喬建偉

摘 要：秘書職業(yè)在我國發(fā)展歷史悠久，從古到今，秘書職業(yè)雖然稱呼不同，但是在組織發(fā)展過程中持續(xù)發(fā)揮著不可替代的作用。隨著黨中央嚴查腐敗以來，眾多高官落馬的背后揭露了部分秘書人員的腐敗現狀。所以，隨著經濟發(fā)展水平的提高，秘書人員在其工作要求之下，自身素質更應同步提高。

關鍵詞：辦公秘書；職業(yè)能力；素質更新

一、辦公室日常事務管理能力

當今是信息化迅速發(fā)展的世界，計算機技術已經成為秘書工作人員日常辦公必不可少的手段和途徑。辦公自動化越來越成為不可避免的趨勢。秘書工作人員應當熟悉辦公程序，利用現代化的科技手段減少不必要的工作任務量，提升自己的辦公效率，減少重復的辦公程序。秘書人員應當掌握辦公的基本流程，在領導的指示下能夠及時迅速的擬寫公文，能夠領會領導意圖和上級指示意見。

同時，科學有效的時間管理是走向職業(yè)成功的重要源泉。秘書工作人員每天要忙于各種日常事務，同時又必須為領導做好服務，安排好領導的日程，如果秘書工作人員學會科學有效的時間管理，不僅可以在工作上更加出色，也可以更好地為領導服服務，還可以利用更多的空余時間為自己充電加油，實現職業(yè)平臺的跳躍。目標原則、計劃原則、有序原則、效率原則、平衡原則是秘書時間管理的一些基本原則。[1]運用時間管理的合理方法如ABC時間管理方法、時間計劃表控制法、番茄工作法也能夠減少不必要的時間浪費和損耗，提高秘書人員的辦事效率。

二、參會及應酬能力

以“愛崗敬業(yè)，誠實守信，辦事公道，服務群眾，奉獻社會”為主要內容的職業(yè)道德規(guī)范，它不僅是各行業(yè)共同遵守的職業(yè)道德規(guī)范，同時也是秘書工作者首先必須遵守的道德規(guī)范。此外，秘書工作者還應該結合秘書的職業(yè)特點把一般社會道德規(guī)范在秘書職業(yè)中具體落實。[2]

（一）為人謙遜有禮

人有長處亦有短處，為人謙遜有禮，學習別人的長處彌補自身的短處才是為人的聰明之道。秘書作為組織交流的一扇窗口，應當重視自身社交禮儀規(guī)范，從言行舉止、著裝打扮各個方面完善細節(jié)。

1.著裝要合適大方

參加正式的晚會，男士應著正裝出席，女士則應當選擇合適的晚禮服并且在化妝后參加晚會，不能穿日常工作服參加晚會。

2.鞋襪服飾搭配要合理

女士應穿長筒絲襪，男士穿深色皮鞋。秘書不宜穿涼鞋、旅游鞋等休閑著裝上班。

3.飾品和化妝要適當

秘書參會佩戴首飾應當恰當，過多的金銀飾品有失儀表風范；參會時應當化妝，但是不能濃妝艷抹。

4.注意個人衛(wèi)生，臉部、頭發(fā)、雙手要衛(wèi)生、潔凈

5.姿態(tài)端莊有禮

秘書在工作中應當“坐有坐相，站有站相”，無論待人接物都應當注意自己的姿態(tài)。

（二）待人平等公正

秘書在處理日常事務時應當持有平等待人的觀念，不能因為對方是領導就端茶送水、溜須拍馬，而對方是普通平民則用權威故意冷落或者刁難。只有平等對待自己的上下級，秘書人員才能擁有融洽的人際關系。

（三）做事誠實守信

誠實守信是人最基本的道德和素養(yǎng)。秘書工作責任重大，是知曉秘密機密較多的人。在當前的社會主義市場經濟中，存在著惡性競爭和拜金主義的風氣，這對于保守組織秘密的秘書是一個很大的考驗。如近期備受關注的周永康案，其正因為泄露國家機密罪等罪行而受到法律的懲罰。所以，秘書在工作中，要保管好組織資料，更要提升自己的抗誘惑能力，保守組織秘密，做誠信的秘書工作者。

三、辦公的思維變通能力

周洋提出秘書工作具有從屬性、被動型、綜合性、中介性、靈活性等特點。在秘書工作中主要有五大變通思維類型：多元思維、前瞻思維、發(fā)散思維、迂回思維、逆向思維[3]。面對辦公室的人際關系以及辦事流程，秘書需要有及時變通的思維去完成任務。

四、接待及溝通能力

秘書工作涉及到心理學的眾多知識，秘書在日常工作中更需要揣摩領導心理，幫助領導排憂解難。秘書處理與領導的人際關系主要有如下方法：

（一）情感投資法

機械地處理事務很難保證人與人之間真心相處，只有投入真實的感情進行人與人之間的相處和交流，才能獲得良好的人際關系。

（二）道德操守法

秘書人員只有高尚的道德操守才能得到領導的重用。在日常工作中秘書應當有健康高雅的生活情趣、靈活處事的應變能力，提升自己的道德水平和政治理論素養(yǎng)，在思想境界層次要接近領導的水平。

（三）求同存異法

處理日常事務時，秘書難免會因為組織架構不合理遇到多重領導的問題，如果立刻拒絕某一領導的要求，會對日后秘書工作形成不必要的麻煩和影響。秘書應當尋找領導工作的共同點，避免讓自己重復工作，靈活巧妙達到多位領導的要求。

（四）角色置換法

每個人都很容易站在自己的立場和角度分析事情，遇到問題首先埋怨領導或者環(huán)境，形成心理學中的“情境歸因”。秘書在工作中遇到問題應當轉換自己與領導角色，體會領導難處，和平解決沖突。

五、辦公素質的更新能力

鄭向暉提出，在新時期下秘書人員應具備如下四種素質[4]：

（一）過硬的思想政治素質

秘書工作人員要堅定自己的政治立場，時刻保持與黨中央的一致，同時也要多學習政治學、哲學知識，豐富自己的政治理論。

（二）較高的職業(yè)道德素質

秘書職業(yè)水平的提高需要道德水平的同步提高。面對金錢、權力的誘惑能夠堅持自己的操守，堅守自己道德底線，保守國家和公司秘密，維護集體榮譽和財產。

（三）健康的心理素質

秘書工作平凡甚至枯燥，秘書人員應當有敬業(yè)愛崗的積極心理面對自己的工作；同時，居于風光背后的秘書人員應當甘于平凡和寂寞，淡泊名利，正視工作壓力，尋找工作樂趣。

（四）扎實的工作能力素質

互聯網時代的新發(fā)展，要求秘書人員在具備基本工作能力的同時，也要具備熟練操作電腦辦公軟件、良好的外語表達能力、高超的速記與快讀能力。

參考文獻：

[1]郭淵.論秘書的時間管理藝術[D].廣州：暨南大學漢語言文學系，2013.

[2]中國就業(yè)培訓技術指導中心.秘書國家職業(yè)資格培訓教程（三級秘書）[M].中央廣播電視大學出版社，2013.

[3]周洋.論秘書工作中的變通藝術[D].廣州：暨南大學漢語言文學系，2014.

[4]鄭向暉.論新時期下秘書人員應具備的素質[J].湖南科技學院學報，2006，27（6）：272-274.