楊惠莉

【摘 要】內(nèi)部控制是指經(jīng)濟(jì)單位和各個組織在經(jīng)濟(jì)活動中建立的一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度。一個企業(yè)如果具備完善的內(nèi)部控制制度，并使之得到有力的執(zhí)行，那么必定能給企業(yè)帶來不少好處，內(nèi)部控制的好壞關(guān)乎一個企業(yè)的生存與發(fā)展，國內(nèi)外對于內(nèi)控制度的研究、實(shí)施越來越重視，本文通過對A公司內(nèi)部控制的整體結(jié)構(gòu)分析，到對其中最重要的3個環(huán)節(jié)：進(jìn)、存、銷內(nèi)部控制進(jìn)行分析，了解了A公司進(jìn)存銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀，通過細(xì)節(jié)分析，A公司的進(jìn)銷存內(nèi)部控制設(shè)置是完善的，執(zhí)行也是大體有效的，但在其中也發(fā)現(xiàn)了一些不足，同時，針對這些不足，提出一些改進(jìn)的方案，以做好A企業(yè)進(jìn)銷存內(nèi)部控制。

【關(guān)鍵詞】進(jìn)銷存；內(nèi)部控制；制度

A公司成立于20世紀(jì)90年代末期，是一家銷售、服務(wù)、售后為一體的大型企業(yè)。公司主營各品牌電腦及終端 ；各式打印機(jī)激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、噴繪機(jī)及售后維修服務(wù)；兼營散裝碳粉及耗材零配件，發(fā)展初期，規(guī)章制度不齊全，效率也不夠高，到 2000 年左右，公司意識到傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足公司快速的發(fā)展，遂即開始制定了一整套的規(guī)章流程，也就是公司內(nèi)部控制制度的雛形。到2000年，公司銷售規(guī)模越來越大，銷售額已達(dá)4億多元，當(dāng)今內(nèi)部控制制度已不符合當(dāng)前形式，故對其重要的進(jìn)存銷環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制研究。

一、A公司進(jìn)存銷內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1.A公司進(jìn)貨內(nèi)部控制制度

A公司進(jìn)貨控制活動中，主要由采供部、銷售部、倉儲部和財務(wù)部、售后服務(wù)部完成各項(xiàng)工作。采購要包括以下流程，編制需求、請購、審批、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、入庫驗(yàn)收及付款7個步驟：

（1）編制需求及采購計劃，財務(wù)門部預(yù)算人員根據(jù)公司下發(fā)的預(yù)算計劃表及以前年度商品采購情況采用增量預(yù)算法編制一定時間段的商品采購預(yù)算表。

（2）請購，銷售部門根據(jù)公司下發(fā)的計劃性文件和預(yù)算分析存銷比、月度銷售能力等情況，進(jìn)行采購申請。

（3）審批，采供部部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行第一步審批，審批合格后，由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批，只有審批通過的采購才能繼續(xù)。

（4）選擇供應(yīng)商，由采購員選擇合作的供應(yīng)商，擬定擬采購種類、數(shù)額及金額等數(shù)據(jù)，不出現(xiàn)重大變動，供應(yīng)商為長期合作的企業(yè)。部門負(fù)責(zé)人審核后，確定供應(yīng)商名單。

（5）簽訂合同，采供部根據(jù)采購申請分別向長期合作的企業(yè)提出月度初步訂單。供銷雙方根據(jù)預(yù)測數(shù)、半年計劃、商業(yè)庫存及工業(yè)生產(chǎn)等因素進(jìn)行磋商，達(dá)成一致，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，形成商品合同訂單。

（7）付款，該公司采購付款是依據(jù)簽訂的采購合同進(jìn)行款項(xiàng)支付，主要采用周期結(jié)算付款，通常賬期為30-60天?；緢筚~程序如下，采購歸口部門資金管理員根據(jù)審核無誤的“貨款審批單”錄入資金監(jiān)管系統(tǒng)；在合同約定周期內(nèi)，出納人員完成會計憑證的審核與資金監(jiān)管系統(tǒng)中支付憑證的相關(guān)信息填制、網(wǎng)上銀行付款申請單，再遞交財務(wù)負(fù)責(zé)任人審核、確認(rèn)，再由出納人員完成支付，對支付金額較大的款項(xiàng)出納人員在支付完成后及時打印支付憑證附在原會計憑證后面，再次核對支付的正確性。

2.A公司的存貨管理內(nèi)部控制

（1）存貨驗(yàn)收入庫內(nèi)部控制

對于購進(jìn)商品，當(dāng)商品運(yùn)輸?shù)?A公司后，采購部、售后服務(wù)部部門人員與倉儲部門人員共同接收采購物資。采購部核對購進(jìn)商品的采購單據(jù)與待檢物資。售后服務(wù)部部門主要負(fù)責(zé)核對購入商品的型號、配置、機(jī)器性能是否與合同上一致；倉儲部門需要負(fù)責(zé)核對商品數(shù)量、型號、外包裝是否完好的準(zhǔn)確性。商品一致的話對存貨進(jìn)行驗(yàn)收，根據(jù)采購單形成相應(yīng)的入庫單，打印入庫單，一式二聯(lián)，一聯(lián)倉儲留存，一聯(lián)轉(zhuǎn)交財務(wù)部。再由倉儲部進(jìn)行入庫掃描，掃描獲取的信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入倉儲系統(tǒng)，數(shù)據(jù)通過信息系統(tǒng)導(dǎo)入銷售系統(tǒng)。

（2）倉儲環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

存貨實(shí)務(wù)入庫必須得到管理層的指示與批準(zhǔn)，這是存儲環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)的存儲管理需要有適當(dāng)?shù)拇鎯υO(shè)施，以使存貨免受意外損壞、盜竊或者是被人為破壞。保管專員對檢驗(yàn)合格的商品，按照規(guī)格分門別類的放置在制定地點(diǎn)。倉儲部門負(fù)責(zé)人需規(guī)定固定時間，組織專業(yè)人員對存貨進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，以防損壞。每次檢查都應(yīng)做好記錄，做到存貨信息一致。

（3）領(lǐng)用與發(fā)出

業(yè)務(wù)部在銷售系統(tǒng)里提交相應(yīng)訂單（訂單包括收貨客戶地址，單價、數(shù)量、賬期信用額度等），經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批合格的訂單，最終顯示在倉儲系統(tǒng)里，倉儲部門根據(jù)訂單形成相應(yīng)的出庫單找打印一式三份，一份倉儲部門留存，一部業(yè)務(wù)部留存，一部轉(zhuǎn)交財務(wù)部，倉儲部給予付貨，做好出入庫手續(xù)，登記詳細(xì)臺賬，選擇相應(yīng)物流公司，客戶收到貨后向客戶收取相應(yīng)的收貨回執(zhí)，或由物流公司將客戶的簽收單遞交公司，以客戶的收貨回執(zhí)單做為與物流公司結(jié)算依據(jù)。

3.A公司銷售內(nèi)控制度

（1）崗位分工與授權(quán)審批

①明確業(yè)務(wù)歸口：銷售部門要負(fù)責(zé)簽訂合同、處理訂單、執(zhí)行銷售政策和信用政策并催收貨款。訂單部負(fù)責(zé)審核訂單合同、單價、賬期、信用額度等。財務(wù)中心主要負(fù)責(zé)銷售款項(xiàng)的記錄和結(jié)算、監(jiān)督管理貨款回收。倉儲部主要負(fù)責(zé)審核發(fā)貨單據(jù)是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜。銷售收據(jù)和發(fā)票由財務(wù)中心指定專人負(fù)責(zé)開具。

②銷售授權(quán)：銷售政策和信用政策的制定與修改、銷售價格與折扣的制定與修改、銷售費(fèi)用預(yù)算以及超過公司既定銷售和信用政策規(guī)定范圍的特殊事項(xiàng)，均由總經(jīng)理以內(nèi)部文件的形式或其他形式審批后下發(fā)執(zhí)行。

（2）銷售與發(fā)貨

①客戶信用管理和賒銷管理

營銷部負(fù)責(zé)進(jìn)行客戶信用調(diào)查，建立所有客戶的信用檔案，根據(jù)不同客戶的信用，確定客戶信用期限、信用額度、折扣比率與折扣期限。銷售部門要對客戶信用進(jìn)行實(shí)時動態(tài)管理，分析其最新的財務(wù)狀況和回款狀況，并協(xié)助營銷部門收集客戶信用信息，做到及時反饋，如果出現(xiàn)重大變動，要及時提請更改其信用額度和信用期限。

②開具銷售發(fā)票

銷售部根據(jù)相應(yīng)的訂單在系統(tǒng)內(nèi)里提交開票申請單，財務(wù)根據(jù)各級領(lǐng)導(dǎo)審批后開票申請單開據(jù)發(fā)票。開據(jù)發(fā)票后在系統(tǒng)里形成應(yīng)收賬款。財務(wù)中心其他人員以及稽核部門會定期對銷售發(fā)票開具情況進(jìn)行檢查。

（3）銷售收款管理

財務(wù)人員應(yīng)定期與銷售人員核對應(yīng)收賬款，對于已經(jīng)達(dá)到收款日期的應(yīng)收賬款，財務(wù)中心督促銷售人員負(fù)責(zé)向客戶進(jìn)行催收，并做好催收記錄。

二、A公司進(jìn)銷存內(nèi)部控制中的不足

1.進(jìn)貨內(nèi)部控制中存在的不足

（1）采購計劃編制不合理

自A公司成立以來，商品的采購計劃一直是根據(jù)公司提出的商品采購文件分析編制自身的商品采購計劃，再將整個銷售地區(qū)的采購計劃分配到銷售區(qū)域，這種由上至下的計劃編制方法，忽略了各個銷售區(qū)域的實(shí)際銷售能力，從而致使采購計劃和實(shí)際銷售情況有較大出入，實(shí)際商品需求量和采購量相偏離，如果公司計劃數(shù)過高，則會造成供不應(yīng)求，難以完成銷售計劃，造成庫存壓力，如果公司計劃數(shù)過低，商品存過于求，供過于求，造成庫存不足。

（2）審批制度執(zhí)行不嚴(yán)格

A公司采購的審批制度執(zhí)行不嚴(yán)格，主要體現(xiàn)在：有些需要部門經(jīng)理，分管副總簽字的地方都空白，而是直接由總經(jīng)理簽字。這樣做的弊端就是由于公司較大，總經(jīng)理不可能對每筆交易都了如指掌，缺少這些部門經(jīng)理和分管副總的簽字，意味著公司在采購時就減少一次審核，這樣會加大公司經(jīng)營上的風(fēng)險。同時，由于采購過程中一般不需要銷售部門的經(jīng)理簽字，導(dǎo)致實(shí)際采購的數(shù)量金額會與公司銷售能力產(chǎn)生較大不匹配。

2.存貨內(nèi)部控制中存在的不足

A公司在倉儲管理方面十分松懈，雖然公司擁有一整套內(nèi)部控制制度，但并沒有建立倉儲部門獨(dú)有的崗位職責(zé)和操作規(guī)程等相關(guān)制度， 主管部門領(lǐng)導(dǎo)雖有不定期抽查，但僅僅檢查賬實(shí)是否相符，注重賬面情況輕視實(shí)際情況。倉庫管理人員對存貨盤點(diǎn)不頻繁，只有每月盤點(diǎn)一次，對于存貨流動性較大的并沒有動態(tài)盤點(diǎn)，倉儲報關(guān)員沒有做到日清日結(jié)，長此積累，倉庫管理十分混亂。成品入庫手續(xù)正常，不存在問題。但售后部試驗(yàn)品或樣品入庫，由質(zhì)檢員直接送倉庫。售后服務(wù)部送回的試驗(yàn)品直接入庫，部門主管不需確認(rèn)，入庫試驗(yàn)品與原有存貨并沒有區(qū)分，不利于保存。

3.銷售內(nèi)部控制中存在的不足

（1）銷售流程設(shè)計存在一定缺陷

在銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，銷售內(nèi)控制度沒有建立銷售人員對意向客戶的調(diào)查制度，由于公司產(chǎn)品銷售范圍較廣，除了在中國各大主要城市有銷售外，也有部分出口產(chǎn)品，導(dǎo)致銷售人員在對表達(dá)了購買意向的客戶進(jìn)行資格，資金實(shí)力的調(diào)查等方面有所缺失，這種缺失將會直接影響到日后的銷售回款等。

（2）應(yīng)收賬款的管理有欠缺

公司按照客戶的信譽(yù)不同，分別給予不同的授信額度及授信時間，但在實(shí)際操作中，額度的控制與授信時間的確定并沒有具體的量化標(biāo)準(zhǔn)。公司的客戶數(shù)量眾多，如何針對不同的客戶來確定不同的授信額度和授信時間確實(shí)是一個較大的問題，并且，一般情況下，授信額度的授予由銷售人員確定，無需經(jīng)過財務(wù)部以及總經(jīng)理的批準(zhǔn)（特殊情況除外），財務(wù)人員將較難預(yù)測銷售回款的時間，從而會影響財務(wù)人員合理安排資金，影響公司的正常的經(jīng)營。

三、如何做好A企業(yè)進(jìn)銷存內(nèi)部控制

（一）加強(qiáng)進(jìn)貨內(nèi)控制

1.轉(zhuǎn)變采購計劃編制流程

全面完成從賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)型，完成按客戶需求組織采購工作轉(zhuǎn)型。采用市場導(dǎo)向、工商協(xié)作、預(yù)測與訂單緊密相聯(lián)的工作原則，全面實(shí)現(xiàn)“從下至上”的商品采購計劃制定流程。

（1）開展消費(fèi)調(diào)查。公司牽頭對銷售區(qū)域的銷售情況調(diào)查取數(shù)據(jù)，分析得出各個片區(qū)市場需求，需求偏好，品種銷售速度，品種毛利率，消費(fèi)群體，潛在消費(fèi)市場的市場導(dǎo)向信息。

（2）分析歷史數(shù)據(jù)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果及歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行片區(qū)市場銷售預(yù)測，確保銷售預(yù)測書格式正確、信息完整，基礎(chǔ)信息真實(shí)合法，預(yù)測方法科學(xué)，預(yù)測內(nèi)容包括，片區(qū)基本信息、參考信息（歷史銷售數(shù)據(jù)，需求調(diào)查，銷售影響因素）、預(yù)測方法、預(yù)測結(jié)果（品種，需求數(shù)量，浮動范圍）、競爭廠家相關(guān)銷售數(shù)據(jù)等。

（3）把握關(guān)聯(lián)部門數(shù)據(jù)。倉儲進(jìn)行倉庫盤點(diǎn)，確定商品庫存品種，庫存數(shù)量，統(tǒng)計滯銷商品，分析形成滯銷原因，并以書面文件以供參考。財務(wù)部門制定全年度資金預(yù)算，對采購預(yù)算進(jìn)行管控，限定采購資金使用范圍，允許變動浮動。

（5）銷售部預(yù)測。銷售部根據(jù)歷史銷售情況及當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢，總體把握市場需求態(tài)勢，預(yù)測商品需求總量及結(jié)構(gòu)。

（6）確定需求信息。營銷部基于相關(guān)要素分析，總體把握需求變化趨勢，確定年度需求總量。結(jié)合年度需求預(yù)測、品牌市場表現(xiàn)、季節(jié)因素擬定季度采購計劃。運(yùn)用歷史數(shù)據(jù)建立數(shù)學(xué)模型，針對片區(qū)預(yù)測情況制定月度采購計劃。

（7）需求上報。營銷部向銷售部下達(dá)年度銷售計劃同時將計劃上報采購部，公司根據(jù)各地區(qū)上報商品采購計劃，歸集調(diào)配，下發(fā)商品采購計劃修改意見書。這樣最終由市場來決定銷售多少采購多少，盡量減少庫存積壓。

（8）確定年度商品采購計劃。公司根據(jù)采購計劃修改意見書進(jìn)行協(xié)商、修改、審批，形成本年度采購計劃。

2. 加強(qiáng)采購過程中的審批力度

（1）明確審批人員的分工

在采購過程中，明確審批人員的分工非常重要，有利于保證審批工作的順利進(jìn)行，對于采購申請，采購人員要先在部門內(nèi)部向部門經(jīng)理提出申請，部門經(jīng)理根據(jù)實(shí)際狀況批準(zhǔn)之后，再遞交采購部門進(jìn)行審批，采購部門審批完畢，交由財務(wù)部門進(jìn)行審批，財務(wù)部門按照公司資金的整體規(guī)劃，決定對采購時間是否需要延后或再調(diào)配資金滿足采購計劃等，對于涉及金額重大的，應(yīng)交由總經(jīng)理進(jìn)行最后的審批。

（2）明確采購過程中審批人員的職責(zé)

采購審批人員的主要職責(zé)就是在采購過程中，及時，科學(xué)，合理，準(zhǔn)確的執(zhí)行審批任務(wù)。包括對申請采購物品的確定，供應(yīng)商的推薦、備選、價格的確定等進(jìn)行監(jiān)督。同時，還要關(guān)注公司庫存的變化，保證采購的商品后不會造成庫存的大范圍積壓，通過對審批人員職責(zé)的清晰化，就能使每個人都更加明確自己的職責(zé)，更好的起到采購過程中的監(jiān)督作用。

（3）不相容崗位的職責(zé)分離

不相容崗位就是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，同一個人辦理會出現(xiàn)漏洞和舞弊的可能的兩項(xiàng)或者兩項(xiàng)以上的職務(wù)，在采購活動中，就是采購的申請和審批這兩項(xiàng)活動必須有2個或2個以上的人來完成。不相容崗位的職責(zé)分離。簡單來說，就是指申請者要與授權(quán)者分離，授權(quán)者與執(zhí)行者，執(zhí)行者與記錄者，監(jiān)督者要分離。在采購活動中，申請采購的人與采購審批人要分離，采購審批人與采購的執(zhí)行人要分離，采購執(zhí)行人與財務(wù)付款人要分離，這樣，才能使采購業(yè)務(wù)的內(nèi)控更加嚴(yán)密，減少漏洞和風(fēng)險的產(chǎn)生。

（二）加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制

在 A公司存貨內(nèi)部中，存貨的市內(nèi)銷售，外市銷售，存貨退回，樣品抽檢等，都應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)的出庫票據(jù)憑票辦理出庫手續(xù)，不允許白條出庫。對于商品出庫必須經(jīng)過專門人員的復(fù)核，仔細(xì)檢驗(yàn)出庫票據(jù)的產(chǎn)品名稱，生產(chǎn)地區(qū)，數(shù)量規(guī)模等是否清楚明確，對于發(fā)現(xiàn)存在問題的要與相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系，找出問題原因并解決。檢驗(yàn)單據(jù)是否合格，檢驗(yàn)合格后再進(jìn)行銷售，確保出庫存貨明確記錄銷賬后再辦理出庫。嚴(yán)格把控蓋章、銷賬、核對流程，確保不漏蓋、不缺蓋付訖章。有員工疏忽所造成損失由責(zé)任人索賠。存貨出庫時，必須由兩人以上監(jiān)管清點(diǎn)數(shù)目，必須做到每件商品都過目，每批商品都清點(diǎn)。搬運(yùn)過程中，需要專人看管監(jiān)搬，防止存貨破損毀壞。存貨的關(guān)鍵控制點(diǎn)有3個，分別是出庫票據(jù)審核、出入庫專人負(fù)責(zé)以及蓋章及時有效。只要嚴(yán)把三關(guān)確保存貨安全出庫。同時，應(yīng)按財務(wù)制度辦理商品儲存中所涉及的有關(guān)財務(wù)方面的事宜。

（三）強(qiáng)化銷售內(nèi)部控制

1.加強(qiáng)訂單的驗(yàn)證和審批流程

一般而言，當(dāng)客戶有購買意向時，會先向銷售部門提供購貨訂單，當(dāng)銷售部門收到購貨訂單后，營銷部應(yīng)首先查看這家客戶是否有賒賬，賒賬額度是否在信用額度內(nèi)，賒賬的期限是否超出公司所授予的信用期限。對于一個新客戶，營銷部應(yīng)協(xié)同銷售部詳細(xì)調(diào)查客戶的信用記錄，資金實(shí)力，公司規(guī)模，然后針對新客戶的實(shí)際情況，制定一個具體的信用額度以及信用期限，降低壞賬的風(fēng)險。對于老客戶而言，營銷部應(yīng)查閱該客戶以往的還款記錄，確認(rèn)其是否具有良好的信用記錄。同時，應(yīng)參考該客戶以往的銷售記錄，確認(rèn)新訂單的數(shù)量，型號等是否與以前有較大不同。對于數(shù)量金額較大的訂單，可以要求客戶提供最近半年的審計報告，來參考該公司的經(jīng)營狀況，財務(wù)狀況，以此防范可能的風(fēng)險。

當(dāng)銷售合同確定后，必須要有銷售部門負(fù)責(zé)人與營銷部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，才能上報總經(jīng)理審批，而不能跳過銷售部門或營銷部負(fù)責(zé)人，因?yàn)殇N售與營銷負(fù)責(zé)任是最了解交易詳情的人，對于可能的風(fēng)險要及時向總經(jīng)理報告。

2.加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理工作

應(yīng)收賬款的管理始終是整個銷售環(huán)節(jié)的重中之重，一般企業(yè)都會給客戶一定時間的信用期，財務(wù)人員和銷售人員，要始終保持對應(yīng)收賬款的關(guān)注，對于余額較大的或者賬齡較長的應(yīng)收款項(xiàng)要特別關(guān)注。同時，需要按照事先制定的會計準(zhǔn)則對應(yīng)收賬款根據(jù)賬齡不同，計提不同比例的壞賬準(zhǔn)備，真實(shí)反映公司面臨的財務(wù)風(fēng)險，同時也提醒財務(wù)人員和銷售人員，對超過信用期限的應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行催收，同時對大額的應(yīng)收款項(xiàng)的客戶要保持重點(diǎn)跟蹤，實(shí)時了解該客戶的經(jīng)營情況，必要時，可實(shí)地調(diào)查企業(yè)的經(jīng)營情況?？傊?，應(yīng)收賬款不僅是銷售環(huán)節(jié)的重要一環(huán)，同時應(yīng)收賬款的正?；厥找碴P(guān)乎整個公司的資金周轉(zhuǎn)，每個人都要加強(qiáng)對應(yīng)收賬款管理的意識，確保企業(yè)的經(jīng)營不受資金周轉(zhuǎn)的影響。

四、結(jié)束語

本文主要以A公司為代表的對企業(yè)的進(jìn)存銷內(nèi)部控制進(jìn)行研究，但由于本人學(xué)識及時間有限，僅僅對其中的小部分內(nèi)容進(jìn)行了研究分析，不能提供更為全面的研究成果，希望以此為出發(fā)點(diǎn)，在后繼的研究中更多的了解國內(nèi)外內(nèi)控制度的發(fā)展、現(xiàn)狀，補(bǔ)充各方面的知識，從而能對本課題開展進(jìn)一步的研究工作，以得到更多的關(guān)于內(nèi)部控制的理論和實(shí)踐意義。

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