憑證

Excel軟件中所自帶的排序、篩選功能為記賬憑證的檢索提供了很大的方便，還能夠?qū)θ我幌嗤恼獌?nèi)容或科目進行設(shè)定并實施篩選或進行排列。實際操作的辦法如下：在“憑證查詢”后，點擊輸入查詢條件為“全部”，把查詢的結(jié)果導入Excel 軟件系統(tǒng)，運行以“憑證”命名的工作簿，打開“會計分錄序時賬”工作表。選擇“發(fā)生金額”列后，再點擊排序按鈕，憑證的發(fā)生額金額將遵循大到小或者由小到大進行排序。單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“篩選”項目，選擇“自動篩選”。點擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會計科目等于‘你要選擇的科目代碼’”，通過運用Excel排序、篩選功能對發(fā)生額大小順序排列的方法快捷、準確。

(三)用Excel計算工資表Excel

運用 軟件進行工資計算，可使相關(guān)人員的工作量變小而且計算結(jié)果更為精準。工資計算是一個復雜的流程，既要遵循個人工作時間、部門匯總與分配，還要關(guān)注個人所得稅的計算與扣除以及工資條的生成與輸出。與此同時，一些單位的工資核算工作還要落實到工資匯總表、部門匯總以及對照匯總等,工作人員只需要把這些基本項目和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行一次性錄入，制成相應的模板，以后只針對有變化的項目進行修改即可。除此之外，在公積金、預留養(yǎng)老保險和職業(yè)年金、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等方面的計算，都可以使用Excel進行。

(四)用Excel管理低值易耗品

財務部門對固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的登記可以通過財務軟件中的“固定資產(chǎn)”模塊來實現(xiàn)，但是對于低值易耗品數(shù)據(jù)的登記，尤其是“一次性攤銷”計入費用處理的低值易耗品一般只能通過明細賬來實現(xiàn)，其他部門需要具體信息時往往需要通過查找原始憑證獲取，既麻煩又容易出錯。但由于某些低值易耗品使用年限較長，或者單位價值很低但是需求量大，要想實現(xiàn)對它們的相關(guān)數(shù)據(jù)的有效管理就可以引進Excel 軟件，利用該軟件的強大功能來實現(xiàn)財務部門對低值易耗品的統(tǒng)計與分析。首先是建立一個有效的空白模板，把需要掌握的數(shù)據(jù)信息、使用信息全部在表格中體現(xiàn)出來，這包括：名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、購進時間、使用部門、領(lǐng)取人、報廢時間、報廢原因等。其次，購進時根據(jù)明細賬和原始憑證做好登記錄入、定期與總賬和明細賬進行核對，日后出現(xiàn)毀損、報廢、出售等變動情況時由使用部門上報并及時進行登記。第三、日常可以根據(jù)需要，通過Excel 軟件的篩選和排序等相關(guān)功能，把想要掌握的某類低值易耗品的數(shù)據(jù)信息進行分類統(tǒng)計。這樣可以實現(xiàn)財務部門對單位全部資產(chǎn)數(shù)據(jù)的有效掌握。

三、結(jié)束語

總而言之，Excel 表格在會計管理中起了至關(guān)重要的作用，對于會計的其他方面也起著相同的重要作用。一方面，不僅能夠提高會計的管理層次，另一方面還可以增強會計人員中的業(yè)務能力，實現(xiàn)核算與管理的有效銜接。而在Excel中也存在著相應的缺陷，相信隨著時間的發(fā)展，其問題會得到逐步的健全，為用戶提供更好的服務，發(fā)揮其更大的作用。