張建

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大數(shù)據(jù)時(shí)代職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理信息化的實(shí)踐與探索

張建

摘要：隨著職業(yè)學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校規(guī)模壯大，資產(chǎn)數(shù)量增加，傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)管理模式已不能滿足資產(chǎn)管理的需要，資產(chǎn)管理進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代。以江蘇省無錫汽車工程中等專業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的實(shí)踐為案例，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)的分類，采用不同的管理形式和載體，建立科學(xué)的資產(chǎn)管理體系。采用資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，應(yīng)用條形碼技術(shù)，對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，運(yùn)用信息化手段提高資產(chǎn)管理效率和能力。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；資產(chǎn)管理；信息化；大數(shù)據(jù)時(shí)代

近年來，職業(yè)學(xué)校信息化一直處于快速發(fā)展中，學(xué)校規(guī)模壯大，資產(chǎn)數(shù)量增加，傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)管理模式已不能滿足資產(chǎn)管理的需要，目前已進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)背景下的職業(yè)學(xué)校信息化，是指大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)在學(xué)校發(fā)展中的具體應(yīng)用?？衫斫鉃槁殬I(yè)學(xué)校利用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)來構(gòu)建數(shù)字化校園，提高管理效率、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)科研教研、提升社會(huì)服務(wù)水平的過程。［1］

由于學(xué)校種類的千差萬別，學(xué)校的信息化資產(chǎn)管理很難總結(jié)出一個(gè)范式，這也提升了信息化后的學(xué)校資產(chǎn)管理難度，如何建設(shè)自身的信息系統(tǒng)是每個(gè)學(xué)校不得不思考的問題。［2］根據(jù)“大數(shù)據(jù)”（Big Data）研究機(jī)構(gòu)Gartner給出的定義，“大數(shù)據(jù)”是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展到一段時(shí)間的產(chǎn)物，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，資產(chǎn)管理已不是原始的紙質(zhì)管理，也不是計(jì)算機(jī)的單機(jī)版管理。對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、合理的分類、通過不同的載體、采用恰當(dāng)而又不同的信息化手段，盡可能地減少數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)率，建立資產(chǎn)管理體系，提高管理效率。

一、職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

（一）資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

受傳統(tǒng)思想觀念的影響，在大多數(shù)職業(yè)學(xué)校，教學(xué)好比是人的前腿，德育好比是人的后腿，資產(chǎn)管理并不是職業(yè)教育的前沿陣地，所以，學(xué)校資產(chǎn)管理的重視程度往往遠(yuǎn)低于教學(xué)、德育等管理。

有些學(xué)校的資產(chǎn)管理制度不健全，職責(zé)也不明確，這樣就會(huì)造成部門管理者和使用者不關(guān)心、不愛護(hù)資產(chǎn)的狀況。如果對(duì)資產(chǎn)使用狀況不及時(shí)跟蹤和維護(hù)，就會(huì)造成資產(chǎn)的浪費(fèi)。

學(xué)校的資產(chǎn)一般都分布在各個(gè)部門，而且品種繁多，大多數(shù)學(xué)校沒有建立現(xiàn)代化的資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)，使得資產(chǎn)管理部門和各使用部門之間信息不流通。另外，學(xué)校各個(gè)部門之間的工作又相互交叉、重復(fù)，因此，傳統(tǒng)的手工式的管理手段，影響了學(xué)校資產(chǎn)的有效管理。［3］

資產(chǎn)管理隊(duì)伍整體學(xué)歷層次一般不高，一些學(xué)校把要退休的教職工安排在資產(chǎn)管理的崗位上，這樣不利于資產(chǎn)信息化的發(fā)展和資產(chǎn)的管理。

（二）資產(chǎn)管理信息化程度的現(xiàn)狀

一些落后的學(xué)校資產(chǎn)管理停留在單機(jī)版模式，通過excel軟件建賬或者購買單機(jī)版的資產(chǎn)軟件，數(shù)據(jù)共享性差，缺少協(xié)同工作的能力；還有一些職業(yè)學(xué)校使用網(wǎng)絡(luò)版的資產(chǎn)軟件，軟件采用C/S或者B/S架構(gòu)，但這些應(yīng)用軟件只停留在固定資產(chǎn)的管理，對(duì)低值易耗品等資產(chǎn)管理不佳。

少數(shù)職業(yè)學(xué)校的數(shù)字化校園已達(dá)到數(shù)據(jù)集成，但這些學(xué)校完成集成后往往先注重教務(wù)軟件、學(xué)工軟件的建設(shè)，還沒有時(shí)間和精力兼顧資產(chǎn)數(shù)據(jù)的集成，即使資產(chǎn)數(shù)據(jù)能集成到大平臺(tái)下，資產(chǎn)軟件功能不強(qiáng)，有待提高。

二、資產(chǎn)管理體系建立

（一）固定資產(chǎn)的管理

根據(jù)上級(jí)部門的文件，固定資產(chǎn)的定義是指通用設(shè)備1 000元，專用設(shè)備1 500元以上，使用期限超過一年，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，單位價(jià)值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但耐用時(shí)間在一年以上的大批同類物資作為固定資產(chǎn)管理。對(duì)達(dá)不到本辦法規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備器具按低值品管理辦法施行。［4］

固定資產(chǎn)的管理，采用借的形式，建立總務(wù)處、系部處室、各室、使用人的條線，如表1所示。（1）總務(wù)處為學(xué)校固定資產(chǎn)一級(jí)管理機(jī)構(gòu)，在校長(zhǎng)室的領(lǐng)導(dǎo)下，總務(wù)處負(fù)責(zé)全校固定資產(chǎn)協(xié)調(diào)和綜合管理；（2）各系部或處室為學(xué)校固定資產(chǎn)的二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，各系部或處室部門主任正職分管資產(chǎn)管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的分類固定資產(chǎn)實(shí)施管理，并對(duì)部門所占用的資產(chǎn)實(shí)施管理；（3）各室負(fù)責(zé)人（實(shí)訓(xùn)室負(fù)責(zé)人、教室對(duì)應(yīng)班主任、辦公室對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人，未列出的由部門負(fù)責(zé)人指定）為固定資產(chǎn)的三級(jí)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)本室占有與使用的固定資產(chǎn)實(shí)施具體的日常管理；（4）資產(chǎn)的使用人為四級(jí)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)本人使用的固定資產(chǎn)實(shí)施管理，其主要職責(zé)是保管與使用。通過一層層管理，職責(zé)分明、責(zé)任明確、條線管理、有條不紊。

表1　資產(chǎn)管理體系

（二）準(zhǔn)固定資產(chǎn)的管理

表1把低值品又作了細(xì)分，分為準(zhǔn)固定資產(chǎn)和耗材。其中，準(zhǔn)固定資產(chǎn)指單價(jià)低于固定資產(chǎn)的金額，但使用期限較長(zhǎng)的資產(chǎn)。例如，職業(yè)學(xué)校中實(shí)訓(xùn)的設(shè)備或工具往往數(shù)量多、體積較小，容易流失，并且經(jīng)常重復(fù)購置。在職業(yè)學(xué)校管理的實(shí)踐中，準(zhǔn)固定資產(chǎn)從低值易耗品中獨(dú)立出來管理很有必要。

學(xué)校建立了現(xiàn)代教學(xué)實(shí)訓(xùn)物流配送中心，負(fù)責(zé)準(zhǔn)固定資產(chǎn)的借用和歸還，教職工的借用的準(zhǔn)固定資產(chǎn)，如螺絲刀套件，使用損耗后，可以退還給現(xiàn)代教學(xué)實(shí)訓(xùn)物流配送中心，換用新的工具，同時(shí)，現(xiàn)代教學(xué)實(shí)訓(xùn)物流配送中心負(fù)責(zé)處理和報(bào)廢的準(zhǔn)固定資產(chǎn)，變賣給廢品回收企業(yè)。準(zhǔn)固定資產(chǎn)的集中管理可以減少系部的倉庫的數(shù)量，并且，可以對(duì)準(zhǔn)固定資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)的調(diào)劑。

（三）耗材的管理

職業(yè)學(xué)校的實(shí)訓(xùn)是培養(yǎng)技能型人才的重要教學(xué)環(huán)節(jié)，對(duì)實(shí)訓(xùn)耗材的需求很大。耗材往往由專業(yè)教師申購，具有一定的專業(yè)性，耗材的購買審核者難于統(tǒng)計(jì)使用量。學(xué)校建立了現(xiàn)代教學(xué)實(shí)訓(xùn)物流配送中心負(fù)責(zé)耗材的發(fā)放，領(lǐng)用有記錄，可以統(tǒng)計(jì)一定時(shí)間內(nèi)每個(gè)專業(yè)、每個(gè)班級(jí)、每個(gè)系的耗材使用情況。根據(jù)前幾年的使用統(tǒng)計(jì)，可以在學(xué)期前提交耗材預(yù)算，學(xué)期末考核使用情況。

三、資產(chǎn)管理信息化手段

（一）資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

1.固定資產(chǎn)管理模塊。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是參照《學(xué)校固定資產(chǎn)管理辦法》的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)的，涵蓋學(xué)校固定資產(chǎn)設(shè)備管理工作所有環(huán)節(jié)，涉及到基本信息、招標(biāo)采購、資產(chǎn)登記、使用日志、維修保養(yǎng)、材料物品、房屋土地、上報(bào)數(shù)據(jù)與系統(tǒng)管理等方面，基于校園網(wǎng)/互聯(lián)網(wǎng)為學(xué)校固定資產(chǎn)設(shè)備管理提供先進(jìn)實(shí)用的信息化管理手段。

2.準(zhǔn)固定資產(chǎn)管理模塊。準(zhǔn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)用于對(duì)準(zhǔn)固定資產(chǎn)的設(shè)備、工具進(jìn)行規(guī)范化管理，系統(tǒng)集成了設(shè)備借用、歸還、入庫及報(bào)損等常用功能，操作簡(jiǎn)單，應(yīng)用B/S模式網(wǎng)絡(luò)化管理，數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器上，用戶用瀏覽器操作，使用便捷。教職工可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢可借用設(shè)備的庫存情況及自己的借用記錄。

3.耗材管理模塊。耗材管理系統(tǒng)是基于B/S架構(gòu)的耗材管理系統(tǒng)，通過本系統(tǒng)填寫申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購員負(fù)責(zé)購買。購買狀態(tài)實(shí)時(shí)更新，便于耗材使用人員查詢。耗材到貨后，倉庫管理員驗(yàn)收入庫。耗材使用人員根據(jù)需求網(wǎng)上領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)倉庫管理員核實(shí)后，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意，打印出庫詳單再將耗材出庫使用。另外，其他部門領(lǐng)用耗材或申報(bào)耗材計(jì)劃前，均可先登陸本系統(tǒng)，查詢耗材庫存情況，做到心中有數(shù)后再進(jìn)行領(lǐng)用或購買。本系統(tǒng)自動(dòng)生成耗材的匯總和查詢，無需人工參與，節(jié)省查閱單據(jù)時(shí)間和人力。通過本系統(tǒng)的應(yīng)用使學(xué)校內(nèi)部在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)提高管理效率；降低人工成本；在物流方面實(shí)現(xiàn)降低采購成本；減少倉儲(chǔ)面積和資金占用等目的。

（二）條形碼技術(shù)的應(yīng)用

二維碼是條形碼的一種，在資產(chǎn)標(biāo)簽上添加二維碼進(jìn)行資產(chǎn)管理。設(shè)計(jì)帶有學(xué)校文化特色的二維資產(chǎn)標(biāo)簽，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)上增加二維碼管理模塊，打印出學(xué)校固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽，具體如圖1所示。

圖1　學(xué)校固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽

資產(chǎn)管理員在進(jìn)行資產(chǎn)分批貼牌時(shí)，其實(shí)也是的資產(chǎn)盤點(diǎn)的過程，在貼牌時(shí)可以反映出很多盤盈盤虧的問題。在每年的資產(chǎn)盤點(diǎn)中，通過pda掃描器掃描二維碼標(biāo)簽，可以完成資產(chǎn)盤點(diǎn)、匯總，反映出資產(chǎn)盤盈盤虧情況；在平時(shí)管理中，通過pda采集器查詢資產(chǎn)的信息，在pda中顯示資產(chǎn)名稱、型號(hào)、價(jià)格、購買時(shí)間、入庫時(shí)間、數(shù)量、申購人、管理部門、負(fù)責(zé)人、在用人、在用部門、廠商、質(zhì)保等信息，從而了解資產(chǎn)情況。通過二維碼的使用，可以解決資產(chǎn)管理員的怠工問題，只有pda掃描了資產(chǎn)，才說明已盤點(diǎn)，而且可以杜絕資產(chǎn)流失。

（三）大數(shù)據(jù)的整合和利用

1.資產(chǎn)軟件的合并。學(xué)校以前有網(wǎng)絡(luò)版的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、辦公耗材管理系統(tǒng)和實(shí)訓(xùn)耗材管理系統(tǒng)，并且準(zhǔn)固定資產(chǎn)的管理通過excel建賬管理，各個(gè)系統(tǒng)分散獨(dú)立，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不集成，管理人員要應(yīng)付不同的系統(tǒng)，而且?guī)讉€(gè)系統(tǒng)都是不同的軟件公司開發(fā)，軟件有不同的開發(fā)風(fēng)格，界面和使用習(xí)慣都不一樣，給管理帶來難度。目前，軟件合并后采用了最新的資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，包括固定資產(chǎn)管理模塊、準(zhǔn)固定資產(chǎn)管理模塊、二維碼管理模塊、耗材管理模塊。軟件的統(tǒng)一減少軟件的維護(hù)量，提高了工作效率。

2.數(shù)據(jù)庫的合并。參照?qǐng)D2，把學(xué)校之前的幾個(gè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫整合成一個(gè)數(shù)據(jù)庫，并且與學(xué)校的系統(tǒng)應(yīng)用集成，通過到人事數(shù)據(jù)庫取教職工信息，來進(jìn)行記錄借還、領(lǐng)用和統(tǒng)計(jì)，減少了軟件維護(hù)成本，增加了管理效率。

圖2　資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的整合

3.軟件架構(gòu)的選擇。參照?qǐng)D2，軟件集成了B/ S和C/S兩個(gè)架構(gòu)。查詢、統(tǒng)計(jì)等采用B/S架構(gòu)，出入庫、借、還、二維碼管理模塊等業(yè)務(wù)采用C/S架構(gòu)。不同的業(yè)務(wù)采用不同的架構(gòu)，一切從安全和方便用戶的角度出發(fā)。

4.大數(shù)據(jù)的核心不在于擁有數(shù)據(jù)，而是使用數(shù)據(jù)去做什么。大數(shù)據(jù)對(duì)于學(xué)校資產(chǎn)管理具有重要的價(jià)值，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)校資產(chǎn)管理的精確化、科學(xué)化。大數(shù)據(jù)的處理和挖掘?qū)τ趯W(xué)校資產(chǎn)管理具有重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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［3］宋震.淺析中職學(xué)校如何提升資產(chǎn)管理效益［J］.職教天地，2014（9）：38.

［4］財(cái)政部.行政單位財(cái)務(wù)規(guī)則［EB/OL］.（2012-12-06）［2015-08-11］.http：//tfs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizheng buling/201212/t20121210_713164.html.

［責(zé)任編輯秦濤］

作者簡(jiǎn)介：張建，男，江蘇省無錫汽車工程中等專業(yè)學(xué)?？倓?wù)處教師，主要研究方向?yàn)槁毥坦芾怼?/p>

中圖分類號(hào)：G717

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-7747（2016）14-0037-03