倪向萍 唐寧 劉搏晗

[摘 要] 全球能源互聯(lián)網(wǎng)實(shí)質(zhì)就是“特高壓電網(wǎng)+智能電網(wǎng)+清潔能源”。在電網(wǎng)工程項(xiàng)目建設(shè)的過程中產(chǎn)生大量的各種形式和載體的文件材料，引領(lǐng)檔案工作走向國(guó)際化，為檔案和檔案管理提供了新的研究領(lǐng)域和發(fā)展契機(jī)，而如何做好文件材料的收集歸檔是檔案工作的重中之重，是建設(shè)檔案國(guó)際化管理體系的基礎(chǔ)。本文闡述了全球能源互聯(lián)網(wǎng)背景下關(guān)注電力工程檔案收集工作的必要性，并有針對(duì)性地提出了電力工程檔案收集工作的幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞] 全球能源互聯(lián)網(wǎng)；電力工程檔案；檔案收集

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 074

[中圖分類號(hào)] F426.61；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）13- 0165- 02

0 引 言

全球能源互聯(lián)網(wǎng)是以特高壓電網(wǎng)為骨干網(wǎng)架（通道），以輸送清潔能源為主導(dǎo)，全球互聯(lián)的堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)。在構(gòu)建全球能源互聯(lián)網(wǎng)過程中形成的各種形式和載體的文件材料是寶貴的、真實(shí)的原始記錄，具有重要的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。檔案是否收集齊全、內(nèi)容是否準(zhǔn)確會(huì)給工程質(zhì)量、工程竣工后的運(yùn)行以及設(shè)備的管理帶來(lái)影響，關(guān)系到全球能源互聯(lián)網(wǎng)的順利搭建及后期運(yùn)營(yíng)，因此，電力工程檔案的收集工作極其重要。

1 全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢(shì)下重視電力工程檔案收集的必要性

1.1 全球能源互聯(lián)網(wǎng)加快電力工程檔案管理國(guó)際化進(jìn)程

檔案管理國(guó)際化理論研究已經(jīng)很多年了，我國(guó)檔案管理國(guó)際化進(jìn)程在緩慢進(jìn)行之中，如今，全球能源互聯(lián)網(wǎng)的提出使我國(guó)檔案管理的國(guó)際化進(jìn)程向前邁了一大步。首先，新形勢(shì)下的國(guó)外電力工程建設(shè)日益增加，電力工程所擔(dān)負(fù)的供電任務(wù)越來(lái)越艱巨，相應(yīng)地，電力工程檔案的種類、數(shù)量日益繁多。其次，考慮到國(guó)內(nèi)與國(guó)際的接軌，且信息化技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的真實(shí)性挑戰(zhàn)和全程管理的全球化對(duì)策需求，對(duì)境外檔案加強(qiáng)管理迫在眉睫。最后，全球能源互聯(lián)網(wǎng)要求電力工程檔案實(shí)現(xiàn)國(guó)內(nèi)外一體化管理。

1.2 各國(guó)檔案收集范圍不同

國(guó)外電力工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中的機(jī)構(gòu)設(shè)置、過程控制、工作方式及關(guān)注重點(diǎn)等方面與國(guó)內(nèi)存在差異，導(dǎo)致電力工程檔案內(nèi)容不同。在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，國(guó)內(nèi)有監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)進(jìn)行第三方監(jiān)理，其在工作過程中形成的規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、有關(guān)質(zhì)量問題的報(bào)告及會(huì)議紀(jì)要、各類處理意見、通知等均應(yīng)作為檔案妥善保管。而國(guó)外沒有監(jiān)理單位，與國(guó)內(nèi)相比，監(jiān)理資料這部分是空白的。在圖紙?jiān)O(shè)計(jì)方面，國(guó)內(nèi)有專門的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)部門，負(fù)責(zé)本單位圖紙?jiān)O(shè)計(jì)工作，圖紙完成后由設(shè)計(jì)部門歸檔到本單位檔案部門。國(guó)外則聘請(qǐng)專業(yè)的咨詢公司，由建設(shè)單位提出需求，咨詢公司負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)出圖，圖紙打印多套，由各相關(guān)單位保管。在過程控制方面，國(guó)外所有工序都沒有轉(zhuǎn)序環(huán)節(jié)，如澆筑時(shí)業(yè)主單位會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)看著操作，因此，在管理過程中形成不同的文件材料。

1.3 跨國(guó)收集難度性加大

根據(jù)以往檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，收集工作在檔案管理各環(huán)節(jié)中的可操控性相對(duì)最差，完成率也相對(duì)較低，而跨國(guó)檔案管理的特殊性則加大了收集的難度，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：跨國(guó)電力工程檔案種類繁多，有些情況下，一份檔案材料的形成既涉及國(guó)內(nèi)，也涉及國(guó)外，需要一手抓國(guó)內(nèi)的收集，一手抓國(guó)外的收集，二者兼?zhèn)洳拍鼙ＷC項(xiàng)目檔案材料的齊全、完整和有機(jī)聯(lián)系；駐外機(jī)構(gòu)類型多樣，在人員規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置、投資形式等方面存在很大的差別，在制定文件材料歸檔制度時(shí)需要考慮多樣性，根據(jù)需求制定多個(gè)不同版本，避免一刀切；電力工程項(xiàng)目駐外機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)簡(jiǎn)單，工作人員往往身兼數(shù)職，大多不可能設(shè)置專職檔案員；駐外機(jī)構(gòu)人員流動(dòng)性相對(duì)較大，崗位調(diào)整勤，如果檔案資料交接不及時(shí)，容易造成檔案資料的丟失；由于各國(guó)信息化水平不同導(dǎo)致的檔案載體形式的多樣化，也應(yīng)在收集歸檔工作中考慮到；此外語(yǔ)言文字的多樣性也客觀地增加了檔案收集的難度。

2 全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢(shì)下電力工程檔案收集的幾點(diǎn)建議

鑒于上述電力工程檔案的特點(diǎn)，電力工程檔案的收集工作應(yīng)從以下幾方面入手：

2.1 樹立和培養(yǎng)檔案國(guó)際化收集觀念

隨著全球能源互聯(lián)工作的推進(jìn)，檔案主管部門應(yīng)加大宣傳力度，使電力工程檔案工作者的國(guó)際化檔案意識(shí)進(jìn)一步提高，正視國(guó)內(nèi)外檔案內(nèi)容的差異和收集工作的難點(diǎn)。在收集范圍上，不管從理論還是從實(shí)際工作中，檔案工作者已經(jīng)習(xí)慣國(guó)內(nèi)檔案收集范圍，而各國(guó)電力工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容卻不盡相同，有些國(guó)家檔案的收集范圍小于國(guó)內(nèi)，這樣理解和操作起來(lái)相對(duì)容易；有些國(guó)家檔案的收集范圍大于國(guó)內(nèi)，需要檔案工作者學(xué)習(xí)和了解該國(guó)的工程管理知識(shí)，從業(yè)務(wù)中尋找突破口，從而歸納總結(jié)檔案收集范圍，并隨著業(yè)務(wù)的變化及時(shí)做出調(diào)整，這種情況對(duì)檔案工作者的知識(shí)和能力要求較高。在質(zhì)量要求上，國(guó)內(nèi)電力行業(yè)已形成適應(yīng)我國(guó)國(guó)情的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和操作準(zhǔn)則，如在工程籌備初期便提出歸檔文件材料的用紙標(biāo)準(zhǔn)、行文格式以及編號(hào)、編目、裝訂的形式等，這一做法也會(huì)得到相關(guān)單位的支持和配合；而國(guó)外電力工程建設(shè)過程中形成的各種形式各種載體的原始記錄是在各國(guó)國(guó)情條件下形成的，其記錄形式和載體質(zhì)量也會(huì)千差萬(wàn)別，要求檔案工作者具備去粗取精和去偽存真的態(tài)度和能力。在歸檔時(shí)間上，應(yīng)充分考慮國(guó)外電力工程受政策、氣候等條件的影響定期或者不定期收集歸檔文件。因此，作為檔案工作者應(yīng)端正態(tài)度，正視差別，尋找收集工作中的不同點(diǎn)，制定適合各國(guó)國(guó)情的、多元化的電力工程檔案收集策略，確保檔案收集的齊全、完整和準(zhǔn)確。

2.2 明確管理職責(zé)，強(qiáng)化監(jiān)督管理

貫徹執(zhí)行檔案工作“三納入”“四參加”制度。將國(guó)外電力工程文件材料的形成、積累、歸檔工作納入電力工程項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和內(nèi)控管理制度，納入項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入駐外項(xiàng)目部的職責(zé)范圍和工作人員的崗位責(zé)任制。有條件的單位設(shè)置檔案部門，沒有條件的單位應(yīng)至少設(shè)置專門的檔案管理崗，檔案工作人員需參加產(chǎn)品定型會(huì)、科研課題鑒定會(huì)、設(shè)備開箱驗(yàn)收會(huì)、基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)等。檔案和工程主管單位強(qiáng)化全過程管控的框架設(shè)計(jì)，抓住重大節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檢查人員親臨工程現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)督各參建單位完成項(xiàng)目文件材料的歸檔工作，并督促各參建單位開展自查自檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。此外，應(yīng)將國(guó)外電力工程檔案工作情況作為電力工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人離任審計(jì)和項(xiàng)目結(jié)束審計(jì)內(nèi)容之一；將檔案資料交接作為國(guó)外項(xiàng)目工作人員工作交接內(nèi)容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工（特別是外籍員工）上崗前必須與建設(shè)單位簽訂保密協(xié)議。

2.3 建立健全文件材料收集規(guī)范

電力工程檔案收集規(guī)范包括工程施工現(xiàn)場(chǎng)資料管理規(guī)范、電力工程檔案收集歸檔規(guī)范。施工現(xiàn)場(chǎng)資料管理規(guī)范用于現(xiàn)場(chǎng)施工階段指導(dǎo)和約束參建單位如何收集、積累項(xiàng)目文件材料，規(guī)范中應(yīng)明確對(duì)各參建單位業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員的日常工作要求；現(xiàn)場(chǎng)資料收集范圍應(yīng)包括但不限于檔案收集歸檔范圍，如往來(lái)函件、工作聯(lián)系單、專題會(huì)議紀(jì)要等過程性文件；文件屬性包括不限于原始記錄，即凡是工程建設(shè)階段有查考利用價(jià)值的掃描件、復(fù)印件等均需妥善保管；工程資料收集工作應(yīng)與工程施工進(jìn)度保持一致；規(guī)定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檔案資料檢查工作，如收集是否及時(shí)，文件材料完整程度，文件材料內(nèi)容是否符合工程建設(shè)要求，簽字等手續(xù)是否齊全等，可參考工程資料檢查辦法。電力工程檔案收集規(guī)范是文件材料收集積累的依據(jù)性文件，主要內(nèi)容包括歸檔文件材料的管理職責(zé)、質(zhì)量要求、收集范圍、方式等。在全球一體化背景下，應(yīng)全面考慮傳統(tǒng)電力工程文件材料收集積累與跨國(guó)收集工作的區(qū)別，深入研究各國(guó)差異性，采用符合當(dāng)?shù)匦枨蟮墓芾泶胧龅讲町惣?xì)節(jié)化，提高規(guī)范實(shí)操性。針對(duì)境外人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，可以采取隨時(shí)收集、跟蹤收集、定期收集、重點(diǎn)收集多管齊下的方式，確保歸檔文件材料的齊全完整。此外，跨國(guó)收集的特點(diǎn)是在規(guī)范中側(cè)重于對(duì)檔案工作人員的要求。

2.4 利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行半自動(dòng)化收集

國(guó)內(nèi)電力工程檔案收集工作已相對(duì)成熟，尤其是檔案信息化的發(fā)展，為電力工程檔案管理工作提供了便利。國(guó)外電力工程檔案收集工作可以借鑒國(guó)內(nèi)已有的歸檔模板，即檔案工作人員通過調(diào)研制定出文件材料收集范圍，將收集范圍嵌入檔案管理系統(tǒng)，符合收集范圍的電子文件流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)前端，系統(tǒng)自動(dòng)判斷是否符合收集范圍，符合的電子文件自動(dòng)收集歸檔；檔案工作人員將紙質(zhì)文件題名、關(guān)鍵詞、責(zé)任者等內(nèi)容輸入歸檔模板檢索界面，檢索出結(jié)果的符合收集范圍，無(wú)結(jié)果的不屬于收集范圍。利用歸檔模板既能做到符合收集范圍的電子文件及時(shí)收集歸檔，又能做到指導(dǎo)檔案工作人員收集紙質(zhì)文件材料。

從全球能源互聯(lián)建設(shè)的實(shí)際出發(fā)，電力工程檔案利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行半自動(dòng)化收集，一方面需要檔案工作人員深入調(diào)研，制定出一套國(guó)際通用的電力工程文件材料收集模板和具有各國(guó)特色的多套電力工程文件材料收集模板，可采用0+n的模式，即電力工程檔案收集范圍等于通用模板+專屬模板；另一方面需要檔案工作人員提高個(gè)人知識(shí)水平、電力工程管理業(yè)務(wù)能力和檔案信息化能力，從而準(zhǔn)確判斷并及時(shí)收集各類文件材料。

在全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢(shì)下電力工程文件材料更加分散化和多樣化，要從各個(gè)方面加強(qiáng)電力工程文件材料的收集工作，使其逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化和國(guó)際化，為電力工程檔案其他管理工作打下基礎(chǔ)，從而更好地為電力建設(shè)服務(wù)，為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

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