何永斌

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理的方式也越來(lái)越先進(jìn)，計(jì)算機(jī)的信息技術(shù)在檔案管理方面開(kāi)始被廣泛應(yīng)用，檔案的信息化管理理所當(dāng)然的成為這一行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。這種方式的使用，讓人們開(kāi)始把文本檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這樣使人們的工作效率得以大大提升，也使檔案管理工作質(zhì)量更高。但是網(wǎng)絡(luò)的不安全因素也為檔案管理帶來(lái)了很多安全隱患，為了加強(qiáng)檔案管理的安全性，我們工作人員必須學(xué)會(huì)采取有效措施進(jìn)行處理和防范。本篇文章主要針對(duì)檔案的信息化管理具有的優(yōu)勢(shì)，檔案的信息化管理過(guò)程中存在的安全隱患以及解決和防范這些安全問(wèn)題的途徑進(jìn)行詳細(xì)分析探討，以保證檔案的信息化管理工作的順利開(kāi)展，提高其安全性。

關(guān)鍵詞：信息化管理；檔案；優(yōu)勢(shì)及安全隱患；解決途徑

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，國(guó)家對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，這就需要我們的檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化，并且信息化管理手段越來(lái)越多的被我們?cè)诠ぷ髦惺褂?，于是，?shù)字檔案和電子檔案等方面存在的安全隱患也就越來(lái)越多地?cái)[在我們面前。那么如何才能讓信息化在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，并且做好這項(xiàng)工作中存在的安全防范工作呢？這個(gè)問(wèn)題需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷探索。

1 檔案實(shí)施信息化管理的重要性

利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強(qiáng)了對(duì)檔案的保存，提高了檔案管理工作的效率。詳細(xì)分析其具體作用，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，使檔案信息中的傳遞量和服務(wù)對(duì)象大大增加。實(shí)施信息化管理以后，利用數(shù)字信息進(jìn)行檔案管理，因?yàn)閿?shù)字信息使用的空間小，傳遞過(guò)程中不會(huì)受空間的限制，再利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊等科技手段的支持，用于存儲(chǔ)和管理數(shù)字信息的服務(wù)器的數(shù)量會(huì)明顯增加，服務(wù)對(duì)象的范圍也更加廣泛。

其次，信息化管理的使用充分延續(xù)了使用時(shí)間，能讓檔案信息全天候?yàn)橛脩舴?wù)，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索更加方便快捷，為每個(gè)用戶提供其個(gè)性化檔案信息的了解和查詢。

最后，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的輸送和傳遞優(yōu)勢(shì)更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯(lián)網(wǎng)直接進(jìn)行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復(fù)往返檔案室進(jìn)行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節(jié)約了大量時(shí)間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化進(jìn)行檔案管理的工作中存在的安全隱患問(wèn)題

2.1 實(shí)施信息化進(jìn)行管理的過(guò)程存在安全威脅

檔案采用信息化的管理手段進(jìn)行管理以后，實(shí)現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和網(wǎng)絡(luò)傳遞，這就為信息的安全帶來(lái)了很大的隱患，尤其是一些機(jī)密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來(lái)了很多麻煩。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，致使一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保存檔案信息的計(jì)算機(jī)都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺(tái)的一些因素，如果采取的處理方法不妥，都容易導(dǎo)致電子信息檔案受到損失。

2.2 檔案信息本身存在著一定的安全隱患

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案上邊都有領(lǐng)導(dǎo)的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實(shí)性，自從實(shí)施信息化進(jìn)行管理以后，這些電子數(shù)字檔案很容易被復(fù)制和修改，這些都會(huì)對(duì)檔案的合法性和真實(shí)性帶來(lái)不利影響，使檔案信息的安全面臨著很大的威脅。

2.3 人為的操作失誤造成安全隱患

在電子信息進(jìn)行生成和管理的過(guò)程中，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，安全意識(shí)缺乏以及工作時(shí)的粗心大意，都會(huì)引起操作失誤，直接導(dǎo)致電子檔案信息遺漏和丟失；另外，由于操作過(guò)程中的失誤，對(duì)操作口令的選擇缺乏謹(jǐn)慎認(rèn)真，或者與別人“共享”自己檔案信息的賬號(hào)和密碼，這些行為都會(huì)直接影響電子檔案信息的安全，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。

3 采用有效措施解決對(duì)檔案實(shí)施信息化管理過(guò)程中存在的安全隱患

電子檔案的產(chǎn)生對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響是巨大的，但其存在的安全隱患也不容忽視。為了避免這些安全隱患，使電子檔案呈現(xiàn)出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進(jìn)行改進(jìn)。

3.1 提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及安全意識(shí)

在對(duì)電子檔案的安全問(wèn)題進(jìn)行解決時(shí)，首先應(yīng)注意的就是人為的因素，這也是最容易防范的一個(gè)方面。因此我們有關(guān)部門一定要注意對(duì)檔案管理的工作人員定期進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)檔案有關(guān)保密法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓他們能時(shí)刻具有安全憂患意識(shí)，提高其自身的專業(yè)素質(zhì)。另外，要加強(qiáng)對(duì)這些工作人員的安全管理，進(jìn)一步完善安全管理方面的制度，對(duì)檔案管理人員有一個(gè)制約。同時(shí)，還要在這些管理部門經(jīng)常開(kāi)展計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息化管理等方面的先進(jìn)的科技知識(shí)的培訓(xùn)，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并有效解決問(wèn)題，機(jī)智的應(yīng)對(duì)檔案管理過(guò)程中遇到的安全威脅，從而保證檔案信息的管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 為檔案的信息化管理建立健全的保障體系

為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案服務(wù)素質(zhì)，保障檔案信息安全存在的一個(gè)重要手段。首先，我們應(yīng)該讓管理信息的有關(guān)程序更優(yōu)化，聘請(qǐng)專業(yè)水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的安全性；其次，在這些管理系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，避免系統(tǒng)遭受病毒感染；第三，不能忽視對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，紙質(zhì)檔案是最基本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。

3.3 采取專業(yè)的技術(shù)措施保障各環(huán)節(jié)的安全

專業(yè)的技術(shù)防范手段是保障電子檔案安全最直接、最有效的方式，在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理過(guò)程中可采取的科技手段主要有以下幾種：

首先是對(duì)檔案信息采取加密技術(shù)。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可打開(kāi)，顯示信息的內(nèi)容，這樣的信息相對(duì)來(lái)說(shuō)不容易被非法竊取和閱讀。

其次，在電子檔案管理中實(shí)施簽署技術(shù)。這種技術(shù)主要包括證書(shū)式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術(shù)以后，不僅能證明文件確實(shí)出自作者之手，而且文件內(nèi)容也不容易被被人改動(dòng)。

第三，利用權(quán)限控制的技術(shù)。這種技術(shù)的應(yīng)用，可對(duì)訪問(wèn)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，只有通過(guò)驗(yàn)證以后方可訪問(wèn)檔案信息，隨時(shí)禁止無(wú)關(guān)人員入讀。

第四，采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控技術(shù)。檔案管理工作人員對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻，對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)系統(tǒng)從進(jìn)和出雙方面進(jìn)行甄別和監(jiān)控，預(yù)防不法分子對(duì)檔案信息的訪問(wèn)，同時(shí)也可預(yù)防檔案中機(jī)密信息的非法輸出，切實(shí)保障數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

綜上所述，當(dāng)前社會(huì)中，信息技術(shù)的高速發(fā)展推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步，也改變了我們?nèi)祟惖纳?，但是信息技術(shù)在實(shí)踐工作中不可避免的總會(huì)遇到一些安全隱患，這就需要我們檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高自身工作素質(zhì)，進(jìn)而學(xué)以致用，解決檔案的信息化管理過(guò)程中遇到的安全方面的難題，保障電子檔案信息的安全。

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