文 / 白海珍

電子檔案建設(shè)的風(fēng)險及其防范

文 / 白海珍

電子檔案是企業(yè)從事經(jīng)營活動的重要組成部分，具有數(shù)據(jù)易恢復(fù)、備份簡單、使用成本較低等優(yōu)勢。因此，電子檔案建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)受到企業(yè)檔案管理部門的重視。然而，目前我國企業(yè)對電子檔案建設(shè)的重視度不夠，電子檔案建設(shè)效果不佳，這嚴重影響了電子檔案作用的發(fā)揮。我國企業(yè)應(yīng)以現(xiàn)代化技術(shù)為背景，從管理、存儲、資源共享等方面建設(shè)電子檔案，將檔案電子化工作融入到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等領(lǐng)域，充分彰顯電子檔案的便捷性。

電子檔案；建設(shè)；風(fēng)險；防范

隨著計算機技術(shù)以及辦公自動化系統(tǒng)在社會各生產(chǎn)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案電子化建設(shè)工作已成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案以數(shù)字形式存儲在硬盤、磁盤等現(xiàn)代化介質(zhì)中的電子圖像、文件的集合。電子檔案的建設(shè)工作，不僅便捷了工作人員的管理，而且減少了使用者的查閱量。然而，我國企業(yè)的檔案管理部門對電子檔案建設(shè)的投資力度欠缺，電子檔案的相關(guān)技術(shù)滯后，導(dǎo)致電子檔案的建設(shè)面臨安全、技術(shù)、管理等諸多風(fēng)險，嚴重制約了電子檔案建設(shè)的進程。因此，探討電子檔案建設(shè)面臨的風(fēng)險及其防范措施，對電子檔案建設(shè)具有重要的現(xiàn)實意義。

一、電子檔案的內(nèi)涵與作用

（一）電子檔案的內(nèi)涵

電子檔案是在互聯(lián)網(wǎng)背景下，以計算機磁盤、光盤等介質(zhì)對檔案信息進行存儲管理而形成的巨大檔案信息電子化集合，主要表現(xiàn)為文字、數(shù)字、圖標(biāo)等形式。首先，電子檔案建設(shè)工作的開展，使檔案管理脫離紙質(zhì)形式，利用電子化方式對檔案信息存檔，便于數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)檔案信息的形成，促使檔案信息實現(xiàn)不同地域的資源共享。其次，通過對電子檔案數(shù)據(jù)化分析，可對企業(yè)決策的落實起到輔助作用，提升企業(yè)內(nèi)部工作效率。此外，企業(yè)通過電子檔案的建設(shè)，并利用多種輔助性軟件，可以有效減輕檔案管理人員的工作強度。

（二）電子檔案的作用

1.便于檔案存儲管理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在潮濕、高溫、低溫等環(huán)境下均不易保存，易出現(xiàn)腐蝕、氧化、蟲蛀等現(xiàn)象，不利于檔案的保管。而電子檔案存儲不受環(huán)境、存儲空間的限制，可以實現(xiàn)對檔案的有效保護，檔案保管更安全。[1]在反復(fù)多次查閱之后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在易臟、易碎、易丟失等損耗現(xiàn)象，不利于檔案的存儲。但是電子檔案對檔案信息進行無紙化處理，反復(fù)查閱不會對檔案造成任何損失，有利于檔案的保存。此外，電子檔案還具有節(jié)能環(huán)保、操作方便、使用壽命長等優(yōu)勢，進一步解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存檔易耗損的問題，加強了對檔案的保護，使得檔案保管更安全，有助于檔案更好地發(fā)揮查閱功能。

2.提高檔案使用效率。紙質(zhì)檔案只能依賴于人工處理方法進行管理與檢索，其過程繁瑣、工作效率低，且易出現(xiàn)檔案信息遺漏、檔案丟失、查詢不便、整理繁雜等問題，極大地降低了檔案信息的利用率，制約檔案功能的發(fā)揮。電子檔案的出現(xiàn)解決了紙質(zhì)檔案管理過程繁瑣、信息遺漏等問題，提高了檔案使用效率。電子檔案通過計算機便可對檔案進行管理與檢索，使用者在極短的時間內(nèi)便可檢索到相關(guān)內(nèi)容，縮短了檢索時間，提高了檔案的使用效率。并且，電子檔案可為異地使用者提供實時的檔案查閱服務(wù)，打破了傳統(tǒng)檔案的空間局限性，進一步提高了檔案的使用效率。[2]

3.增強檔案保密性。使用者在查閱紙質(zhì)檔案時，需要從整卷的檔案信息中，查詢部分所需信息，既加大了使用者的查閱量，又不利于檔案信息的保密性工作。電子檔案通過計算機檢索為使用者提供其所需的檔案信息，減少了使用者接觸涉密檔案信息的機會，增強了檔案信息的保密性。同時，電子檔案的存儲可以進行秘鑰設(shè)置，只有檔案管理人員具有訪問權(quán)限，這減少了檔案信息泄露的渠道，進一步增強了檔案信息的保密性。

4.提升檔案管理效率。在數(shù)字化時代背景下，檔案管理部門對檔案進行微機化處理，使檔案歸置工作快捷便利化。電子檔案解決了紙質(zhì)檔案繁多的立卷歸檔程序與反復(fù)整理歸置等困境，減少了管理人員的工作量，使檔案管理人員有更多的時間豐富和研究檔案信息，提高了檔案管理效率。[3]同時，電子檔案由原先集中時間對檔案進行整理，演變?yōu)橹灰嘘P(guān)信息需要整理歸檔時，相關(guān)操作人員可隨時隨地進行檔案整理，將紙質(zhì)檔案集中歸檔立卷工作轉(zhuǎn)化為分散工作，達到檔案及時歸檔目的，提高檔案管理效率。

二、當(dāng)前電子檔案建設(shè)面臨的風(fēng)險

（一）安全風(fēng)險

檔案電子化建設(shè)的首要任務(wù)是提高檔案信息的保密性，但當(dāng)前我國電子檔案建設(shè)過程中，仍面臨較大的風(fēng)險。[4]一方面，電子檔案軟件存在差異，使電子檔案數(shù)據(jù)面臨安全風(fēng)險。一般情況下，相關(guān)單位會將電子檔案信息集中進行管理，但不同部門建立電子檔案的軟件有較大差別，利用互不兼容的電子系統(tǒng)處理檔案數(shù)據(jù)時，檔案數(shù)據(jù)極易遭到病毒侵入，具有較大的安全風(fēng)險，給部門造成一定的損失。另一方面，檔案管理人員操作不當(dāng)，使電子檔案文件面臨安全風(fēng)險。檔案管理人員經(jīng)常會為尋求更多數(shù)據(jù)資源，隨意在計算機上下載文件，使計算機上存在捆綁插件或者病毒。這些惡性數(shù)據(jù)留存在計算機上，再加上檔案管理人員用未經(jīng)殺毒的U盤進行文件復(fù)制，使檔案信息存在潛在風(fēng)險，加大了電子檔案建設(shè)的難度。

（二）信息存儲風(fēng)險

當(dāng)前，檔案的永久存儲與安全保管是電子檔案建設(shè)的難題。在電子檔案建設(shè)過程中，檔案文件的生成、傳輸與存儲都會受到軟件、硬件等環(huán)境的影響，使電子檔案建設(shè)面臨信息存儲風(fēng)險。其一，電子檔案的存儲載體受環(huán)境影響，壽命具有較大的不確定性。若在存儲電子檔案信息過程中，相關(guān)部門沒有對存儲載體周圍的環(huán)境進行有效評估，存儲載體存在很多技術(shù)漏洞，檔案信息也會隨之丟失。其二，電子檔案信息易遭受黑客入侵，檔案存儲信息面臨泄漏風(fēng)險。相關(guān)部門在電子檔案生成、發(fā)送、接收與保管的過程中，不具備識別訪問者身份的功能，黑客利用不正當(dāng)手段，攻破電子檔案的技術(shù)體系，竊取相關(guān)的檔案信息，造成檔案信息泄露。其三，電子檔案存在易被修改的弊端，相關(guān)人員利用這一缺陷，篡改或者偽造檔案信息，使得保存的電子檔案信息被篡改，破壞其數(shù)據(jù)資源的原始性與完整性，為檔案信息存儲帶來巨大風(fēng)險。

（三）文件管理風(fēng)險

在國家信息化建設(shè)過程中，地方檔案部門不能參與電子檔案規(guī)范文件的制定，中央與地方的檔案部門在文件管理中難以協(xié)調(diào)，不利于電子檔案文件管理。許多單位對電子檔案的認同性并不高，主要依賴紙質(zhì)性檔案文件，無法對電子文件進行規(guī)范管理。在生成電子文件過程中，相關(guān)單位無法完整保管紙質(zhì)性文件的數(shù)據(jù)資源，使檔案數(shù)據(jù)缺乏真實性，檔案建設(shè)過程中數(shù)據(jù)信息丟失事件時有發(fā)生，加大了電子檔案建設(shè)過程中文件管理的難度。此外，我國電子政務(wù)體系尚未對電子檔案文件的基本適用范圍進行準確界定，電子文件在網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫等信息載體中無法發(fā)揮原有功能，檔案文件查找利用不當(dāng)現(xiàn)象顯著。在文件管理過程中，操作人員無法有效利用除了電子檔案文件文本之外的圖形、圖像以及多媒體材料，致使大部分有價值的數(shù)據(jù)資源在操作過程中流失，難以實現(xiàn)電子檔案文件的有效管理與應(yīng)用。

（四）內(nèi)部監(jiān)管風(fēng)險

當(dāng)前，檔案工作人員在進行檔案建設(shè)過程中，對電子檔案建設(shè)工作并不重視，人員之間沒有明確分工，致使電子檔案建設(shè)面臨內(nèi)部監(jiān)管風(fēng)險。首先，檔案工作人員的檔案監(jiān)管意識薄弱。在信息化時代，相關(guān)部門依據(jù)上級要求對電子檔案實施社會管理，但在實施過程中對電子檔案監(jiān)管采取“一推了之”的策略，將監(jiān)管權(quán)限完全推給社會，使電子檔案內(nèi)部監(jiān)管處于失控狀態(tài)。其次，檔案工作人員職業(yè)能力欠缺，電子檔案建設(shè)面臨質(zhì)量不達標(biāo)危機。一些企業(yè)認為，電子檔案建設(shè)無法為其創(chuàng)造有效的社會價值，在不擔(dān)負任何監(jiān)管職責(zé)的情況下，調(diào)配一些能力不足的人員進行電子檔案建設(shè)，使電子檔案質(zhì)量良莠不齊。最后，檔案工作人員之間不具備互相監(jiān)管能力，難以銜接電子檔案建設(shè)環(huán)節(jié)，使電子檔案建設(shè)面臨信息泄露風(fēng)險。整體而言，內(nèi)部監(jiān)管屬于潛在風(fēng)險，但都可為電子檔案建設(shè)帶來消極結(jié)果，不利于電子檔案建設(shè)工作的開展。

三、電子檔案建設(shè)風(fēng)險的防范措施

（一）改善電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境

電子檔案建設(shè)受計算機硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的影響較大。在建設(shè)電子檔案過程中，我們應(yīng)改善電子檔案建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)境，排除檔案建設(shè)的潛在風(fēng)險。對于完善電子檔案的硬件系統(tǒng)而言，相關(guān)部門須加大對硬件系統(tǒng)的建設(shè)投入力度，不斷改善計算機基礎(chǔ)設(shè)施的配置水平，有效保護電子檔案信息安全。而對于計算機的相關(guān)軟件而言，相關(guān)部門應(yīng)事先對計算機系統(tǒng)或者軟件進行殺毒處理，避免因病毒侵入造成檔案文件的破壞。在電子檔案建設(shè)過程中，相關(guān)部門應(yīng)不斷對工作人員進行風(fēng)險教育，使操作人員熟悉檔案建設(shè)過程中容易遭受的各類風(fēng)險，有效改善電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)境，盡早做好安全防范措施，提高電子檔案建設(shè)的安全性

（二）加大檔案建設(shè)部門的內(nèi)部監(jiān)管力度

相關(guān)部門在建設(shè)電子檔案過程中，應(yīng)加大電子檔案建設(shè)的監(jiān)管力度。這主要可以從電子檔案建設(shè)的操作流程和相關(guān)操作人員兩方面著手進行。對工作流程來說，相關(guān)部門應(yīng)注重電子檔案建設(shè)各個操作流程的監(jiān)管，為各個環(huán)節(jié)營造良好的操作環(huán)境，保障各環(huán)節(jié)的銜接性。對檔案工作人員來說，相關(guān)部門應(yīng)落實每個工作人員的職責(zé)，并對其進行有效監(jiān)督，提高員工對操作環(huán)節(jié)的重視度，最終實現(xiàn)電子檔案建設(shè)工作的連續(xù)性。此外，對于保密性極強的檔案，相關(guān)部門應(yīng)聘請專業(yè)人員進行操作，并結(jié)合科學(xué)的操作流程，對各個操作環(huán)節(jié)進行嚴格監(jiān)控，在最大程度上防范內(nèi)部監(jiān)管不力帶來的潛在風(fēng)險。

（三）建立維護電子檔案信息的屏障

實現(xiàn)電子檔案信息永久存儲是加快電子檔案建設(shè)的重要條件。具體而言，相關(guān)部門應(yīng)利用主機數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)、身份認證技術(shù)、訪問控制技術(shù)、身份認證技術(shù)、路由器安全技術(shù)和防火墻技術(shù)等一系列安全防護技術(shù)，對電子檔案信息進行有效管理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性與安全性。相關(guān)部門還應(yīng)對建立的檔案信息進行備份，防止電子檔案破壞和刪除等情況，例如，通過定期冷備份、異地備份、雙機數(shù)據(jù)熱備份、光盤備份和磁帶備份等技術(shù)，及時存儲已有的檔案信息，滿足電子檔案信息長期保存的要求，更好地應(yīng)對電子檔案信息面臨的各種風(fēng)險。

（四）全程管理電子檔案文件

計算機能夠?qū)﹄娮訖n案中的一些文件進行自動收集與保存，使電子檔案建設(shè)在文件管理過程中存在諸多不安全因素。因此，建立電子檔案過程中，相關(guān)部門應(yīng)全程管理電子檔案的相關(guān)文件，確保電子檔案文件的有效性與安全性。針對一些不具備正式文件功能的草稿類文件，尤其應(yīng)及時刪除，避免因后期識別不明而造成文件混亂存放，阻礙電子檔案建立的進程。而針對建立電子檔案的原稿類文件，應(yīng)進行收集與保留，并做好標(biāo)記，為后期電子文件的識別提供參考。針對建立電子檔案前期涉及的一些紙質(zhì)類文件，人們應(yīng)進行拷貝和掃描處理，并制成微縮品，若電子文件丟失，還可利用這些文件進行文件復(fù)原，為電子檔案的建立起到輔助作用。

（五）加快構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫

建立電子檔案之后，要進行電子文件的歸檔與儲存，而電子檔案數(shù)據(jù)庫剛好發(fā)揮著文件信息儲存、共享與利用作用。因此，相關(guān)檔案部門應(yīng)加快構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高電子檔案信息挖掘與利用效率。這要求在原有電子檔案信息的基礎(chǔ)上，加快構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，充分挖掘檔案信息，高效利用具有檔案建設(shè)價值的數(shù)據(jù)，推進電子檔案建設(shè)進程。相關(guān)部門應(yīng)以電子檔案大數(shù)據(jù)為基準，充分考慮計算機的運行環(huán)境、兼容性等因素的影響，建立技術(shù)先進、兼容性較大的電子檔案數(shù)據(jù)庫，全面收集電子檔案信息，為后期檔案數(shù)據(jù)共享奠定良好基礎(chǔ)。

[1]童云.關(guān)于電子檔案風(fēng)險防范與控制的思考[J].金陵科技學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2008,(3).

[2]劉迎春.高校紙質(zhì)檔案和電子檔案建設(shè)研究[J].才智,2011,(18).

[3]張淑芳.淺議“大數(shù)據(jù)”時代下的電子檔案建設(shè)趨勢[J].檔案管理,2013,(6).

[4]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風(fēng)險及防范措施[J].商情,2013,(24).

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1005-9652（2017）03-0066-03

（責(zé)任編輯：虞志堅）

白海珍（1970-），女，內(nèi)蒙古呼和浩特人，內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)館員，研究方向：檔案管理。