姚樹靜

(山東廣播電視大學(xué)，山東　濟(jì)南　250014)

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高校檔案管理工作的問題及對策

姚樹靜

(山東廣播電視大學(xué)，山東濟(jì)南250014)

摘要:高校檔案是經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的歷史記錄，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、服務(wù)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要的重要信息資源，作為記錄高校發(fā)展歷程的重要方式之一，目前高校檔案面臨著從內(nèi)至外的挑戰(zhàn)。因此，本文從自身的工作角度出發(fā)，結(jié)合檔案管理工作的重要性，提出了目前高校檔案管理工作面臨的問題，并在此基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;問題及對策

高校的檔案管理工作是考證一所高校歷史發(fā)展的記憶憑證，是高校機(jī)關(guān)工作考察的依據(jù)。如何有效的對高校檔案工作的管理，更好的調(diào)動廣大教職工的積極性，是值得我們探討的。

檔案管理部門肩負(fù)著檔案行政監(jiān)管和保管利用量大智能。一方面是檔案收、管、用。檔案工作首先需要進(jìn)行收集檔案，只有收集得越多，才能更好服務(wù)群眾。而檔案收集需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。之后，需要實(shí)行分類整理和落實(shí)嚴(yán)格的保護(hù)措施。接下來是開發(fā)利用，要實(shí)行檔案目錄和全文數(shù)字化管理，提高查檔效率，這都是一個復(fù)雜而需要時間的過程，需要腳踏實(shí)地的做才能完成。另一方面是檔案行政管理。由于線長、面廣、立檔單位多而分散，業(yè)務(wù)指導(dǎo)和法制監(jiān)督的任務(wù)很繁重。真正進(jìn)入了檔案系統(tǒng)，你會從心底發(fā)現(xiàn)，檔案部門人員編制較少，事務(wù)卻很繁多，每個人都承擔(dān)著煩雜的工作任務(wù)。

一、高校檔案管理工作的重要性

高校檔案記錄著高校的發(fā)展歷程，對高校具有重要的推進(jìn)作用。包括文件資料、教職工履歷管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料和實(shí)物檔案。

(一)檔案對高校的教學(xué)教育工作具有歷史借鑒作用

高校的檔案一般主要是在高校的形成、產(chǎn)生、發(fā)展的過程中產(chǎn)生，它能夠詳細(xì)真實(shí)的記錄高校的教育教學(xué)工作的各個方面。檔案可以體現(xiàn)出高校的發(fā)展軌跡，是本單位的重要信息資源。研究和整理高校的檔案可以更加深刻地理解本高校的特點(diǎn)以及其自身發(fā)展的規(guī)律。

(二)檔案是高校管理的直接依據(jù)和載體

高校的檔案是伴隨著高校的教育教學(xué)活動而逐步形成的，一般可以稱得上為第一手材料。高校發(fā)展中的各種材料、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)甚至是事跡報(bào)告、好人好事、工作總結(jié)等都聚集在高校的檔案之中，是高校教育教學(xué)的縮影。在高校的人文精神、優(yōu)秀人物、校風(fēng)、學(xué)風(fēng)等形成和發(fā)展中，高校的檔案起到了非常重要的載體作用，具有重大的意義。

(三)高校檔案管理本身就是高校文化的重要組成部分

檔案是每個單位的財(cái)富，對高校來說也是如此。高校檔案的建設(shè)就是高校教育教學(xué)管理中的重要組成部分。高校檔案中有很大一部分內(nèi)容是記錄和保存本校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果的，這不僅反映了高校的水平也是全校師生的智慧結(jié)晶。高校檔案信息的開發(fā)和利用也是高校檔案管理工作中的最重要的一項(xiàng)內(nèi)容。

二、高校檔案管理工作的問題

(一)責(zé)任意識淡薄

由于社會上對檔案的概念和檔案的作用意識不強(qiáng)，所以造成一些高校對檔案的管理工作都存在一些錯誤的認(rèn)識，甚至認(rèn)為檔案管理工作就只是管理，只要不把檔案弄丟、不泄密，能查閱就可以了;在工作中，沒有把《檔案法》的相關(guān)知識作為提升業(yè)務(wù)能力的關(guān)鍵手段進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，因此，更不會認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。所以就會輕視檔案的管理工作，忽視其重要性，更缺乏責(zé)任意識。

(二)檔案管理的重視度不夠

責(zé)任意識淡薄必然導(dǎo)致對檔案管理工作的不重視，認(rèn)為檔案工作只是一個簡單的看和管，守著檔案不丟失就行，沒有太多事情可做，宣傳力度不夠，漠視檔案工作的重要性，不能建立起檔案管理工作的長效機(jī)制。

(三)檔案管理工作不規(guī)范

首先，檔案不能按要求進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，各部門存在著“小檔案柜”現(xiàn)象，勢必會影響檔案收集不全、管理上的混亂。其次，在收集整理檔案過程中不注重分類，這樣不僅不利于管理，對于查閱利用也不方便。

(四)檔案管理人員素質(zhì)薄弱

由于客觀原因，各高校檔案管理人員不能固定，導(dǎo)致檔案管理人員流動性大，責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，業(yè)務(wù)不熟練，缺乏奉獻(xiàn)精神，相互之間缺少溝通與交接，嚴(yán)重阻滯著高校檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策

為了更好的完善高校檔案管理工作，更好發(fā)揮檔案管理工的效用，建議以下幾點(diǎn):

(一)健全機(jī)制，對檔案管理整個工作體系進(jìn)行完善

一是要建立健全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。高校領(lǐng)導(dǎo)要注重檔案工作，可以把檔案工作納入到高校的整體發(fā)展中。二是要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作方面的法律規(guī)定及高校實(shí)體分類法、高校檔案工作規(guī)范要求，結(jié)合本校實(shí)際的工作情況，制定管理制度。三是要注重檔案管理，可以把檔案從最初的形成，管理到服務(wù)于工作整個流程列為質(zhì)量考核指標(biāo)，納入到高校的工作質(zhì)量考核體系中去，并歸為各個部門的工作計(jì)劃之中。要針對本部門的工作，明確一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)日常檔案收集整理工作。

(二)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平

高校檔案室檔案員定期對各處室、各學(xué)院的兼職檔案員召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)會，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理規(guī)則，增強(qiáng)工作人員的素質(zhì)，提高他們的檔案工作意識;能夠及時根據(jù)工作中出現(xiàn)的各種情況、各種問題給其他的兼職管理檔案人員提出要求，讓兼職管理檔案人員在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作，逐漸熟悉自己的業(yè)務(wù)，熟練地掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，以便為高校更科學(xué)、更規(guī)范的管理檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。

(三)抓住重點(diǎn)，細(xì)致收集各種資料

人們都說“巧婦難為無米之飲”，其實(shí)全面的收集高校在教學(xué)教育的過程中形成各種各樣的文件資料，是檔案工作中的一個重點(diǎn)工作。這就要求各部門兼職檔案人員從思想上重視前期文件材料的收集、積累工作。不要怕麻煩，要細(xì)致入微，對各種活動都要關(guān)注，并且積極收集各種形式的材料，比如:紙質(zhì)、照片、音像等各種載體的信息資料，除了正式文件外要收集其他應(yīng)歸檔的文件材料，特別是各種業(yè)務(wù)活動、專業(yè)會議、工作經(jīng)驗(yàn)交流會、工作調(diào)研、檢查等文件，也要向各級領(lǐng)導(dǎo)收集材料，盡可能的把檔案管理工作中的“收集”這一重要環(huán)節(jié)，做到真實(shí)、細(xì)致、完整，不能放過任何一個方面。

(四)克服難點(diǎn)，認(rèn)真系統(tǒng)進(jìn)行整理

每個部門每學(xué)期形成的檔案都很多，我們在整理的過程中，要注意進(jìn)行系統(tǒng)地整理，不要怕困難。要遵循各類文件的形成規(guī)律，保持其相互之間的聯(lián)系，適當(dāng)顧及其保存價(jià)值，分類立卷，要以能準(zhǔn)確、全面反映高校真實(shí)面貌和部門的主要職能活動，方便保管和查找利用為原則。

立卷時要按照年度、問題、保存期限分。按年度分，就是按照文件所形成的時間或內(nèi)容針對的時間，將同一時期的文件組合為案卷。按問題分，是把反映同一問題文件內(nèi)容和反映的工作、人物或事件等放在一起歸檔，一般為一事一卷。

分完卷后，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，其填寫內(nèi)容包括序號、文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。序號，以一份文件(正式文件和底稿、主件和附件)編一個順序號“1”。文件編號就是文件的文號;秘密以上文件應(yīng)注明密級。

卷內(nèi)文件材料如有缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀的情況，要填寫到備考表里，若無情況說明的，填寫立卷人、檢查人的姓名和時間。

(五)檔案整理過程中要注重細(xì)節(jié)，確保高質(zhì)量完成歸檔工作

檔案工作包含收集、整理、鑒定、裝訂、排序等若干環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案工作的質(zhì)量。因此，各部門兼職檔案人員都要注意各個細(xì)節(jié)，認(rèn)真編號，用統(tǒng)一格式進(jìn)行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成形成一卷，整理一卷的好習(xí)慣。

綜上所述，為了更好更快的適應(yīng)時代發(fā)展的需要，高校檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。因此，我們要建立檔案管理工作的長效機(jī)制，使檔案的價(jià)值充分體現(xiàn)。提高檔案管理人員素質(zhì)，積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，掌握豐富的專業(yè)知識。最終做到管理方法科學(xué)化、管理手段高效化、管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，借此推動高校和教育事業(yè)的發(fā)展做出有力有效的貢獻(xiàn)。

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作者簡介:姚樹靜，女，山東廣播電視大學(xué)館員。

收稿日期:2015－12－15

中圖分類號:G27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1008—3340( 2016) 02—0071—03