俞紫薇　溫瑜

【摘要】本文從學(xué)生、教師、單位的角度，在了解文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力不足現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力不足的原因：學(xué)生學(xué)習(xí)態(tài)度不正、課程教授和設(shè)置的失衡、社會(huì)實(shí)踐的缺乏，從而在校外實(shí)踐方面提出文秘專業(yè)學(xué)生提高辦文能力的方法：學(xué)校要增強(qiáng)實(shí)踐力度和建立評(píng)價(jià)體系；實(shí)踐單位要提供示范、加強(qiáng)指導(dǎo)、增強(qiáng)和學(xué)校的聯(lián)系；文秘學(xué)生要端正態(tài)度、認(rèn)真學(xué)習(xí)，關(guān)注社會(huì)、有效實(shí)踐，創(chuàng)造機(jī)會(huì)、加強(qiáng)訓(xùn)練，積極溝通，提出建議。

【關(guān)鍵詞】文秘專業(yè)；辦文能力；校外實(shí)踐

辦文、辦會(huì)、辦事能力是文秘專業(yè)學(xué)生需要具備的重要技能。就目前情況而言，多數(shù)文秘專業(yè)學(xué)生的辦文能力不足。為了適應(yīng)今后的就業(yè)和社會(huì)需求，文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力的提升就顯得尤為重要。提升辦文能力，除了在學(xué)校學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)課程，也需要文秘專業(yè)學(xué)生進(jìn)行校外實(shí)踐。本文將著重從文秘專業(yè)學(xué)生角度出發(fā)，分析、研究常熟理工學(xué)院秘書學(xué)專業(yè)本科學(xué)生辦文能力的現(xiàn)狀，進(jìn)而從校外實(shí)踐方面談文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力的提升方法。

一、文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力的現(xiàn)狀

筆者將通過問卷調(diào)查、訪問等方式從學(xué)生、教師、單位等角度了解文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力的現(xiàn)狀。

（一）文秘專業(yè)學(xué)生。1.問卷調(diào)查。筆者通過問卷的方式調(diào)查了常熟理工學(xué)院文秘專業(yè)的學(xué)生的辦文能力。通過對(duì)數(shù)據(jù)的整理分析，不難發(fā)現(xiàn)，多數(shù)文秘專業(yè)學(xué)生認(rèn)為自己的辦文能力有待提高。有少數(shù)學(xué)生反映聽不懂與辦文相關(guān)課程，還有相當(dāng)多的學(xué)生存在提筆寫不出、寫錯(cuò)的現(xiàn)象。在實(shí)際寫作中，大致有以下幾種情況：一是文書的區(qū)分。學(xué)生認(rèn)為區(qū)別公務(wù)性文書與事務(wù)性文書具有一定的難度。二是文種的分辨。學(xué)生在辨別文種的時(shí)候經(jīng)常會(huì)錯(cuò)認(rèn)為另一種文種或者對(duì)辨認(rèn)的文種存有不確定性；三是表達(dá)口語化。文秘專業(yè)學(xué)生所撰寫的文章表達(dá)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，具有口語化色彩，甚至有將公文寫成散文的狀況出現(xiàn)；四是格式錯(cuò)誤。公文有著標(biāo)準(zhǔn)的格式，而文秘專業(yè)學(xué)生往往不注重細(xì)節(jié)，在標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、附件位置等地方經(jīng)常犯格式錯(cuò)誤。除了上述內(nèi)容，文秘專業(yè)學(xué)生還都認(rèn)為他們進(jìn)行的社會(huì)實(shí)踐次數(shù)過少，因而在實(shí)際寫作的時(shí)候有提筆忘字、不知道從哪里開始寫的情況產(chǎn)生。2.訪問。通過對(duì)2016年暑假在常熟市公安局進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐的文秘專業(yè)學(xué)生的訪問可以發(fā)現(xiàn)，企事業(yè)單位中缺乏具有熟練掌握辦文能力的人才。在實(shí)踐過程中，各單位一般不會(huì)讓在校生直接接觸辦文，因?yàn)槲拿貙I(yè)學(xué)生的辦文能力還沒有達(dá)到單位的要求而且各單位也不放心將重要的公文交給在校大學(xué)生。筆者還對(duì)在律師事務(wù)所進(jìn)行律師助理實(shí)習(xí)的文秘專業(yè)學(xué)生進(jìn)行了采訪。根據(jù)采訪內(nèi)容，在校生在實(shí)際寫作的過程中還需要指導(dǎo)。一旦脫離指導(dǎo)，獨(dú)立寫作，即便是比較基礎(chǔ)簡(jiǎn)單的報(bào)告也很容易發(fā)生各種常識(shí)性小錯(cuò)誤。

（二）文秘專業(yè)教師。相關(guān)課程的教師在采訪中表示文秘專業(yè)學(xué)生的辦文能力普遍一般，幾乎沒有能夠熟練進(jìn)行辦文的學(xué)生。期末的測(cè)試也可以反映出學(xué)生的理論知識(shí)尚可，但寫作的具體實(shí)踐能力仍需不斷加強(qiáng)。而且，任課教師也反映文秘專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)辦文的興趣不強(qiáng)，認(rèn)為辦文的學(xué)習(xí)比較枯燥，重視程度也不足。

（三）企事業(yè)單位。受訪的各企事業(yè)單位基本都認(rèn)為文秘專業(yè)學(xué)生在實(shí)踐過程中態(tài)度端正、認(rèn)真負(fù)責(zé)，但辦文能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到他們的要求。受訪者表示，文秘專業(yè)學(xué)生經(jīng)常會(huì)犯一些小錯(cuò)誤，需要多次修改和不斷指導(dǎo)，有的時(shí)候甚至?xí)竾?yán)重的錯(cuò)誤，需要重新撰寫。據(jù)上述幾個(gè)方面，能夠總結(jié)得出文秘專業(yè)學(xué)生的辦文能力還沒有達(dá)到社會(huì)的要求，缺乏校外實(shí)踐，仍需提高。

二、文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力不足的原因

根據(jù)文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和研究，可以發(fā)現(xiàn)相當(dāng)一部分的文秘專業(yè)學(xué)生的辦文能力不足，能夠適應(yīng)企事業(yè)單位需求的文秘專業(yè)學(xué)生非常少，而造成這一現(xiàn)象的原因有多種。

（一）學(xué)生學(xué)習(xí)態(tài)度不正。在學(xué)習(xí)相關(guān)課程的過程中，不少的文秘專業(yè)的學(xué)生因?yàn)閷W(xué)習(xí)內(nèi)容比較枯燥因而也沒有興趣學(xué)習(xí)辦文，始終抱著敷衍的態(tài)度，不愿意多加練習(xí)寫作，任課教師的作業(yè)通常到了交上去的前一天才開始動(dòng)筆。平時(shí)并沒有端正態(tài)度、認(rèn)真學(xué)習(xí)，期末也沒有做到好好復(fù)習(xí)，所以在期末考試中取得的成績(jī)不夠理想。同時(shí)，他們不積極參與學(xué)校提供的校外實(shí)踐機(jī)會(huì)，更沒有主動(dòng)尋找社會(huì)實(shí)踐的機(jī)會(huì)。也有少部分的文秘專業(yè)的學(xué)生認(rèn)為專業(yè)不好，抱著“拿到畢業(yè)證和學(xué)位證就好”的心態(tài)進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，因此專業(yè)成績(jī)非常差。當(dāng)然也有一些學(xué)生是以認(rèn)真積極的態(tài)度進(jìn)行學(xué)習(xí)的，但隨著學(xué)習(xí)的惰性，又加之大學(xué)的任務(wù)比中學(xué)輕松許多，逐漸懈怠下來。還有一部分意志不堅(jiān)定的文秘專業(yè)學(xué)生，本來是想認(rèn)真學(xué)習(xí)的，但受到周圍人的影響，態(tài)度開始不端正，無法做到好好學(xué)習(xí)辦文。綜上，文秘專業(yè)的學(xué)生如果在學(xué)習(xí)辦文的過程中態(tài)度不正，就無法做到熟練掌握、靈活運(yùn)用，也就很難抓住每一次的實(shí)踐機(jī)會(huì)來進(jìn)一步提升辦文能力。

（二）課程教授和設(shè)置的失衡。學(xué)校給文秘專業(yè)的學(xué)生設(shè)置了《基礎(chǔ)寫作》《文秘英語》《應(yīng)用寫作》等涉及辦文的課程，但這些課程在教授的過程中都有重理論、輕實(shí)踐的傾向。只有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)才能在實(shí)踐中逐漸提高辦文能力。但是，輕視實(shí)踐也是不可取的，這往往會(huì)造成文秘專業(yè)學(xué)生提筆卻不知道怎么寫的情況。在相關(guān)課程教授的過程中，任課教師也很難激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣、引導(dǎo)學(xué)生重視辦文，因此在課堂上走神的學(xué)生比比皆是，根本無法靜下心來進(jìn)行實(shí)際操練。多數(shù)學(xué)校將文秘專業(yè)設(shè)置在中文系，因此文秘專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)的許多課程都偏向于中國的語言文學(xué)的理論教學(xué)，涉及辦文的寫作課程并沒有很多，這也是造成學(xué)生辦文能力不高的原因之一。此外，涉及辦文的實(shí)踐課程更少。小學(xué)期的應(yīng)用寫作實(shí)踐課程只有短短的兩天半，文秘專業(yè)的學(xué)生通過短短的幾節(jié)實(shí)踐課，在提高辦文能力方面收效甚微，并不能夠系統(tǒng)學(xué)習(xí)和實(shí)際訓(xùn)練。

（三）社會(huì)實(shí)踐的缺乏。文秘專業(yè)的學(xué)生除了任課教師布置的寫作任務(wù)以外，幾乎沒有別的途徑接觸辦文的實(shí)際操練。學(xué)校的一系列組織如學(xué)生會(huì)等確實(shí)可以為文秘專業(yè)學(xué)生提供實(shí)際操練的機(jī)會(huì)，但是名額有限，文秘專業(yè)的學(xué)生不可能都有機(jī)會(huì)參與。同樣的，學(xué)院為學(xué)生提供的暑期社會(huì)實(shí)踐也是名額有限。大三學(xué)生在檔案局、市政府等企事業(yè)單位見習(xí)，時(shí)間比較短暫，涉及辦文的內(nèi)容也不是很多，無法很有效地進(jìn)行辦文的實(shí)踐鍛煉。至于學(xué)生在假期期間自己尋找的社會(huì)實(shí)踐，涉及的辦文任務(wù)多為最簡(jiǎn)單基礎(chǔ)的，甚至和文秘專業(yè)沒有任何關(guān)系。不少的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位也是經(jīng)過了學(xué)校的聯(lián)系才任用文秘專業(yè)在校學(xué)生進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐。主動(dòng)為文秘專業(yè)學(xué)生提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)的單位非常少。不難看出，社會(huì)實(shí)踐的缺乏使得文秘專業(yè)的學(xué)生無法進(jìn)行大量的辦文操練，因此辦文能力也沒能夠得到有效提升。根據(jù)上述三方面的原因來看，態(tài)度不正和課程的教授與設(shè)置不當(dāng)都使學(xué)生缺少實(shí)際操練，難以提升辦文能力，并且文秘專業(yè)學(xué)生在社會(huì)實(shí)踐方面確實(shí)應(yīng)該增強(qiáng)。

三、文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力的提升方法

通過上述原因，文秘專業(yè)學(xué)生可以從各方面改善、提升辦文能力，而本文將從校外實(shí)踐這一方面談?wù)勎拿貙I(yè)學(xué)生辦文能力的提升方法。

（一）學(xué)校方面。1.增強(qiáng)實(shí)踐力度。學(xué)校方面為了提升文秘專業(yè)學(xué)生的辦文能力，除了在校內(nèi)通過完善課程設(shè)置、加強(qiáng)師資力量等方式，也應(yīng)該擴(kuò)大社會(huì)實(shí)踐的力度。大部分學(xué)校會(huì)為學(xué)生提供為期幾周的見習(xí)，但這樣的力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，要為更多的學(xué)生提供更多的校外實(shí)踐機(jī)會(huì)。學(xué)校應(yīng)積極和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位包括各類事務(wù)所、具有一定規(guī)?；蛱厣钠髽I(yè)等聯(lián)系，以此為文秘專業(yè)學(xué)生創(chuàng)造社會(huì)實(shí)踐的機(jī)會(huì)。寒暑假等假期期間，學(xué)?？梢院透鲉挝宦?lián)系，提供具有一定酬勞的實(shí)踐崗位，從而激發(fā)文秘專業(yè)學(xué)生參與校外實(shí)踐的動(dòng)力和興趣。如果報(bào)名參與校外實(shí)踐的學(xué)生人數(shù)過多，可以采取擇優(yōu)錄取的筆試、面試和分批上崗相結(jié)合的方式。部分因?yàn)檗k文能力不夠而未能參與的學(xué)生也能受到激勵(lì)，在下一學(xué)期努力提升專業(yè)成績(jī)，爭(zhēng)取參與下一次的校外實(shí)踐。在學(xué)期期間，學(xué)?？梢院透鲉挝唤⒙?lián)系機(jī)制來為文秘專業(yè)學(xué)生提供不定期的校外實(shí)踐機(jī)會(huì)。各單位因?yàn)槟撤N原因而缺少員工，能夠馬上和學(xué)校聯(lián)系，學(xué)校根據(jù)學(xué)生的辦文能力派遣學(xué)生進(jìn)行校外實(shí)踐。2.建立評(píng)價(jià)體系。文秘專業(yè)學(xué)生進(jìn)行校外實(shí)踐，學(xué)校也要建立相對(duì)應(yīng)的一套評(píng)價(jià)體系。評(píng)價(jià)體系可設(shè)置為百分制或者等級(jí)制，分為校內(nèi)和校外兩部分。學(xué)校內(nèi)的部分指學(xué)生的專業(yè)能力，由任課教師視學(xué)生上課表現(xiàn)、作業(yè)情況、考試成績(jī)來評(píng)定，校外的部分由實(shí)踐單位的指導(dǎo)老師評(píng)定。學(xué)校根據(jù)評(píng)價(jià)體系來決定派遣的學(xué)生名單，可將辦文能力較強(qiáng)和稍弱的學(xué)生組成實(shí)踐互助小組，學(xué)生從而在互助中共同進(jìn)步。根據(jù)評(píng)價(jià)體系，教師可以就學(xué)生薄弱的方面進(jìn)行具體的指導(dǎo)，學(xué)生也能夠通過評(píng)價(jià)體系意識(shí)到自己的不足之處。

（二）實(shí)踐單位方面。1.提供示范、加強(qiáng)指導(dǎo)。很多企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)的公文也會(huì)犯錯(cuò)。實(shí)際上，很多單位都對(duì)辦文不夠重視。各單位要重視文秘的辦文能力，提高公文的質(zhì)量，從而在文秘專業(yè)學(xué)生實(shí)踐期間提供好的學(xué)習(xí)榜樣，促進(jìn)文秘專業(yè)學(xué)生辦文能力的提升。在文秘專業(yè)學(xué)生社會(huì)實(shí)踐期間，各單位應(yīng)該派出具有一定經(jīng)驗(yàn)的指導(dǎo)員對(duì)學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)，及時(shí)教導(dǎo)或指出學(xué)生的錯(cuò)誤。此外，還需要恰當(dāng)?shù)貫閷W(xué)生提供工作任務(wù)，不光是簡(jiǎn)單的辦文工作，也可以為學(xué)生安排具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)，但不能夠過于艱巨。2.增強(qiáng)和學(xué)校的聯(lián)系。具有辦文能力的優(yōu)秀人才在社會(huì)上不多，各單位為了招聘優(yōu)秀的文秘人才，除了開出豐厚的薪酬待遇，也可以抓住和學(xué)校聯(lián)系的機(jī)會(huì)，為文秘專業(yè)學(xué)生提供辦文的實(shí)踐平臺(tái)來培養(yǎng)優(yōu)秀的人才。在實(shí)踐結(jié)束后，如果雙方都滿意，文秘專業(yè)學(xué)生就可以在畢業(yè)之后成為單位的員工。企業(yè)還可以根據(jù)社會(huì)需求給學(xué)校提供一些建議，學(xué)校根據(jù)企業(yè)的建議，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整教學(xué)來提升學(xué)生的辦文能力以滿足單位要求。

（三）文秘學(xué)生方面。1.端正態(tài)度，認(rèn)真學(xué)習(xí)。文秘專業(yè)學(xué)生為了提升辦文能力，首先要從自身角度出發(fā)，端正好學(xué)習(xí)態(tài)度，不能敷衍了事地進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐。學(xué)校提供的校外實(shí)踐機(jī)會(huì)需珍惜，一旦有實(shí)踐的機(jī)會(huì)提供，文秘專業(yè)學(xué)生就應(yīng)以積極的態(tài)度去參與。文秘專業(yè)學(xué)生要抓住時(shí)機(jī)，多多加強(qiáng)辦文方面的練習(xí)，將課堂上教授的知識(shí)和實(shí)際的辦文情況相結(jié)合，用理論與實(shí)踐的共同進(jìn)步來提升辦文能力。在辦文過程中遇到問題，學(xué)生首先要仔細(xì)思考、尋找方法，同時(shí)也要及時(shí)向指導(dǎo)老師詢問。問題解決好以后，學(xué)生要鞏固知識(shí)，積累案例，牢記典型。當(dāng)指導(dǎo)老師安排任務(wù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真完成。任務(wù)全部完成以后，可向指導(dǎo)老師提出增加學(xué)習(xí)辦文的機(jī)會(huì)。如指導(dǎo)老師指出學(xué)生的辦文錯(cuò)誤，學(xué)生需虛心對(duì)待，通過一次次的改正和練習(xí)掌握辦文規(guī)則、熟練擬寫文書。2.關(guān)注社會(huì)，有效實(shí)踐。不是所有種類的公文都會(huì)在工作中運(yùn)用到，因此文秘專業(yè)學(xué)生要關(guān)注社會(huì)需求，根據(jù)社會(huì)需求加強(qiáng)實(shí)際操練。在校外實(shí)踐的過程中，學(xué)生可以就經(jīng)常需要撰寫的文書種類如報(bào)告、通知等進(jìn)行訓(xùn)練以達(dá)到熟練應(yīng)用的程度。而對(duì)于一些在校外實(shí)踐中較少運(yùn)用到的文書種類，學(xué)生進(jìn)行簡(jiǎn)單操練即可。至于幾乎不會(huì)運(yùn)用到的文書種類，學(xué)生只需基本的了解。根據(jù)校外實(shí)踐的情況，對(duì)不同種類的文書進(jìn)行區(qū)別訓(xùn)練，既可減輕學(xué)生的負(fù)擔(dān)，也能達(dá)到有效實(shí)踐的目的。3.創(chuàng)造機(jī)會(huì)，加強(qiáng)訓(xùn)練。學(xué)校給學(xué)生提供的社會(huì)實(shí)踐機(jī)會(huì)的名額有限，文秘專業(yè)學(xué)生除了抓住學(xué)校提供的機(jī)會(huì)，也要自行創(chuàng)造校外實(shí)踐的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)辦文訓(xùn)練的力度。在長(zhǎng)假假期里，學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)途徑或前往企事業(yè)單位咨詢是否需要實(shí)習(xí)生。創(chuàng)造實(shí)踐機(jī)會(huì)是為了提升辦文能力，因此不必過于在意薪酬問題。同時(shí)也應(yīng)注意單位的規(guī)模實(shí)力，最重要的是關(guān)注單位的正規(guī)性。在校外實(shí)踐中，學(xué)生可和實(shí)踐的單位商議，今后單位如果缺少人手，學(xué)生就在空余時(shí)間前去實(shí)踐。4. 積極溝通，提出建議。文秘專業(yè)學(xué)生在校外實(shí)踐的過程中，應(yīng)和單位的指導(dǎo)老師以及學(xué)校的任課教師積極溝通，除詢問如何撰寫、如何改正錯(cuò)誤等，也要及時(shí)反饋實(shí)踐的情況，根據(jù)實(shí)踐的情況提出可行的建議。學(xué)生可將在校外實(shí)踐中遇到的常見錯(cuò)誤、困難反饋給任課教師，建議任課教師在教學(xué)過程中提醒學(xué)生多加注意。就實(shí)踐撰寫的文書內(nèi)容，學(xué)生也可為任課教師布置作業(yè)的內(nèi)容和量提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh。

四、結(jié)語

社會(huì)需要具有辦文能力的優(yōu)秀人才，而為了培養(yǎng)優(yōu)秀的文秘人才，學(xué)校和社會(huì)各單位應(yīng)該加強(qiáng)合作與聯(lián)系，重視學(xué)生的辦文能力，為學(xué)生提供更多校外實(shí)踐的機(jī)會(huì)。文秘專業(yè)學(xué)生要端正學(xué)習(xí)態(tài)度，通過校外實(shí)踐的機(jī)會(huì)，積極提升自己的辦文能力來滿足社會(huì)要求。只有通過學(xué)校、單位、學(xué)生三方面的共同努力，文秘專業(yè)學(xué)生的辦文能力才能更好地提升。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李蕾.芻議中職文秘專業(yè)公文寫作教學(xué)與學(xué)生寫作能力提升[J].職業(yè)教育（教學(xué)心得版），2013（07）：65-67.

[2]譚蘇，王榮文.從秘書崗位要求談秘書寫作能力的提升[J].教師（學(xué)科攻略版），2015（32）：28.

[3]王珊，馬志穎，邵夢(mèng)月.文秘專業(yè)本科生如何提高公文寫作能力——以新版公文寫作條例為例[J].文教資料（語言文學(xué)研究），2016（01）：26-27.