王姝

[摘要]文章從“物理件”與“電子件”兩方面分析了房地產(chǎn)檔案創(chuàng)新管理的重要意義，并對(duì)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀做出總結(jié)。其次重點(diǎn)介紹基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展房地產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新模式，對(duì)工作開展形式提出一些有效建議。幫助提升檔案管理安全性。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；房地產(chǎn)檔案；檔案管理

一、“物理件”與“電子件”之比

1、兩種檔案的工作目的、任務(wù)、服務(wù)對(duì)象相同

物理管理內(nèi)容是直接針對(duì)檔案原資料來(lái)進(jìn)行的，其中包含最原始的數(shù)據(jù)信息，使用的方向也與電子檔案不同。當(dāng)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)或者是使用面積發(fā)生糾紛時(shí)，原始資料可以作為法律證據(jù)進(jìn)行使用。電子檔案針對(duì)的用戶群體是對(duì)房產(chǎn)基本信息進(jìn)行查詢，需要證明時(shí)也可以打印這部分信息。經(jīng)過(guò)近年來(lái)數(shù)字化檔案管理模式的普及，已經(jīng)能夠做到電子信息與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案同等使用，在嚴(yán)格的監(jiān)督管理之下，電子檔案中保存的資料與物理檔案相同，因此使用期間也不會(huì)造成信息失真的問題。由此可見，兩種信息管理模式在服務(wù)內(nèi)容上都是相同的，并且有統(tǒng)一的工作目標(biāo)，保障檔案信息安全。

2、“電子件”檔案的多面性和高風(fēng)險(xiǎn)性

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中開展電子檔案管理工作面臨著很多新的挑戰(zhàn)，例如在工作期間容易發(fā)生的系統(tǒng)癱瘓問題，或者出現(xiàn)病毒惡意攻擊數(shù)據(jù)庫(kù)等情況。這些危險(xiǎn)性是電子形式檔案管理過(guò)程中特有的，對(duì)工作人員技能水平要求也會(huì)增高，僅僅會(huì)簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作技能，很難解決任務(wù)開展期間遇到的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，計(jì)算機(jī)設(shè)備中運(yùn)行的軟件多，發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)問題的幾率也會(huì)隨之增大。

二、“物理件”與“電子件”現(xiàn)狀

1、房地產(chǎn)檔案管理的三個(gè)方式

房地產(chǎn)檔案管理開展期間，是由傳統(tǒng)管理方法不斷向新型管理理念進(jìn)步的。紙質(zhì)資料長(zhǎng)時(shí)間使用容易出現(xiàn)損壞，為解決這一問題，電子檔案管理得到了落實(shí)。房地產(chǎn)檔案在管理過(guò)程中會(huì)頻繁的使用，直接傳遞原檔案容易造成資料丟失，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成這一任務(wù)，可以很好的解決這些風(fēng)險(xiǎn)問題，檔案無(wú)論是傳遞還是查找使用，都節(jié)省了大量的時(shí)間。

2、提高房產(chǎn)管理信息化水平刻不容緩

房地產(chǎn)交易逐漸增大，如果仍以傳統(tǒng)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，很難滿足使用需求，因此要求信息化技術(shù)在短時(shí)間內(nèi)落實(shí)使用。提升房地產(chǎn)檔案管理效率。每日房產(chǎn)交易、變更和歷史遺留過(guò)程中，產(chǎn)生的數(shù)以百萬(wàn)計(jì)的房產(chǎn)檔案及其相關(guān)的各種信息，已經(jīng)到了用人工已經(jīng)無(wú)法管理和使用的地步。因此，提高房產(chǎn)管理信息化水平刻不容緩。

三、“物理件”與“電子件”共同發(fā)展

1、兩種檔案并存是“雙保險(xiǎn)”

實(shí)踐證明，當(dāng)前僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方法收集、處理紙質(zhì)檔案的工作方法繁瑣而落后，顯然跟不上時(shí)代發(fā)展的需求。但完全拋棄傳統(tǒng)方法，一味追求電子信息化所帶來(lái)的后果更不容忽視。最好的解決辦法就要合理利用紙質(zhì)檔案，以紙質(zhì)文件為據(jù)，信息的采集整理則以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主，原件的有效保存以縮微技術(shù)實(shí)現(xiàn)，原件的異地調(diào)閱也以掃描復(fù)制技術(shù)實(shí)現(xiàn)。所以，當(dāng)今的房地產(chǎn)檔案管理以紙質(zhì)檔案與電子檔案并存并共同發(fā)展實(shí)在是必由之路，這既符合社會(huì)發(fā)展規(guī)律，又可滿足檔案的安全屬性，堪稱為“雙保險(xiǎn)”的最佳選擇。

2、檔案電子化使工作效率和準(zhǔn)確率顯著提高

實(shí)踐證明，房地產(chǎn)檔案管理的電子化有三方面的優(yōu)勢(shì)：

一是高效。不必動(dòng)用大量人力和時(shí)間尋找紙質(zhì)檔案，需要資料時(shí)，只要在計(jì)算機(jī)中查詢或打印即可。二是準(zhǔn)確。不會(huì)發(fā)生歸檔差錯(cuò)或頁(yè)面受損等現(xiàn)象。三是透明。只需鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)，一切便都一目了然。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好房地產(chǎn)檔案管理工作

房地產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新，應(yīng)該在以下幾個(gè)方面抓好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的房地產(chǎn)檔案管理工作：

1、制定檔案數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃

檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)工作量巨大、工作種類繁多、服務(wù)周期長(zhǎng)和需要周密考慮未來(lái)發(fā)展的大型工程，同時(shí)還存在盡量減少差錯(cuò)率和需要樣本設(shè)計(jì)科學(xué)性的精密工程，因此首要任務(wù)是做好科學(xué)規(guī)劃，這可以從以下三方面考慮：

一是人才的培養(yǎng)。高質(zhì)量的工作必須有高素質(zhì)的人才，只有建立一支既懂房地產(chǎn)檔案管理又具備相當(dāng)?shù)碾娔X知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，才能應(yīng)對(duì)歷史上形成的數(shù)量龐大的房地產(chǎn)庫(kù)存檔案，以及每年數(shù)量激增的房產(chǎn)檔案工作，要具備這個(gè)能力不妨從現(xiàn)在開始培養(yǎng)。二是制定科學(xué)的實(shí)施計(jì)劃。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要制定科學(xué)合理切實(shí)可行的規(guī)劃，制定實(shí)施路線圖，分階段、按步驟地加以實(shí)施。三是注重信息共享?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的一個(gè)重要特點(diǎn)是信息共享，數(shù)據(jù)的共享是提高工作效率的必然選擇。要十分注重加強(qiáng)各種房地產(chǎn)檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境融合和信息共享，構(gòu)建房地產(chǎn)行業(yè)檔案的數(shù)據(jù)大通道。

2、制定數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)

房地產(chǎn)檔案管理事關(guān)民生，因此，要求數(shù)據(jù)詳實(shí)、準(zhǔn)確。有關(guān)部門要相應(yīng)制定并出臺(tái)行業(yè)數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，使房地產(chǎn)檔案信息化管理工作能夠有法可依、有章可循，促使該項(xiàng)工作能夠科學(xué)、健康、持續(xù)地發(fā)展。房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)參照國(guó)家制定的相關(guān)規(guī)范，同時(shí)充分考慮本地的成熟做法和經(jīng)驗(yàn)，盡量做到規(guī)范統(tǒng)一。

3、執(zhí)行規(guī)范化的管理流程

對(duì)于“物理件”檔案來(lái)說(shuō)，要嚴(yán)格按照“交接檔案、雙方簽字、分類整理、編寫目錄、整理檢索目錄、歸納書面封皮、裝訂、編號(hào)、歸檔、上架”的程序進(jìn)行管理。對(duì)收繳后的文件、資料要妥善保管，分類整理。編寫對(duì)應(yīng)的檢索目錄表，分冊(cè)裝訂、歸檔上架。上架后的檔案要年代明確，歸放整潔，便于查檔。調(diào)檔程序要嚴(yán)格檔案紀(jì)律，對(duì)外、對(duì)內(nèi)查檔需要明確審批權(quán)限。應(yīng)當(dāng)注意分卷整理的文件要依次按年份、日期排定，認(rèn)真編寫目錄，要求字跡工整、條理清晰。

在建立“電子件”時(shí)，應(yīng)充分借鑒“物理件”的優(yōu)勢(shì)。一要確保真實(shí)反映“物理件”檔案原貌。要健全和完善建立“電子件”檔案的審查監(jiān)督機(jī)制，在完成“物理件”向“電子件”轉(zhuǎn)變過(guò)程中嚴(yán)格控制工作流程，防止遺漏、錯(cuò)位甚至弄虛作假、篡改數(shù)據(jù)。

4、建設(shè)高質(zhì)量高安全性的數(shù)據(jù)庫(kù)

房產(chǎn)檔案主要包括檔案數(shù)據(jù)和檔案原件。檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)是檔案原件。房產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)管理可以通過(guò)房產(chǎn)檔案原件來(lái)構(gòu)建，待構(gòu)建成網(wǎng)時(shí)即可形成為紐帶和橋梁為公眾服務(wù)。

小結(jié)

在“電子件”檔案硬件環(huán)境建設(shè)中特別應(yīng)該注意安全性，這種安全性包括設(shè)備的可靠運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全級(jí)別。設(shè)備的可靠主要指硬件，如：?jiǎn)螜C(jī)、局域網(wǎng)和外部網(wǎng)，要采用可靠性高的數(shù)字存貯設(shè)備來(lái)組建硬盤塔、磁盤陣列等相對(duì)先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備，保證數(shù)據(jù)的存貯安全和可恢復(fù)性，可以建立異地備份檔案，以防萬(wàn)一。在安全級(jí)別方面，必須進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保不同數(shù)據(jù)的應(yīng)用在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)操作，以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。在這方面，目前已經(jīng)有很多成熟的操作規(guī)范，可以應(yīng)與IT企業(yè)、高校和先進(jìn)單位開展合作。

參考文獻(xiàn)

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