陳韋光

國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)的內(nèi)部控制制度問題探析

陳韋光

環(huán)球金融危機(jī)以及歐洲債務(wù)危機(jī)的爆發(fā)，國(guó)際貿(mào)易行業(yè)遭受極大的創(chuàng)傷，作為依附于國(guó)際貿(mào)易而存在的國(guó)際貨運(yùn)代理行業(yè)也面臨重新改革局面的情況下，國(guó)際貨運(yùn)代理的內(nèi)部控制在企業(yè)的發(fā)展中日益重要。本文對(duì)加強(qiáng)貨代企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)出現(xiàn)的內(nèi)部控制環(huán)境、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督五大內(nèi)部控制要素問題等，提出了相應(yīng)的解決方案。

國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè) 內(nèi)部控制環(huán)境 內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 控制活動(dòng) 信息溝通 內(nèi)部監(jiān)督

自1950年以來，隨著國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易一體化發(fā)展，國(guó)際貨運(yùn)行業(yè)得到了迅速發(fā)展，國(guó)際貨運(yùn)代理人隊(duì)伍有如雨后春筍般壯大。國(guó)際貨運(yùn)代理的空運(yùn)貨物、集裝箱運(yùn)輸貨物和雜貨運(yùn)輸業(yè)務(wù)分別占領(lǐng)了世界市場(chǎng)的80%、70%以上和75%。但是，在國(guó)際貨運(yùn)代理行業(yè)里，各國(guó)的發(fā)展并不均衡，總體上發(fā)達(dá)國(guó)家貨代起步較快、理論水平較高、制度較為完善、具有一套完善的執(zhí)行系統(tǒng)，所以發(fā)達(dá)國(guó)家占據(jù)著較大份額的市場(chǎng)。

本文擬借鑒國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究成果，結(jié)合我國(guó)國(guó)際貨運(yùn)代理現(xiàn)狀，探討一個(gè)更可行的內(nèi)控制度。全球性競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范控制和擁有完善的控制活動(dòng)體系等五大內(nèi)部控制要素也愈發(fā)重要。

一、貨代企業(yè)內(nèi)部控制五大要素制度建設(shè)存在的問題

（一）不完善的企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)，直接影響到內(nèi)部控制的貫徹執(zhí)行職能的發(fā)揮，更對(duì)貨代企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的影響起決定性作用。

1.管理者理念認(rèn)識(shí)不足

有些貨代企業(yè)管理者對(duì)于內(nèi)部控制重要性認(rèn)識(shí)不充分，沒能嚴(yán)格遵守內(nèi)部控制制度，存在嚴(yán)重的內(nèi)部人控制現(xiàn)象；有些管理者習(xí)慣用過去的經(jīng)驗(yàn)來代替規(guī)范化管理措施，沒能對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程起到科學(xué)控制；目前存在著多數(shù)管理者只是重視業(yè)務(wù)開發(fā)、輕流程管理的問題；甚至有些管理者提倡員工身兼多職，讓員工不僅是業(yè)務(wù)的授權(quán)者又是業(yè)務(wù)的執(zhí)行者，導(dǎo)致無(wú)人監(jiān)管其整個(gè)操作流程。

2.董事會(huì)未能全面行使應(yīng)有的權(quán)利

有些國(guó)際貨代公司只重視短期行為，董事會(huì)不能發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)督管理作用，一定程度上損害股東利益。

3.組織結(jié)構(gòu)不完善

國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)從事代理的涉及面廣、分支多，再加上人力、物力的局限性，容易導(dǎo)致部門職責(zé)不清，出現(xiàn)職能重疊和空白。

4.員工業(yè)績(jī)考核及激勵(lì)機(jī)制不健全

國(guó)際貨代行業(yè)屬于勞動(dòng)密集型行業(yè)，內(nèi)部控制關(guān)鍵是對(duì)人員的控制。現(xiàn)在許多國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)往往沒有認(rèn)真地對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，只是簡(jiǎn)單地選取幾個(gè)業(yè)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)，很容易導(dǎo)致員工的業(yè)績(jī)考核和企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)不一致。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不完善

貨代企業(yè)必須全面了解企業(yè)自身所處的風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，可以對(duì)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)采取不同的策略，保證組織高效運(yùn)行。雖然風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估日益受到企業(yè)重視，但整體上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的認(rèn)識(shí)不充分，很多企業(yè)還停留在審計(jì)的概念上。特別是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)權(quán)衡方面，很多貨代企業(yè)缺乏識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的全面性和綜合性。

（三）控制活動(dòng)不到位

很多國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)對(duì)內(nèi)部審計(jì)控制認(rèn)識(shí)不足，只是把內(nèi)部審計(jì)當(dāng)作應(yīng)付檢查的必需品、擺設(shè)品。內(nèi)部審計(jì)最重要的前提就是要保持相對(duì)的獨(dú)立性，對(duì)于機(jī)構(gòu)設(shè)置問題上的缺陷，導(dǎo)致有些領(lǐng)導(dǎo)的不放權(quán)和人為因素的干擾。特別是當(dāng)內(nèi)部人員審計(jì)實(shí)施的過程中遇到領(lǐng)導(dǎo)者甚至是法人的違紀(jì)行為時(shí)，內(nèi)部審計(jì)很可能受到干擾。

（四）信息溝通不順暢

一個(gè)良好企業(yè)的信息溝通，是內(nèi)部控制的重要保證，也是提高管理能力的重要手段。但目前貨代企業(yè)存在著管理信息化觀念落伍，沒能及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新；對(duì)信息與溝通高度集中化的信息化系統(tǒng)建立缺乏，同時(shí)企業(yè)信息溝通渠道單一。比如，有些企業(yè)強(qiáng)調(diào)的是下級(jí)對(duì)上級(jí)的服從、上級(jí)對(duì)下級(jí)的灌輸，缺乏有效的溝通；傳統(tǒng)的溝通方式主要是通過文件報(bào)告進(jìn)行信息傳遞，其他溝通方式則很少派上用場(chǎng)。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的信息溝通對(duì)橫向交流的溝通要求也很少。

（五）內(nèi)部監(jiān)督管理有漏洞

內(nèi)部監(jiān)督作為內(nèi)部管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，但是在具體落實(shí)當(dāng)中都主要依賴外部監(jiān)督的力量，忽略了內(nèi)部監(jiān)督的力量。缺乏有效的內(nèi)部審計(jì)系統(tǒng)，即使有些貨代企業(yè)有設(shè)立審計(jì)部門，但其審計(jì)部門的獨(dú)立性并未能得到保障。

二、內(nèi)部控制制度的改善

（一）內(nèi)部控制環(huán)境制度的完善

1.加強(qiáng)管理者理念

貨代企業(yè)管理者的理念就是企業(yè)的旗幟和方向，對(duì)于管理者對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境認(rèn)識(shí)不足的問題，可以重視企業(yè)文化的建設(shè)。把內(nèi)部控制環(huán)境知識(shí)加入企業(yè)文化當(dāng)中，通過企業(yè)文化的宣傳，無(wú)形當(dāng)中會(huì)改變企業(yè)所有參與的行為，加快內(nèi)部控制制度規(guī)范化進(jìn)程。再加上管理者重視內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)，從思想上意識(shí)到它的重要性，才能在實(shí)際行動(dòng)中貫徹控制的政策、措施和程序，才會(huì)有助于內(nèi)部控制環(huán)境得到充分建設(shè)，起到內(nèi)部控制的作用。

2.董事會(huì)權(quán)利有效行使

嚴(yán)格按要求聘請(qǐng)獨(dú)立董事，保證董事會(huì)能夠起到正確的監(jiān)督管理作用，同時(shí)董事會(huì)也可以主動(dòng)向其相關(guān)部門獲取企業(yè)相關(guān)消息。為了保證董事會(huì)職能的發(fā)揮，在一定的必要下，就得改變一些國(guó)有企業(yè)作為大股東的股權(quán)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)其獨(dú)立性，保證董事會(huì)的有效監(jiān)督管理的權(quán)利行使。

3.組織機(jī)構(gòu)的完善

對(duì)于不同貨代企業(yè)應(yīng)該制作適合自己企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，然后應(yīng)根據(jù)各部門的特性進(jìn)行編排。雖然國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)從事代理的涉及面廣、分支多，在崗位編排上要遵循業(yè)務(wù)不兼容原則，各部門職責(zé)和權(quán)限明了。對(duì)于審批的流程，要明確規(guī)定審批人、審批程序、審批人的權(quán)限。同時(shí)也要根據(jù)業(yè)務(wù)和市場(chǎng)的變動(dòng)，適當(dāng)?shù)馗淖儗徟绦?，審批人和審批?quán)限，做到及時(shí)完善審批流程設(shè)計(jì)的控制體系和內(nèi)部控制制度。

貨代企業(yè)忽略了企業(yè)內(nèi)部的橫向交流，企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)良好的信息流動(dòng)與溝通系統(tǒng)，讓每個(gè)員工清晰地了解整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行情況、自己在實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)中承擔(dān)什么樣的角色和職責(zé)、如何在企業(yè)中更有效地與其他相關(guān)的工作人員交流和溝通。

4.建立健全業(yè)績(jī)考核及激勵(lì)機(jī)制

首先，增加員工的工作態(tài)度、客戶評(píng)價(jià)和培訓(xùn)次數(shù)的考核指標(biāo)，結(jié)合通過在晉升、加薪和培訓(xùn)力度加強(qiáng)，體現(xiàn)的人性化管理，使員工形成凝聚力。同時(shí)，要將人才培養(yǎng)作為企業(yè)管理者績(jī)效考核的重要指標(biāo)。對(duì)于高級(jí)管理人員，要繼續(xù)教育，不斷更新現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)；對(duì)普通員工，要實(shí)行在崗培訓(xùn)，大力提升員工整體素質(zhì)。其次，人才靠的是實(shí)力，要打破論資排輩的傳統(tǒng)觀念，提高人才競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)效性。最后，企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)，因地制宜地對(duì)各類員工采取有效的激勵(lì)機(jī)制，從而構(gòu)建長(zhǎng)期有效的激勵(lì)機(jī)制。通過建立健全崗位人員的考評(píng)機(jī)制，來保證內(nèi)控各控制點(diǎn)及時(shí)分解到企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)相關(guān)崗位。

（二）提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范體系

首先，目標(biāo)設(shè)定要明確性，企業(yè)制定的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估目標(biāo)必須得與企業(yè)生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)相關(guān)，同時(shí)設(shè)立可辨認(rèn)、分析和管理相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制。其次，貨代企業(yè)在識(shí)別內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)后，還要識(shí)別企業(yè)存在的外部風(fēng)險(xiǎn)。最后，對(duì)于科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)分析要結(jié)合定性和定量的風(fēng)險(xiǎn)，通過初步風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，確定其是否需要風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于需要分析的風(fēng)險(xiǎn)，按照風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性及其影響程度等，對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和排序，確定關(guān)注重點(diǎn)和優(yōu)先控制的風(fēng)險(xiǎn)。在確定風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的側(cè)重點(diǎn)過程中，風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的選擇要有科學(xué)依據(jù)，盡量采用客觀數(shù)據(jù)分析，減少人為因素。

（三）增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制

在企業(yè)內(nèi)控控制過程中，堅(jiān)持不相容職務(wù)分離控制，使得不相容崗位和職務(wù)得到互相監(jiān)督和制約；堅(jiān)持授權(quán)審批的制度，企業(yè)每項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)行都得經(jīng)過規(guī)定程序的授權(quán)批準(zhǔn)，保證日常企業(yè)運(yùn)行中，每項(xiàng)做法都有依據(jù)；建立科學(xué)合理的預(yù)算目標(biāo)、程序、責(zé)任制人、授權(quán)人和被授權(quán)人、監(jiān)控、調(diào)整和考核。

（四）完善企業(yè)信息溝通

貨代企業(yè)想要在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中發(fā)展得更強(qiáng)大，內(nèi)部控制得到有效控制，就需要從信息溝通環(huán)境、渠道、方式和反饋四個(gè)方面有效結(jié)合，建立高效的信息溝通機(jī)制。

企業(yè)員工入職后對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí)大都是來源于企業(yè)文化。通過企業(yè)文化的理念把內(nèi)部控制知識(shí)傳播到企業(yè)員工的信念中，改變員工的行為特征、溝通方式、溝通風(fēng)格，讓每個(gè)員工養(yǎng)成人人可以溝通、萬(wàn)事都可以溝通的意識(shí)。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者做好模范作用，在工作中與上下級(jí)工作人員良好溝通，積極參加企業(yè)文化的學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)下屬通過高效的溝通更好地解決企業(yè)工作中遇到的問題。

建立健全信息溝通的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，擴(kuò)大信息溝通的范圍。首先，建立自下而上的信息溝通，可以真實(shí)地反映企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，同時(shí)也能培養(yǎng)下屬員工的溝通能力。其次，國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)由于其行業(yè)的特性，企業(yè)遍布范圍廣，橫向溝通交流效果并不是很好，所以要加強(qiáng)橫向之間的溝通。對(duì)于跨地區(qū)的企業(yè)，可以定期舉行企業(yè)內(nèi)部交流會(huì)和交換人員學(xué)習(xí)；對(duì)于各個(gè)部門間應(yīng)及時(shí)地、定期地進(jìn)行信息傳遞和交流。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督管理

建立完善的內(nèi)部監(jiān)督制度。制度建立遵循“互相牽制、互相制約”原則，崗位分離制，每筆業(yè)務(wù)都需要經(jīng)過復(fù)核。組建獨(dú)立性的監(jiān)督部門，這就需要管理者放權(quán)和全力支持，讓各部門配合其監(jiān)督的進(jìn)行。業(yè)務(wù)間還要進(jìn)行周期性的檢查，及時(shí)把檢查結(jié)構(gòu)錄入系統(tǒng)并加密，防止信息被更改和檢查責(zé)任制。同時(shí)建立反舞弊機(jī)制，發(fā)揮舉報(bào)監(jiān)督的作用。反舞弊過程中要加強(qiáng)貨代企業(yè)資產(chǎn)管理，防止有人牟取不當(dāng)利益；防止高層人員對(duì)職權(quán)的濫用；加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)資料的審核；設(shè)立多條舉報(bào)路線，對(duì)舉報(bào)人員和內(nèi)容加以保密和保護(hù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

內(nèi)部控制制度的完善是有效內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，對(duì)內(nèi)部控制制度的完善是提高內(nèi)部控制效果的手段。國(guó)際貨代企業(yè)可以通過加強(qiáng)管理者的理念、保持獨(dú)立董事的獨(dú)立性、完善組織機(jī)構(gòu)和健全人員考核與激勵(lì)制度，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的識(shí)別、分析、應(yīng)對(duì)能力，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，完善企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督，使貨代企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，取得更好的可持續(xù)性發(fā)展。

（作者單位：太原工業(yè)學(xué)院）

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