何小萍

新時期高校檔案社會價值與功能淺析

何小萍

高校檔案管理是高校管理工作中重要的一部分。高校所有關(guān)于招生、教學(xué)、科研、人事管理等活動留下的各類檔案是高校發(fā)展軌跡的真實記錄，是高校歷史的載體和高校文化記憶。高校檔案具有獨特的社會價值與功能，值得重視。

高校檔案管理；特點；功能

高校作為國家的教育事業(yè)單位之一，是培養(yǎng)社會主義事業(yè)建設(shè)者、培育接班人、開展學(xué)術(shù)科學(xué)研究、創(chuàng)造科研成果的基地，是文化傳承的陣地，而各種各樣的檔案材料和信息數(shù)據(jù)也就成為高校歷史的忠實記載者。根據(jù)2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。[1]自這一辦法頒布以來，我國高校檔案管理工作就邁上了法制化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道。高校檔案是高校管理工作中重要的一部分，是高校形成和發(fā)展軌跡的真實記錄，是高校歷史的載體和高校的文化記憶。因此，本文關(guān)注的是高校檔案社會價值與功能。

一、高校檔案的特性分析

高校的檔案管理工作是學(xué)校管理的一個重要的組成部分，一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀以及辦學(xué)特色等，都可以從學(xué)校的檔案中反映出來。按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校檔案涉及的范圍很廣，共分為11類，包括黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財會諸類，可歸納總結(jié)為教學(xué)、科研、管理服務(wù)這三方面。高校檔案除了具備檔案的普遍特點外，它的形式和內(nèi)容還具有自身獨特的特點。

（一）社會性

學(xué)校是社會組織單位之一，它的活動與整個社會活動是緊密相連的。正如我們所知，學(xué)校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了學(xué)校與社會的廣泛聯(lián)系。很多學(xué)校尤其是高校，它們的科研課題、技術(shù)產(chǎn)品設(shè)計甚至學(xué)生的畢業(yè)論文等，無論題材還是內(nèi)容，均選自社會，且是為了解決社會中的某些問題而提出來，最后的結(jié)果又都是服務(wù)于社會，而這些所有過程都會以各種恰當(dāng)?shù)妮d體形式被記錄在冊。另外，學(xué)校所招收的所有學(xué)生既來自于社會，在畢業(yè)后又都會走向社會，而且，所有與他們個人有關(guān)的檔案一樣會跟著他們走進社會。由此可見，學(xué)校與社會存在著客觀廣泛的聯(lián)系，也說明了學(xué)校檔案管理存在著社會性。

（二）私密性

在學(xué)校檔案管理的內(nèi)容當(dāng)中，大部分是屬于學(xué)生或者教職工的個人情況，包括家庭情況、獎懲情況、履職情況等等，這些信息均屬于個人隱私，在一定的范圍內(nèi)都要進行嚴(yán)格保密。這樣做不僅可以避免信息泄露之后引起不必要的麻煩，還是對個人隱私的基本尊重與保護。所以，在學(xué)校檔案管理過程中，對檔案材料進行保密管理是必不可少的。

（三）系統(tǒng)性

高校檔案材料形成的部門眾多，材料數(shù)量基數(shù)大，檔案載體的種類多，而且檔案管理的工作涉及到收集、整理、分類、保管、查閱等等環(huán)節(jié)，雖然工作量大且繁瑣，但是卻可以有條不紊地進行，有賴于學(xué)校整體工作的流程性和系統(tǒng)性。這個系統(tǒng)規(guī)定了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個文件管理的過程，包括傳統(tǒng)的管理方式，即在生活中可用肉眼看得到的紙質(zhì)檔案、電子檔案等，還包括虛擬形態(tài)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系。

（四）綜合性

對每一所高校而言，學(xué)校檔案就是來自于各個不同的部門檔案的匯總，反映各職能部門不同的業(yè)務(wù)范圍，直接涵蓋學(xué)校整體工作的各個環(huán)節(jié)。檔案部門相對于學(xué)校內(nèi)部的其他部門而言，工作涉及學(xué)校的各個層面，檔案內(nèi)容既包含領(lǐng)導(dǎo)指令，也有后勤服務(wù)，更多的是學(xué)校教育教學(xué)各項工作中產(chǎn)生的文件材料，是學(xué)校文化、辦學(xué)成果、科學(xué)技術(shù)的最綜合的反映。[2]隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展以及多種教育形式的推廣，各類學(xué)校的在校生越來越多，檔案的種類和科目也越來越復(fù)雜。從另外的角度看，高校檔案主要有文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案，以及文獻資料等等，[3]需要進行分門別類的整理、歸檔、保存。

(五)載體形式多樣性

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案的載體形式也日益現(xiàn)代化、多樣化。在出20世紀(jì)80年代以前，高校檔案主要是以紙張為載體的紙質(zhì)檔案、圖表檔案。在80年代以后，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體也出現(xiàn)了多樣化。以磁盤、磁帶、膠片、錄音帶、錄像帶為載體的聲像檔案、機讀檔案日益增多。不僅如此，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，將來還會有更多更易于操作且便于儲存的載體出現(xiàn)。

（六）周期性

在我國范圍內(nèi)，高?；顒拥臅r間是以學(xué)年為單位安排的，學(xué)年是它的活動周期。高校在每個學(xué)年的活動是有規(guī)律的，其內(nèi)容是大致相同的，呈現(xiàn)螺旋前進的狀態(tài)。[4]學(xué)校管理的周期性指學(xué)校管理過程是由計劃、實施、檢查、總結(jié)四個環(huán)節(jié)組成并有序運轉(zhuǎn)的。[5]高校檔案管理的周期性特點是由于高校管理的周期性特點而產(chǎn)生的，尤以學(xué)籍管理最為明顯。每年的9月份到次年的6月份為一個完整的學(xué)年，6月份為畢業(yè)季，會有不少學(xué)生從學(xué)校結(jié)束一個階段的學(xué)習(xí)；9月份為新生入學(xué)季，即學(xué)生進入到一個新的學(xué)習(xí)階段。在這些時間段內(nèi)，檔案的收集和移交最為頻繁。高校每個學(xué)年的活動呈現(xiàn)螺旋前進的狀態(tài)，由于這一特點，學(xué)校檔案內(nèi)容在時間上也呈現(xiàn)出對應(yīng)的周期性。

二、新形勢下高校檔案的社會價值與功能分析

2016年12月，習(xí)近平總書記在全國高校思想政治工作會議上發(fā)表重要講話，高屋建瓴、振聾發(fā)聵，深刻回答了事關(guān)我國高等教育事業(yè)發(fā)展和高校思想政治工作的一系列重大問題，是指導(dǎo)我們做好新形勢下高校工作的綱領(lǐng)性文獻。作為高校管理工作的重要組成部分，高校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平高低的一個重要尺度。高校檔案聚集了高校的大量教學(xué)科研信息、科研成果、人才資料，是高校發(fā)展過程中產(chǎn)生的寶貴信息資源，在知識傳播、文化傳承、科技創(chuàng)新方面具有非常重要的功能，也體現(xiàn)其優(yōu)越的社會價值。

（一）促進校園文化建設(shè)，潛移默化塑造學(xué)生良好品德

習(xí)近平同志強調(diào)：“高校立身之本在于立德樹人”，“必須堅持正確政治方向”。[6]校園文化是一個學(xué)校在長期育人過程中所形成的獨特的價值觀念、社會心理、審美情趣、思維模式、行為方式以及與此相關(guān)的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)，是師生員工共同創(chuàng)造的具有校園特色的文化氛圍。高校檔案貫穿于學(xué)校的一切發(fā)展過程當(dāng)中，是該校發(fā)展的歷史記錄，對校園文化的形成、發(fā)展都起著見證的作用。但是，校園文化并不是說有就有的，不是一朝一夕就可以形成的，而是要經(jīng)過一定時間的積累、沉淀，在高校發(fā)展的過程中不斷總結(jié)不斷吸收優(yōu)秀經(jīng)驗才形成的。也就是說，高校檔案真實地記錄學(xué)校發(fā)展過程中的點點滴滴，也不斷地對校園文化進行歸納和梳理。通過這些檔案資料的整理和價值判斷，取其精華，根據(jù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略和校園文化脈絡(luò)，總結(jié)和凝練校園文化，一以貫之，持續(xù)而有內(nèi)涵，可以對大學(xué)生起到一個很好的引導(dǎo)規(guī)范作用。

例如，在校史展覽的過程中，通過形形色色的檔案材料，展示學(xué)校輝煌業(yè)績，讓師生了解到學(xué)校發(fā)展歷史，也讓學(xué)生通過學(xué)校發(fā)展的各個階段來透析時代的變遷縮影。這樣，高校檔案就可以變成優(yōu)秀的歷史課和愛國愛校的教育課的素材，也是進行社會主義核心價值觀教育的良好機會。在校園先鋒及英才英模事跡展覽的基礎(chǔ)上，師生們可以感受先進模范的風(fēng)采及奉獻奮斗精神，受到良好的榜樣激勵，提高思想認(rèn)識，不斷修正價值觀和人生觀，確立人生坐標(biāo)，從而樹立努力目標(biāo)。又如，學(xué)生個人檔案真實地記錄了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活、參加各種活動的個人信息，包括學(xué)習(xí)情況、綜合發(fā)展、貸款情況、獎懲情況等等，是他們在學(xué)校的全方位的展現(xiàn)，也是學(xué)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，會對畢業(yè)就職乃至個人發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。

（二）提供歷史經(jīng)驗，大力推動高校教育改革

高校檔案保存了高校自誕生和發(fā)展過程中各種活動的歷史記錄，其中就包含著在這一發(fā)展過程中的經(jīng)驗和智慧，它不僅可以讓后人了解學(xué)校從事政務(wù)的經(jīng)驗和教訓(xùn)，還可以有效地保證高校決策的正確率，同時還是我們考察一個學(xué)校的渠道之一。學(xué)校教育評估是根據(jù)一定的教育目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)通過系統(tǒng)地搜集學(xué)校教學(xué)的主要信息，對學(xué)校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量進行客觀全面的評價。而評估的依據(jù)就是在高校招生、教育、科研、管理的過程中所形成的記錄在案的材料檔案，比如教學(xué)、科研、管理等等。

高校的院系設(shè)置、軟硬件建設(shè)，教師在日常教學(xué)中準(zhǔn)備的教案和相關(guān)課件、公開課中評課老師做的聽課記錄，教師們的科研活動及成果，每個學(xué)期的課程設(shè)置、教學(xué)計劃安排等都屬于高校檔案材料，這些內(nèi)容都將影響學(xué)校接下來的教學(xué)活動的開展。尤其是我國的高等教育正處在改革轉(zhuǎn)型時期，各大高校將從體制、教學(xué)、行政管理等方面進行全方位的變化。不管改革具體從哪個方面著手，具體的改革計劃開始前都離不開高校原有的教育教學(xué)方面的檔案材料。教育部對學(xué)校之間進行教育評估或是學(xué)校內(nèi)部開展自我教育評估，都離不開豐富、全面的檔案資源，高校檔案的準(zhǔn)確性、全面性影響著教育評估工作的開展。通過各種評估，可以發(fā)現(xiàn)高校在教學(xué)管理、科學(xué)研究、行政管理等方面存在的問題，例如日常安排是否適宜、教育內(nèi)容是否正確、教學(xué)程序是否規(guī)范、科研成果是否豐富等等，從而對學(xué)校未來的發(fā)展做出全面準(zhǔn)確展望和規(guī)劃。只有在總結(jié)歷史經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，經(jīng)過反復(fù)的論證和修改，才能確保高校教育改革順利實施、穩(wěn)步前進和取得最終成功。

反映各教師的教學(xué)質(zhì)量及生源狀況。隨著教育體制改革、教學(xué)改革、教職工隊伍管理改革的深入，學(xué)校通過對教學(xué)檔案的整理研究，利用檔案管理信息和檔案數(shù)據(jù)，可為專業(yè)教師分析教學(xué)效果，提高教學(xué)方法。另外，還可以根據(jù)檔案記錄的內(nèi)容對教師進行一個末位淘汰的激勵機制，這不但可以有效地刺激教師的積極性，還可以不斷地提升教學(xué)隊伍的質(zhì)量。

（三）提供師資考查依據(jù)，強化高校人才隊伍建設(shè)

高校人事檔案是人力資源管理工作的重要資源支撐，可以為高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度高校師資工作提供依據(jù)，也為構(gòu)建符合高校需要的人才流動和調(diào)配機制提供基礎(chǔ)信息與數(shù)據(jù)。如反映教職工個人素質(zhì)和業(yè)績變化的各種培訓(xùn)、訪學(xué)、留學(xué)、訪問研究、學(xué)歷提高的證書和證明材料，反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動等相關(guān)材料，反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權(quán)益的等級和變動材料等等。在大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案信息資源整合利用有著巨大應(yīng)用前景。

（四）推動學(xué)校科研發(fā)展，激勵科研成果創(chuàng)新

溫故知新。開展科研工作是現(xiàn)在的學(xué)校尤其是高等教育學(xué)校為實現(xiàn)培養(yǎng)更多的社會主義事業(yè)接班人的偉大工作之一，科研水平的高低也是衡量一所高校教育質(zhì)量的一項重要標(biāo)準(zhǔn)。在此方面，科研檔案的存在就顯得格外關(guān)鍵，其也有很大開發(fā)利用空間。從立項審批到每項課題結(jié)題，一般都要利用相關(guān)的檔案作為依據(jù)或者參考。尤其是在以往科研中形成的相關(guān)的課題檔案更是新開課題所需要利用的重點。同時，從科學(xué)技術(shù)交流的角度看，高?？蒲袡n案不僅可供本校的師生享用，已對外公布的還可以被校外人員查閱和利用。也就是說，高校的科研檔案不僅促進本校的科研的發(fā)展，還可以對整個社會的科研都有較大的推動作用。我國目前各大高校的科研工作都是建立在原有教研成果的基礎(chǔ)上。根據(jù)以往的科研檔案可以為接下來的科研工作提供方向和建議，可以有的放矢地增強或減弱對某一方面的研究和探討。這樣不僅可以節(jié)約資源，還可以為整個社會提供最有用的產(chǎn)品和設(shè)計，促進社會的進步。

[1]韓秋黎.學(xué)校檔案管理理論與實務(wù)[M].上海:上海交通大學(xué)出版社,2009.

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[3]黨躍武.高校檔案工作科學(xué)發(fā)展探索與實踐[M].成都:四川大學(xué)出版社,2010.3.

[4]韓玉枚,張恩慶,黃坤坊.外國檔案管理[M].北京:檔案出版社,1987.299.

[5]王芝蘭.高校檔案規(guī)范化管理[M].長沙:湖南師范大學(xué)出版社,2012.5.

[6]習(xí)近平在全國高校思想政治工作會議上發(fā)表重要講話[EB/OL].http://www.china.com.cn/newphoto/news/2016-12/08/content_39878764.htm.

（責(zé)任編輯 胡愛敏）

何小萍，廣東舞蹈戲劇職業(yè)學(xué)院檔案科科長（郵政編碼 528231）

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1672-6359(2017)03-0092-04