李莉

【摘要】人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來，人事檔案中的信息檔案成為企業(yè)寶貴的信息資源，在企業(yè)的人力資源管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；人力資源管理；企業(yè)；作用

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息全球化的發(fā)展，企業(yè)的環(huán)境更加復(fù)雜，人員的流動(dòng)性也更大。為了更好地適應(yīng)復(fù)雜多變的社會(huì)環(huán)境，企業(yè)必須收集、整理和分析環(huán)境中的信息。人事檔案是企業(yè)中最有價(jià)值的資源，人事檔案在人力資源管理中的作用逐漸顯現(xiàn)。

一、人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

（一）人事檔案管理的概念

人事檔案是描述人事活動(dòng)中個(gè)人、家庭和工作狀態(tài)的信息和內(nèi)容，反映人員的經(jīng)驗(yàn)、才能、品德和工作表現(xiàn)，并集中存儲(chǔ)于個(gè)人參考文件。人事檔案管理是對(duì)人事檔案的實(shí)體管理、人事檔案信息和內(nèi)容的開發(fā)利用。人事檔案的實(shí)質(zhì)性管理包括檔案的收集、鑒定、保管、登記和統(tǒng)計(jì)。人事檔案內(nèi)容和信息的開發(fā)利用包括檢索、提供、編撰、研究、登記和統(tǒng)計(jì)。

（二）人力資源管理的概念

人力資源管理是指在人力資源戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，運(yùn)用科學(xué)方法，在人力資源的獲取和分配、培訓(xùn)和發(fā)展、評(píng)估和激勵(lì)、規(guī)范和約束、凝聚力和整合工作的基礎(chǔ)上，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)過程的目標(biāo)和員工價(jià)值。人力資源管理活動(dòng)包括人力資源規(guī)劃、招聘與分配、培訓(xùn)與發(fā)展、績效管理、薪酬福利管理、勞資關(guān)系管理等。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分和工作內(nèi)容，可以促進(jìn)人力資源管理活動(dòng)。通過人員檔案，員工可以看到和分析員工的情況。這是員工績效考核和人才選拔的重要依據(jù)。人事檔案記錄了員工的各種信息，是員工發(fā)展和信息的載體。與此同時(shí)，人力資源管理的其他活動(dòng)，如員工內(nèi)部招聘、晉升、動(dòng)員和薪酬水平的變化，也是人事檔案的重要來源。二者互相依賴，互相促進(jìn)。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

（一）確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀

在人事檔案中，有關(guān)于人才結(jié)構(gòu)、人才水平和人才數(shù)量的信息資料。通過對(duì)人事檔案的分類整理，我們可以為企業(yè)提供所需的情況和種類，以及員工的人力資源和具體信息。例如，一些企業(yè)的員工在幾年內(nèi)退休。文件管理人員可以將這種情況反饋給人力資源管理人員，為未來幾年的人力資源管理提供重要信息。

（二）保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量

人力資源招聘工作分為內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘是招聘和選拔內(nèi)部員工需要的人才，外部招聘是在社會(huì)和大學(xué)，是企業(yè)之外招聘。首先，在招聘過程中，部分企業(yè)的招聘人員會(huì)故意招募他們的校友，即使他們不能完全滿足企業(yè)的需求，因此，企業(yè)招聘的質(zhì)量將會(huì)大大降低，同時(shí)給企業(yè)內(nèi)部非正式組織的構(gòu)成提供便利條件，給企業(yè)今后管理非正式組織造成了很大的困難。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，企業(yè)在進(jìn)行招聘人員的過程中，避免聘用與招聘區(qū)域、高校有關(guān)的人員，以確保招聘人員的質(zhì)量。其次，在內(nèi)部招聘中，通過對(duì)員工檔案工作經(jīng)驗(yàn)的考核和分析，為員工的選擇和錄用提供了主要依據(jù)。

（三）幫助企業(yè)有針對(duì)性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目

在培訓(xùn)前，員工可以根據(jù)自己的信息設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目，比如教育背景、經(jīng)驗(yàn)和年齡，并以針對(duì)性的方式培訓(xùn)員工。例如，企業(yè)通過檔案了解到一些老員工，他們可能不喜歡這些相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)，可以對(duì)他們進(jìn)行更好的醫(yī)療培訓(xùn)，使他們的身體更健康，能激發(fā)他們的培訓(xùn)熱情，同時(shí)，也能促進(jìn)員工更好地工作。

（四）了解分析員工地域文化信息

中國地域遼闊，資源豐富，不同地方的人們有著不同的文化、習(xí)慣、觀念，不同的工作者在工作中會(huì)發(fā)生沖突、溝通不暢等問題。在員工檔案中，會(huì)有對(duì)出生地和經(jīng)驗(yàn)的描述。檔案管理者可以通過建立自己的文化特征來預(yù)測(cè)未來工作中的潛在沖突，并建立一定的機(jī)制和方法。

（五）有利于更好地對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

員工的檔案反映了員工的流動(dòng)性、員工流動(dòng)率和教育程度、專業(yè)知識(shí)、職稱、工資和報(bào)酬以及工作表現(xiàn)。企業(yè)的管理者可以根據(jù)員工的信息為員工設(shè)定職業(yè)道路。如果其員工是一名市場(chǎng)營銷人員，在企業(yè)中做三年的銷售人員，三年的平均銷售排名第一，積極的工作表現(xiàn)，并且同事之間的關(guān)系非常好，這樣企業(yè)就可以把銷售經(jīng)理作為他的下一個(gè)職業(yè)目標(biāo)。

三、結(jié)語

人事檔案管理在人力資源管理中的作用越來越體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值中。檔案管理者可以為企業(yè)的人力資源管理活動(dòng)服務(wù)、組織、分析和利用檔案數(shù)據(jù)。其在人力資源管理中的作用主要包括：確定企業(yè)人力資源狀況，為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助；確保企業(yè)外部招聘的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部招聘提供依據(jù)；幫助企業(yè)建立員工培訓(xùn)項(xiàng)目。人事檔案管理的未來將結(jié)合信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫和其他現(xiàn)代人力資源管理工具，檔案信息查詢更快，科學(xué)使用的檔案信息，以便人事管理更科學(xué)、高效、更好地管理人力資源發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

[1]荊蕾.人事檔案管理在事業(yè)人力資源管理中的作用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（17）：77.

[2]胡彩霞.人力資源管理中人事檔案管理的有效運(yùn)用研究[J].人力資源管理，2017（06）：336～337.

[3]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國市場(chǎng)，2014（38）：59～60.