劉艷

摘 要：隨著檔案信息化技術(shù)的不斷推廣和應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心逐漸的向檔案管理信息化的建設(shè)全方面轉(zhuǎn)移。本文也主要針對(duì)了檔案管理中信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題和持續(xù)發(fā)展的方向進(jìn)行了深入的分析和研究，并且根據(jù)實(shí)際發(fā)展的情況以及相關(guān)出現(xiàn)和存在的嚴(yán)重的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決措施以及合理的建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理問(wèn)題；信息化建設(shè)

隨著信息化不斷的發(fā)展和進(jìn)步，尤其是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代也要即將來(lái)臨，而對(duì)于我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際情況，檔案事業(yè)必須要逐漸發(fā)展才能合理的適應(yīng)，隨著我國(guó)對(duì)信息技術(shù)的廣泛推廣和應(yīng)用，檔案管理信息化的建設(shè)也向著快速發(fā)展的軌道轉(zhuǎn)移。這些都是我國(guó)信息化時(shí)代的一個(gè)必然的發(fā)展的趨勢(shì)，所以，只有逐漸的對(duì)傳統(tǒng)檔案保管和利用以及檢索的方式進(jìn)行相應(yīng)的改變，及時(shí)的建立健全適合的檔案現(xiàn)代化管理的模式，不僅能夠有效的對(duì)檔案管理工作脫離社會(huì)的情況進(jìn)行避免，還可以相應(yīng)的避免檔案機(jī)構(gòu)變成純粹的博物館式收藏的機(jī)構(gòu)。因此，就必須要跟上我國(guó)信息化建設(shè)以及發(fā)展的腳步，只有這樣，才能夠逐漸的實(shí)現(xiàn)，能夠和檔案管理信息化的建設(shè)有同步的發(fā)展和進(jìn)步，從而也能更好的為施工的生產(chǎn)以及生產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)進(jìn)行全方面的服務(wù)。

1 更新觀念以及加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐

（一） 樹(shù)立檔案管理信息化的意識(shí)

我國(guó)也在逐步的推動(dòng)著檔案管理信息化的建設(shè)，館藏紙質(zhì)以及其他類(lèi)型載體檔案的數(shù)字化的工作，并且在檔案管理的信息化建設(shè)的過(guò)程中，也是一個(gè)非常重要的內(nèi)容和作用。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的方式進(jìn)行利用，同時(shí)對(duì)檔案利用的范圍也相應(yīng)的擴(kuò)大，檔案的利用也就更加的方便。我國(guó)現(xiàn)階段要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)以及資源共享，就必須通過(guò)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案的利用，真正實(shí)現(xiàn)跨越時(shí)空，對(duì)所需要的檔案和資料進(jìn)行查找和利用，并且也可以把封閉式的檔案服務(wù)逐漸的擴(kuò)展成具有開(kāi)放性和社會(huì)化的服務(wù)。

（二） 提高檔案管理現(xiàn)代化的水平

我國(guó)正逐漸面臨數(shù)字時(shí)代化帶來(lái)的沖擊，如何充分的將科技為第一生產(chǎn)力的重要作用進(jìn)行發(fā)揮，還要高度重視檔案的教育，并且依靠我國(guó)科技的不斷進(jìn)步，全方面的將檔案管理工作者的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高，提高檔案工作的科技含量，逐漸創(chuàng)新和變革傳統(tǒng)檔案管理的手段和利用方式。檔案的管理工作者也要對(duì)過(guò)去比較傳統(tǒng)的管理方式加以改變，還要不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)能力，全方面掌握現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段管理模式下的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行相應(yīng)的提高，從而才可以對(duì)信息化社會(huì)的各方面要求進(jìn)行合理的使用。

2 檔案信息數(shù)字化利用面臨的任務(wù)

（一） 加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，要在建立科學(xué)檢索體系方面下功夫

要努力加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，而對(duì)于我國(guó)現(xiàn)階段檔案的整理和編目的工作，也不能只滿(mǎn)足于有規(guī)可循和有目可查，還應(yīng)該不斷對(duì)新的高度進(jìn)行提高，滿(mǎn)足信息化和現(xiàn)代化需要，保證查的快和查的準(zhǔn)以及查的全。

（二） 檔案信息數(shù)字化利用需要以大量的數(shù)字化檔案的信息為基礎(chǔ)

我國(guó)傳統(tǒng)的庫(kù)存檔案，大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行存放的，如果想要實(shí)現(xiàn)館藏檔案能夠進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。在我國(guó)目前，首先必須要對(duì)原有檔案文件的目錄進(jìn)行仔細(xì)的錄入，能夠?qū)C(jī)讀目錄進(jìn)行全方面的查找，最大程度的為用戶(hù)提供合理的服務(wù)。

（三） 實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享化

由于檔案信息具有著機(jī)密性和歷史性等特點(diǎn)，因此，對(duì)于檔案利用服務(wù)范圍的拓展中主要包括：要從封閉的服務(wù)模式逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂虚_(kāi)放性的服務(wù)，并且還要從比較單一的為個(gè)體單位進(jìn)行服務(wù)，逐漸的擴(kuò)展到為整個(gè)集團(tuán)的公司進(jìn)行服務(wù)。

3 實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化利用存在的問(wèn)題

（一） 電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化是很重要的，電子文件的管理需要注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題

第一，確保文件不進(jìn)行非法的更改。第二，文件的格式也能夠超越時(shí)空以及跨越平臺(tái)的被準(zhǔn)確的進(jìn)行了解。第三，為了穩(wěn)定承載信息的載體以及使用的壽命較長(zhǎng)，所以解決這些問(wèn)題就應(yīng)該有系統(tǒng)而且成熟的標(biāo)準(zhǔn)。

（二） 電子文件真實(shí)性的問(wèn)題

電子的文件具有著信息載體的非紙質(zhì)性、信息的非人工識(shí)讀、信息系統(tǒng)的依賴(lài)性、信息載體的脆弱和不穩(wěn)定性、信息和載體的可分離性、信息存儲(chǔ)的高密度性和信息容易更改以及容易丟失的特征，從而就給檔案管理的工作帶來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇也帶來(lái)了問(wèn)題。

（三） 檔案網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題

檔案信息現(xiàn)代化對(duì)涉及的安全是不可避免的，所以如何對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行維護(hù)的問(wèn)題也逐漸的突出，并且也成為了發(fā)展當(dāng)中一個(gè)非常嚴(yán)重的障礙。

4 信息化建設(shè)和創(chuàng)新服務(wù)的機(jī)制相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量提升

（一） 牢固樹(shù)立服務(wù)的觀念，服務(wù)也是檔案管理工作永恒的主體

在檔案管理工作當(dāng)中，服務(wù)是一個(gè)永恒的主題，也是檔案部門(mén)的一個(gè)最基本的任務(wù)，也要放在檔案管理工作當(dāng)中的首要位置，還要不斷的對(duì)檔案服務(wù)的工作內(nèi)容進(jìn)行豐富，從而對(duì)檔案服務(wù)的工作水平以及效率進(jìn)行逐漸的提高。

（二） 堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)

要對(duì)思想的觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，還要持續(xù)的對(duì)檔案的管理進(jìn)行不斷的改進(jìn)。也要圍繞著人們對(duì)知識(shí)和信息技術(shù)的需求來(lái)對(duì)檔案信息的資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)，從而才能積極的為單位的發(fā)展提供比較真實(shí)并且可靠的信息。

5 結(jié)語(yǔ)

綜合上文所述，計(jì)算機(jī)的技術(shù)在也檔案管理工作的領(lǐng)域當(dāng)中有了比較廣泛的推廣和應(yīng)用，并且不僅會(huì)使檔案信息的資源在國(guó)家的而經(jīng)濟(jì)建設(shè)當(dāng)中的地位，越來(lái)越受到關(guān)注和重視，而且也從根本上對(duì)檔案信息技術(shù)的傳播的途徑進(jìn)行了相應(yīng)的改變，因此作為檔案管理部門(mén)以及檔案管理的相關(guān)的工作人員一定要及時(shí)的抓住機(jī)遇，從而能夠使檔案的管理工作，也能在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的階段當(dāng)中對(duì)他的重要的作用進(jìn)行充分的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]武樹(shù)萍；，高曉紅.談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理[J].檔案與文化建設(shè)：2012年全國(guó)檔案工作者年會(huì)論文集（中），2012，（10）：44-47

[2]陳小梅；，鄭添.系統(tǒng)論的視角：淺議高校檔案管理信息化建設(shè)的影響因素及策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（02）：55-5888888

[3]史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2015，（09）：66-69

[4]謝建湘；，李潤(rùn)求；，鄒白茹；，施式亮.教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的研究與實(shí)踐[J].當(dāng)代教育論壇（學(xué)科教育研究），2007，（02）：133-136

[5]孫琳.以提升計(jì)生檔案管理水平為抓手推進(jìn)計(jì)劃生育管理信息化建設(shè)進(jìn)程[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（01）：155-156