楊桂榕

杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建處，黑龍江　大慶　166200

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淺析城建檔案管理中出現(xiàn)的問題

楊桂榕

杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建處，黑龍江大慶166200

摘要：城建檔案作為一種重要的文獻(xiàn)信息資源，對其進(jìn)行高效合理的利用將對我國未來的發(fā)展有著重要的意義。本文將對現(xiàn)階段我國城建檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，找出相關(guān)合理的改善措施，對我國城建檔案管理工作進(jìn)行有效的完善和管理。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理工作；完善措施

我國城建檔案管理工作在近些年來有較為明顯的加強(qiáng)，取得了許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，但是不可否認(rèn)的一點(diǎn)是，城建檔案工作在發(fā)展的過程中仍然存在著一些需要進(jìn)一步解決的問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了我國城建檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此，對城市建設(shè)檔案管理的分析與研究是十分有意義的。

一、城建檔案管理中出現(xiàn)的問題

(一)檔案收集內(nèi)容單一、管理方式傳統(tǒng)

據(jù)調(diào)查，我國基層檔案館普遍存在著檔案內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象。這體現(xiàn)在檔案收集來源不均衡、收集方式過于單一、檔案資源處理不規(guī)范等方面。從而造成只重視館藏?cái)?shù)量而使有價值的資料難以入館、檔案信息遺漏很多細(xì)節(jié)以及館藏內(nèi)容冗雜，重要資料翻閱難度大等等問題。這種由于服務(wù)技術(shù)及管理方法的落后，早就難以滿足人們對現(xiàn)代城建檔案的需要，難以給城市規(guī)劃建設(shè)者更好地指導(dǎo)，如果不及時改變檔案收集和管理方法，不能給城市建設(shè)更好的建議，人們將逐漸失去對檔案管理工作的信心。

(二)城建檔案信息化建設(shè)水平不夠

我國城建檔案管理工作雖已取得很大的進(jìn)步，但與國外發(fā)達(dá)水平相比還存在著很多的不足，集中體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)、信息化建設(shè)等方面。我國檔案信息化發(fā)展過程速度緩慢，目前還存在著大量的以人力手工為主的服務(wù)方式，不僅工作效率低，錯誤率也很高。具體問題體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建滯后，僅靠有限的人力進(jìn)行海量信息的收集、整理、利用[1]，根本無法適應(yīng)信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代的社會。除了硬件設(shè)施投資不足，相關(guān)軟件及系統(tǒng)開發(fā)的節(jié)奏也很緩慢，軟件系統(tǒng)更新速度快，一旦軟件技術(shù)過時，僅僅依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)去保存信息的城建檔案，導(dǎo)致數(shù)字化信息不能讀出，那么它就失去了保存的價值，檔案管理工作就將面臨更為嚴(yán)重的問題。

(三)城建檔案管理者專業(yè)素質(zhì)不高、城市檔案管理經(jīng)費(fèi)不足

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國目前的城建檔案在編工作者普遍為年齡偏大、處于高中文化水平的女性，城建檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)不高，多數(shù)不具備全備的檔案管理專業(yè)知識。大多數(shù)城建檔案館缺少專業(yè)的檔案管理工作者，在工作任務(wù)多的情況下，經(jīng)常雇傭兼職人員。對編排工作的不夠重視，才使多數(shù)城建檔案館的該項(xiàng)工作一直處于低效率、高出錯率的狀態(tài)，從而嚴(yán)重影響城市檔案建設(shè)工作的有效展開。如果更深一層的分析會發(fā)現(xiàn)這與政府對城建檔案館投入的經(jīng)費(fèi)不足有很大的原因，購置檔案設(shè)備和計(jì)算機(jī)硬件配備支出不足以及對專業(yè)人員支出不足。

二、針對城建檔案管理中所顯露問題的對策

(一)強(qiáng)化檔案資源管理、創(chuàng)新城建檔案工作機(jī)制

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)發(fā)展過程中直接形成的真實(shí)記錄，包含著豐富的信息資源。因此，各地區(qū)應(yīng)強(qiáng)化檔案資源管理，科學(xué)地定位城建檔案工作，根據(jù)各項(xiàng)問題提供給檔案管理者具體的指導(dǎo)方法，對城建檔案工作者進(jìn)行明確的分工。針對檔案館內(nèi)容單一和結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象，需要積極推行檔案資源收集的多元化和規(guī)范化處理，從而保證城市建設(shè)中各方面信息均衡入館以及重要資料必須入館。另外，各基層檔案館要針對各個城市的發(fā)展優(yōu)勢，加強(qiáng)特色檔案的收集工作，努力提升城市檔案管理的特色發(fā)展，提升檔次。在城建檔案管理和應(yīng)用方面，為順應(yīng)新形勢、新技術(shù)的發(fā)展，有條件的城建檔案館還要設(shè)立城建檔案在線閱覽點(diǎn)，并及時更新和補(bǔ)充在線閱覽點(diǎn)的信息，進(jìn)一步方便人們的應(yīng)用查詢。

(二)加強(qiáng)城建檔案信息化的建設(shè)

城建檔案信息化是用新的管理理念，采用新設(shè)備、新技術(shù)，對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行更新的改造過程。城建檔案信息化不夠深入發(fā)達(dá)是近幾年我國多數(shù)城建檔案館所面臨的最為嚴(yán)峻的問題。但從長遠(yuǎn)來看，為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，發(fā)展城建檔案信息化是必然且無可避免的。信息化是日后城建檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，也是未來建設(shè)城市檔案館的方向。所以各地區(qū)應(yīng)加快城建檔案的信息化進(jìn)程，根據(jù)信息化建設(shè)的需要，合理的加大硬件的投入[2]，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。與此同時，還要充分地利用現(xiàn)代的信息技術(shù)，積極進(jìn)行開發(fā)出一套有效實(shí)用的軟件系統(tǒng)，從而解決城建檔案信息化長期存在的存取問題、網(wǎng)絡(luò)安全問題等等。這就需要國家以及各地區(qū)向城建檔案館投入更多資金，加強(qiáng)信息化建設(shè)，并且需要軟件高級工程師編制軟件系統(tǒng)，建立城建檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化的建設(shè)，從而為各城市的經(jīng)濟(jì)、社會、文化的發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(三)提升城建檔案管理者素質(zhì)，提高城建檔案管理管理水平

提升城建檔案管理者的綜合素質(zhì)，一方面需要城建檔案館對其相關(guān)檔案管理工作者開展相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，從而做到使工作人員拋棄傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，轉(zhuǎn)而到積極地開發(fā)應(yīng)用新的檔案管理方法，加強(qiáng)使用計(jì)算機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)，以此使城建檔案管理工作能夠更好的適應(yīng)社會的發(fā)展。除了專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，還應(yīng)注意加強(qiáng)城建檔案管理者的職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，因?yàn)橹挥信囵B(yǎng)出工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真的管理工作者，才能有效地避免因城建檔案管理工作不當(dāng)而發(fā)生嚴(yán)重的錯誤的問題。另外，從根本上講，國家應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)的政策，加強(qiáng)對城建檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入并進(jìn)行某些傳統(tǒng)制度的改革。從而從根本上避免因一些管理體制原因，而使城建檔案館中難以流入新鮮血液，人員流動性低和服務(wù)質(zhì)量低下等問題。

三、結(jié)語

總之，城建檔案管理對于城市建設(shè)和發(fā)展有著極其重要的意義，為了確保城建檔案管理工作能夠取得積極的效果，對于城建檔案建設(shè)中出現(xiàn)的問題，我們必須加強(qiáng)重視。只要對城建檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真的分析會發(fā)現(xiàn)，就能夠找出相應(yīng)的解決措施。加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理理念，加強(qiáng)對城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，努力挖掘優(yōu)秀人才，并且充分挖掘和利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)對城建檔案的數(shù)字化處理，這樣才能為我國城市建設(shè)做出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]張帆，李賀娜，許陽陽.淺析加強(qiáng)城建檔案管理的對策與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(05).

[2]祖木蘭·米吉提.試論計(jì)算機(jī)在城建檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(07).

中圖分類號：G271；TU984.2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)14-0249-01