文 / 陳清

圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密性與開放性的均衡化

文 / 陳清

當(dāng)前圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密性與開放性的均衡化存在諸多問題，主要表現(xiàn)為重視程度不足、技術(shù)水平限制及管理模式傳統(tǒng)。各級(jí)圖書館需要加強(qiáng)檔案分級(jí)與制度建設(shè)，嚴(yán)格落實(shí)宣傳與監(jiān)督工作，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理并推動(dòng)管理理念和監(jiān)督手段的創(chuàng)新。

圖書館；歷史檔案情報(bào)信息；保密性；開放性；均衡化

檔案是對(duì)歷史信息的忠實(shí)記錄。它對(duì)于了解歷史真相并獲取歷史資料有著重要的作用。近年來，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國檔案資源的利用率不斷提高，圖書館檔案管理理念與模式亦不斷進(jìn)步。歷史檔案情報(bào)信息作為圖書館重要的檔案資源，本身具有一定的特殊性，做好歷史檔案情報(bào)信息的保密工作意義重大。長期以來，我國檔案鑒定開放工作始終滯后，現(xiàn)有各級(jí)圖書館的館藏檔案開放數(shù)量占比極低，絕大多數(shù)的館藏檔案信息資源長期沉睡，尤其是歷史檔案情報(bào)信息更甚，致使這些館藏檔案信息資源價(jià)值大打折扣，極大限制了圖書館知識(shí)服務(wù)水平。為此，圖書館必須在確保歷史檔案情報(bào)信息保密性的同時(shí)，通過相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制賦予其開放性，通過保密性和開放性的均衡化，發(fā)揮歷史檔案情報(bào)信息的應(yīng)用價(jià)值，提高圖書館的知識(shí)服務(wù)水平。

一、均衡圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密性與開放性的必要性

做好圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密工作的必要性主要體現(xiàn)于兩個(gè)方面。其一，歷史檔案情報(bào)信息內(nèi)容豐富，不僅有對(duì)史實(shí)的記錄，而且涉及到科學(xué)、文衛(wèi)、政治等方面。在對(duì)這些信息進(jìn)行處理的過程中難免涉及到隱私權(quán)、著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的問題，更可能牽涉到國家安全與國家利益。一旦歷史檔案情報(bào)信息外泄，很有可能導(dǎo)致相關(guān)方利益受到侵害，甚至可能對(duì)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、公共安全等造成嚴(yán)重不良影響[1]。可見，做好歷史檔案情報(bào)信息的保密性工作，實(shí)為避免不良影響并維護(hù)各方利益的根本舉措。其二，歷史檔案情報(bào)信息反映的是真實(shí)、客觀的信息資料，包含了大量的真實(shí)案例、客觀憑證、原始資料等。這些信息的存在，既能夠?qū)^往事實(shí)提供依據(jù)，又可以對(duì)未來提供參考，增加實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)事件的走向往往起著決定性的作用。若保密工作不到位，則可能導(dǎo)致一些絕密歷史檔案情報(bào)信息外泄進(jìn)而被有心篡改，偏離事實(shí)，打破競爭的公平性。

歷史檔案情報(bào)信息作為圖書館重要的檔案資源，其存在自有相應(yīng)的價(jià)值。然而，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)于各類檔案信息的依賴程度越來越高，成為推動(dòng)社會(huì)檔案事業(yè)良好發(fā)展的主要?jiǎng)恿?。檔案管理工作的根本目的是為了更好地服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。問題在于，我國檔案鑒定開放工作長期滯后，絕大多數(shù)的館藏檔案信息資源長期沉睡，大大限制了圖書館知識(shí)服務(wù)水平。尤其是歷史檔案情報(bào)信息，更關(guān)乎科學(xué)、文衛(wèi)、政治等多方面，做好保密工作意義重大。但僅重視“保密”而忽視開放機(jī)制建設(shè)，勢必會(huì)將這些信息“封死”，難以在相應(yīng)領(lǐng)域發(fā)揮出其應(yīng)有的利用價(jià)值。只有通過開放機(jī)制的完善并輔以有效監(jiān)督，兼顧保密性和開放性，才是實(shí)現(xiàn)歷史檔案情報(bào)信息價(jià)值的必然選擇。

二、圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密性與開放性的不均衡現(xiàn)狀

（一）缺乏正確認(rèn)識(shí)，人員素質(zhì)欠缺

隨著檔案資源開發(fā)程度的不斷加深，圖書館檔案信息保密方面的問題也愈發(fā)嚴(yán)重，很多弊端在檔案資源開發(fā)過程中逐漸暴露[2]。首先，忽視檔案保密的重要性，對(duì)歷史檔案情報(bào)信息價(jià)值缺乏明確的認(rèn)識(shí)。很多館員表示自己沒有意識(shí)到歷史檔案情報(bào)信息的重要性，不清楚檔案信息外泄可能產(chǎn)生的后果，且不熟悉保密條款，甚至不了解檔案的保密等級(jí)。其次，圖書館檔案管理工作對(duì)員工的知識(shí)儲(chǔ)備有著較高的要求，歷史檔案情報(bào)信息保密工作需要相關(guān)工作人員熟悉法律法規(guī)、掌握行業(yè)知識(shí)并具備管理技能。但實(shí)際上能夠達(dá)到要求的工作人員很少。再次，責(zé)任意識(shí)是影響保密工作的關(guān)鍵，工作人員只有在思想上樹立高度的責(zé)任意識(shí)，才能在實(shí)際工作中更有效地約束自己的行為。

（二）情況層出不窮，技術(shù)難度增加

圖書館實(shí)施信息化改革已取得了較為顯著的成果，帶動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，提升了檔案管理的效率，深化了檔案資源的利用率。與此同時(shí)，這又增加了檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)，加大了檔案安全保障的難度。首先，信息化本身即存在天然的安全性缺陷，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性眾所周知，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，不法分子即能夠找到攻擊途徑甚至直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫對(duì)信息進(jìn)行非法操作，弱化歷史檔案情報(bào)信息安全性。其次，當(dāng)前圖書館很多信息化系統(tǒng)都需要依靠第三方支持，然而多數(shù)圖書館卻缺乏技術(shù)支持且沒有專業(yè)的人才從事該方面的工作，技術(shù)層面的短板極容易留下被黑客、病毒襲擊的隱患。最后，圖書館對(duì)絕密檔案的保護(hù)力度不足，無法保證技術(shù)操作的針對(duì)性，一旦出現(xiàn)問題將無法對(duì)該部分檔案進(jìn)行特殊保護(hù)[3]。受此牽制，我國圖書館歷史檔案情報(bào)信息的開放機(jī)制建設(shè)長期受阻。開放機(jī)制技術(shù)層面的建設(shè)始終落后于問題的出現(xiàn)，開放機(jī)制的構(gòu)建勢必會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）管理模式陳舊，缺乏有效監(jiān)督

隨著數(shù)字化圖書館的普及，信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的支持力度有了明顯的提升，如今線上檔案管理成為主流。但在實(shí)際工作中，仍不能忽視實(shí)體檔案資料的保存與管理。這些實(shí)體檔案資料在學(xué)術(shù)、歷史、政治等方面仍具有重要的意義，很多歷史檔案已經(jīng)成為文物，肩負(fù)巨大的歷史使命。如果僅注重線上檔案資源的維護(hù)而忽視實(shí)體檔案的管理，無疑會(huì)增加歷史檔案情報(bào)信息外泄的概率?，F(xiàn)存的主要問題在于，很多圖書館對(duì)于歷史檔案情報(bào)信息的管理依然采用傳統(tǒng)的實(shí)體資源管理模式，即便能夠順應(yīng)時(shí)代的需求而通過信息化技術(shù)逐步開放，但相關(guān)監(jiān)督機(jī)制卻一直不夠完善，不利于歷史檔案情報(bào)信息的保密性建設(shè)，更無法對(duì)信息架構(gòu)開放渠道的安全性負(fù)責(zé)，其結(jié)果要么是信息利用率極低，要么是傳播泄露范圍不斷擴(kuò)大，形成極端狀況，難以有效均衡信息的保密性和開放性。

三、圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密性與開放機(jī)制的均衡化策略

（一）實(shí)施檔案分級(jí)，強(qiáng)化制度建設(shè)

實(shí)現(xiàn)圖書館歷史檔案情報(bào)信息保密性和開放性的均衡化，關(guān)鍵在于強(qiáng)化制度建設(shè)，通過新制度的完善來彌補(bǔ)圖書館保密工作的不足，提高監(jiān)督工作的規(guī)范性和可操作性。首先，圖書館要對(duì)檔案資料進(jìn)行梳理分級(jí)，無論是線上管理還是線下管理，都要明確不同檔案資料的保密等級(jí)，并以此為依據(jù)對(duì)歷史檔案情報(bào)信息進(jìn)行針對(duì)性保密處理。為保證制度的順利建設(shè)與完善，圖書館應(yīng)設(shè)置專門的監(jiān)督團(tuán)隊(duì)對(duì)工作進(jìn)行核查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理出現(xiàn)問題就及時(shí)指出，根據(jù)制度條款對(duì)責(zé)任人員進(jìn)行處理。其次，設(shè)立監(jiān)督制度，明確監(jiān)督內(nèi)容及范圍，并賦予監(jiān)督人員以更大的權(quán)利，確保問題解決的時(shí)效性。需要注意的是，監(jiān)督對(duì)象和監(jiān)督內(nèi)容都不應(yīng)局限于圖書館內(nèi)部，而應(yīng)涉及圖書館工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，圖書館工作人員和服務(wù)對(duì)象等都應(yīng)成為監(jiān)督的目標(biāo)，并將監(jiān)督工作延伸到閱讀、外借、復(fù)制等多方面。最后，要根據(jù)國家法律法規(guī)，在合理范圍內(nèi)設(shè)置懲處制度，對(duì)竊取、篡改、外泄等行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如涉及到法律問題則提交相關(guān)部門解決。

（二）落實(shí)宣傳工作，實(shí)現(xiàn)全員監(jiān)督

保護(hù)圖書館歷史檔案情報(bào)信息安全，兼顧保密性和開放性，是當(dāng)今圖書館全員的責(zé)任。在完善開放機(jī)制的過程中，圖書館除了要從制度方面加強(qiáng)建設(shè)并打造專業(yè)化監(jiān)管隊(duì)伍外，還要重點(diǎn)做好保密思想的宣傳，鼓勵(lì)圖書館內(nèi)所有工作人員都參與到監(jiān)督工作的實(shí)踐之中。首先，圖書館應(yīng)組織內(nèi)部員工展開學(xué)習(xí)，普及保密工作的方法和重要性，讓工作人員知曉歷史檔案情報(bào)信息外泄可能產(chǎn)生的不良后果以及要承擔(dān)的法律責(zé)任，提高工作人員對(duì)保密工作的重視程度。其次，建立內(nèi)部監(jiān)督渠道，鼓勵(lì)工作人員通過監(jiān)督渠道向監(jiān)督部門積極反饋各類問題，以此提升發(fā)現(xiàn)問題的主動(dòng)性。對(duì)為歷史檔案情報(bào)信息保護(hù)做出重大貢獻(xiàn)的工作人員應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。再次，創(chuàng)設(shè)良好的監(jiān)督氛圍，深化工作人員對(duì)監(jiān)督制度的了解，為檔案情報(bào)信息開放機(jī)制建設(shè)提供可靠依據(jù)，同時(shí)做好普法宣傳工作，保證內(nèi)部工作人員懂法、守法[4]。

（三）強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，搞好檔案存放

圖書館檔案資料眾多，囿于館員素質(zhì)與工作能力等限制，部分圖書館檔案管理較為混亂，檔案隨意放置問題可見于大部分圖書館當(dāng)中，檔案丟失不全等問題也屢見不鮮。在這種情況下，圖書館為了完善開放機(jī)制，有必要從基礎(chǔ)管理入手。首先，要對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行統(tǒng)一化整理，細(xì)化分類、編碼、排列等工作，無論是線上還是線下，都要保障檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，以便于管理人員在管理的過程中能夠快速找到目標(biāo)檔案，并對(duì)檔案信息進(jìn)行核實(shí)。其次，要提高對(duì)實(shí)體檔案存放的重視程度，在監(jiān)督管理機(jī)制中增加對(duì)原始檔案存放的監(jiān)督內(nèi)容，包括存放空間的安全性、科學(xué)性等，最大程度降低原始檔案存放過程中損毀、泄密等問題的發(fā)生率。

（四）創(chuàng)新監(jiān)督手段，革新管理理念

信息技術(shù)的進(jìn)步催生了監(jiān)督手段的現(xiàn)代化，也對(duì)圖書館歷史檔案情報(bào)信息開放機(jī)制的構(gòu)建提出了更高的要求。圖書館在實(shí)際工作中除了依靠人力監(jiān)督外，還應(yīng)當(dāng)依托信息技術(shù)做好開放性的監(jiān)督管理工作。例如，在檔案存儲(chǔ)室安裝攝像頭并聯(lián)網(wǎng)；針對(duì)絕密檔案設(shè)置報(bào)警裝置，如果有非工作人員進(jìn)入或工作人員進(jìn)行違規(guī)操作則自動(dòng)報(bào)警等。此外，針對(duì)線上保密工作，圖書館應(yīng)在技術(shù)應(yīng)用方面下功夫，或細(xì)分保密檔案的防護(hù)等級(jí)，針對(duì)歷史檔案情報(bào)信息進(jìn)行加密處理；或設(shè)置預(yù)警系統(tǒng)，對(duì)線上檔案信息安全全面監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)非法操作、病毒襲擊、黑客入侵等情況則及時(shí)有效攔截并發(fā)出警報(bào)。為了順應(yīng)現(xiàn)代化監(jiān)督管理模式的要求，圖書館應(yīng)對(duì)自身監(jiān)督管理理念進(jìn)行革新，將信息化與監(jiān)督管理工作融為一體，彌補(bǔ)傳統(tǒng)人力監(jiān)管模式的不足，拓寬監(jiān)管范圍，以此兼顧圖書館歷史檔案情報(bào)信息的保密性和開放性。

[1]符昌慧.基于數(shù)據(jù)采集的互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)個(gè)性化轉(zhuǎn)變[J].山西檔案,2015(3).

[2]王小華.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代圖書館信息服務(wù)淺析[J].出版廣角,2016(2).

[3]李青.檔案安全監(jiān)督管理工作解析[J].中國檔案,2017(9).

[4]于丹.略談在檔案提供利用工作中如何加強(qiáng)保密[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2017(4).

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

G255；G275

A

1005-9652（2017）05-0113-03

陳清（1969-），男，江西南昌人，江西省圖書館副研究員，研究方向：數(shù)字圖書館建設(shè)、云計(jì)算服務(wù)、讀者服務(wù)。