【摘 要】 文章闡述了外協(xié)項(xiàng)目管理的含義，分析了外協(xié)項(xiàng)目管理中存在的五種主要風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)內(nèi)控指引中提到的外協(xié)項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，結(jié)合外協(xié)項(xiàng)目在立項(xiàng)階段、外協(xié)單位選擇階段、合同簽訂階段、外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施階段、外協(xié)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)階段等，提出了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

【關(guān)鍵詞】 內(nèi)控體系；外協(xié)項(xiàng)目管理；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

一、外協(xié)項(xiàng)目管理的含義

企業(yè)外協(xié)項(xiàng)目指由于企業(yè)自身的技術(shù)、設(shè)備或時(shí)間節(jié)點(diǎn)等條件限制，必須交由企業(yè)以外的單位進(jìn)行論證、設(shè)計(jì)、檢測(cè)、加工等項(xiàng)目。企業(yè)一般通過(guò)簽訂業(yè)務(wù)外包合同的方式，將上述業(yè)務(wù)委托給企業(yè)外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或其他經(jīng)濟(jì)組織實(shí)施。企業(yè)外協(xié)項(xiàng)目管理是對(duì)企業(yè)外包業(yè)務(wù)規(guī)劃及實(shí)施的全過(guò)程管理，是企業(yè)管理過(guò)程中的一項(xiàng)重要組成部分，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、獲得經(jīng)濟(jì)利益的保障。

二、外協(xié)項(xiàng)目管理中存在的主要風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)財(cái)政部聯(lián)合證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)制定并發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》及18項(xiàng)應(yīng)用指引，外協(xié)項(xiàng)目管理主要在的風(fēng)險(xiǎn)有：

一是外協(xié)項(xiàng)目范圍和價(jià)格確定不合理，承包方選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受損失；二是外協(xié)項(xiàng)目管理監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量低劣，可能導(dǎo)致企業(yè)難以實(shí)現(xiàn)外協(xié)項(xiàng)目的目標(biāo)；三是外協(xié)項(xiàng)目存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，可能導(dǎo)致企業(yè)相關(guān)人員涉案；四是未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)到要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害；五是合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損等。

三、外協(xié)項(xiàng)目管理中主要風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施

根據(jù)外協(xié)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，可將外協(xié)項(xiàng)目分為外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)階段、外協(xié)單位選擇階段、合同簽訂階段、外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施階段、外協(xié)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)階段等五個(gè)階段，針對(duì)內(nèi)控體系中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的五類外協(xié)項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)，分階段分析并制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

1、外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)階段

企業(yè)在本階段應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)劃，劃定外協(xié)項(xiàng)目范圍，即那些以企業(yè)的能力無(wú)法實(shí)現(xiàn)，或企業(yè)自行開(kāi)發(fā)的成本過(guò)高的業(yè)務(wù)，可通過(guò)簽訂外協(xié)合同予以實(shí)現(xiàn)或降低成本的。同時(shí)，應(yīng)按照企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，確定外協(xié)項(xiàng)目的初步預(yù)算。

在外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)前，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行充分的分析、論證，并組織編制項(xiàng)目技術(shù)方案，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目的研制目標(biāo)及內(nèi)容、技術(shù)要求、主要技術(shù)指標(biāo)等，通過(guò)企業(yè)審核后，方可作為立項(xiàng)報(bào)告的輸入。企業(yè)在進(jìn)行外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，還應(yīng)組織編制立項(xiàng)報(bào)告，立項(xiàng)報(bào)告中除了簡(jiǎn)要闡述外協(xié)項(xiàng)目的依據(jù)、目的、意義、內(nèi)容外，還應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目的預(yù)期成果、計(jì)劃及進(jìn)度安排、項(xiàng)目組成員及分工、前期調(diào)研情況及潛在承擔(dān)方情況、項(xiàng)目預(yù)算及經(jīng)費(fèi)估算依據(jù)、風(fēng)險(xiǎn)分析及應(yīng)對(duì)措施等，對(duì)于直接面對(duì)企業(yè)客戶的產(chǎn)品，還應(yīng)對(duì)外協(xié)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性和營(yíng)利能力進(jìn)行分析說(shuō)明。此階段企業(yè)的外協(xié)項(xiàng)目需求部門、項(xiàng)目管理部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)管理部門等應(yīng)參與其中。

立項(xiàng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，外協(xié)的范圍即告定型，無(wú)特殊情況，一般不予調(diào)整，確實(shí)需要進(jìn)行范圍、預(yù)算等關(guān)鍵內(nèi)容調(diào)整的，應(yīng)視作新外協(xié)項(xiàng)目重新立項(xiàng)，從而規(guī)避因外協(xié)項(xiàng)目范圍確定不合理導(dǎo)致的企業(yè)損失。

2、外協(xié)單位選擇階段

外協(xié)單位選擇方式一般有招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源外協(xié)等?？傮w看來(lái)，招標(biāo)方式能夠最大程度體現(xiàn)公平公正、充分競(jìng)爭(zhēng)、提高外協(xié)質(zhì)量、控制企業(yè)成本，但如涉及保密、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一、投標(biāo)單位不足三家等，不滿足招標(biāo)條件的項(xiàng)目，經(jīng)企業(yè)批準(zhǔn)后可轉(zhuǎn)入競(jìng)爭(zhēng)性談判或單一來(lái)源外協(xié)方式。通過(guò)單一來(lái)源外協(xié)方式選擇外協(xié)單位，企業(yè)的話語(yǔ)權(quán)和主導(dǎo)地位依次降低，因此，企業(yè)應(yīng)首選招標(biāo)方式，一般不建議通過(guò)單一來(lái)源外協(xié)方式選擇外協(xié)單位。

招標(biāo)方式選擇外協(xié)單位在國(guó)內(nèi)已形成一套標(biāo)準(zhǔn)流程，可由專業(yè)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)協(xié)助企業(yè)完成招標(biāo)工作。企業(yè)通過(guò)招標(biāo)方式選擇外協(xié)單位，應(yīng)注意在招標(biāo)文件中明確技術(shù)指標(biāo)、評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、公開(kāi)澄清問(wèn)題等。競(jìng)爭(zhēng)性談判選擇外協(xié)單位，應(yīng)編制談判文件，并向三家以上的潛在外協(xié)單位發(fā)放，明確外協(xié)項(xiàng)目各項(xiàng)具體的要求。同時(shí)從技術(shù)、質(zhì)量、價(jià)格、如期履約能力等方面設(shè)定評(píng)價(jià)指標(biāo)及權(quán)重，作為評(píng)分依據(jù)。接收到潛在外協(xié)單位的應(yīng)答文件后，應(yīng)充分評(píng)估其符合性，并進(jìn)行技術(shù)談判，澄清問(wèn)題，形成合同草案。在技術(shù)達(dá)成一致的基礎(chǔ)上開(kāi)展商務(wù)談判，事先應(yīng)確定談判策略，對(duì)超出企業(yè)成本價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)的報(bào)價(jià)要重點(diǎn)關(guān)注。將完成技術(shù)談判及商務(wù)談判的潛在外協(xié)單位按照評(píng)價(jià)指標(biāo)逐項(xiàng)打分，最終形成潛在外協(xié)單位排名，選定外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方。

通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)性談判或單一來(lái)源外協(xié)方式選擇外協(xié)單位，應(yīng)注意從企業(yè)的合格供應(yīng)商目錄中選擇，若企業(yè)前期調(diào)研的潛在承擔(dān)方不在合格供應(yīng)商目錄中，應(yīng)對(duì)該潛在承擔(dān)方進(jìn)行企業(yè)合格供應(yīng)商評(píng)估，通過(guò)評(píng)估后納入目錄備選。評(píng)估潛在外協(xié)單位資質(zhì)時(shí)，應(yīng)注意對(duì)企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、代表人授權(quán)書(shū)、代理資質(zhì)證書(shū)、行業(yè)資質(zhì)證書(shū)、質(zhì)量體系認(rèn)證等基本要求的審核；同時(shí)需審核潛在外協(xié)單位的財(cái)務(wù)狀況，如原則上企業(yè)注冊(cè)資本應(yīng)不小于合同標(biāo)的；最后，若企業(yè)認(rèn)為必要，可要求潛在外協(xié)單位提供類似項(xiàng)目成功案例、擬派出項(xiàng)目組成員的資質(zhì)證明文件等。

此階段企業(yè)的外協(xié)項(xiàng)目需求部門、項(xiàng)目管理部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等應(yīng)參與其中。企業(yè)按照上述方式確定外協(xié)單位，能夠選擇出較為合適的外協(xié)單位，并達(dá)到合理確定外協(xié)價(jià)格、降低外協(xié)成本的目的，從而規(guī)避因承包方選擇不當(dāng)導(dǎo)致的企業(yè)損失，同時(shí)，紀(jì)檢監(jiān)察部門的參與可避免外協(xié)項(xiàng)目存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，保護(hù)企業(yè)相關(guān)參與人員。

3、合同簽訂階段

經(jīng)過(guò)外協(xié)單位選擇階段，企業(yè)確定了外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方，對(duì)合同主要條款達(dá)成一致，形成了合同文本的雛形。在合同簽訂階段，雙方應(yīng)擬定最終的合同文本，并保證合同文本及附件的完整性。需要注意的是，按照不同行業(yè)的要求，合同中需明確外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方是否支持甲方企業(yè)對(duì)其外協(xié)經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，以及是否允許外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方進(jìn)行二次外包。合同簽訂后，企業(yè)需將該合同的有關(guān)信息納入企業(yè)合同臺(tái)賬管理。合同臺(tái)賬應(yīng)包括合同名稱、編號(hào)、外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方、標(biāo)的、簽訂時(shí)間及周期、階段驗(yàn)收點(diǎn)、合同金額等。企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同進(jìn)展定期更新合同臺(tái)賬。

此階段企業(yè)的外協(xié)項(xiàng)目需求部門、項(xiàng)目管理部門、質(zhì)量管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、法律管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等應(yīng)參與其中，再次審查外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方的主體資格、授權(quán)情況、合同內(nèi)容是否存在重大疏漏、是否有潛在的合同糾紛可能等，從而避免企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

4、外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施階段

合同履行應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同中規(guī)定的里程碑階段驗(yàn)收，一般可分為項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案驗(yàn)收、中期階段驗(yàn)收、終期驗(yàn)收。階段驗(yàn)收時(shí)，外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方應(yīng)提交階段交付物、階段工作總結(jié)等，由企業(yè)組織評(píng)估每項(xiàng)交付物與合同技術(shù)要求的符合性，該工作一般由企業(yè)的驗(yàn)收組承擔(dān)，驗(yàn)收組需給出階段評(píng)估意見(jiàn)，包括后續(xù)階段需整改的內(nèi)容。驗(yàn)收組成員應(yīng)由企業(yè)專家、有關(guān)專業(yè)技術(shù)骨干、質(zhì)量管理人員等經(jīng)驗(yàn)豐富的人員組成，驗(yàn)收組成員應(yīng)保持連續(xù)性，以確保驗(yàn)收效果符合企業(yè)要求，提升驗(yàn)收質(zhì)量。終期驗(yàn)收除了對(duì)當(dāng)期交付物的驗(yàn)收外，還應(yīng)檢查以往驗(yàn)收階段整改意見(jiàn)是否完成，以保證外協(xié)項(xiàng)目完全達(dá)到合同約定的各項(xiàng)要求。

在外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)定期分析外協(xié)項(xiàng)目履約情況，若發(fā)現(xiàn)履約異常情況，應(yīng)分析偏差原因，協(xié)同外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方編制趕工計(jì)劃或開(kāi)展合同變更等，對(duì)違反合同約定已觸發(fā)違約責(zé)任條款時(shí)，企業(yè)應(yīng)組織法律部門分析判斷違約責(zé)任，按國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及合同規(guī)定追究外協(xié)項(xiàng)目承擔(dān)方的法律責(zé)任。

此階段企業(yè)的外協(xié)項(xiàng)目需求部門、項(xiàng)目管理部門、質(zhì)量管理部門、法律管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等應(yīng)參與其中，并應(yīng)以外協(xié)項(xiàng)目需求部門為主、其他部門通力配合，重點(diǎn)關(guān)注外協(xié)承擔(dān)方工作狀態(tài)及外協(xié)項(xiàng)目交付物質(zhì)量，避免因外協(xié)項(xiàng)目管理監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量低劣，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法實(shí)現(xiàn)外協(xié)項(xiàng)目的目標(biāo)，或企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益遭受損失等。

5、合同后評(píng)價(jià)階段

為了深入掌握外協(xié)項(xiàng)目的實(shí)際應(yīng)用效果，企業(yè)可以在外協(xié)項(xiàng)目正式結(jié)束、運(yùn)行一段時(shí)間后，開(kāi)展外協(xié)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)工作。后評(píng)價(jià)工作應(yīng)按照企業(yè)需求制定評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，一般可包含管理評(píng)價(jià)和投入產(chǎn)出效益評(píng)價(jià)。管理評(píng)價(jià)重點(diǎn)考察外協(xié)承擔(dān)方的選擇方式是否嚴(yán)格執(zhí)行、外協(xié)項(xiàng)目計(jì)劃是否嚴(yán)格執(zhí)行、外協(xié)合同能否如期履約、項(xiàng)目成果是否達(dá)到要求并如期通過(guò)驗(yàn)收、外協(xié)項(xiàng)目成本是否控制在預(yù)算內(nèi)等；投入產(chǎn)出效益評(píng)價(jià)重點(diǎn)從外協(xié)成本投入與產(chǎn)出效果的匹配度，及外協(xié)成果是否能夠支撐企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展等角度進(jìn)行評(píng)價(jià)。

合同后評(píng)價(jià)結(jié)果不但能夠體現(xiàn)具體外協(xié)項(xiàng)目的效果、經(jīng)費(fèi)的使用效率等，還能夠反映企業(yè)外協(xié)項(xiàng)目管理的績(jī)效，企業(yè)可以通過(guò)后評(píng)價(jià)工作，積累外協(xié)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善外協(xié)項(xiàng)目管理流程，提高后續(xù)外協(xié)項(xiàng)目的質(zhì)量和效果。

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【作者簡(jiǎn)介】

邵蘊(yùn)輝（1984-）女，碩士，工程師，研究方向：項(xiàng)目管理.