阮翊恒

摘 要 醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展有十分重要的意義，在當(dāng)前的管理過程中由于醫(yī)院檔案管理還存在一些不規(guī)范的問題，對此需要加強(qiáng)這些問題的解決，以提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院發(fā)展提供更多有用的檔案信息。本文對當(dāng)前醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性以及當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中常見的問題進(jìn)行分析，并且提出醫(yī)院檔案管理的策略，旨在為醫(yī)院的檔案管理提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 規(guī)范化管理 策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.05.081

Abstract Hospital archives management of hospital development has very important significance， in the current management process as there are still some non-standard problems in the management of hospital archives， and therefore need a strengthen to solve these problems， in order to improve the level of hospital archives management， for the development of the hospital to provide more useful file information. On the importance of the standardized management of hospital archives and the archives administration of the hospital in the common problem of analysis， and put forward the strategies in the management of hospital archives， in order to provide a theoretical basis for the archives management of hospital.

Key words hospital； archives management； standardized management； strategy

0 引言

檔案管理是為醫(yī)院發(fā)展提供充足的信息材料的重要過程，尤其是對于醫(yī)院而言，一些病癥檔案對于醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究有重要幫助，可以促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。隨著信息時代的不斷發(fā)展，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容控制以及方法的創(chuàng)新，有助于對醫(yī)院的檔案管理水平進(jìn)行提升，使得醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的各項資料能夠得到有效的保存，防止出現(xiàn)信息缺乏的現(xiàn)象。我國當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，醫(yī)院的檔案管理過程中還有一些問題存在，比如很多醫(yī)院的管理體制存在問題，沒有對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，因此使得檔案管理過程中也存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，比如亂涂亂畫、檔案保存不規(guī)范等，不利于檔案資源的查詢和利用。在未來的發(fā)展過程中，必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的改善，加強(qiáng)對檔案管理制度的完善，從而使得檔案管理過程中的各項工作可以得到有效的落實，為醫(yī)院的發(fā)展提供更多資源。

1 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

在醫(yī)院的內(nèi)部管理中，檔案管理是其中不可或缺的一個部分，檔案信息包括很多方面，比如人力資源檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等，這些都是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，這些檔案的收集與保存，對于醫(yī)院的各項經(jīng)濟(jì)活動的開展有很大的幫助，為醫(yī)院的科研提供更多有用的材料。具體說來，醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理對醫(yī)院的發(fā)展有以下幾個重要的作用。第一，第一，有助于規(guī)范醫(yī)院檔案活動，在醫(yī)院的檔案管理過程中，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以對各種資源進(jìn)行有條不紊的收集和整理，并且對檔案進(jìn)行合理地保存，從而使得檔案管理工作水平不斷提升，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。第二，有助于對檔案信息內(nèi)容的安全保護(hù)。在檔案管理過程中，由于各種不規(guī)范的行為導(dǎo)致檔案缺失的現(xiàn)象時常發(fā)生，比如對檔案保存時不進(jìn)行存檔記錄，因此很容易導(dǎo)致再次利用檔案時找不到檔案所在的地方。尤其是在信息化過程中，信息化檔案管理成為一個必然趨勢，但是信息化過程中面臨的一個嚴(yán)重問題就是安全隱患，對此必須要積極加強(qiáng)對各種安全問題的防范，醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理是促進(jìn)檔案信息安全的有效途徑，可以防止一些非法的行為對檔案進(jìn)行利用，從而確保檔案資料的齊全。

2 醫(yī)院檔案管理常見問題

醫(yī)院檔案管理對整個醫(yī)院的發(fā)展都有十分重要的意義，當(dāng)前有的醫(yī)院在發(fā)展過程中很多檔案管理人員的管理方法比較單一，管理理念比較陳舊，因此使得很多醫(yī)院的檔案管理工作停滯不前，最終使得很多醫(yī)院的資料出現(xiàn)缺失，甚至對醫(yī)療機(jī)構(gòu)樹立良好的社會形象，建立和諧的醫(yī)患關(guān)系都可能帶來不良的影響。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理都還停留在傳統(tǒng)的人工管理基礎(chǔ)上，對一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，對人力物力的消耗都比較大，而且當(dāng)前很多醫(yī)院都實現(xiàn)了信息化發(fā)展，對各種信息化的應(yīng)用比較多，產(chǎn)生的電子檔案也比較多，所以傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用。另外，由于很多醫(yī)院在發(fā)展過程中，都更傾向于進(jìn)行醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備、藥物等各種與醫(yī)療相關(guān)的材料的配備，對從事醫(yī)療服務(wù)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量等方面加強(qiáng)培訓(xùn)，忽視了檔案管理的重要性，無從談起檔案管理的創(chuàng)新。

3 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略

3.1 提高檔案管理人員自身素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理過程中的主要人員，對檔案管理的規(guī)范化程度以及管理水平有很大影響。當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的方式方法進(jìn)行管理，其根本原因就是檔案管理人員自身的能力水平不高。對此必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的綜合能力水平的提升，以提高檔案管理質(zhì)量。要對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，比如醫(yī)院可以為檔案管理人員提供一些深造學(xué)習(xí)的機(jī)會，在醫(yī)院內(nèi)部可以舉辦一些針對檔案管理的講座等，讓檔案管理人員能夠不斷開拓思維，將新的管理理念應(yīng)用在檔案管理過程中。檔案管理人員自身應(yīng)該要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)意識的培養(yǎng)，在日常的工作過程中應(yīng)該要積極結(jié)合信息時代的檔案管理特征，加強(qiáng)對各種新媒體以及新技術(shù)的認(rèn)識，學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等各種新技術(shù)的使用方法，使用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理。同時還可以借助各種媒介平臺加強(qiáng)與其他檔案管理人員的溝通和交流，就檔案管理過程中的經(jīng)驗進(jìn)行分享，將自己對檔案管理的看法講出來，暢所欲言，通過這種方式進(jìn)行交流，檔案管理人員取長補(bǔ)短，對自己的檔案管理問題進(jìn)行反思，累積更多的檔案管理經(jīng)驗和檔案管理方法，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的提升。

3.2 完善檔案管理制度

在檔案管理過程中，應(yīng)該要對管理制度進(jìn)行完善，從而使得檔案管理過程可以更加規(guī)范化。首先，應(yīng)該要對檔案工作人員的責(zé)任進(jìn)行明確，使得不同的人員能夠明確知道自己的工作內(nèi)容，同時要建立完善的獎懲制度，對在檔案工作中出現(xiàn)問題的人員要進(jìn)行懲罰，使得檔案管理人員能夠帶著責(zé)任感去工作，減少工作中的出錯率。此外，還應(yīng)該要加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督制度的完善。醫(yī)院的檔案工作要想實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，則必須要在日常工作中加強(qiáng)對其的監(jiān)督管理，使得醫(yī)院的檔案管理可以受到監(jiān)督，對一些重要的檔案要加強(qiáng)分類和保存。最后，應(yīng)該要對醫(yī)院檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。比如對檔案管理的方式、檔案文件的格式等，都要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有助于檔案管理人員對檔案管理工作進(jìn)行完善，促使醫(yī)院各種檔案能夠得到有效的保存。

3.3 不斷提高檔案管理的信息化水平

醫(yī)院檔案管理包括多方面內(nèi)容，比如對醫(yī)院發(fā)展過程中的各種檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析以幫助醫(yī)院的管理者可以實現(xiàn)正確的決策，比如根據(jù)醫(yī)院的人事檔案，確定醫(yī)院新招聘人員的數(shù)量、專業(yè)等，可以為醫(yī)院的人力資源工作提供必要的依據(jù)。在實現(xiàn)信息化管理的過程中，應(yīng)該要確保檔案管理在完成的過程中可以實現(xiàn)自動化辦公。首先需要更新傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作信息資源管理的理念，在潛移默化過程中促進(jìn)人員思想逐漸實現(xiàn)轉(zhuǎn)變，為醫(yī)院檔案工作信息資源的整合奠定堅實的基礎(chǔ)。另外，在發(fā)展的過程中，還應(yīng)該要為檔案信息化管理提供必要的硬件條件，比如各種計算機(jī)的配備、軟件的安裝等，要建立相對獨立的檔案工作室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)保密措施的應(yīng)用，確保各種信息的安全性。

3.4 加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識

新醫(yī)改是當(dāng)前醫(yī)療系統(tǒng)轉(zhuǎn)型發(fā)展的一個重要契機(jī)，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院以及醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新改革都在不斷進(jìn)行，醫(yī)院的檔案管理為了要適應(yīng)新醫(yī)改的時代特征，就必須要不斷進(jìn)行創(chuàng)新。首先，在醫(yī)院的管理層，應(yīng)該要注重對檔案管理的創(chuàng)新，因此能夠使得醫(yī)院發(fā)展過程中的各個部門的檔案管理工作都能受到重視，能夠結(jié)合時代的特征進(jìn)行改革。另外要將這種創(chuàng)新落實到基層，醫(yī)院的檔案管理服務(wù)要實現(xiàn)創(chuàng)新，比如醫(yī)院的檔案管理人員要加強(qiáng)對各種新技術(shù)的學(xué)習(xí)，保持一種創(chuàng)新的理念，淘汰傳統(tǒng)的保守陳舊的觀念，將檔案管理工作的創(chuàng)新當(dāng)做日常工作的一項重要內(nèi)容。

3.5 積極調(diào)研，合作共享

在當(dāng)前的時代背景下，醫(yī)院的檔案管理人員在轉(zhuǎn)變檔案管理意識的基礎(chǔ)上，應(yīng)該要做好整個行業(yè)的調(diào)研，同時可以與其他醫(yī)院之間建立聯(lián)系，到一些檔案管理創(chuàng)新工作做得較好的醫(yī)院進(jìn)行調(diào)研，掌握更多先進(jìn)優(yōu)秀的管理方法和手段，同時與自己所在醫(yī)院的實際情況進(jìn)行對比分析，將這些新技術(shù)和新方法進(jìn)行變通利用。另外，在醫(yī)療行業(yè)中，可以建立一種合作共贏的發(fā)展機(jī)制，將檔案管理水平的提升當(dāng)做各個醫(yī)院的一個目標(biāo)，通過共同的分享和學(xué)習(xí)，不斷提高醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的快速發(fā)展必然帶來更多的問題，其中各種檔案數(shù)據(jù)越來越多，在未來的發(fā)展過程中，醫(yī)院的檔案管理是一個十分重要的內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理過程中的一些不規(guī)范問題成為醫(yī)院發(fā)展過程中需要解決的大難題。在檔案管理過程中要積極采取相應(yīng)的措施，從多方面著手，提高醫(yī)院的檔案工作的規(guī)范化程度，使得醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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