宋揚(yáng)

【摘 要】目前，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展中對員工必不可少的一項(xiàng)管理工作，其主要包括職業(yè)健康檢查和職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理兩項(xiàng)內(nèi)容。其中，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)該包括勞動者的基本情況、職業(yè)史、以往病史、檢查結(jié)果和處理情況以及診療資料等。近年來，隨著信息化技術(shù)的不斷普及與發(fā)展，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理也逐步趨于信息化和網(wǎng)絡(luò)化，給檔案管理工作的有效開展提供了技術(shù)支持。本文主要對當(dāng)前職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上談一下信息化管理體會。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)健康；監(jiān)護(hù)檔案；信息化管理

隨著國家相關(guān)部門對職業(yè)病統(tǒng)計(jì)重視程度的不斷提高，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理也引起了各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當(dāng)，從而導(dǎo)致此方面的管理水平下降，健康監(jiān)護(hù)檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。然而，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作帶來的福音，使其實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性

縱觀我國職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作的開展來看，大致經(jīng)歷了3個發(fā)展階段，即全紙質(zhì)管理階段、計(jì)算機(jī)管理階段和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質(zhì)管理階段向網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段的過渡期，計(jì)算機(jī)單機(jī)管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性進(jìn)行簡要分析和探討。

1.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用

計(jì)算機(jī)單機(jī)管理與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)管理相比，在硬件設(shè)施上得到了很大的提升，實(shí)現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節(jié)省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數(shù)據(jù)庫索引系統(tǒng)是1999年開始應(yīng)用的管理方法，該系統(tǒng)將1976年以來的數(shù)以萬計(jì)的監(jiān)護(hù)檔案錄入計(jì)算機(jī)，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎(chǔ)上用數(shù)據(jù)庫命令來進(jìn)行條件索引，方便使用者對所需的檔案進(jìn)行查找，索引的關(guān)鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質(zhì)檔案資料的調(diào)閱、對勞動者健康情況變化進(jìn)行動態(tài)觀察等。除此之外，使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗(yàn)人員的一般情況批量導(dǎo)出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結(jié)果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的局限性

計(jì)算機(jī)單機(jī)管理雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質(zhì)檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導(dǎo)致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）盡管利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導(dǎo)致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監(jiān)護(hù)門診進(jìn)行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監(jiān)護(hù)門診中，導(dǎo)致人員擁擠，目前，監(jiān)護(hù)門診環(huán)節(jié)已經(jīng)成為了體檢中最受關(guān)注的問題；（3）在體檢之后，企業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進(jìn)行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現(xiàn)由于人工失誤而導(dǎo)致的差錯出現(xiàn)，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機(jī)管理，所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數(shù)據(jù)庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質(zhì)檔案里查詢到；（5）監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環(huán)節(jié)核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現(xiàn)象發(fā)生。

二、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的優(yōu)勢

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化管理已經(jīng)成為了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的必然趨勢。與全紙質(zhì)管理和計(jì)算機(jī)單機(jī)管理相比，信息化管理具有諸多優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作效率

自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后，基本上可以將計(jì)算機(jī)單機(jī)管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優(yōu)勢更為明顯：（1）改變了傳統(tǒng)全紙質(zhì)管理模式，使得檔案的存放空間進(jìn)一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節(jié)約；（2）體檢流程得到了優(yōu)化，體檢人員在領(lǐng)取到體檢任務(wù)之后，需要前往不同的科室進(jìn)行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應(yīng)；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達(dá)到各個科室內(nèi)，以此來有效防止冒名頂替的問題發(fā)生，確保了體檢資料的真實(shí)性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設(shè)備的應(yīng)用，以此來確保各項(xiàng)檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關(guān)的檢查結(jié)果的整理和錄入，直接由負(fù)責(zé)檢查的醫(yī)師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸?shù)叫畔⒒到y(tǒng)中，受檢者的一般信息和歷次體檢結(jié)果完整保存并動態(tài)續(xù)加新內(nèi)容。

2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作要求

對于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護(hù)技術(shù)服務(wù)的衛(wèi)生部門來說，其主要任務(wù)就是對出具的個體報告進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)工作應(yīng)該具備以下幾項(xiàng)功能：（1）不同人員在操作權(quán)限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關(guān)的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統(tǒng)自動生成的，具有極強(qiáng)的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據(jù)的，實(shí)行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導(dǎo)致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進(jìn)行存檔，不能對其進(jìn)行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)、客觀和真實(shí)性，達(dá)到了維護(hù)勞動者和企業(yè)雙方權(quán)益的目的。

3.對檔案室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新要求

與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業(yè)單位批量在崗定期體檢，依據(jù)監(jiān)護(hù)醫(yī)師制定的體檢項(xiàng)目方案，轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)里新的體檢計(jì)劃分組，對體檢名單進(jìn)行分組之后，將其編號后導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。再次，動態(tài)掌握體檢進(jìn)度、體檢項(xiàng)目完成情況，及時反饋到企業(yè)，以便企業(yè)督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉(zhuǎn)、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別，根據(jù)職業(yè)病危害因素選擇相應(yīng)的體檢項(xiàng)目，即時掛號、劃價、攝像、打印導(dǎo)診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結(jié)語

綜上所述，職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要管理工作，是企業(yè)對員工身體健康狀況進(jìn)行全面了解的重要依據(jù)。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及與推廣，實(shí)現(xiàn)健康監(jiān)護(hù)檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。實(shí)現(xiàn)管理信息化，不僅可以提高健康監(jiān)護(hù)檔案的利用率，將其作用最大限度的發(fā)揮出來，而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平，更好的促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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