文/中國石油集團(tuán)渤海鉆探第五鉆井工程分公司 崔艷玲

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“三位一體”管理模式打造檔案優(yōu)勢利用平臺(tái)

文/中國石油集團(tuán)渤海鉆探第五鉆井工程分公司 崔艷玲

【摘要】為體現(xiàn)檔案管理工作的參與性和前瞻性，實(shí)現(xiàn)源頭控制，進(jìn)一步推進(jìn)檔案編研，通過實(shí)踐，構(gòu)建公文、信息、檔案“三位一體”管理模式，建立文檔一體化、新聞信息與檔案一體化管理，創(chuàng)新檔案管理模式，有效集中和開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案信息資源利用率，三輪驅(qū)動(dòng)服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)，以軟管理提高硬實(shí)力。

【關(guān)鍵詞】公文；信息；檔案；三位一體

中國石油集團(tuán)渤海鉆探第五鉆井工程分公司是基于國內(nèi)外陸上石油鉆井技術(shù)服務(wù)的大型國有企業(yè)。該公司著眼于“三基”建設(shè)，深入推進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化管理創(chuàng)新，在檔案信息化建設(shè)中，集公文與檔案一體化、網(wǎng)絡(luò)新聞信息與檔案一體化管理的“三位一體”管理模式，以豐富的檔案信息資源、快速查詢的便捷手段和網(wǎng)絡(luò)新聞信息的宣傳效應(yīng)，服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營，提高工作效率，樹立企業(yè)形象。近幾年來，國家對中央企業(yè)檔案工作更加重視，業(yè)務(wù)指導(dǎo)由原來的國家檔案局調(diào)整為國資委和國家檔案局共同指導(dǎo)，明確提出中央企業(yè)檔案是國家信息資料和國有資產(chǎn)的重要組成部分。中石油集團(tuán)公司檔案工作 “十二五”規(guī)劃綱要明確提出“六化”建設(shè)目標(biāo)：檔案館舍現(xiàn)代化、檔案資源體系化、檔案館藏?cái)?shù)字化、檔案信息集成化、企業(yè)形象可視化、檔案隊(duì)伍專業(yè)化。結(jié)合國家檔案局、國資委要求和集團(tuán)公司檔案工作目標(biāo)，在渤海鉆探公司統(tǒng)一指導(dǎo)下，該公司及時(shí)調(diào)整檔案工作思路，將原有以實(shí)體檔案管理為主轉(zhuǎn)化為以電子檔案數(shù)字化管理為主，并將“公文、信息、檔案”三合一，通過網(wǎng)絡(luò)捆綁式服務(wù)，解決公司因市場分散、點(diǎn)多面廣戰(zhàn)線長，鉆井隊(duì)不了解文件精神、不方便查詢井史資料，信息渠道閉塞，造成管理脫節(jié)局面。從而有效推進(jìn)管理提升，解決管理短板，堵塞漏洞，確保政令暢通，激勵(lì)鉆井隊(duì)提速創(chuàng)效積極性，發(fā)揮出檔案在鉆井生產(chǎn)經(jīng)營中的積極作用。近6年來，該公司檔案管理工作通過不斷實(shí)踐創(chuàng)新，集文檔一體化、信息檔案一體化“三位一體”管理，推進(jìn)了現(xiàn)代化的開放式檔案信息管理模式，形成“產(chǎn)業(yè)鏈”式系統(tǒng)化工程，從檔案產(chǎn)生、進(jìn)入庫藏、數(shù)字加工、提供利用到成果推廣，打破了檔案深閨鎖死檔的局面，打破了文件不出機(jī)關(guān)的局面，打破了“一言堂”新聞信息造假的局面，激活了管理模式，使檔案信息在公司生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)中的積極作用得到有效發(fā)揮。

一、建立公文、檔案一體化管理

文檔一體化，是基于檔案工作前置，實(shí)現(xiàn)文件從接收到承辦、從制作到發(fā)送最終歸檔的全過程控制管理，通過統(tǒng)一規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一步到位，既突出了文件管理職能，又體現(xiàn)了檔案管理目標(biāo)跟蹤的要求。

該公司制訂有《公文管理辦法》，將“公文管理”崗位職責(zé)劃歸“檔案管理”崗位職責(zé)，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)由1人統(tǒng)一管理。管理人員在收文和發(fā)文后，均可通過OA系統(tǒng)“公文歸檔”，達(dá)到即時(shí)歸檔操作，無需下載后再上傳，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的直接對接，實(shí)現(xiàn)了公文和檔案的直通車。2009年，該公司上線集團(tuán)公司OA電子公文系統(tǒng)，通過OA系統(tǒng)對上級(jí)文件接收、承辦和公司文件擬訂、審核、下發(fā)、歸檔的統(tǒng)一管理模式，使公司所有OA用戶在同一時(shí)間能及時(shí)閱讀到公司文件，了解相關(guān)政策，避免了文件查找困難和重復(fù)申請查借文件造成不便和資源浪費(fèi)現(xiàn)象。由于作好前端控制，公文評比在渤海鉆探公司中連續(xù)3年未出現(xiàn)差錯(cuò)，位居前列。

二、建立新聞信息、檔案一體化管理

當(dāng)?shù)皖^看屏已成風(fēng)景，信息已脫離紙介媒質(zhì)呈迅速發(fā)展態(tài)勢。2008年，該公司建立網(wǎng)絡(luò)新聞信息化管理平臺(tái)，由檔案管理人員統(tǒng)一管理，根據(jù)信息重要性和時(shí)效性進(jìn)行采集、核實(shí)、編輯，選取具有代表性、獨(dú)特性，反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)方面的突出成績、典型事例，每天進(jìn)行采集、編輯和上報(bào)。使檔案人從館藏幕后走到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)前臺(tái)、變故紙堆為活信息的有效途徑，重視檔案編研已成為集團(tuán)公司及至整個(gè)社會(huì)的檔案管理研究方向。該公司同時(shí)建立《網(wǎng)絡(luò)信息管理辦法》，明確職責(zé)和考核獎(jiǎng)勵(lì)制度，各單位及時(shí)上報(bào)工作亮點(diǎn)，檔案管理人員通過對數(shù)據(jù)、事件核實(shí)，編輯成有價(jià)值的新聞稿發(fā)布，提升了檔案人的前沿工作參與意識(shí)，為檔案編研搭建平臺(tái)。檔案管理者從幕后到前臺(tái)，不僅體現(xiàn)了檔案意識(shí)和檔案行為的深入和普及，而且對于檔案人的素質(zhì)也是一個(gè)極大的促進(jìn)和提高，而更重要的是，對各基層單位的亮點(diǎn)及時(shí)反饋、工法、經(jīng)驗(yàn)的共享，即樹立了公司形象又提高了工作效率。

檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)新聞信息工作已連續(xù)6年獲得渤海鉆探公司先進(jìn)單位，2012年獲得《平安之路》征文優(yōu)秀單位、2013年獲得《創(chuàng)新工法》征文優(yōu)秀單位、2014年獲《節(jié)支降耗優(yōu)秀工作方案》多項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。

三、建立數(shù)字、實(shí)體檔案一體化管理

集團(tuán)公司檔案“十二五” 規(guī)劃綱要和檔案評價(jià)工作要求，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，逐步形成檔案資源集約化、庫存數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、人員專業(yè)化、管理現(xiàn)代化模式。該公司就此從完善制度入手，實(shí)行“歸檔范圍確認(rèn)制和備案制”，同時(shí)加大檔案軟、硬件建設(shè)投入，購置大存貯微機(jī)、掃描儀；更換檔案密集架，加大檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)，使該公司庫

存的文書檔案、合同檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、鉆井井史和人事檔案等，全部按照規(guī)范化管理，并及時(shí)實(shí)現(xiàn)了實(shí)體和數(shù)字化檔案的全面對接。

一是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化，是檔案管理升級(jí)的必由之路。2011年，該公司著手進(jìn)行了集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)上線工作，成立《檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)》，同時(shí)，對于電子檔案按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊保護(hù)。首批完成了檔案系統(tǒng)歸檔工作，涉及文書、合同、科技、會(huì)計(jì)、設(shè)備、井史、榮譽(yù)等檔案，數(shù)據(jù)上線位居渤海鉆探公司前三名。重點(diǎn)抓好歷史檔案數(shù)字化工作，下發(fā)《關(guān)于歷史檔案數(shù)字化工作安排的通知》文件，明確責(zé)任分工，同時(shí)購置掃描儀，專門用于文書和井史等檔案掃描，歷史檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)，檔案檢索快速、提供利用迅速，通過檔案系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。

二是深入檔案開發(fā)利用。檔案保管歸根結(jié)底是為了提供利用，檔案管理人員除日常辦理檔案查借閱，作到手續(xù)齊全、借出歸還無差錯(cuò)外，還針對不同時(shí)期檔案進(jìn)行適時(shí)歸類，重點(diǎn)開展專項(xiàng)檔案編研工作。完成自1976年有公司記載的組織史、組織機(jī)構(gòu)沿革。編纂渤海鉆探公司成立以來大事記、年鑒，以及管理制度、干部任免職、鉆井統(tǒng)計(jì)資料等13個(gè)匯編。同時(shí)檔案管理人員注重收集網(wǎng)絡(luò)新聞信息重要生產(chǎn)經(jīng)營信息，積極發(fā)揮檔案信息資源豐富的作用，撰寫的稿件在中國石油報(bào)（中國石油新聞中心）、華北石油報(bào)、渤海鉆探公司網(wǎng)頁等報(bào)刊雜志和網(wǎng)絡(luò)上發(fā)表，樹立公司良好形象。連續(xù)6年獲得渤海鉆探公司網(wǎng)絡(luò)新聞信息先進(jìn)單位，實(shí)現(xiàn)檔案信息資訊由收集、編輯、發(fā)布、歸檔到再利用一體化管理。

在容納了OA、網(wǎng)絡(luò)新聞信息、檔案系統(tǒng)三個(gè)管理平臺(tái)后，檔案管理走在了各公司的前列，不僅實(shí)現(xiàn)檔案由幕后服務(wù)到前臺(tái)控制，整合了包括文書、合同、設(shè)備、科技、單井、會(huì)計(jì)、榮譽(yù)等諸多數(shù)據(jù)，形成了龐大的數(shù)據(jù)庫，為鉆井生產(chǎn)提供了優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。2013年被渤海鉆探公司檔案評價(jià)為A級(jí)單位。