■/尹麗敏 王興旺

管理會計“控制現(xiàn)在”職能的企業(yè)實踐

■/尹麗敏 王興旺

管理會計是在單位規(guī)劃、決策、控制和評價等方面發(fā)揮重要作用的管理活動，具有解析過去、控制現(xiàn)在和籌劃未來的職能。強化管理控制，從控制現(xiàn)在和籌劃未來的職能出發(fā)，促進管理會計業(yè)務(wù)協(xié)同的落地，以期實現(xiàn)管理會計的控制職能在企業(yè)實踐中得到具體運用，是單位戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)的內(nèi)在要求。

企業(yè) 管理會計 控制

管理會計是會計的重要分支，主要服務(wù)于單位（包括企業(yè)和行政事業(yè)單位）內(nèi)部管理需要，是通過利用相關(guān)信息，有機融合財務(wù)與業(yè)務(wù)活動，在單位規(guī)劃、決策、控制和評價等方面發(fā)揮重要作用的管理活動。管理會計的目標(biāo)，是通過提供有用信息，運用管理會計工具方法，充分發(fā)揮管理會計解析過去、控制現(xiàn)在和籌劃未來的職能，執(zhí)行相關(guān)政策，強化和完善管理控制，促進業(yè)務(wù)協(xié)同，以實現(xiàn)單位戰(zhàn)略。

一、現(xiàn)階段管理會計的不足

（一）會計人員知識不足，信息化水平不高

1.會計人員管理會計知識不足，企業(yè)控制活動提供給管理會計所需的會計基礎(chǔ)信息無法整合使用。會計方法的科學(xué)性與完整性是全面履行會計職能的關(guān)鍵。目前，一些企業(yè)從財務(wù)會計的角度出發(fā)進行會計核算、記賬、算賬和報賬，忽視管理會計中控制活動對會計信息的質(zhì)量要求，表現(xiàn)為業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的脫節(jié)：業(yè)務(wù)發(fā)生時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門不了解實際情況不知該向財務(wù)部門提交怎樣的經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或要求，導(dǎo)致原始憑證不是在業(yè)務(wù)發(fā)生的最原始點產(chǎn)生，而是事后補充完善業(yè)務(wù)資料，管理會計在發(fā)揮“解析過去”的職能過程中，基礎(chǔ)信息的質(zhì)量不高，從而影響“控制現(xiàn)在”職能的有效發(fā)揮。

2.現(xiàn)代化會計手段未能有效地利用，管理會計軟件開發(fā)和應(yīng)用相對滯后，信息化水平不能滿足管理會計需求。在目前大多數(shù)企業(yè)財會部門實現(xiàn)了會計電算化，但對會計軟件的利用、開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用非常不足，財務(wù)軟件的很多管理功能并沒有與控制活動管理需求很好的對接，因而未能通過信息系統(tǒng)達到控制企業(yè)活動的作用。企業(yè)財務(wù)信息的傳遞速度緩慢，財務(wù)信息的使用效率低下，導(dǎo)致管理會計“控制現(xiàn)在”的職能在企業(yè)中不能得到普遍推廣。

（二）管理會計主體不明確，部門之間缺乏配合

1.管理會計方法在實際應(yīng)用中的應(yīng)用主體不明確，控制活動管理觀念陳舊。多數(shù)的企業(yè)管理者對管理會計控制活動的認識還停留在內(nèi)部牽制、會計制度控制階段，對企業(yè)控制活動管理工作的方式方法缺乏最新理論方法和相關(guān)知識。

2.從職能管理角度出發(fā)，重核算、輕管理的情況依然存在。一直以來，企業(yè)內(nèi)各部門根據(jù)本部門的管理需要不斷出臺管理制度，由于業(yè)務(wù)是相互關(guān)聯(lián)的，針對同一業(yè)務(wù)不同部門出臺不同的管理要求，人人只執(zhí)行自己部門的文件，各自為政，扯皮推諉，企業(yè)管理會計實踐活動自發(fā)的處于被動狀態(tài)，運用范圍受限制，會計部門與其他職能部門不能實現(xiàn)部門間的有效溝通，企業(yè)資源不能有效地發(fā)揮整體功能。

3.控制活動與企業(yè)實際業(yè)務(wù)脫節(jié)，控制制度沒有發(fā)揮應(yīng)有的效力，管理會計無法及時整合使用相關(guān)信息。雖然有許多單位已意識到了控制活動的重要性，并且在一定范圍建立和實施控制活動制度，但控制制度并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的效力，最終成了擺設(shè)，信息平臺之間功能上不能關(guān)聯(lián)互通、信息上不能共享互換，無法為企業(yè)營運的效率效果、財務(wù)報告的可靠性及相關(guān)法令的遵循性提供合理的保障。

二、建立和實施企業(yè)控制活動必須明確的理念

理念一：將控制活動嵌入到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中，以事情為崗位，打破職能管理，實行流程管理，以事情為主線去串部門。把流程融入到制度規(guī)定里，流程就是制度，制度就是流程，通過理順流程來提高效率。

理念二：要全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù)，實施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負其責(zé)、相互制約的工作機制，內(nèi)部牽制在管理會計工作中依然是控制活動的重要手段和措施。

理念三：建立一個鼓勵效率提倡活力的控制制度，樹立用制度去管理企業(yè)、控制風(fēng)險的觀念。把企業(yè)原有的管理制度和控制活動加以書面表述，由于每一個企業(yè)的規(guī)模、業(yè)務(wù)和所處的環(huán)境以及所有制形式不同，因此只有在企業(yè)原有的管理制度上加以改進和完善，才是行之有效的。

理念四：做好財務(wù)部門內(nèi)部管理及流程控制，結(jié)合電子信息化要求，財務(wù)管理人員職能前移，企業(yè)報價、合同簽訂、生產(chǎn)、庫存、銷售、收款、利潤分配等每個環(huán)節(jié)都需要財務(wù)人員的參與，公司的商流、物流、資金流、信息流都與財務(wù)息息相關(guān)，發(fā)揮財務(wù)部門在企業(yè)管理各環(huán)節(jié)中的重要作用。

三、在管理會計工作中落實企業(yè)控制活動的基本思路

流程是公司戰(zhàn)略、理念、策略和有效控制活動的載體，流程管理是企業(yè)最基礎(chǔ)的管理行為。企業(yè)控制活動應(yīng)當(dāng)堅持如下原則：控制制度化、制度流程化、流程崗位化。

（一）控制制度化

控制活動項目的基本邏輯是從現(xiàn)狀出發(fā)，對現(xiàn)有控制活動執(zhí)行情況進行評價，對不適宜、存在漏洞和不必要的控制制度進行修改，進而將確定執(zhí)行的內(nèi)部管理要求固化并形成制度,實現(xiàn)用制度去控制，而不是人盯人。

（二）制度流程化

以流程管理替代職能管理，在起草制度的時候，應(yīng)以流程管理的理念進行操作，要有流程的思維。起草管理程序,不但要說明哪些事情是不能做的，更重要的是要說明如何把事情做好，要經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)應(yīng)該由哪個部門哪個崗位負責(zé)?崗位控制時要堅持什么原則？按照什么方法控制？控制什么？交付下一個環(huán)節(jié)的內(nèi)容什么？管理人員要做的事是監(jiān)控自己負責(zé)的監(jiān)控點，樹立標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念。

（三）流程崗位化

控制流程的原則是：控制要以制度去做；制度要以流程來體現(xiàn)；流程要細化到崗位一級?？刂苹顒拥沫h(huán)境觀念就是以制度為基礎(chǔ)，以牽制為靈魂，以審批為手段。

四、管理會計下控制活動的運用——以某地災(zāi)害治理企業(yè)為例

案例背景：近年來，由于泥石流、滑坡等地質(zhì)災(zāi)害頻發(fā)，礦山環(huán)境治理任務(wù)艱巨，某地質(zhì)行業(yè)下屬的一家工程企業(yè)是地勘行業(yè)的中小企業(yè)，在原從事地質(zhì)勘查、鉆探等業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，依托其所在地質(zhì)行業(yè)及專業(yè)優(yōu)勢，專門針對不穩(wěn)定地質(zhì)因素誘發(fā)自然災(zāi)害開展地質(zhì)災(zāi)害的勘查評估治理工作，擁有地質(zhì)災(zāi)害治理設(shè)計、評估、勘查、施工等各類甲級資質(zhì)。

對大多數(shù)的中小企業(yè)來說，完善的控制活動體系尚未形成，財務(wù)部門在當(dāng)前情況下的職能管理過程中，依然需要更多的部門間溝通與協(xié)調(diào)，逐步加強企業(yè)管理者以風(fēng)險管理為導(dǎo)向的控制活動意識，改善控制活動體系中的內(nèi)部環(huán)境，才能最終形成上下統(tǒng)一的風(fēng)險管理理念，實現(xiàn)稅務(wù)管理的事前籌劃等事前管理。因此，該企業(yè)財務(wù)工作流程化控制活動的建立應(yīng)首先在財務(wù)部門內(nèi)部從梳理原管理制度中不適應(yīng)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的財務(wù)核算流程入手。

（一）財務(wù)工作流程化的原則設(shè)定

企業(yè)財務(wù)管理部門作為企業(yè)的一個職能部門，關(guān)注的焦點只能是與財務(wù)有關(guān)的控制活動，應(yīng)當(dāng)在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，根據(jù)業(yè)務(wù)流程化理念，梳理現(xiàn)有財務(wù)部門在執(zhí)行控制活動管理中正在使用的核算管理流程，對原有的內(nèi)部審批、內(nèi)部牽制等業(yè)務(wù)工作流程中有效的關(guān)鍵控制點予以保留并強化，對從原管理制度中梳理出來過時的、相互矛盾、不明確以及難以落實等不適應(yīng)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的財務(wù)核算流程，進行重組或再造。在業(yè)務(wù)流程再造過程中，按照“運用信息技術(shù)加強控制活動”的要求，將信息技術(shù)作為業(yè)務(wù)流程再造與控制活動融合的工具，充分發(fā)揮“信息技術(shù)”在業(yè)務(wù)流程再造過程中使能器的作用，使控制活動在業(yè)務(wù)流程中發(fā)揮更大的效應(yīng)。

（二）財務(wù)工作關(guān)鍵核算業(yè)務(wù)流程的梳理及再造

根據(jù)企業(yè)面臨的財務(wù)工作需求，財務(wù)管理部門深入挖掘并運用現(xiàn)有財務(wù)核算軟件的高級功能，按照“在流程中設(shè)計控制、在控制中識別風(fēng)險、制定流程化的管理制度”的業(yè)務(wù)流程再造步驟，在滿足財務(wù)工作需求的情況下，實現(xiàn)“控制制度化、制度流程化、流程崗位化”，并與電子信息化相結(jié)合運用的流程再造。在流程再造過程中，堅持“將控制活動嵌入到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中”的理念，具體細化每個崗位在這個流程中要做的事，做到什么程度，將流程融入到制度規(guī)定里，制度就是流程，通過理順流程來提高效率。

1.企業(yè)收付款流程梳理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及解決方案

問題一：收付款業(yè)務(wù)中，收款方的開戶行名稱、銀行賬號、標(biāo)準(zhǔn)全稱等基本信息未經(jīng)雙方書面確認，從而出現(xiàn)因一字之差而導(dǎo)致銀行退票等無法支付的現(xiàn)象，或因企業(yè)名稱填寫不規(guī)范而造成電匯退回等現(xiàn)象，特別是在招投標(biāo)過程中，對一些需緊急支付的投標(biāo)保證金，由于保證金不能按時到位影響到投標(biāo)工作的順序進行。

問題二：簽批意見不明確，會計拿到經(jīng)過審批簽字的發(fā)票，不知道是應(yīng)該據(jù)此付款還是進行往來掛賬核算，如果財務(wù)人員據(jù)此支付款項可能導(dǎo)致重復(fù)付款，然后出現(xiàn)相互指責(zé)推卸責(zé)任現(xiàn)象；如果僅將該業(yè)務(wù)進行財務(wù)掛賬，又會導(dǎo)致延遲付款引起合作方不滿。

關(guān)鍵控制點的流程再造：

A.明確在簽訂合同過程中，經(jīng)辦人在辦理合同簽訂或款項支付手續(xù)的同時到財務(wù)部門辦理賬號信息確認，財務(wù)部門登記收款方的銀行賬號信息并形成統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)的“付款賬號信息確認表”，作為付款方信息審核備查的依據(jù)。

B.為避免多頭付款現(xiàn)象的發(fā)生，根據(jù)管控要求，明確對外合同款項的支付與發(fā)票報賬兩條線分開處理，發(fā)票僅作為合同款結(jié)算的憑據(jù)，不作為付款依據(jù)，所有對外合同款項的支付，均由業(yè)務(wù)辦理部門提出申請并填寫付款審批單，根據(jù)已經(jīng)固化的原有內(nèi)部牽制和授權(quán)審批程序，辦理付款業(yè)務(wù)的審批手續(xù)。即便是在發(fā)票、付款審批單同時傳遞到財務(wù)部門的情況下，也將該業(yè)務(wù)視同兩項業(yè)務(wù)來處理，由此來嚴格管控款項的對外支付。

C.重新設(shè)計付款審批單，補充相關(guān)信息。（1）在原有付款審批單的格式上，增加“開戶行”信息和“賬號”內(nèi)容，出納在根據(jù)要素齊全的合同付款審批單填寫電匯單時，將該信息與“賬號信息確認表”相關(guān)信息核對，避免信息差錯；（2）增加“簽訂合同額”、“已支付合同額”內(nèi)容，便于把握合同款支付進度。

XX公司合同付款審批單

2.在對財務(wù)信息化核算的梳理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及解決方案

問題一：企業(yè)現(xiàn)有的管理模式是按照專業(yè)分工，成立對口部室來從事不同地質(zhì)專業(yè)上的細化工作，要求財務(wù)部門在核算過程中細化到部門一級，以便于對單個項目進行管理和考核。為實現(xiàn)這一要求，需要安排專門崗位的人員使用辦公軟件予以輔助核算并登記相關(guān)數(shù)據(jù)，盡管已經(jīng)普遍使用計算機形成統(tǒng)計資料，但是沒有與財務(wù)軟件的高級功能形成對接，電子自動化程度低，財務(wù)人員工作量大，崗位管理中的崗位替代制度難以發(fā)揮實際效應(yīng)，考慮到成本效益原則，企業(yè)因無法安排更多的財務(wù)人員，內(nèi)部牽制中的不相容崗位不可能做到完全分離。

問題二：企業(yè)的對外業(yè)務(wù)，針對同一客戶，具有項目多、名稱相近的特點。例如，地質(zhì)災(zāi)害治理項目通常在立項過程中，需要通過評估、勘查、設(shè)計、施工、監(jiān)理等環(huán)節(jié)進行綜合治理。同時，從專業(yè)角度又將地質(zhì)災(zāi)害危險源分為不穩(wěn)定斜坡、崩塌、泥石流等，在立項過程中需要針對同一地名但不同性質(zhì)的地質(zhì)危險源加以命名區(qū)分，因此名稱十分相近，甚至當(dāng)在同一地區(qū)承擔(dān)多項地質(zhì)災(zāi)害治理任務(wù)時，同一項目名稱下只是一期工程、二期工程的區(qū)別，如“XX縣XX山泥石流防治項目一期工程”、“XX縣XX山泥石流防治項目二期工程”等，由于地域相鄰或相近，這些項目往往被納入到同一個項目管理部進行管理，因此會因項目名稱非常相似而混淆不清。原有電算化軟件在核算過程中，凡是同一客戶或供應(yīng)商發(fā)生的各項業(yè)務(wù)均統(tǒng)一以該客戶或供應(yīng)商的名稱進行往來核算，這樣的核算方式便于在總體上把握客戶或供應(yīng)商的往來賬目，但是客戶或供應(yīng)商名下不同的業(yè)務(wù)（項目）名稱、合同金額、結(jié)算情況、開票信息、款項往來金額及憑證號碼等等，核算部門只能使用EXCEL辦公軟件進行輔助登記及核算，在登記客戶或供應(yīng)商名下不同的業(yè)務(wù)情況時，工作繁復(fù)，加之大多數(shù)施工項目周期長（建設(shè)期通常都會超過一年），導(dǎo)致會計核算過程中串戶現(xiàn)象嚴重，對賬工作壓力大。

關(guān)鍵控制點的流程再造：

A.充分利用財務(wù)軟件的項目核算功能，重新調(diào)整會計核算軟件的基礎(chǔ)設(shè)置并初始化。

將涉及業(yè)務(wù)往來的客戶，全部設(shè)置為“客戶名稱+項目名稱”的模式進行項目核算，實現(xiàn)合同、項目與客戶名稱的一一對應(yīng)；同時，將收入、成本費用的核算采用“會計科目名稱+項目名稱+部門核算”的模式進行財務(wù)軟件的高級應(yīng)用，客戶與成本費用所對應(yīng)的項目，與往來客戶核算體系，均從會計核算軟件的同一數(shù)據(jù)庫調(diào)取后參與核算，即客戶核算使用的項目名稱數(shù)據(jù)庫與成本費用使用的項目名稱數(shù)據(jù)庫源于同一個數(shù)據(jù)庫。

經(jīng)過以上對財務(wù)核算軟件基礎(chǔ)方案的重新設(shè)置，在會計核算過程中，只要完成會計憑證的錄入，通過財務(wù)軟件中的查詢條件功能，就可以實現(xiàn)所需財務(wù)信息的瞬間調(diào)取。例如，需要考核部門工作業(yè)績的時候，只需要在項目查詢條件中勾選收入、成本、費用科目和部門名稱，即可以查詢該部門下本期從事哪些項目、收入情況及費用發(fā)生情況，從而完成初步考核資料的歸集，這樣大大降低財務(wù)人員的工作量，并實現(xiàn)不相容會計崗位的自動分離。

同理，對供應(yīng)商往來核算也按照客戶往來核算的原則進行初始設(shè)置，使同一供應(yīng)商名稱下多個合同項目的分別核算，從憑證錄入開始就已經(jīng)完成，以前困擾財務(wù)人員的核算難題在技術(shù)流程上得到解決。這樣，在現(xiàn)有財務(wù)工作人員數(shù)量不變的情況下，減輕了財務(wù)人員的手工業(yè)務(wù)處理量，財務(wù)部門能夠更好的安排相關(guān)人員進行崗位替代程序，執(zhí)行崗位替代制度。

B.明確數(shù)據(jù)傳遞流程，使數(shù)據(jù)傳遞形成唯一通道，任何繞過該流程的業(yè)務(wù)，相關(guān)財務(wù)信息均無法向下一環(huán)節(jié)傳遞，以保證數(shù)據(jù)的確定性、準(zhǔn)確性和唯一性。

經(jīng)過對會計核算軟件基礎(chǔ)設(shè)置的重新初始化，利用財務(wù)軟件核算不可逆的特點，使財務(wù)數(shù)據(jù)的傳遞形成唯一通道，當(dāng)經(jīng)辦人員報銷一筆費用時，需要向財務(wù)核算人員明確是哪個部門發(fā)生的哪個項目的支出，如果不能確定，會計人員在填制憑證時，無法在財務(wù)軟件的必填項中選擇費用對應(yīng)的部門或項目，將無法完成會計憑證的處理，這樣就迫使項目的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生伊始就落實管理責(zé)任，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的管控前置。

財務(wù)部門收到銀行的收款通知單后，通過臨時科目“待確認收款”入賬，保證企業(yè)收到的款項及時入賬和銀行存款的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。同時向該區(qū)域項目部門的管理人員傳遞“收款通知單”，要求其確認該筆銀行款項的客戶名稱和項目名稱，待業(yè)務(wù)部門的管理人員確認后向財務(wù)部門傳遞回執(zhí)“收款確認單”，財務(wù)人員據(jù)此編制收款確認分錄。如果財務(wù)部門沒有收到區(qū)域業(yè)務(wù)部門的管理人員傳遞“收款確認單”，收款信息暫存于“待確認收款”科目，無法繞過“收款確認流程”將該筆收款信息匯入到系統(tǒng)的考核數(shù)據(jù)庫中，賬面信息依然顯示為未收到項目款。由于考核數(shù)據(jù)不能反映該部門的項目回款而不參與當(dāng)期考核，從而能夠督促項目管理人員及時完成對賬工作。同理，付款審批單的付款信息、合同項目名稱等要素不全時，無法通過財務(wù)核算系統(tǒng)錄入項目名稱，下一環(huán)節(jié)的付款手續(xù)無法完成。

執(zhí)行“發(fā)票開具登記制度”，項目管理過程中需要向?qū)Ψ介_具發(fā)票時，應(yīng)當(dāng)通過“發(fā)票開具通知單”書面方式通知開票人員完成客戶名稱、項目名稱、結(jié)算金額等信息的開票工作，財務(wù)人員據(jù)此編制分錄確認項目結(jié)算收入，并納入到部門考核信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，相關(guān)信息不完整的業(yè)務(wù)無法進入到下一環(huán)節(jié)，從而保證會計信息的質(zhì)量。為明確發(fā)票傳遞的責(zé)任，該流程同時要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽署“發(fā)票簽收回執(zhí)”存檔，明確發(fā)票送達責(zé)任。

經(jīng)過財務(wù)部門的上述業(yè)務(wù)流程梳理及財務(wù)管理工作的制度化、制度流程化、流程崗位化的重組及再造，基本解決了原業(yè)務(wù)流程中困擾企業(yè)的諸多問題，在實務(wù)工作中進一步優(yōu)化后，以固化形成企業(yè)財務(wù)管理工作控制活動的一部分，提高企業(yè)財務(wù)信息的傳遞速度，解決財務(wù)信息的使用效率低下問題。

［1］中國注冊會計師協(xié)會.2016年注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導(dǎo)教材—會計〔M〕.北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2016.

［2］烏婷,權(quán)凱.基于組織、技術(shù)和制度視角的管理會計應(yīng)用研究〔J〕.會計之友，2015（14）.

◇作者信息：甘肅省地礦局

甘肅省地礦局三勘院

◇責(zé)任編輯：焦 巖

◇責(zé)任校對：焦 巖

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A

1004-6070（2016）12-0041-04