潘曉蓉

摘要： 干部人事檔案工作是干部管理工作的重要內(nèi)容，是選好用準(zhǔn)干部的必要條件。本文根據(jù)目前部分企業(yè)干部檔案管理現(xiàn)狀，分析了檔案管理中存在的問(wèn)題，并以中組部檔案專項(xiàng)審核為契機(jī)，提出完善干部人事檔案功能、提高干部檔案管理水平相關(guān)措施。

Abstract： Cadre personnel file work is an important content of cadre management work， and is the necessary condition to select cadre. Based on the current situation of the cadre file management of some enterprises， this paper analyzes the existing problems in the files management， and puts forward the relevant measures to improve the cadre personnel file function and the management level of the cadre file.

關(guān)鍵詞： 專項(xiàng)審核；干部人事檔案功能；完善措施

Key words： special audit；cadre personnel file function；improvement measures

中圖分類號(hào)：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）17-0017-02

0 引言

干部人事檔案記載了干部的基本信息，反映了組織對(duì)干部的基本評(píng)價(jià)，是組織人事部門考察和選用干部的重要依據(jù)。隨著干部人事制度改革的深化，干部選拔的方式方法有了很大改進(jìn)，但要全面、歷史地了解和考察干部，堅(jiān)持公道正派的選人用人，查閱干部檔案始終是一條最基本的途徑。這是因?yàn)?，干部人事檔案具備特有的信息儲(chǔ)存和證據(jù)功能，能夠動(dòng)態(tài)地記錄干部的政治思想、品德作風(fēng)、個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及主要業(yè)績(jī)等，是組織全面了解干部的第一手資料，同時(shí)也是組織客觀評(píng)價(jià)、正確使用干部的基本憑證和重要參考。

1 干部人事檔案專項(xiàng)審核產(chǎn)生的背景

一段時(shí)間以來(lái)，各地干部人事檔案中年齡越填越小、學(xué)歷越填越高、工齡越填越早的現(xiàn)象屢被曝光，對(duì)社會(huì)造成負(fù)面影響。而從目前實(shí)際情況看，不少企業(yè)干部人事檔案中仍然存在著材料不齊全、不規(guī)范，信息記載不準(zhǔn)確，甚至是涂改造假等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了干部選拔工作的公信力。針對(duì)這些問(wèn)題，中共中央組織部出臺(tái)了相關(guān)文件，組織開展干部檔案專項(xiàng)審核集中整治工作，要求各級(jí)組織人事部門進(jìn)一步加強(qiáng)干部檔案從嚴(yán)管理，對(duì)干部人事檔案工作提出了更新更高的要求。

2 專項(xiàng)審核指出的干部人事檔案管理問(wèn)題

第一，一些企業(yè)對(duì)干部檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。具體表現(xiàn)在：一是檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有按要求配備專職檔案管理人員，管檔人員多是身兼數(shù)職，難以將主要精力用于檔案工作，致使檔案工作常?！白屛弧庇谄渌麡I(yè)務(wù)工作，存在滯后性。二是檔案管理場(chǎng)所不達(dá)標(biāo)，檔案室硬件設(shè)施配備不齊全，檔案保管條件比較落后。三是檔案管理人員更換頻繁，隊(duì)伍不穩(wěn)定，綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力有待加強(qiáng)。四是檔案管理基礎(chǔ)薄弱，相關(guān)制度還不健全。

第二，檔案材料缺失嚴(yán)重，檔案宗卷質(zhì)量不高。具體表現(xiàn)在：一是檔案材料收集不全、材料不完整。如干部任免審批表、干部考察材料、審計(jì)材料、獎(jiǎng)懲材料等重要?dú)w檔資料缺失嚴(yán)重，影響了干部檔案的查閱使用。二是檔案材料不完整。如干部履歷表中本人沒(méi)有簽名，考察材料無(wú)落款，審批組織沒(méi)有蓋章等等，造成材料失去原有價(jià)值。三是檔案材料沒(méi)有按要求及時(shí)歸檔和分類整理，沒(méi)有形成完整有序、規(guī)范的、高質(zhì)量的檔案宗卷。

第三，干部的“三齡二歷”問(wèn)題較為突出，尤其是出生時(shí)間和學(xué)歷，出現(xiàn)前后記載不一致甚至是涂改造假現(xiàn)象，干部檔案材料的真實(shí)性及信息準(zhǔn)確性亟需加強(qiáng)。

第四，檔案數(shù)字化管理滯后。目前，多數(shù)企業(yè)干部人事檔案僅局限于紙質(zhì)材料，日常干部人事檔案的提供利用也主要是以實(shí)體檔案為主，缺乏完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)或?qū)ｉT的管理軟件。雖然實(shí)體檔案能直觀的反映出干部的個(gè)人信息，但由于使用時(shí)需調(diào)取、翻閱、查找相關(guān)內(nèi)容，加大了工作時(shí)間及難度，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率降低，同時(shí)也不利于紙質(zhì)檔案材料的保護(hù)。

3 干部人事檔案管理功能完善措施

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理理念

思想決定行動(dòng)。現(xiàn)代企業(yè)要想真正做好干部檔案工作，就必須從思想上高度重視。要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想更新觀念，正確認(rèn)識(shí)到干部檔案對(duì)組織和個(gè)人的重要性，堅(jiān)持把干部檔案管理納入企業(yè)重要的工作日程，并作為一項(xiàng)常規(guī)性工作來(lái)抓，堅(jiān)決杜絕“說(shuō)起來(lái)重要、抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象；要加強(qiáng)干部檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大人力物力投入，配齊配強(qiáng)硬件設(shè)備，確保檔案材料的安全；要強(qiáng)化干部檔案管理隊(duì)伍，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)把入口，選派政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的黨員干部從事檔案管理工作，并根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)充實(shí)力量、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及工作水平，保持隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定；要建立健全干部檔案制度，嚴(yán)格日常管理，完善工作機(jī)制，使干部檔案在材料收集、整理、查借閱、轉(zhuǎn)遞等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依，逐步實(shí)現(xiàn)干部檔案的制度化、規(guī)范化管理。

3.2 從嚴(yán)管檔，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

真實(shí)性和準(zhǔn)確性是干部檔案的靈魂，也是維護(hù)干部工作嚴(yán)肅性的基本保證。企業(yè)的組織人事部門，可根據(jù)實(shí)際工作需要，隨時(shí)對(duì)干部檔案進(jìn)行集中審核，并在審核過(guò)程中注意以下幾點(diǎn)：首先，要增強(qiáng)審核人員的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，嚴(yán)格按照政策規(guī)定和程序要求辦事，堅(jiān)持原則、從嚴(yán)把關(guān)，切實(shí)維護(hù)檔案審核工作的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。其次，可借助審核工作對(duì)干部檔案進(jìn)行一次全面“體檢”，重點(diǎn)核實(shí)干部的“三齡二歷一身份”，通過(guò)檔案初審、問(wèn)題匯總、材料調(diào)查、組織把關(guān)等方法，真正查實(shí)核準(zhǔn)干部檔案信息。同時(shí)，對(duì)于“三齡二歷”等信息記載不一致或存在涂改現(xiàn)象的，要以相關(guān)政策法規(guī)為依據(jù)，本著尊重歷史、尊重事實(shí)的原則，認(rèn)真查閱原始資料，多方調(diào)查核實(shí)后重新給予認(rèn)定。再次，要加強(qiáng)干部檔案相關(guān)法律制度建設(shè)，強(qiáng)化干部檔案工作流程和監(jiān)管環(huán)節(jié)，營(yíng)造風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境。最后，要建立檔案審核的長(zhǎng)效機(jī)制，做到檔案材料“凡進(jìn)必審”，嚴(yán)把檔案材料的“真實(shí)關(guān)”、“準(zhǔn)確關(guān)”和“質(zhì)量關(guān)”，以確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.3 動(dòng)態(tài)管檔，提升檔案信息的充實(shí)性和完整性

為保證干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的充實(shí)性和完整性，檔案管理部門要與形成檔案材料的相關(guān)部門，建立材料收集聯(lián)系制度及移交機(jī)制，定期或不定期地向有關(guān)部門和干部本人收集材料，使檔案材料的收集做到經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化，確保干部檔案信息時(shí)刻處于動(dòng)態(tài)的更新當(dāng)中。同時(shí)，檔案管理部門要做好檔案材料的接收登記工作，對(duì)于缺少的檔案材料，要及時(shí)查詢、找補(bǔ)；對(duì)于能體現(xiàn)干部個(gè)人能力素質(zhì)及個(gè)性特點(diǎn)的材料，更要積極收集，以此加強(qiáng)個(gè)性化的檔案信息建設(shè)。

比如：在形成管理型干部的檔案信息時(shí)，可以將其工作風(fēng)格、群眾認(rèn)可度等信息記錄在檔案相應(yīng)材料中；而對(duì)于技術(shù)型干部而言，可將其學(xué)術(shù)研究與技術(shù)推廣成果等材料進(jìn)行歸檔，有效提升干部人事檔案信息的完整性與多樣性[3]。

3.4 大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)代企業(yè)中，要想提高檔案管理人員的工作效率，就不能僅僅采用依靠業(yè)務(wù)人員手工操作檔案這種傳統(tǒng)的模式來(lái)管理檔案，而應(yīng)在條件允許的情況下，利用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，開發(fā)適應(yīng)性較強(qiáng)的干部檔案系統(tǒng)或?qū)ｉT的管理軟件，以達(dá)到高效工作的目的。首先，企業(yè)管理者應(yīng)樹立正確的數(shù)字化管理理念，加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)投入，依靠研發(fā)人員積極建設(shè)干部檔案管理系統(tǒng)。其次，檔案管理部門要以高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案為基礎(chǔ)資料，運(yùn)用數(shù)字化計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)錄入與審查。再次，檔案管理人員可通過(guò)高速掃描儀器將文本檔案按照原貌轉(zhuǎn)換成圖像文件，并編制目錄索引，同時(shí)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)構(gòu)建完善的檔案目錄結(jié)構(gòu)及強(qiáng)大的檢索功能，保證數(shù)字化檔案管理工作的便捷性與有效性。最后，檔案管理人員還要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行備份處理，避免出現(xiàn)材料受損或造假的現(xiàn)象，有效提升了信息資源的安全性[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

本文將中組部檔案專項(xiàng)審核作為契機(jī)，全面分析了干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出幾點(diǎn)問(wèn)題的解決措施，以期現(xiàn)代企業(yè)干部檔案管理部門可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，提高檔案管理整體水平。

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