林 莉

（青島藝術學校 山東青島 266012）

?

中學檔案信息化管理的現狀及對策研究

林 莉

（青島藝術學校 山東青島 266012）

摘 要：世界化進程的加快進一步推進了信息化的發(fā)展。不再有千里傳書，不再有十里長亭望眼欲穿，通過信息化的發(fā)展，我們可以通過網絡發(fā)送文件、圖片和視頻。近些年來，大數據的時代已經到來，云儲存，云閱讀等海量信息豐富了人們的生活。中國近年來教育迅速發(fā)展，但小小的檔案館已逐漸容不下這么多的資料，而且查找起來也不方便，占地方又費力，一不小心還有丟失的危險。本文就中學檔案信息化管理的現狀進行了分析，對問題進行了探討，并提出了一定的合理建議。

關鍵詞：檔案信息化 現狀 問題 解決對策

一、前言

在國家的第十次五年規(guī)劃設計中，就已經開始進行檔案信息化管理的工作了。中學的檔案信息化工作也相應國家要求開始了整理工作。在社會主義發(fā)展的新時代，對檔案信息化的發(fā)展也提出了更高的要求，檔案信息化的管理不僅方便了學校檔案的管理，還為國家檔案的整理工作做出了一定貢獻。以下是本文對于中學檔案管理進行的探討和分析。

二、中學檔案信息化管理工作的現狀分析

在未來，中學檔案信息化的發(fā)展將會越來越完善，但在目前中學檔案信息化的發(fā)展中，由于多種因素的影響出現了很多的問題，另外由于各地區(qū)的條件不同，給各中學檔案信息化的處理也帶來了很多的阻礙。檔案工作信息化的進程除了對信息化技術和設備的要求，還對檔案管理者提出了高要求［1］。新時代的發(fā)展對應新的事物的產生，新的事物會有新的問題出現，發(fā)現和解決這些問題就是我們目前中學檔案信息化管理發(fā)展的當務之急。

三、中學檔案信息化管理工作面臨的問題

1.標準不明確

由于信息化管理工作是最近幾年才出臺的國家指示，所有的工作還只是在摸索階段，對于標準的編訂還不夠完善，從整體來看是沒什么問題的，但在實施的過程中由于一些細節(jié)還不夠完善，所以難免會有一些問題的出現。中學檔案信息化的工作進展幾乎還處于零起步的狀態(tài)。其中對于現存紙質檔的處理就存在很大的矛盾和問題。另外由于各地區(qū)的情況不一，所以標準目前還無法統(tǒng)一，信息的交流和標準的修改力度還不夠［2］。

2.墨守成規(guī)，意識不強

中學檔案信息化管理工作的發(fā)展離不開參與者的努力和認真。國家雖早已下達了對檔案進行信息化管理的指令，但由于一些管理部門未能及時轉變思想，對檔案的信息化發(fā)展造成了阻礙。另外，由于學校檔案管理部門的負責人對檔案信息化的發(fā)展不夠了解，總覺得白紙黑字比較保險，對網絡的穩(wěn)定性和信息保存的安全性產生懷疑。另外由于信息化工作涉及到的工作比較新穎，大部分領導者或負責人如果再從頭學起恐怕有些吃力，讓他們坐不擅長的事，這就難免造成了抵觸心理，在意識上對檔案信息化管理工作的發(fā)展淡薄。不了解檔案信息化管理的便捷。

3.指導力度不高

上文已經提到檔案管理者對檔案信息化管理的淡薄，而造成這一事件的原因之一就跟指導不到位有關。要找到一個懂得檔案信息化管理的人來領導大家，讓人們意識到檔案信息化管理的重要性和便捷性。在工作中由于指導工作的不到位，加上有些檔案管理者對檔案信息化工作技術的不熟練，很容易在工作的過程中出現問題。拖慢整個工作進行的速度事小，但如果在信息化錄制的過程中發(fā)生了信息來源的錯誤，會造成更大的問題。

4.設備配置的不完善

中學檔案信息化工作的進行既需要專業(yè)人才的專業(yè)技術的支持，同時也需要軟件設施的需求。在檔案信息化錄制的過程中除了要用到計算機進行編輯和操作，還要經歷存儲信息、掃描資料、復印資料、打印檔案等一系列過程和操作。在這些過程中就要用到打印機和掃描機等設備。但由于不同區(qū)位，經濟發(fā)展層次不齊的情況下，對檔案信息化管理過程中需要用到的設備跟不上發(fā)展的要求［3］。例如在廣西地區(qū)，由于整個自治區(qū)的經濟發(fā)展比較滯后，政府對于中學的財政支持就會相對較少。而在中學的發(fā)展和建設的過程中，需要用錢的地方實在太多，對于檔案信息化管理這塊就會支出較少，一個檔案工作室也就幾臺電腦，其他的一些設備并不能完全配備全。再加上對檔案信息化管理工作的不了解，技術不到家，經常導致設備出現故障的發(fā)生和閑置，嚴重阻礙了中學檔案信息化發(fā)展的進程。

5.管理人員的專業(yè)化水平不夠

除了以上問題，由于檔案信息化管理是近年來的誕生的一項新工作，在工作中對于專業(yè)人才的引入還不夠。除了要滿足基本的設備需求還要滿足對管理人員的基本技術的培訓，在專業(yè)人才的引進方面也不能吝嗇。只有設備而沒有技術是完不成整個檔案信息化工作的［4］。近些年來，對于專業(yè)人才的引進已經有了很大的增長，但檔案信息化工作的工作量十分大，還需要更多的專業(yè)人才來保證工作的正常進行。

四、中學檔案信息化管理工作問題對應的策略

1.完善標準

制定標準是做好一切工作的第一步，對標準的完善要在不斷發(fā)現問題的過程中不斷糾正和調整，才能使標準逐步適應時代的步伐，起到制約和引導的作用［5］。

2.加強工作意識

態(tài)度決定一切，對于檔案信息化管理的工作，相關管理和參與人員要主動去學習和了解檔案信息化的知識，意識到信息化對于檔案管理的重要作用，要以嚴肅認真的態(tài)度去正視檔案信息化的發(fā)展，這樣才能保證自己對工作的認真態(tài)度，保證整個工作效率的提高。

3.加強指導力

指導力的缺乏會導致整個學校檔案信息化管理的紊亂。要解決這個問題就要加大對人才的引入工作，大膽引進新人，為中學檔案信息化的發(fā)展注入一股新鮮的血液。在新舊思想的碰撞下，檔案信息化工作將會越做越好。指導力是引領中學檔案信息化管理走向正確道路少走彎路的有力保障。找到有指導力的人才并非易事。

4.完善相應設備

在設備方面的完善工作也是不能馬虎的，如果設備不完善，那么已經買了的設備就會成為擺設，對檔案信息化管理工作的進行還是一種延誤。不僅沒有起到預期的效果，還浪費了一定的財力。吃力不討好的事還是少出現的好。對于相關的設備除了配備齊全，還要保證維護工作的到位，不然再好的機器不積極維護，終究還是會壞掉的［6］。

5.工作人員專業(yè)素質的培養(yǎng)

整個工作的過程中，除了硬件設備，必不可少的還有軟件。不然一堆機器買回來沒有人會用，那么這些機器就形同虛設，起不到它們真正的作用，只能放著生銹了。與其放著成為破銅爛鐵，倒不如找到相關的專業(yè)人才來使用它們，發(fā)揮它們真正的作用。除了引用新人，中學的檔案管理者可以加強自己的學習能力，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能保證自己在信息化發(fā)展迅速的時代不被淘汰，讓中學檔案信息化管理的工作，順應信息化發(fā)展的步伐發(fā)展的越來越好。

五、結束語

時代的發(fā)展，科技的進步都對中學檔案信息化管理工作提出了更高的要求，寄予了更高的希望。我們應緊跟時代和科技發(fā)展的步伐，不斷完善我們的設備，提高故障的修復能力，更加要注意的是對專業(yè)人才的悉心培養(yǎng)。中國的經濟發(fā)展速度非?？?，隨著經濟全球化的發(fā)展和競爭日益緊張的就業(yè)局勢，檔案信息化管理工作的發(fā)展迫在眉睫，我們應努力學習專業(yè)知識，為促進中學信息化的發(fā)展和為了祖國更好、更快、更穩(wěn)的經濟增長盡上自己的一點力量。

參考文獻

［1］中國檔案學會自動化技術委員會.我國檔案信息化的發(fā)展與問題對策［J］.檔案學研究，2006

［2］劉遠，肖金良.高校檔案信息化建設淺析［J］.蘭臺世界，2009

［3］單鶴舫.檔案信息化與電子化的建設和管理［J］.蘭臺內外，2009

［4］楊麗輝.科學定位——檔案信息化的關鍵［J］.辦公自動化，2009

［5］熊豆豆.試論檔案信息的公益性開放和商業(yè)性開發(fā)［J］.云南檔案，2009

［6］方燕.國家電子政務標準化及信息化的研究和制定［C］.中國檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略論壇會刊.2005