趙靜

摘 要：高職院校人事檔案管理是對(duì)人事檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)。合理的人事檔案管理模式，有利于高職院校的發(fā)展，從而為教育事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。文章對(duì)高職院校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了高職院校檔案管理的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：高職院校 人事檔案 現(xiàn)狀 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：F240 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）10-233-02

近年來，高職教育蓬勃發(fā)展，內(nèi)部人事檔案管理工作也需要進(jìn)一步提高，以更好的記錄教職工工作業(yè)績(jī)，為學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、高職院校人事檔案管理工作存在的問題

（一）人員機(jī)構(gòu)配置不盡合理

當(dāng)前，絕大部分高職院校人事檔案室屬于非獨(dú)立機(jī)構(gòu)，掛靠院校組織人事部門，其職能主要是執(zhí)行而非決策。比如，忻州職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前在職教職工總計(jì)540人，包括離退休人員人，所有的人事檔案管理工作也全部歸屬組織人事部門，而組織人事部門僅有14人，而真正管理人事檔案的人員僅有2人，人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)意義上的管理也是疲于應(yīng)對(duì)，與科學(xué)創(chuàng)新管理的目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)。隨著高職院校管理體制改革的深化，這種管理模式已越來越難以適應(yīng)人事檔案科學(xué)管理的要求。

（二）人事檔案歸檔整理滯后

多年來，高職院校人事檔案管理不夠規(guī)范，創(chuàng)新意識(shí)比較淡薄，很多教職員工調(diào)動(dòng)調(diào)整工作，常常出現(xiàn)新檔案不能及時(shí)歸檔，舊檔案不能及時(shí)更新，查詢時(shí)有時(shí)還出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，很多地方檔案日期不一致，部分檔案資料還有后來補(bǔ)全的現(xiàn)象。以上這些情況，都給檔案管理工作帶來了較大的困擾，影響了正常的檔案管理工作。同時(shí)，還存在著對(duì)人事檔案管理不嚴(yán)，在檔案借閱、轉(zhuǎn)遞的過程中發(fā)生遺失等現(xiàn)象，給人事檔案管理工作造成一定的負(fù)面影響。

（三）管理人員業(yè)務(wù)能力較低

近幾年我國(guó)高等教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校教職工人數(shù)明顯增加，人事檔案庫存量增長(zhǎng)，個(gè)人材料進(jìn)檔頻繁，既增加了檔案管理工作量，也增大了歸檔難度。高職院校的檔案管理人員大多都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，部分高職院校把檔案管理工作人員當(dāng)作高校富余人員的臨時(shí)安置點(diǎn)，只能忙于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有學(xué)習(xí)的時(shí)間，對(duì)檔案的管理采取以往循規(guī)蹈矩的方式，與國(guó)內(nèi)國(guó)際的高標(biāo)準(zhǔn)管理模式差距很大，嚴(yán)重制約著人事檔案管理水平的提升，不利于人事檔案工作的發(fā)展。我針對(duì)忻州部分規(guī)模較大高校檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能情況做了一項(xiàng)調(diào)查，反應(yīng)情況如下：

（四）人事檔案軟硬件配置明顯不足

目前，高職院校的人事檔案管理大多數(shù)還是采用單一的傳統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的干部人事管理軟件系統(tǒng)。檔案管理仍然采取紙張裝訂的形式，手工檢索，人工管理，工作量大，效率低，準(zhǔn)確性差，使得在檔案整理的過程中既繁瑣又操作困難，這種原始低效的管理?xiàng)l件，對(duì)于個(gè)人檔案的提取十分的困難，無法形成對(duì)人事檔案資源的開發(fā)和合理利用。

大多數(shù)高職院校硬件配置也不符合檔案管理的基本規(guī)范要求，有的檔案室就是普通辦公室門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜的作用;有的甚至把檔案室安排在辦公樓頂層或是地下室，長(zhǎng)期存放會(huì)導(dǎo)致很多檔案的潮濕發(fā)霉，不僅影響查閱，更有可能影響高職院校檔案的保存。目前各種軟硬件配置模式嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展，不能緊跟社會(huì)發(fā)展。

（五）檔案管理模式簡(jiǎn)單粗放

人事檔案主要內(nèi)容包括人事履歷材料、組織鑒定、考核情況、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況還有政審、職務(wù)任免、入黨、入團(tuán)的材料、獎(jiǎng)懲材料、工資調(diào)整等，它能充分反映個(gè)人經(jīng)歷、德才成績(jī)、工作表現(xiàn)、受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、歷史背景及重大事件的經(jīng)歷等等。目前很多高職院校人事檔案管理工作還局限在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理仍沿用過去傳統(tǒng)守舊的模式，并沒有隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。對(duì)于一些教職工的個(gè)人成果或者是科研貢獻(xiàn)，不能及時(shí)歸檔，檔案無法及時(shí)反映教職工的當(dāng)前狀態(tài)，更不能體現(xiàn)檔案管理的個(gè)性化需求，無法保障教職工檔案信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新

（一）管理模式的創(chuàng)新

國(guó)家檔案局《干部檔案工作條例》中指出，每管理1000卷檔案配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。一些高職院校已認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的地位和作用，在高職院校機(jī)構(gòu)改革中，先后將人事檔案從院校人事部門或其他部門分離出來，升格人事檔案管理的職能部門，并充實(shí)了專職人員，人事檔案實(shí)現(xiàn)了“職能分離，集中管理”的管理運(yùn)行模式。這種模式由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校人事檔案管理變革具有重要意義。組織人事部門也從傳統(tǒng)的人事檔案管理中解脫出來，專職從事政策法規(guī)的研究執(zhí)行，專業(yè)人員的分類管理和培訓(xùn)等。高職院校人事檔案工作的主體地位形成之后，就要著眼于學(xué)校的發(fā)展方向和特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案工作的超越。

（二）管理理念的創(chuàng)新

人事檔案管理也需要解放思想，更新觀念，徹底改變傳統(tǒng)保守的人事檔案管理理念和重管輕用的思想，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)。一要樹立“以人為本，服務(wù)至上”的工作理念，對(duì)人事檔案室管理水平的評(píng)價(jià)不僅要看場(chǎng)所、設(shè)備，更要通過對(duì)人事檔案管理水平的評(píng)價(jià)來確定。更直觀地說，主要應(yīng)看檔案室對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果，工作重心要從對(duì)檔案室設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)搪毠し?wù)。檔案管理人員要面向教職工，走向教職工，想教職工之所想，急教職工有之所急，實(shí)現(xiàn)“人”與“檔”的有機(jī)融合。二要努力營(yíng)造互動(dòng)共贏的工作氛圍。學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，高度重視，就可以為人事檔案管理工作輸送優(yōu)秀的管理人才資金保障，否則，創(chuàng)新人事檔案管理就無從談起，難以真正實(shí)施。其次，要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)院各方面的理解和支持。

（三）管理人才的創(chuàng)新

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，直接決定了人事檔案管理創(chuàng)新的結(jié)果和效果。要樹立人力資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，著力加強(qiáng)高職院校人力資源管理創(chuàng)新，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新的良好環(huán)境。一是全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，在全院范圍內(nèi)選拔政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)的專業(yè)人員，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級(jí)，調(diào)動(dòng)各類工作人員的積極性。也可以通過招聘有檔案管理專業(yè)的本科院校畢業(yè)生充實(shí)到檔案管理工作中，總體提升人事檔案管理水平。二是加強(qiáng)在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育，完善檔案干部終身教育體系，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，定期輸送檔案管理人員到高校檔案管理專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，或參加國(guó)家和省織織的各類檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，保證專業(yè)知識(shí)的不斷更新和充實(shí)，防止檔案管理人員知識(shí)老化，著力提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，增強(qiáng)檔案人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案人員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)，歸檔文件整理等，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。三要吸納勤工助學(xué)學(xué)生作為兼職人事檔案管理人員進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍，挖掘?qū)W生的潛能，使得他們了解相關(guān)的知識(shí)和工作職責(zé)，不僅能在生活上對(duì)學(xué)生給予幫助，也為他們鋪設(shè)了鍛煉自我的平臺(tái)。

（四）管理內(nèi)容的創(chuàng)新

人事檔案內(nèi)容雖然是按照國(guó)家和黨的政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的、記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績(jī)成果等內(nèi)容的原始材料收集與規(guī)范化管理，是人事檔案工作的基礎(chǔ)，沒有收集就不會(huì)有完整的人事檔案和健全人事檔案材料，只有通過規(guī)范化收集和管理，才能把分散在部門或個(gè)人中的材料集中統(tǒng)一管理歸檔，才能保證人事檔案材料完整、準(zhǔn)確。一要暢通人事檔案材料源的溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時(shí)機(jī)地向形成材料的部門收集應(yīng)歸檔的材料，對(duì)于不符合規(guī)范要求的資料，要及時(shí)通知形成檔案資料的部門，補(bǔ)送資料或補(bǔ)辦手續(xù)。二要?jiǎng)?chuàng)新規(guī)范化管理理念，建立健全人事檔案工作法規(guī)體系，建立人事檔案管理細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔機(jī)制、健全歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，通過制定相關(guān)制度，完善人事檔案的管理。

（五）管理手段的創(chuàng)新

信息化技術(shù)的高速發(fā)展，不斷影響著各個(gè)領(lǐng)域。人事檔案管理為了適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)，必須進(jìn)行全方位、多層次信息管理系統(tǒng)提升改造，把先進(jìn)的技術(shù)和手段應(yīng)用到檔案管理中，達(dá)到提高效率的目的，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是各類高職院校管理手段創(chuàng)新的基本要求。一要加快高職院校人事檔案信息化建設(shè)步伐，以信息化推動(dòng)檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新，通過檔案資源的有效整合和檔案的數(shù)字化、利用的網(wǎng)絡(luò)化，積極推進(jìn)網(wǎng)上查詢查閱利用方式的普及，打破傳統(tǒng)服務(wù)方式在時(shí)間與空間上的局限，構(gòu)建高效、快捷、便利的利用體系，通過信息化提升檔案公共服務(wù)的水平和質(zhì)量。二要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出人事檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決人事檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)院辦公自動(dòng)化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動(dòng)地把人事檔案工作重點(diǎn)與學(xué)院中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、訓(xùn)練、科研等服務(wù)，使高職院校人事檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>

三、結(jié)語

全面加強(qiáng)高等職業(yè)院校人事檔案管理的建設(shè)，以創(chuàng)新的思路促進(jìn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化，使傳統(tǒng)檔案管理向創(chuàng)新管理者轉(zhuǎn)化。只有這樣，才能推動(dòng)人事檔案管理向更好的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張燕.做好高職院校干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2008（26）

[2] 劉暢.淺談高職院校干部人事檔案的管理[J].科技向?qū)В?012（8）

[3] 夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010（3）

[4] 王敬.高職院校檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐.中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2009（11）

[5] 黃柳飛.論高等職業(yè)院校人事檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè).黑龍江史志，2013（7）

（作者單位：忻州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山西忻州 034000）

（責(zé)編：賈偉）