馬美玲

摘 要：會計檔案在經濟活動中作用較大，尤其是在經濟發(fā)展的新時期，會計檔案的重要性愈發(fā)明顯。科學的會計檔案管理，可以為相關人員提供經濟形勢研究的依據，減少違法行為的發(fā)生，可以為重大經濟決策提供參考，還可以規(guī)范資金的使用，使其產生更大的效益。所以，要加強會計檔案管理，提高重視程度，降低經濟活動中的風險，服務于經濟建設。

關鍵詞：會計檔案；經濟活動；經濟風險

中圖分類號：F23 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）14-0153-02

會計檔案是對經濟單位經營與管理合法性進行評價時的依據，與此同時，做好會計檔案的管理，還可以促進資產的保值和增值，減少資金使用風險，增強決策的合理性，是在國民經濟發(fā)展過程中，加強管理、有效監(jiān)督、合理自查的關鍵手段。尤其是市場經濟時代的到來，會計檔案的地位日益提高，相關的憑證、條件和依據等方面所發(fā)揮出的實際價值也在不斷加大，所以，要做好會計檔案的管理工作，這是發(fā)展的需要，也是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的關鍵。

一、會計檔案解讀

（一）會計檔案的含義

會計檔案屬于檔案管理中的一種，主要包括會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)資料，是一種對經濟業(yè)務情況進行反映和記錄的證據和史料。相對來講，會計檔案更加專業(yè)和精準，在各單位中較為重要，除了經濟意義以外，還可以通過其對一些財務違紀行為進行檢查，減少一些違法行為的發(fā)生。從宏觀意義上來講，會計檔案可以為國家提供整體上的經濟決策依據；從微觀上來講，是提升財務會計崗位和行業(yè)職業(yè)素質的有效途徑。

（二）會計檔案的特點

會計檔案具有自身的特殊性，與一些文書檔案和科技檔案相比，會計檔案的特點主要表現(xiàn)為以下方面：第一是會計檔案的形成范圍相對較廣，會計檔案涉及到的領域較多，和各個方面都有一定的關聯(lián)性，其中反映的問題包含經濟活動中的各項內容，普遍性較強[1]。除此之外，會計檔案涉及到的數(shù)據較多，所以實體的檔案數(shù)量龐大。第二是會計檔案的類別較為穩(wěn)定。在實際工作當中，會計的類別較多，比如說商業(yè)會計、工業(yè)會計、預算會計、銀行會計等等，但是核算方法、相應的核算材料組成、工作程序和原則等等大體相同，所以會計檔案的內容成分具有共性，相對穩(wěn)定，便于進行分類和歸集，為管理提供了便利條件。第三是外在形式多樣化。會計檔案的形式受其專業(yè)性質的影響較為多樣，而會計憑證更是形式多樣，所以在進行會計檔案管理時不能按照普通的檔案管理辦法來執(zhí)行，要根據實際情況，進行針對性的管理。

二、會計檔案在經濟活動中的作用

會計檔案在經濟活動中作用顯著，隨著會計檔案研究的不斷深入、管理水平的不斷提升和重視程度的不斷提高，所發(fā)揮的作用也在不斷增加。經過總結，筆者認為其主要作用有以下幾點。

（一）會計檔案可以為宏觀經濟管理和決策提供完整的、準確的信息

在實際應用當中，會計憑證是一種對經濟業(yè)務完成情況的反映，相關的信息是各單位經濟活動的原始資料，這一資料反映的更加全面、真實和客觀。除此之外，還可以對經濟活動進行有效的監(jiān)督，使其順利進行。會計賬簿可以對資金的使用和來源、資產的增值和折舊、現(xiàn)金流情況和經濟的增減變化等進行詳細的記錄，是宏觀經濟核算資料保存時的主要工具，更加全面系統(tǒng)[2]。企事業(yè)單位、機關和其他經濟組織可以通過會計報表進行生產經營活動全狀態(tài)的描述，有利于經濟核算工作的開展、經營管理水平的提升和國家整體上的制衡，作用顯著。

會計檔案在國民經濟發(fā)展過程中意義重大，是國民經濟核算體系的關鍵組成部分，從科學的戰(zhàn)略目標制定到實際運行過程的真實反映再到最終盈利狀態(tài)的評估，可謂無處不在。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的發(fā)展，必須要進行有效的內部管控，盡量地降低成本，提高效益，通過合理的經濟策略的建立來實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標，這個過程要做好會計檔案管理工作，根據價值性較強的會計信息進行發(fā)展情形的預測，對行業(yè)態(tài)勢進行準確的了解，增強企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。除此之外，會計檔案管理也是企業(yè)內部控制中的重要環(huán)節(jié)，為了增強企業(yè)內部控制的能力，對會計檔案的管理也要提高重視，這是相關工作人員的責任和使命，也是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

（二）會計檔案可以為微觀經濟管理提供所需的原始數(shù)據

會計檔案所包含的信息量較大，是相關單位或經濟組織所完成的經濟活動的綜合反映，并對其實現(xiàn)了過程和結果的整體記錄。在市場經濟時代，要求管理要走精細化路線，所以單位必須要提升內部的微觀經濟管理水平，有效的利用會計檔案中的相關信息，進行對比、分析、總結，然后合理預測，得出針對性的決策和措施，完成預期目標。在這一過程中可以通過會計檔案進行費用收支情況的了解，比如哪些屬于固定性費用、哪些是額外增加的費用、哪些是彈性開支等等，這樣就更加精準，為微觀經濟管理提供了價值性較強的信息，符合現(xiàn)代化管理理念。

（三）會計檔案在成本控制中所發(fā)揮的作用具有不可替代性

加強成本管理，增強企業(yè)效益，是當今企業(yè)管理中的核心話題。企業(yè)內部的審計部門為了保證業(yè)務活動可以高效運行，資源實現(xiàn)優(yōu)化配置，增強資產的安全性，及時地對會計資料進行核查，保證數(shù)據的真實、準確、合規(guī)、無遺漏。在這一過程中，需要會計檔案為其提供相應的數(shù)據，從生產環(huán)節(jié)、業(yè)務環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)和管理環(huán)節(jié)等各方面獲取相應的信息，作為審查時的依據[3]。與此同時，這也促進了企業(yè)管理的改革和創(chuàng)新，成為了企業(yè)信息化管理的建設基礎，擁有大量的數(shù)據，客觀、真實、價值性強，為經營策略的制定和成本預算提供了前瞻性建議，有利于企業(yè)對成本費用的控制和分析，及時做出調整，減少不必要的開支，增強資金的使用價值，降低資金的使用風險，效果明顯。

（四）會計檔案增強了國家財產的保護，有效地打擊了經濟犯罪

會計檔案對實際的經濟活動做出了全面的記錄，其中包含的數(shù)據和信息完整、連續(xù)、系統(tǒng)且真實，這樣一來，相關部門在進行經濟活動審查時就有了強有力的依據，對其是否按照相關政策、制度、法令和市場管理要求進行操作有了評定的證據，對一些違法犯罪行為增強了查處和管制。會計檔案在審計部門中應用較多，成為了最直接的書面考察憑證。比如會計檔案在對經濟活動進行記錄時，可以通過價值指標進行貨幣監(jiān)督，還可以進行實物監(jiān)督，對非貨幣資產的使用、存放、購進和領取等，在會計檔案的相關賬本中都會進行詳細的記錄，據此，相關人員可以進行定期盤點，這樣有利于對國家財產和集體財產的有效管控，維護財產安全。

（五）會計檔案為研究地方的財政情況、經濟發(fā)展情況提供了珍貴的史料

人類社會的發(fā)展要留有歷史的記憶，每個地方都會進行地方志的編撰，所以在編撰時要依賴相關的史料為其提供真實可靠的信息。這時，會計檔案作為編撰金融、經濟發(fā)展、相關建設方面的主要參考資料，地位顯著，不可或缺。除此之外，在企業(yè)進行財務、發(fā)展和管理等方面的研究時，也要依賴于會計檔案，這是大數(shù)據分析和管理中的重要依據，更是信息化時代的要求。比如說，一個做風投方面的企業(yè)可以根據相關的會計檔案進行行業(yè)和項目的發(fā)展分析，根據不同環(huán)境下的不同發(fā)展趨勢來確定決策的合理性，通過成本和效益的預算進行風險的準確評估，保證投資的效益最大化。

三、會計檔案管理的相關措施

會計檔案對經濟管理起到了積極的作用，所以要提高會計檔案管理的水平，來更好地服務于經濟建設。

（一）加強相關的部門和管理人員對會計檔案管理的重視

首先要聘請一些專業(yè)的人士對會計檔案的重要性進行講解，從會計檔案的價值、作用、現(xiàn)實意義和發(fā)展趨勢來論述，增強相關人員對價值檔案的重視程度。其次是從法律法規(guī)的角度來講解會計檔案管理工作的重要性，增強對相關管理人員的約束。再次是將會計檔案的管理提升到發(fā)展的戰(zhàn)略高度，并對其做出相應的發(fā)展規(guī)劃。最后是對會計檔案的管理要建立相應的檢查機制，采取定期檢查和不定期抽查的方式，增強會計檔案管理工作的實際效果[4]。

（二）加強專業(yè)水平的提升

首先是要對會計檔案管理人員進行專業(yè)管理素質的培訓，提升會計檔案管理能力，聘請一些專家進行相關理論和實踐操作方面的講解，還可以通過討論的方式進行管理時的問題討論和創(chuàng)新意見的提出，進行相關的經驗分享，提升管理水平；其次是要建立科學的激勵政策，對管理中的佼佼者進行獎勵，提高會計檔案管理人員工作熱情。

（三）建立科學合理的會計檔案管理制度

首先是會計檔案管理體系建立的要規(guī)范。根據單位的實際情況進行體系的建立，建立過程中要保證流程規(guī)范，職責劃分明確，不存在工作漏洞。其次是工作權利分配要合理。既要保證一定的制衡性又要有一定的獨立性，二者要兼顧，這樣才能在不影響工作效率的前提下提高工作的透明度，避免一些謊報、瞞報和漏報的情況發(fā)生，使檔案信息真實可靠。最后是要引進一些先進的管理設備，來提高管理效率和質量，實現(xiàn)智能化管理與人工管理相結合的模式。

結語

在經濟快速發(fā)展的過程中，會計檔案的作用與日俱增，相關的工作人員要重視對會計檔案的管理與使用，從管理制度、管理人員、管理方法、管理態(tài)度等多方面來提升會計檔案的管理水平。只有這樣，才能更好服務于經濟建設，應對市場經濟形勢帶來的風險與挑戰(zhàn)。

參考文獻：

[1] 蒲曉芳.財務會計檔案管理中存在的問題和對策探討[J].科研，2016，（8）：324-325.

[2] 梁榮新，蔣知瑞.淺談會計檔案在經濟活動中的積極作用[J].黑龍江檔案，2010，（3）：68.

[3] 孫瑩，張立軍，張大川.會計檔案管理工作分析[J].現(xiàn)代商貿工業(yè)，2014，（22）：119-120.

[4] 王航.會計檔案管理中的問題及對策分析[J].蘭臺內外，2013，（1）：56-57.

[責任編輯 興 華]