◎杜秀吉

一、中學檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

當前我國通用的各類信息管理軟件，雖然已經(jīng)運用在大多數(shù)學校的檔案信息管理中，但往往具有使用及查詢方式較為復雜，功能缺乏多樣性的缺點，而反觀國外，自20世紀以來歐美日等經(jīng)濟技術(shù)發(fā)達國家和地區(qū)，已經(jīng)開發(fā)并投入使用了多種功能全面的專家級系統(tǒng)，如應用于各類科研機構(gòu)和學校的教學管理系統(tǒng)，應用于建筑領(lǐng)域的工程決策系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、項目信息評價系統(tǒng)、問題診斷系統(tǒng)等。這些數(shù)字化程序能夠在一些方面有效的代替管理者診斷與解決問題，在學校方面也可對教學工作帶來幫助。因此，我國在對數(shù)字化軟件的開發(fā)及應用上，也應當積極學習此類軟件的優(yōu)點，并盡力查找自身的不足之處，使中學檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)W校的教學工作起到多種多樣的作用，并使學校的教學效率得到提高。

二、如何構(gòu)建中學檔案數(shù)字化管理體系

1.系統(tǒng)應滿足國際通用標準 要使檔案系統(tǒng)真正融入數(shù)字網(wǎng)絡，就需要保證其網(wǎng)絡具有通用性，為此網(wǎng)絡構(gòu)建所依靠的硬件、軟件及網(wǎng)絡協(xié)議都應當符合國際通用標準或工業(yè)通用標準，以此才能夠順利的結(jié)合國內(nèi)及國際的網(wǎng)絡特征，使信息的交流和使用即使在不同的環(huán)境中也能毫無阻礙的進行。

2.應用技術(shù)應與時俱進 對數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡進行構(gòu)建時，應當與時俱進，采用國際通用的J2EE（JAVA2Enterpfise Eifion）技術(shù)，以此使該軟件的開發(fā)與應用都能夠?qū)Ξ斍皶r代下更新迅速的計算機應用技術(shù)具有良好的適應能力，并能夠跨平臺通用。

3.系統(tǒng)應具有可擴展性 數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡不但需要符合國際通用的配置標準，還應當具有開放式的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以此達到與其他系統(tǒng)的相互鏈接，并能夠使系統(tǒng)在日后的使用中能夠按需求進行擴張與發(fā)展。如果其具備了靈活的擴展性可修改性，那么在網(wǎng)絡環(huán)境出現(xiàn)變化時，也可以只進行一定程度的調(diào)節(jié)就能夠在新環(huán)境中順利運行，對外界環(huán)境要求較低。

4.系統(tǒng)應盡量提升性價比 作為一個數(shù)字化的通用信息平臺，在信息管理網(wǎng)絡的構(gòu)建中應當依據(jù)學校的資源投入程度，盡量降低花費，使系統(tǒng)的性價比程度提升到最高。為此可以充分利用學校各部門現(xiàn)有的軟件硬件資源，爭取做到在完成本職檔案管理工作的同時，以最小的投入獲得最優(yōu)的使用效果。

5.以多種機制保證信息安全 作為整個信息網(wǎng)路建設的根本保障，信息安全是系統(tǒng)必須著重關(guān)注的部分，因此在系統(tǒng)的關(guān)鍵部分，應采用質(zhì)量可靠有保障的硬件設備，并以冗余備份設計來避免單點故障的出現(xiàn)，使系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定運作。此外，在信息數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)方面也應當采取安全性強的磁盤或可讀寫光驅(qū)進行信息備份。在軟件的安全性上，可通過管家軟件對系統(tǒng)的實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的問題。在對用戶訪問的管理上應設定不同的信任等級，將安全程度不同的用戶進行分類，拒絕未獲得操作權(quán)限的用戶訪問系統(tǒng)。此外系統(tǒng)安全保密機制也是必不可少的，為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整和真實性，必須對重要數(shù)據(jù)進行多種保護。此外還應當通過防火墻、訪問控制、子網(wǎng)隔離等手段組織網(wǎng)絡病毒感染，保障系統(tǒng)的信息安全。

6.系統(tǒng)應易于維護 最后，整個數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)在穩(wěn)定長久運行外，還應當方便維護，將系統(tǒng)的執(zhí)行文件與數(shù)據(jù)分離，能夠使網(wǎng)絡便于對文件及系統(tǒng)的完整性進行檢測，并在必要時進行備份文件的恢復。

三、中學檔案數(shù)字化的安全設計原則

信息技術(shù)系統(tǒng)是一個具有多層次特征的拓撲結(jié)構(gòu)，因此在安全防護的設計中，也應當采用多層拓撲防御設置。也就是說，一個全面的數(shù)字化信息安全管理方案，應當能夠包含整個網(wǎng)絡的多個層級，因此中學檔案數(shù)字化的安全管理系統(tǒng)，在設計中應當遵循以下原則：

1.符合互聯(lián)網(wǎng)的分級管理方案 由于互聯(lián)網(wǎng)的覆蓋范圍與用戶十分廣闊，對互聯(lián)網(wǎng)的信息安全管理往往采用三層分級的安全管理方案，由第一級（中心網(wǎng)絡）為核心，其后依次為第二級（部門級）和第三級（用戶終端）

2.符合相對性原則 由于網(wǎng)絡的信息化及多樣性，我們很難說某一網(wǎng)絡是絕對安全的。因此在安全管理的構(gòu)建中，我們通過對網(wǎng)絡進行的性能與結(jié)構(gòu)等各類研究，并預估該網(wǎng)絡在實際運行中可能遭遇的各類威脅與風險，以此制定應對方案，這樣能夠使系統(tǒng)具有相對的安全性。

3.符合整體性原則 對數(shù)字化網(wǎng)絡在個人、設備、信息數(shù)據(jù)等方面的地位和意義，只有綜合系統(tǒng)的各方面特性，從一個整體的角度進行分析與研究，才能得到完整有效，具備可行性的安全管理措施。因此計算機的網(wǎng)絡安全應當時刻符合整體性原則，以此依據(jù)既定的安全管理標準，制定合理的安全管理體系。

4.符合便捷性原則 無論構(gòu)建完成的網(wǎng)絡安全管理系統(tǒng)多么完美，最終都需要人工的管理與維護，如果系統(tǒng)操作手段過于復雜，則可能使系統(tǒng)的安全防范機制無法完善順利的運作。此外，對安全管理措施的制定不能對系統(tǒng)本身的正常運行造成干擾，使系統(tǒng)的運行速度降低。

5.符合分段操作原則 隨著數(shù)據(jù)時代的來臨與網(wǎng)絡系統(tǒng)范圍的不斷擴張，網(wǎng)絡本身的安全性也將隨之降低，但我們往往不能夠一次性解決全部系統(tǒng)安全隱患與問題。同時進行信息安全管理方案也需要極大的人力物力投入，因此在網(wǎng)絡安全管理中，可以采用分段操作的方式，循序漸進的排查與解決問題，這樣不但能夠保障系統(tǒng)的基本安全，也能夠減輕學校資源壓力。

四、總結(jié)

作為一種日益重要的資源，中學檔案數(shù)據(jù)在信息化時代中已經(jīng)日益受到管理與應用上的重視。因此，對學校檔案的數(shù)字化管理必將成為信息環(huán)境下檔案管理和利用的大勢所趨。對構(gòu)建中學檔案數(shù)字化管理的分析與思考，希望能夠有效推進檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新與發(fā)展，并為中學檔案管理工作的順利進行提供保障。